Eine aktuelle Studie zeigt: Viele Tech-Start-ups meiden den Staat als Kunden, weil Bürokratie, lange Verfahren und wenig Flexibilität die Zusammenarbeit erschweren. Umso wichtiger ist es, dass die Verwaltung ihre Digitalisierung selbst vorantreibt. Mit linqi können Fachbereiche Abläufe ohne Programmierung als digitale Workflows umsetzen – Schritt für Schritt, nah am Arbeitsalltag und ohne auf die eine große Lösung von außen warten zu müssen.
Kein Geheimnis: Der Staat hat einen enormen Digitalisierungsbedarf und bietet damit eigentlich die besten Voraussetzungen, ein attraktiver Kunde für innovative Unternehmen zu sein. Eigentlich. Denn trotzdem meiden viele Start-ups die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand.
Der GovTech Startup Monitor 2026, herausgegeben vom Startup-Verband und Accenture in Kooperation mit dem Centre for Digital Governance der Hertie School, zeigt: Nur elf Prozent der rund 220 befragten Gründerinnen und Gründer halten die Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor für attraktiver als die mit der Privatwirtschaft. Als Hindernis wird unter anderem ein hohes Maß an Bürokratie beschrieben. Das System sei sehr risikoavers und aufgrund dessen weniger auf Innovation ausgerichtet.
Die Erhebung wirft eine unbequeme Frage auf: Wenn selbst Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf Innovation, Geschwindigkeit und neuen Technologien beruht, vor der Zusammenarbeit mit Behörden zurückschrecken – wer bringt dann die Digitalisierung der Verwaltung voran?
Die Digitalisierung muss nicht darauf warten, dass ein externer Anbieter die perfekte Gesamtlösung liefert. Die Verwaltung kann selbst den ersten Schritt gehen. Dabei müssen Verwaltungsfachangestellte weder programmieren lernen noch nebenbei komplexe IT-Projekte leiten. Mit linqi erhalten sie Werkzeuge, mit denen sie ihr Fachwissen direkt in funktionierende digitale Abläufe übersetzen können.
Denn genau dafür ist linqi gedacht: Als No-Code-Plattform ermöglicht es linqi, Formulare, Zuständigkeiten, Prüfschritte, Freigaben und Dokumentationen zu digitalen Workflows zu verbinden – ohne Programmierung, einfach per Drag and Drop. Dadurch räumt linqi gleich mehrere Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung aus. Doch welche sind das eigentlich im Detail?
Die digitale Verwaltung in Deutschland wird häufig als technisches Großprojekt verstanden. Im Alltag sind es jedoch meist viele kleinere Hürden, die sich gegenseitig verstärken. Wer sie einzeln betrachtet, erkennt schnell: Viele Probleme der Digitalisierung lassen sich pragmatischer lösen, als es zunächst scheint.
In vielen Behörden gilt die Digitalisierung noch immer automatisch als Aufgabe der IT-Abteilung. Das führt zu langen Warteschlangen: Fachbereiche melden einen Bedarf, die Anforderungen werden gesammelt, Budgets beantragt, Dienstleister gesucht und Termine abgestimmt. Die Monate ziehen ins Land. Kleine Verbesserungen werden so zu langwierigen Projekten – oder gar nicht erst begonnen.
Dabei kennen die Mitarbeitenden im Fachbereich ihre Prozesse am besten. Sie wissen, welche Unterlagen regelmäßig fehlen, an welcher Stelle Rückfragen entstehen, welche Freigabe liegen bleibt und warum neben dem Fachverfahren auch noch eine Excel-Liste geführt wird.
Mit dem No-Code-Prinzip von linqi können Fachbereiche ihre Abläufe über vorgefertigte Bausteine digital modellieren und anpassen. Die IT bleibt für Architektur, Sicherheit und Schnittstellen wichtig, wird aber nicht mehr für jede Änderung an einem Formular oder Prozessschritt benötigt.
So gewinnt die Verwaltung an Flexibilität und Souveränität – während die Systemsicherheit ganz risikoarm weiterhin in den Händen der IT-Abteilung bleibt.
Eine weitere typische Bremse der Digitalisierung ist der Anspruch, sofort alles lösen zu wollen: das neue Bürgerportal, die komplette E-Akte, ein einheitliches Fachverfahren und die medienbruchfreie Zusammenarbeit über alle Ämter hinweg.
Das Ziel ist richtig. Der Startpunkt ist jedoch oft zu diffus. Eine moderne Verwaltung entsteht dann, wenn konkrete Abläufe nach und nach besser – und digitaler werden. Ein sinnvoller Einstieg kann beispielsweise die Bearbeitung von Sondernutzungsanträgen sein. Ist der Prozess aufgesetzt, sieht man sich den nächsten an, der sich häufig wiederholt und viel Zeit und Aufwand kostet.
Statt Antrag, E-Mail-Abstimmung, Excel-Liste, Ausdruck und Scan verbindet linqi den Eingang, die fachliche Prüfung, Stellungnahmen anderer Stellen, Fristen und die Dokumentation in einem Workflow.
Der Prozess bleibt überschaubar, der Nutzen wird schnell sichtbar und die gewonnenen Bausteine können später für ähnliche Verfahren immer wieder verwendet werden. Damit wird aus einem einzelnen digitalisierten Ablauf schrittweise eine tragfähige digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung.
Die Digitalisierung in Behörden beginnt selten auf der grünen Wiese. Meist sind Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme, Portale, Register, E-Mail-Postfächer und individuelle Tabellen bereits vorhanden. Jedes System erfüllt einen Zweck – aber häufig fehlt die Verbindung dazwischen.
Medienbrüche sind dann ein Ärgernis, das jeden Tag Zeit kostet: Daten werden kopiert, Dokumente mehrfach abgelegt, Statusinformationen per E-Mail abgefragt und Entscheidungen manuell übertragen. Das sind keine spektakulären Probleme der Digitalisierung. Sie verursachen unnötigen Aufwand und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
linqi bindet bestehende Systeme über Schnittstellen in gemeinsame Abläufe ein. Die Plattform ersetzt das vorhandene Fachverfahren also nicht. Vielmehr werden die Schritte dazwischen koordiniert: Wer prüft den Vorgang? Welche Daten werden übernommen? Wann wird eine Frist ausgelöst? Wo wird die Entscheidung dokumentiert?
So wird aus mehreren Einzellösungen ein nachvollziehbarer Gesamtprozess. Fachbereiche können weiterhin mit vertrauten Anwendungen arbeiten, während Informationen kontrolliert zwischen den Systemen übertragen werden.
Hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Nachweisführung und Rechtskonformität sind in der öffentlichen Verwaltung ohne Frage unverzichtbar. Problematisch wird es, wenn sie nicht als Gestaltungsanforderungen, sondern als pauschales Argument gegen Veränderung behandelt werden.
Papier, E-Mail und lokale Listen sind nicht automatisch sicherer, nur weil sie vertraut sind. Unklare Zugriffe, doppelte Datenstände und schwer nachvollziehbare Bearbeitungsschritte können zusätzliche Risiken schaffen.
Mit linqi lassen sich Berechtigungen, Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und Dokumentationen strukturiert abbilden. Prozesse werden lückenlos nachvollziehbar, während die Verarbeitung DSGVO-konform in einem deutschen, ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum passiert. Zudem setzt linqi auf eine georedundante Datensicherung, Firewalls, Angriffserkennung, regelmäßige Sicherheitsprüfungen und unveränderbare Backups. Damit werden Datenschutz und Sicherheit nicht umgangen, sondern von Anfang an in den digitalen Ablauf integriert.
Die Digitalisierung der Kommunalverwaltung muss parallel zum laufenden Tagesgeschäft stattfinden. Anträge müssen also weiterhin bearbeitet, Fristen eingehalten und Bürgeranfragen beantwortet werden. Wenn ein Digitalisierungsprojekt zum Arbeitsalltag hinzukommt, wirkt auch eine gute Idee schnell wie eine weitere Belastung.
Deshalb muss die Digitalisierung die Verwaltung von Anfang an entlasten. Ein Beispiel: Das Bürgerbüro benötigt einen neuen Drucker und meldet den Bedarf per E-Mail. Doch wichtige Angaben fehlen, Zuständigkeiten sind unklar und die Investition muss erst freigegeben werden. Entscheidet die IT oder die Beschaffung? Und wer stellt sicher, dass eine fehlende Freigabe in einer Woche nachverfolgt wird?
Mit linqi kann ein digitales Formular zunächst alle Pflichtangaben abfragen. Anschließend wird der Antrag automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet. Beteiligte erhalten ihre Aufgaben direkt im Prozess und werden an Fristen erinnert. Entscheidungen und Dokumente bleiben zentral am Vorgang gespeichert.
Schon ein definierter Workflow reduziert Rückfragen und den Suchaufwand. Das ist entscheidend: Die Digitalisierung der Verwaltung darf nicht erst nach Jahren einen theoretischen Nutzen liefern. Sie muss im Arbeitsalltag spürbar werden.
Häufig fehlt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Veränderungen, die sie im Arbeitsalltag betreffen, mitzugestalten. Wer einen fertigen Prozess vorgesetzt bekommt, der nicht zum tatsächlichen Ablauf passt, erlebt Digitalisierung schnell als frustrierenden Kontrollverlust. Die neue Lösung verursacht dann im schlimmsten Fall zusätzliche Arbeit, weil sie Ausnahmen, Zuständigkeiten oder gesetzliche Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt.
Bei linqi ist das anders. Hier entsteht der Workflow aus dem Fachprozess heraus. Verwaltungsfachangestellte können ihr Wissen einbringen, Testläufe begleiten und Anpassungen selbst vornehmen.
Dadurch verändert sich ihre Rolle: Sie sind nicht bloß Anwenderinnen und Anwender einer neuen Software, sondern werden zu aktiven Gestalterinnen und Gestaltern der digitalen Verwaltung.
Der Weg zur digitalen Verwaltung muss weder abstrakt noch riesig sein. Diese fünf Schritte helfen beim Einstieg:
Nicht jeder Ablauf muss sofort digitalisiert werden. Sinnvoll ist es, mit den Prozessen zu starten, die häufig vorkommen, viele Beteiligte haben oder besonders viel Abstimmung verursachen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, die bestehende Unordnung innerhalb der Abläufe einfach digital zu kopieren. Erfolgreiche Unternehmensdigitalisierung bedeutet also vor allem, Prozesse zuerst zu strukturieren, kritisch zu prüfen und dann digital umzusetzen.
Digitalisierung funktioniert dann am besten, wenn die Menschen beteiligt sind, die täglich mit dem Prozess arbeiten. Mit linqi können Fachbereiche Prozesse direkt mitgestalten und modellieren, statt Anforderungen nur an andere Stellen weiterzugeben.
Die beste Digitalisierungsstrategie ist selten ein riesiges Einmalprojekt. Meist ist es sinnvoller, mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall zu starten, Erfahrungen zu sammeln und darauf aufzubauen.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigen konkrete Beispiele.
Wer nach erfolgreichen Beispielen für die digitale Transformation in Unternehmen sucht, denkt oft zuerst an große Innovationsprojekte. Tatsächlich beginnt die Digitalisierung aber meist viel näher am Alltag.
Beispiel 1: Digitale Antrags- und Freigabeprozesse
Urlaubsanträge, Beschaffungsanfragen, Rechnungsfreigaben oder Investitionsanträge gehören in vielen Unternehmen noch immer zu den klassischen Zeitfressern. Werden diese Prozesse mit linqi digital abgebildet, lassen sich Anträge strukturiert erfassen, automatisch an die richtigen Stellen senden und transparent dokumentieren.
Beispiel 2: Kundenanfragen systematisch bearbeiten
Anfragen kommen per Mail, telefonisch oder über verschiedene Kontaktwege ins Unternehmen. Ohne klare Struktur entstehen Rückfragen, Informationslücken und unnötige Wartezeiten. Digitale Prozesse sorgen dafür, dass Anfragen einheitlich aufgenommen, priorisiert und an die zuständigen Teams weitergegeben werden – mit linqi passiert das als automatisierter Workflow.
Beispiel 3: Onboarding neuer Mitarbeitender
Gerade beim Onboarding zeigt sich für neue Teammitglieder schnell, ob ein Unternehmen digital arbeitet oder hinterherhinkt. Müssen Zugänge, Unterlagen, Schulungen und Abstimmungen manuell organisiert werden, entstehen schnell Verzögerungen. Digitalisierte Workflows stellen sicher, dass alle Schritte zur richtigen Zeit angestoßen werden. So lässt sich mit linqi auch der Onboarding-Prozess strukturiert und professionell gestalten.
Beispiel 4: Dokumente und Informationen zentral nutzbar machen
Viele Unternehmen arbeiten mit Daten, die zwar vorhanden sind, aber an unterschiedlichen Stellen liegen. Die Digitalisierung verhindert Inseln und schafft sinnvolle Verbindungen. Die Informationen werden nur einmal erfasst und dann im gesamten Prozess weiterverwendet. Dank der vielen Schnittstellen und flexiblen Integrationen bietet linqi auch hier einen echten Mehrwert.
Beispiel 5: Fachprozesse ohne IT-Engpass abbilden
Ein besonders praxisnahes Beispiel ist die Modellierung von Fachprozessen direkt im Fachbereich. Mit einer No-Code-Plattform wie linqi können Unternehmen Prozesse definieren und anpassen, ohne für jede Änderung eine individuelle Softwareentwicklung anzustoßen. Das beschleunigt Projekte und macht die Digitalisierung von Unternehmen deutlich handhabbarer.
Eine Frage, die viele Entscheider beschäftigt: Warum scheitert die digitale Transformation in einem Unternehmen? Die Gründe sind natürlich vielfältig und individuell. Eines lässt sich jedoch mit Bestimmtheit sagen: Oft liegt das Problem nicht in fehlender Motivation der Mitarbeitenden, sondern im falschen Ansatz der Digitalisierungsstrategie.
Ein häufiger Grund ist, dass Digitalisierung nur als Tool verstanden wird. Eine neue Software allein verbessert jedoch keinen Prozess, wenn die Zuständigkeiten unklar bleiben, wichtige Informationen fehlen oder immer wieder Medienbrüche bestehen.
Ebenso problematisch ist es, wenn Unternehmen zu groß denken und zu spät ins Handeln kommen. Wer versucht, sofort alles zu digitalisieren, verliert schnell den Überblick. Erfolgreicher sind klar definierte, praxisnahe Projekte mit erkennbarem Nutzen. Hier lässt sich immer wieder feinjustieren, um für das eigene Unternehmen die optimale Digitalisierungsstrategie zu finden.
Ein weiterer Grund für das Scheitern ist die mangelnde Prozessklarheit. Ein schlechter analoger Ablauf wird nicht besser, nur weil er plötzlich digital stattfindet. Erst wenn Prozesse genau definiert, logisch aufgebaut und sinnvoll gesteuert werden, entsteht echter Nutzen.
Schlussendlich spielt natürlich auch die fehlende Akzeptanz in Teams eine Rolle. Wenn Mitarbeitende den Mehrwert nicht erkennen oder neue Abläufe an ihrer täglichen Realität vorbeigehen, entstehen Widerstände und Unsicherheiten. Deshalb sollte die Digitalisierung nicht über die Köpfe der Fachbereiche hinweg geplant werden, sondern gemeinsam im Team. Eine No-Code-Lösung wie linqi ist dafür der optimale Ansatz.
Fest steht: Unternehmensdigitalisierung bedeutet weit mehr als digitale Dokumente oder die Anschaffung einer neuen Software. Vielmehr ist es essentiell, dass Unternehmen ihre Abläufe verstehen, strukturieren und sinnvoll neu aufsetzen, um aus der Digitalisierung einen echten Mehrwert zu generieren, der sich als klarer ROI messen lässt.
Die Digitalisierung lebt von ihrer Nähe zu den Fachprozessen. Wenn eine Lösung konkrete Probleme löst und Schritt für Schritt umgesetzt wird, wird sie akzeptiert, genutzt und geschätzt. Genau das macht digitale Projekte erfolgreich: nicht der möglichst große Umbruch, sondern die durchdachte Verbesserung des Alltags.
Mit linqi lassen sich Prozesse so digitalisieren, dass Formulare, Aufgaben, Entscheidungen, Dokumente und Schnittstellen ineinandergreifen. Das schafft Klarheit, spart Zeit und macht Unternehmen anpassungsfähiger.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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