Sie möchten Abläufe in Ihrem Unternehmen endlich übersichtlich und verständlich darstellen? Dann sind Flussdiagramme genau das richtige Werkzeug. Hier erfahren Sie, wie Sie in wenigen Schritten aus unübersichtlichen Abläufen klare, automatisierte Workflows machen und wie linqi Ihnen dabei unter die Arme greift.
Inhaltsverzeichnis
Revisionssichere Archivierung: Bedeutung und Gesetze
Die Bedeutung einer revisionssicheren Archivierung lässt sich auf einen Satz verdichten: Steuerrechtlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie vollständig, unverändert bzw. nachvollziehbar versioniert, geordnet, auffindbar und prüfbar sind. Das deckt sich auch mit den typischen GoBD-Kriterien wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit etc.
Revisionssichere Archivierung per Gesetz: Welche Vorgaben sind relevant?
Tatsächlich gibt es keinen Paragrafen mit dem Namen „Revisionssichere Archivierung: Das Gesetz“. Die Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich vielmehr aus mehreren Regelwerken und die GoBD (kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) konkretisieren, wie die Aufbewahrung bei elektronischen Systemen organisiert sein soll.
Typische rechtliche Ankerpunkte für die Revisionssicherheit sind in Deutschland:
- Abgabenordnung, §147 AO: Sie regelt die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und Fristen je nach Art des Dokuments.
- Handelsgesetzbuch, §257 HGB: Hier wird die Aufbewahrung von Handelsbüchern, Belegen, Geschäftsbriefen etc. festgelegt.
- UStG, §14b UStG: Das Gesetz definiert die rechtliche Grundlage zur Aufbewahrung von Rechnungen.
Wichtig zu wissen: Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD unter anderem wegen gesetzlicher Änderungen rund um E-Rechnungen angepasst, denn die sind seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. So gilt beispielsweise eine ausgedruckte E-Rechnung nicht als Original.
Ohne eine digitale Lösung ist eine revisionssichere Dokumentenarchivierung in Unternehmen also nicht möglich. Ein genauerer Blick auf die Anforderungen an eine passende Software klärt das im Detail.
Typische Anforderungen an eine Software für revisionssichere Archivierung
Ob Eingangsrechnung, Vertrag, Lieferschein oder Freigabeprotokoll: In der Praxis tauchen fast immer diese Anforderungen auf:
Anforderung #1: Vollständigkeit
Nichts darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen, inklusive Anhängen, Freigaben, Status und Zuordnung zum Geschäftsvorfall.
Anforderung #2: Nachvollziehbarkeit
Ein Punkt, der besonders im Hinblick auf Audit-Trails relevant ist: Wer hat was wann entschieden, geprüft, freigegeben oder abgelehnt?
Anforderung #3: Unveränderbarkeit bzw. versionierte Änderungen
Final abgelegte Inhalte bleiben erhalten, egal, was passiert. Wenn etwas korrigiert werden muss, dann nachvollziehbar – z. B. durch eine neue Version oder mit Protokoll.
Anforderung #4: Ordnung und Auffindbarkeit
Ordnung muss sein: Hier kommt es auf Struktur, Metadaten, eindeutige Nummern, klare Ablageorte und eine schnelle Recherche an.
Anforderung #5: Berechtigungen und Schutz vor unbefugtem Zugriff
Ein sensibles Thema, das sich durch Rollen, Gruppen, Mandantentrennung, ggf. Berechtigungen bis auf Dokumentebene regeln lässt.
Anforderung #6: Aufbewahrungs- und Löschfristen
Hier gilt: Aufbewahren so lange wie nötig (nach AO, HGB oder UStG), löschen, sobald erlaubt und erforderlich – zum Beispiel in Bezug auf den Datenschutz.
Anforderung #7: Verfahrensdokumentation
Prüfer erwarten nicht nur Dateien, sondern auch eine Beschreibung, wie das System genutzt wird.
Wie erfüllt linqi die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung?
Damit sich die Revisionssicherheit der digitalen Archivierung effizient in den Arbeitsalltag fügt, wird der Vorgang bei der Prozessautomatisierung mit linqi direkt mitgedacht. Dabei werden die Anforderungen gezielt abgedeckt:
Vollständigkeit: Zusammenhängende Prozessakte statt Dokumentinsel
linqi sorgt dafür, dass Dokumente auf dem Weg ins revisionssichere Archiv nicht verloren gehen, indem alles in einem klaren Ablauf gebündelt wird: Dateien, Anhänge, Pflichtangaben, Status und Zuordnung zum Vorgang. Über definierte Schritte, Pflichtfelder und klare Übergaben bleibt nachvollziehbar, wann ein Dokument vollständig ist und wann es weitergegeben oder abgelegt werden darf. Optional kann die Übergabe in Zielsysteme wie beispielsweise ein DMS automatisiert werden.
Nachvollziehbarkeit: Freigaben, Entscheidungen, Status als Belegkette
linqi speichert Prozesse revisionssicher, sodass im Ergebnis nachvollziehbar bleibt, wer ein Dokument wann geprüft, freigegeben oder abgelehnt hat. Im Prozess werden Entscheidungen festgehalten, ein Status wird gesetzt, Benachrichtigungen ausgelöst und auch eine Freigabe ist später belegbar. Das ist wichtig, denn im Audit zählt nicht nur das Dokument, sondern auch der Weg dorthin, inklusive Prüfungen, Abweichungen und Begründungen.
Unveränderbarkeit bzw. versionierte Änderungen: klare Schritte statt Überschreiben
Unveränderbarkeit wird in linqi über die Prozesslogik und Versionierung abgesichert. Ein Dokument kann als Original eingebracht, geprüft und erst nach Freigabe in einen finalen Status überführt werden. Muss etwas korrigiert werden, läuft das nicht als stilles Überschreiben, sondern als nachvollziehbarer Schritt, zum Beispiel als neue Version mit dokumentierter Entscheidung. Zusätzlich unterstützt linqi Versionierungen im Prozessmanagement, sodass Anpassungen am Ablauf selbst nachvollziehbar bleiben.
Ordnung und Auffindbarkeit: Metadaten, Prozessnummern, Ordner und Tags
Für die digitale Archivierung braucht es eine Struktur, die im Alltag funktioniert. linqi unterstützt das über Prozessmetadaten, eindeutige Prozessnummern pro Mandant und Ordner sowie Tags als zusätzliche Organisationslogik. So entsteht eine Ablage, die nicht nur formal korrekt ist, sondern auch im Arbeitsalltag einen Mehrwert liefert.
Berechtigungen und Schutz vor unbefugtem Zugriff: Rollen klar trennen
linqi bietet eine gruppen- und benutzerbasierte Rechteverwaltung sowie Mandantenfähigkeit. Zusätzlich lassen sich Berechtigungen gezielt vergeben, wenn Dokumente in Drittsystemen abgelegt werden. So ist sichergestellt, dass der Zugriffsschutz auch nach der Übergabe greift.
Aufbewahrungs- und Löschfristen: Fristen technisch umsetzen statt manuell verwalten
Revisionssicherheit bedeutet auch, Daten nicht zu früh zu löschen, aber Systeme nach Ablauf der Fristen konsequent zu bereinigen. linqi unterstützt Löschfristen auf Mandanten- und Prozessebene, die bei Bedarf dynamisch angepasst werden können. Damit lässt sich ein Löschkonzept abbilden, das Aufbewahrungspflichten berücksichtigt und zugleich Datenschutzanforderungen unterstützt.
Verfahrensdokumentation: Prozesse als lebendige Dokumentation
Prüfer erwarten nicht nur Dateien, sondern eine nachvollziehbare Beschreibung, wie das System genutzt wird. linqi unterstützt das indirekt, weil Abläufe, Rollen, Zuständigkeiten, Freigaberegeln und Kontrollpunkte im Prozessdesign abgebildet sind. Ergänzt um kurze Prozessbeschreibungen entsteht daraus eine solide Grundlage für die Verfahrensdokumentation, inklusive nachvollziehbarer Nachweise.
Wie lässt sich eine revisionssichere Archivierung mit linqi technisch umsetzen?
Mit der No-Code-Plattform lässt sich die revisionssichere Archivierung praxisnah umsetzen, indem der Prozess in klaren Schritten strukturiert wird. Am Beispiel der E-Rechnung wird das deutlich.
Praxisbeispiel: Revisionssichere Archivierung mit linqi: Eingangsrechnungen inklusive E-Rechnung
- Schritt 1: Die Rechnung geht ein, zum Beispiel per Upload oder aus SharePoint.
- Schritt 2: linqi liest die E-Rechnung aus, erkennt die wichtigsten Daten automatisch und nutzt sie direkt im Prozess weiter.
- Schritt 3: Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Kostenstelle werden automatisch befüllt, Pflichtfelder inklusive.
- Schritt 4: Der Freigabe-Workflow läuft strukturiert über Fachabteilung, QS und bei Bedarf Eskalation, inklusive Statuswechsel und Nachweis, wer wann freigegeben hat.
- Schritt 5: Anschließend wird die Rechnung samt Kontext an das DMS und/oder DATEV übergeben.
- Schritt 6: Zum Schluss werden Aufbewahrungs- und Löschfristen gesetzt, damit später automatisiert gelöscht wird, sobald es zulässig ist.
Wer auf diesen Button klicken kann, kann auch mit linqi revisionssichere Archivierungen automatisieren.
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FAQ
Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden? +-
Typisch sind steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen, etwa Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge, Geschäftsbriefe, Lieferscheine und dazugehörige Nachweise.
Wie wird Unveränderbarkeit bei digitalen Dokumenten erreicht? +-
Durch technische und organisatorische Maßnahmen, etwa Schutz vor Überschreiben, Protokollierung, Versionierung und definierte Freigabeprozesse bis zum finalen Status.
Wie unterstützt linqi die revisionssichere Archivierung? +-
linqi bildet den Prozess rund um ein Dokument ab, inklusive Pflichtfeldern, Freigaben, Status, Audit Trail, Berechtigungen sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen und kann die Übergabe an DMS oder Fachsysteme steuern.
Kann linqi bestehende Systeme wie SharePoint oder DATEV einbinden? +-
Ja, linqi kann Prozesse so gestalten, dass Dokumente inklusive Kontext an angebundene Systeme übergeben werden, beispielsweise an SharePoint-Bibliotheken oder an DATEV.
Wie hilft linqi bei der Archivierung von E Rechnungen? +-
linqi kann E-Rechnungen auslesen und die erkannten Rechnungsdaten im Prozess weiterverwenden, zum Beispiel für Metadatenfelder, Benennung, Zuordnung und die strukturierte Ablage in Zielsystemen.
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Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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