Prozessautomatisierung in der Stadtverwaltung: Welche Kriterien sollte eine Kommune bei der Softwareauswahl beachten?

Kurz & knapp: Bei der Wahl einer Software für die Prozessautomatisierung in der Verwaltung sind mehrere Anforderungen relevant. Sie lassen sich etwa in vier Kriterien untergliedern: die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Strategie, fachliche und technische Anforderungen, einmalige und laufende Kosten sowie Schnittstellen und Systemintegration. Hinzu kommt die Frage, ob vorhandene Systeme sinnvoll ergänzt werden können. Das deckt sich mit den Kriterien, die die Stadt Aachen für die Auswahl neuer Software in der Stadtverwaltung festgelegt hat. Wir zeigen, ob und wie linqi diese Anforderungen für Stadtverwaltungen erfüllen kann.

Das Ziel zukunftsorientierter Kommunen und Verwaltungen ist klar: Eine Verwaltungssoftware soll Abläufe vereinfachen, Mitarbeitende entlasten und die Prozessdigitalisierung in der Kommune voranbringen. Gleichzeitig muss sie sich in die gewachsene IT-Landschaft der Behörde einfügen und strikte Datenschutzanforderungen erfüllen. Auch die Effizienz und die damit verbundene Wirtschaftlichkeit entscheiden über Sinn und Unsinn einer neuen Software in der öffentlichen Verwaltung. Anforderungen gibt es also zur Genüge – doch wie finden Städte und Kommunen die Lösung, die am besten passt?

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Kriterien zur Wahl der richtigen Verwaltungssoftware

Einen Einblick in ein zielführendes Auswahlverfahren gibt die Stadt Aachen. Im September 2026 hat sie öffentlich dargelegt, nach welchen Kriterien neu anzuschaffende Software bewertet wird. Die Auswahl erfolgt dabei nicht isoliert nach Funktionen oder Anschaffungspreis, sondern auf Grundlage eines definierten Anforderungsprofils. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Kriterien und betrachten sie durch die linqi-Brille.

Software-Kriterium 1: Fachliche sowie technische Anforderungen

Bei der Auswahl neuer Software betrachtet die Stadt Aachen zunächst, ob eine Lösung zu den fachlichen und technischen Anforderungen sowie zur bestehenden IT-Strategie passt.

Zu den zentralen Kriterien gehören:

• Fachliche Anforderungen: Die Software muss die konkreten Anforderungen der jeweiligen Verwaltungsprozesse abbilden können.
• Technische Anforderungen: Die Lösung muss zur vorhandenen IT-Architektur und den technischen Rahmenbedingungen passen.
• IT-Strategie: Neue Software sollte sich in die langfristige technologische Ausrichtung der Verwaltung einfügen.
• Abstimmung mit relevanten Stellen: Fachbereiche sowie unter anderem Datenschutz, Informationssicherheit, IT-Sicherheit und Personalrat werden in die Bewertung einbezogen.

Was bedeuten die Kriterien für die Auswahl einer Verwaltungssoftware?

Zunächst liefern die Kriterien eine wichtige Erkenntnis: Eine Software kann funktional überzeugen und trotzdem die falsche Lösung sein. Entscheidend ist, ob sie zu den konkreten Prozessen in der öffentlichen Verwaltung und zur übergeordneten IT-Strategie passt.

Vor der Auswahl sollten deshalb einige Fragen geklärt werden: Welche Prozesse sollen in der öffentlichen Verwaltung digitalisiert werden? Welche Anforderungen sind zwingend erforderlich? Welche Rollen und Berechtigungen werden benötigt? Wer muss in die Auswahl einbezogen werden? Lässt sich die Lösung später auf weitere Fachbereiche und Anwendungsfälle übertragen?

linqi spielt sowohl bei den technischen und fachlichen Anforderungen als auch bei den Möglichkeiten zur Systemintegration seine Stärken aus. Als No-Code-Plattform ist linqi nicht auf einen einzelnen Verwaltungsprozess beschränkt. Fachverfahren, Freigaben, Antragsprozesse oder interne Abläufe können über modulare Bausteine abgebildet und bei neuen Anforderungen angepasst werden – ohne für jeden Prozess eine neue Individualsoftware entwickeln zu müssen.

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Software-Kriterium 2: Kosten, Lizenzmodelle und Wartungsaufwand

Auch der Faktor Wirtschaftlichkeit gehört zur Softwarebewertung. In Aachen werden dabei einmalige und laufende Kosten berücksichtigt.

Kurzum: Der Blick auf den reinen Anschaffungspreis greift zu kurz. Relevant sind auch laufende Lizenzkosten, Wartung und Support sowie der Aufwand für Anpassungen und Weiterentwicklungen. Hinzu kommen interne Ressourcen: Wie viel IT-Kapazität bindet die Einführung? Müssen externe Dienstleister bei jeder Prozessänderung hinzugezogen werden? Und entstehen zusätzliche Kosten, wenn weitere Anwendungsfälle digitalisiert werden sollen?

Gerade bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung lohnt sich deshalb der Blick auf die langfristige Nutzbarkeit einer Plattform. linqi verfolgt dafür einen No-Code-Ansatz: Mitarbeitende in den Fachabteilungen können automatisierte Prozesse selbst anpassen und weiterentwickeln – ganz ohne Programmierkenntnisse und ohne für jede Änderung externe Entwicklungspartner hinzuziehen zu müssen. Das reduziert den laufenden Anpassungsaufwand und unterstützt einen wirtschaftlichen Betrieb der Automatisierungssoftware in der Behörde. Zusätzlich steht das linqi-Team seinen Kunden bei Bedarf mit Erweiterungen zur Seite.

Software-Kriterium 3: Systemintegration, Kompatibilität und Schnittstellen

Bei der Auswahl neuer Software betrachtet die Stadt Aachen auch die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Architektur, vorhandenen Fachverfahren und Schnittstellen. Das ist ein wichtiger Punkt, denn kommunale IT-Landschaften bestehen in der Regel aus zahlreichen Systemen, die fest in Verwaltungsabläufe eingebunden sind. Es stellt sich also die Frage: Lässt sich die neue Software in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?

Damit diese Frage mit einem klaren „Ja“ beantwortet werden kann, ist zu klären, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen und wie flexibel sich unterschiedliche Anwendungen anbinden lassen. linqi bietet die Möglichkeit, bestehende Fachverfahren, DMS, E-Akten, Portale, Register und andere Anwendungen über Schnittstellen zu integrieren und in automatisierte Workflows einzubinden. Durch die Systemintegration mit linqi lassen sich Daten systemübergreifend weitergeben.

Software-Kriterium 4: Erweiterung bestehender Lösungen

Ein besonders spannender Punkt der Aachener Kriterien betrifft die Frage, ob überhaupt neue Verwaltungssoftware benötigt wird. Denn vor der Recherche und Auswahl wird geprüft, ob die Anforderungen nicht womöglich durch Ergänzungen, Module oder geringfügige Erweiterungen bestehender Lösungen abgedeckt werden können. Insellösungen möchte niemand. Eine einheitliche und standardisierte Systemlandschaft ist deshalb ein prioritäres Ziel.

Die Automatisierungsplattform sollte also nicht nur einen einzelnen Anwendungsfall lösen, sondern als gemeinsame Basis für verschiedene Verwaltungsprozesse dienen. linqi unterstützt die Systemintegration, indem es bestehende Fachverfahren, DMS, E-Akten, Portale und weitere Anwendungen über Schnittstellen in automatisierte Workflows einbindet. Die No-Code-Lösung ermöglicht es, unterschiedliche Prozesse auf derselben Plattform zu digitalisieren und zu automatisieren – als gemeinsame Prozessschaltzentrale.

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Datenschutz und digitale Souveränität nicht aus den Augen verlieren

Über die Kriterien der Stadt Aachen hinaus spielen auch Datensicherheit und die digitale Souveränität eine Rolle – bei vielen bekannt unter dem Begriff „kommunale Resilienz“. Denn gerade in Verwaltungsprozessen werden häufig sensible und personenbezogene Daten verarbeitet. Umso wichtiger ist es, bei der Softwareauswahl darauf zu achten, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden und welche Datenschutz- und Sicherheitsstandards der Anbieter erfüllt.

linqi wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Die Plattform wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und ist DSGVO-konform. Das Hosting erfolgt in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren. Damit bleiben Daten und deren Verarbeitung innerhalb Deutschlands – ein wichtiger Aspekt für Verwaltungen, die neben Datenschutz und IT-Sicherheit auch Wert auf digitale Souveränität legen.

Weitere Informationen zu Verantwortung und Sicherheit von linqi

Fazit: Welche Software zur Prozessautomatisierung passt zur öffentlichen Verwaltung?

Die Aachener Kriterien machen deutlich: Die Entscheidung fällt weniger anhand einer üppigen Feature-Liste. Entscheidend ist, die eigene IT-Landschaft und die Prozesse, die optimiert werden sollen, zu verstehen.

Eine geeignete Lösung für die Prozessautomatisierung in der Verwaltung sollte deshalb fachliche Anforderungen flexibel abbilden, vorhandene Systeme über Schnittstellen integrieren, Standardisierung unterstützen, wirtschaftlich skalierbar sein und Datenschutz sowie IT-Sicherheit von Beginn an mitdenken.

linqi ist bereits in zahlreichen Organisationen des öffentlichen Sektors im Einsatz – darunter die Stadtwerke Herborn, die Polizei Hessen, die Oberfinanzdirektion Baden-Württemberg und das Hessische Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat. Beispiele wie diese zeigen, wie sich Prozessautomatisierung mit linqi bereits heute in unterschiedlichen Bereichen der öffentlichen Verwaltung praktisch umsetzen lässt.

FAQ: Software für Prozessautomatisierung in der Stadtverwaltung