Revisionssichere Archivierung: Definition, rechtliche Einordnung (GoBD) und typische Anforderungen. Mit Praxisbeispiel zur Umsetzung mit linqi.
Definition: Was ist Software as a Service?
SaaS ist die Abkürzung für Software as a Service. Unter dieser Software-Lösung versteht man ein Nutzungsmodell, bei dem Anwendungen nicht lokal installiert und betrieben, sondern als Service über das Internet bereitgestellt werden. Die Software läuft in einer vom Anbieter betriebenen Cloud-Umgebung und wird über den Browser oder eine vergleichbare Oberfläche genutzt. Wartung, Updates, Skalierung und der technische Betrieb liegen beim Anbieter.
Vorteil: Die Nutzer müssen sich technisch nicht selbst darum kümmern. Für die Anwendung fällt lediglich eine Nutzungsgebühr an. Dafür erhalten die Kunden einen Service, der fortlaufend gepflegt und weiterentwickelt wird, ohne dass eigene Installationen oder klassische Upgrade-Projekte notwendig sind.
SaaS in der Praxis: Was das Betriebs- und Nutzungsmodell ausmacht
Der Betrieb von linqi als SaaS
Im SaaS-Modell übernimmt der Anbieter wie linqi üblicherweise:
- Den Betrieb der Infrastruktur – also Server, Datenbanken, Skalierung
- Die Verfügbarkeit und Performance – also Monitoring und Kapazitätsplanung
- Die Sicherheitsmaßnahmen – also Patch-Management und Schutz vor Angriffen
- Die Updates und Weiterentwicklung – also kontinuierliche Releases statt einzelner Upgrade-Projekte
- Die Backup- und Wiederherstellungsprozesse – also alles, was im Hintergrund für einen zuverlässigen Betrieb sorgt
- Die Sicherstellung von Datenschutz und Compliance-Anforderungen – also ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten
Die Nutzung von linqi als SaaS
Die Anwender erhalten bei einer SaaS-Lösung wie linqi:
- Den vollen Zugang zur Plattform – also Login, Mandant, Workspace
- Die Kontrolle über die Rollen- und Rechteverwaltung – also: Wer darf was sehen, bearbeiten, freigeben?
- Die Konfigurationsmöglichkeiten – also flexible Anpassungen statt klassischer Installation
- Die ganzheitliche Umgebung – also alles, was nötig ist, um Prozesse zu digitalisieren und Abläufe zu steuern
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linqi als SaaS: Umsetzung und technische Basis
Zielbild: Prozesse digitalisieren und steuerbar machen
linqi sorgt als Prozessautomatisierungssoftware dafür, wiederkehrende Abläufe zu standardisieren, nachvollziehbar zu machen und soweit wie möglich zu automatisieren.
Typische Ziele von linqi als SaaS:
- automatisierte Abläufe
- weniger manuelle Übergaben
- klare Verantwortlichkeiten
- transparente Status- und Eskalationslogik
- kürzere Durchlaufzeiten
- einheitliche Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Kernprinzip: Ganzheitlicher Prozess statt Einzellösung
Statt viele Einzeltools lose zu verbinden, wird ein Prozess in linqi in der Regel als durchgängiger Workflow gedacht.
Und der sieht wie folgt aus:
- Auslöser: z. B. Anfrage, Formular, Ereignis
- Schritte: Aufgaben, Prüfungen, Freigaben
- Regeln: Wer bekommt was wann, inklusive Bedingungen
- Dokumentation: Status, Historie, Kommentare, Anhänge je nach Setup
- Ergebnis: Abschluss, Übergabe, Reporting
Als ganzheitliches Workflow Management System bildet linqi die Abläufe nicht nur ab, sondern leitet den gesamten Prozess effizient und automatisiert.
Wer auf diesen Button klicken kann, kann auch mit linqi Abläufe automatisieren.
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No-Code: Umsetzung über Konfiguration statt Entwicklung
Da linqi als No-Code-Plattform funktioniert, erfolgt die Umsetzung ohne Programmierung, sondern über Bausteine und Konfigurationen:
- Prozessmodellierung über grafische oder konfigurationsbasierte Elemente per Drag-and-Drop
- Felder, Masken, Statuslogiken und Regeln per Einstellung
- Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten per Konfiguration
Mit Blick auf linqi als SaaS-Softwaremodell bedeutet das: Viele Anforderungen, die früher als Ticket an die IT gingen, lassen sich in linqi direkt in der laufenden Nutzung per No-Code umsetzen. Weil Updates und Funktionen zentral von linqi bereitgestellt werden, kommen Konfigurationen ganz ohne lokale Installationen oder eigene Releasezyklen aus. So können sich die Nutzer auf den Mehrwert von linqi konzentrieren.
Wie läuft die Einführung von linqi als SaaS ab?
Schritt 1: Prozessauswahl und Definition
- Start mit einem klar definierten Prozess, z. B. Freigaben, Anfragen, interne Workflows
- Definition der Struktur, also Start, Ende, Beteiligte, Regeln, Ausnahmen
Schritt 2: Modellierung und Konfiguration in linqi
- Abbildung der Schritte und Verantwortlichkeiten
- Definition von Datenfeldern, Pflichtfeldern, Übergabekriterien
- Aufbau der Benutzerrollen und Rechte
Schritt 3: Test, Iteration, Rollout
- Pilotgruppe testet reale Fälle
- Anpassungen an Sonderfällen und Kanten
- Rollout mit klarer Kommunikation und kurzen Guides
Schritt 4: Betrieb im SaaS-Modus
- Updates, Wartung etc. passieren im Hintergrund durch linqi
- Neue Anforderungen werden als Prozessversion oder Erweiterung umgesetzt
- Updates kommen zentral über den SaaS-Betrieb
Was erwartet Nutzer von linqi im SaaS-Betrieb?
Was Anwender konkret erwartet, wenn sie linqi als SaaS nutzen, lässt sich gut über die Verteilung der Verantwortung erklären. Während linqi als Anbieter den stabilen und sicheren Plattformbetrieb sicherstellt – also Verfügbarkeit, technische Updates, Sicherheitsmaßnahmen und die zugrunde liegende Infrastruktur übernimmt – liegt der Fokus für die Anwender auf der fachlichen Nutzung und Organisation. Dazu gehören vor allem die Definition und Modellierung der Prozesse, die Rollen und Berechtigungen, die Datenqualität sowie fachliche Freigaben und Regeln, nach denen Workflows laufen sollen.
Dadurch entsteht ein Betrieb, der weniger von technischen Tätigkeiten geprägt ist, sondern stärker von kontinuierlicher Optimierung und klarer Governance.
Vorteile von linqi im SaaS-Betrieb
Die Nutzung von linqi als SaaS-Softwaremodell bringt vor allem Vorteile beim Tempo, dem Betrieb und der Weiterentwicklung. Da Infrastruktur, Wartung, Sicherheitsupdates und neue Funktionen zentral bereitgestellt werden, entfällt der Aufwand für lokale Installationen, eigene Updatezyklen und klassische Upgradeprojekte.
Gleichzeitig lässt sich die Plattform bei Bedarf schnell skalieren – neue Teams oder Prozesse können ohne lange Vorlaufzeiten angebunden werden.
So bleibt der Fokus auf dem eigentlichen Ziel: Wiederkehrende Abläufe zu digitalisieren und die Prozessautomatisierung effizient umzusetzen.
FAQs
Wie funktioniert linqi als SaaS Software im Alltag?
linqi wird über den Browser genutzt, während Betrieb, Updates und Sicherheit zentral durch den Anbieter erfolgen und Prozesse in der Plattform konfiguriert werden.
Was müssen Nutzende bei linqi als SaaS selbst übernehmen?
Vor allem die fachliche Ausgestaltung: Prozessdefinition, Rollen und Rechte, Datenqualität, Freigaberegeln sowie die organisatorische Einführung.
Welche Vorteile hat No-Code im SaaS Modell?
Anpassungen können schneller umgesetzt werden, ohne lokale Installation oder eigene Releasezyklen, da Funktionen zentral bereitgestellt werden.
Wie läuft die Einführung von linqi in der Regel ab?
Start mit einem klaren Prozess, Konfiguration in linqi, Pilotphase und Iteration, danach Rollout und laufende Optimierung im Betrieb.
Braucht linqi eine Installation auf lokalen Rechnern oder Servern?
Nein, im SaaS–Modell wird linqi zentral betrieben und in der Regel über den Browser genutzt, ohne lokale Installation.
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Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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