Prozessbeschreibung mit Word oder Software? Ein Vergleich

Kurz & knapp: Eine Prozessbeschreibung mit Word ist schnell erstellt, stößt aber oft an ihre Grenzen, sobald Abläufe regelmäßig angepasst, Verantwortlichkeiten koordiniert oder Prozessschritte automatisiert werden sollen. Mit linqi lassen sich diese Schritte digital abbilden. Aber nicht nur das. Die Schritte können nicht einzeln digitalisiert werden, sondern auch direkt in ausführbare Workflows überführt werden. Diese lassen sich auch nach der ersten Erstellung jederzeit optimieren. Wie das funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben, zeigt das Beispiel der Wareneingangskontrolle.

Prozessbeschreibung mit Word-Vorlage: Einfach gestrickt

Eine Prozessbeschreibung in Word erstellen? Das klingt zunächst nach einer einfachen und kostengünstigen Lösung. Schließlich ist Microsoft Word in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden. Eine passende Vorlage ist also schnell erstellt bzw. genutzt, sodass sich die einzelnen Arbeitsschritte ohne großen Aufwand herunterschreiben lassen.

Für Abläufe, die immer gleich bleiben und auch keine variierenden Beteiligten aufweisen, kann das ausreichend sein. Was aber, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, Prozesse regelmäßig angepasst oder einzelne Arbeitsschritte verbindlich eingehalten werden müssen? Dann ist ein Word-Dokument schlicht und ergreifend etwas zu einfach gestrickt.

Schließlich soll eine Prozessbeschreibung nicht nur erklären, wie ein Ablauf funktioniert. Sie soll auch dafür sorgen, dass alle Beteiligten wirklich wissen, was wann zu tun ist und welche Informationen dafür benötigt werden.

Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer klassischen Prozessbeschreibung und einem digitalen Workflow: Während Word den Prozess lediglich dokumentiert, kann eine Software wie linqi die einzelnen Arbeitsschritte direkt miteinander verbinden, Aufgaben zuweisen und wiederkehrende Abläufe automatisieren.

Damit wird aus einer statischen Beschreibung ein Prozess, der sich im Arbeitsalltag mit Mehrwert nutzen lässt.

Über digitale Workflows

Prozessbeschreibung Vorlage Word: Wo liegen die Grenzen?

Eine Prozessbeschreibungs-Vorlage für Word ist ein guter Ausgangspunkt, um bestehende Abläufe zu strukturieren. Sie hilft dabei, Verantwortlichkeiten festzulegen, Prozessschritte aufzuschreiben und ein gemeinsames Verständnis für den Prozessablauf zu schaffen.

Im Arbeitsalltag reicht die reine Dokumentation der Abläufe allerdings häufig nur bis zu einem gewissen Punkt aus. Und dafür gibt es drei wichtige Gründe.

Grund #1: Änderungen müssen manuell nachgehalten werden

Prozesse verändern sich. Neue Anforderungen kommen hinzu, Zuständigkeiten wechseln oder die nötigen Arbeitsschritte werden angepasst. Bei einer Word-Datei müssen diese Änderungen immer wieder manuell eingepflegt und anschließend an die richtigen Personen kommuniziert werden. Wer hat wen wo eingetragen? Die Detektiv-Arbeit kostet im Alltag viel Zeit.

Je mehr Mitarbeitende mit einer Prozessbeschreibung arbeiten, desto schwieriger kann es werden, sicherzustellen, dass alle dieselbe aktuelle Version verwenden.

Grund #2: Verantwortlichkeiten bestehen nur auf dem Papier

In einer Word-Vorlage lässt sich zwar festhalten, wer für einen bestimmten Arbeitsschritt zuständig ist. Ob die entsprechende Person das aber überhaupt weiß und die Aufgabe tatsächlich erledigt wurde, ist daraus nicht ersichtlich.

Dafür braucht es zusätzliche Abstimmungen, E-Mails, Telefonate oder andere Systeme. Besonders bei abteilungsübergreifenden Prozessen entsteht dadurch schnell ein unnötiger Koordinationsaufwand.

Grund #3: Eine Prozessbeschreibung steuert keine Abläufe

Eine Word-Datei kann vorgeben, dass nach einer Prüfung eine Freigabe erfolgen muss. Sie kann diese Freigabe aber weder selbst anstoßen noch die zuständige Person automatisch informieren.

Die eigentliche Arbeit findet deshalb weiterhin außerhalb der Prozessbeschreibung statt. Wer Geschäftsprozesse also nicht nur aufschreiben, sondern wirklich effizienter gestalten möchte, braucht ein Tool, das beides miteinander verbindet. Wir zeigen an einem konkreten Beispiel, wie das im Arbeitsalltag aussehen kann.

Prozessbeschreibung Wareneingangskontrolle: So funktioniert der digitale Workflow mit linqi

Die Wareneingangskontrolle ist ein beispielhafter, aber typischer Geschäftsprozess, bei dem mehrere Arbeitsschritte ineinandergreifen. Eingehende Lieferungen müssen erfasst, mit Bestellungen abgeglichen und auf mögliche Abweichungen geprüft werden. Dazu kann beispielsweise die Kontrolle von Artikelnummern, Mengen, sichtbaren Transportschäden oder definierten Qualitätsmerkmalen nötig sein.

Eine klassische Prozessbeschreibung für die Wareneingangskontrolle hält fest, wie diese Prüfungen durchgeführt werden sollen. Die Mitarbeitenden können sich daran orientieren und die einzelnen Prüfschritte beispielsweise auf einer ausgedruckten Checkliste abhaken. Die eigentliche Erfassung, Kommunikation und Bearbeitung erfolgen dann jedoch weiterhin manuell. Mit linqi lässt sich daraus ein digitaler Workflow gestalten, an dem alle Beteiligten, die für sie wichtigen Infos entnehmen oder eintragen können, sodass ihnen enorm viel Zeit und manuelle Arbeit abgenommen wird.

Schritt 1: Wareneingang digital erfassen

Die Ware trifft ein. In unserem Beispiel beginnt der linqi-Workflow mit einem digitalen Formular. Mitarbeitende erfassen darin beispielsweise die Bestellnummer, den Lieferanten, das Eingangsdatum und die gelieferte Menge. Das Formular gibt bereits Auswahlmöglichkeiten an, sodass die einzelnen Felder nur noch durch wenige Klicks ausgewählt werden müssen.

Auch Fotos von beschädigten Verpackungen oder weitere Dokumente können mit linqi direkt im vorgesehenen Prozessschritt hinterlegt werden. Die Software bietet dafür eine integrierte Funktion, die direkt auf die Kamera zugreifen kann.

Damit stehen die erfassten Informationen gesammelt und strukturiert für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Schritt 2: Lieferung prüfen und Abweichungen dokumentieren

Im nächsten Schritt erfolgt die eigentliche Wareneingangskontrolle. Die Mitarbeitenden gleichen die Lieferung mit den Bestellinformationen ab und dokumentieren das Ergebnis. Auch dieser Schritt wird mit linqi vereinfacht, indem Prüflisten oder ähnliche Dokumente direkt im Workflow eingebettet werden können.

linqi sorgt dann dafür, dass die Ergebnisse erfasst, die nächsten Aufgaben automatisch angestoßen und die Beteiligten durch den vorgesehenen Workflow geführt werden. Dabei reagiert der linqi-Workflow auf unterschiedliche Prüfergebnisse.

Wurde die Lieferung vollständig und ohne erkennbare Mängel angeliefert, wird der reguläre Ablauf fortgesetzt.

Werden dagegen Abweichungen festgestellt, startet linqi automatisch den dafür vorgesehenen Bearbeitungsweg.

Schritt 3: Reklamation oder Freigabe einleiten

Stellt die Wareneingangskontrolle einen Mangel fest, leitet linqi die erfassten Informationen automatisch an die zuständige Abteilung weiter. Diese entscheidet anschließend über das weitere Vorgehen – das könnte zum Beispiel eine Reklamation beim Lieferanten sein.

Ist die Lieferung dagegen in Ordnung, wird der Prozess mit der vorgesehenen Freigabe fortgesetzt.

Damit entfällt die manuelle Organisation der nächsten Arbeitsschritte. Denn der Workflow sorgt automatisch dafür, dass die Informationen dort ankommen, wo sie benötigt werden.

Schritt 4: Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren

Geschafft – und zwar nachweislich. Am Ende des Prozesses sind die erfassten Informationen, Prüfergebnisse und durchgeführten Bearbeitungsschritte innerhalb des digitalen Vorgangs digital dokumentiert.

Das erleichtert spätere Rückfragen und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für die interne Qualitätssicherung.

Welche Daten darüber hinaus in ein Warenwirtschafts- oder ERP-System übertragen werden sollen, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und der jeweiligen Systemlandschaft ab. Hier sind mit linqi beinahe keine Grenzen gesetzt.

Der entscheidende Vorteil: Die Prozessbeschreibung ist nicht mehr nur eine Anleitung, die Mitarbeitende zusätzlich beachten müssen. Sie bildet die Grundlage für den tatsächlich ausgeführten Arbeitsablauf.

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Übersicht: Was bringt eine digitale Prozessbeschreibung im Arbeitsalltag?

Der größte Vorteil einer digitalen Prozessbeschreibung liegt in der Art, wie Prozesse im Unternehmen organisiert werden. Sehen wir uns die Veränderungen einmal in einer Übersicht an.

Gerade bei wiederkehrenden Prozessen mit mehreren Beteiligten kann das viel Abstimmungsaufwand vermeiden.

Hinzu kommt, dass sich Abläufe leichter standardisieren lassen. Statt sich bei jedem Vorgang immer wieder an einer schriftlichen Anleitung zu orientieren, werden Mitarbeitende durch die vorgesehenen Prozessschritte geführt.

Prozessmanagement: Wann ist ein Tool zur Prozessvisualisierung sinnvoll?

Wer nur einen einzelnen Prozess darstellen möchte, kann mit einer Vorlage beginnen. Das gilt besonders dann, wenn der Ablauf sehr überschaubar ist, nur wenige Personen beteiligt sind und auch keine automatisierten Bearbeitungsschritte benötigt werden.

Sollen mehrere Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden, bietet eine zentrale Workflow-Software wie linqi deutlich mehr Möglichkeiten.

Mit linqi können Unternehmen ihre Workflows schrittweise per Drag and Drop aufbauen. So lässt sich beispielsweise zunächst ein einzelner Prozess wie die Wareneingangskontrolle digitalisieren und anschließend auf weitere Bereiche übertragen.

Auch andere wiederkehrende Abläufe wie Reklamationen, interne Freigaben oder Genehmigungen eignen sich dafür und können ganz ohne Programmierkenntnisse mit dem Prozessmanagement-Tool erstellt werden.

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Fazit: Eine Prozessbeschreibung sollte mehr sein als eine Liste

Eine Prozessbeschreibung mit Word ist nicht grundsätzlich falsch. Sie bietet einen unkomplizierten Einstieg, um Prozesse zu strukturieren und Verantwortlichkeiten festzuhalten.

Sobald Arbeitsabläufe regelmäßig angepasst werden, mehrere Beteiligte koordinieren müssen oder wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden sollen, reicht eine statische Dokumentation häufig nicht mehr aus.

Mit linqi wird aus der Prozessbeschreibung ohne großen Aufwand ein digitaler Workflow, der Mitarbeitende durch den Ablauf führt, Informationen strukturiert erfasst und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert.

Das Beispiel der Wareneingangskontrolle zeigt, wie sich dadurch nicht nur die Dokumentation, sondern auch die tägliche Umsetzung eines Prozesses vereinfachen lässt.

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FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Prozessbeschreibung