Prozessorchestrierung für bessere Abläufe über alle Abteilungen und Systeme hinweg

Prozessautomatisierung als entscheidenden Faktor in der digitalen Transformation. Wann braucht man eine Prozessorchestrierung?

Um Schritt zu halten, implementieren Unternehmen häufig eine Vielzahl von Technologien und Tools zur Automatisierung einzelner Aufgaben und Prozessschritte: CRM-Tools, ERP-Tools und KI-gestützte Automatisierungstools häufen sich auf vorhandene Legacy-Systeme. 

Dabei lösen diese Tools in der Regel lokale Probleme und machen einzelne Schritte effizienter, doch ohne eine sinnvolle Verbindung aller Prozesse und Technologien führen sie an anderer Stelle zu neuen Problemen. 

Wenn Prozessautomatisierung zu mehr Problemen führt, als sie löst

Werden einzelne Prozesse und Aufgaben getrennt voneinander betrachtet und nur lokal automatisiert, kann das den tatsächlichen Automatisierungszielen im Weg stehen. Nehmen wir das Beispiel einer Kundenreklamation: 

Vielleicht kann ein Kunde seine Reklamation einfach über ein digitales Portal melden und erhält eine schnelle, automatisierte Antwort. Auch der zuständige Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt und kann die Prüfung der Reklamation starten. 

Dazu ist eine schnelle Abstimmung mit anderen Abteilungen wie Produktion, Vertrieb, Logistik und im Falle von Rückerstattungen auch mit der Finanzabteilung notwendig. Wenn diese alle getrennte Prozesse haben, die nicht mit dem Reklamationsprozess im Kundenservice verbunden sind, dauert das unnötig lange und hat großes Fehlerpotenzial. 

Dann hängt die Reklamation wochenlang zwischen verschiedenen Abteilungen fest, kann nicht geprüft oder gelöst werden und sorgt für viel Frustration beim Kunden und auch bei den beteiligten Mitarbeitern. Und das obwohl der Teilprozess im Kundenservice perfekt automatisiert und digitalisiert war. 

Die meisten Prozesse erstrecken sich über eine Vielzahl von verschiedenen Endpunkten, Softwares und Abteilungen. Werden sie nur innerhalb eines einzelnen Teams, Geräts oder Softwaresystems automatisiert, sorgt das an anderen Endpunkten für Engpässe. 

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Aufgabenautomatisierung, Prozessautomatisierung und Prozessorchestrierung: 

• Aufgabenautomatisierung bedeutet, dass mithilfe von Technologie bestimmte Aufgaben ohne menschliches Eingreifen automatisch ausgeführt werden. Beispielsweise bekommt der Kunde eine automatische Benachrichtigung über den Stand seiner Reklamation, ohne dass ein Mitarbeiter sie manuell verschicken muss. 
• Prozessautomatisierung ist ein Ziel, laut dem möglichst viele Aufgaben innerhalb eines Prozesses automatisch ausgeführt werden sollen. Es ist jedoch fast unmöglich, alle manuellen Schritte im Prozess zu eliminieren. 
• Prozessorchestrierung übernimmt die Koordination von allen Komponenten innerhalb eines Prozesses oder über mehrere Prozesse hinweg. Dabei werden sowohl manuelle als auch automatisierte Aufgaben verbunden, um einen Prozess zu verbessern. 

Eine gute Prozessorchestrierung  bringt Unternehmen dem Ziel einer vollständigen End-to-End-Prozessautomatisierung näher.

Darum scheitern zahlreiche Unternehmen bei der End-to-End-Prozessautomatisierung

Die zentralen Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse gegenüberstehen, sind folgende: 

• Lokale Automatisierungssilos
  Man kann für jedes Problem eine spezielle Softwarelösung integrieren. Dabei entsteht allerdings ein Flickenteppich aus einzelnen Technologien und die Automatisierung beschränkt sich immer nur auf einen eng abgegrenzten Bereich. Wenn alle übrigen Abteilungen weiterhin schwerfällig operieren, führt das zu Engpässen und neuen Problemen an anderen Stellen.

• Mangelndes IT-Business-Alignment
  Für eine erfolgreiche End-to-End-Prozessoptimierung müssen alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen. Vor allem IT- und Business-Fachkräfte müssen effektiv kommunizieren, damit die IT-Lösungen die Geschäftsanforderungen wirklich erfüllen.

• Mangelnde Prozesstransparenz
  In vielen Fällen lässt sich ein Prozess nicht end-to-end nachvollziehen und wichtige Kennzahlen sind nur schwer zu überprüfen und damit unzuverlässig. Das macht Prozessoptimierungen nahezu unmöglich.

• Fehlende Flexibilität
  Je mehr Tools, Geräte und Technologien an einem Prozess beteiligt sind, desto schwieriger wird es, den Prozess zu ändern. Eine Änderung an einer Stelle kann Änderungen an vielen anderen Systemen nötig machen. Diese Änderungen werden nicht immer richtig durchgeführt und sorgen für neue Probleme und Fehler. Im schlimmsten Fall werden diese wieder durch lokale Änderungen behoben – der Prozess wird von Einzellösungen völlig aufgebläht.

Wann ist Prozessorchestrierung notwendig? 

Prozessorchestrierung wird am besten mithilfe einer übergreifenden Software durchgeführt, die alle Prozesse, Tools und Technologien verknüpft. Sobald Ihre Geschäftsprozesse folgende Merkmale aufweisen, ist eine Orchestrierung nötig: 

• Am Prozess sind vielfältige Endpunkte (Menschen, Geräte und Systeme) beteiligt. 
• Es gibt komplexe Prozesszusammenhänge, die über eine einfache Abfolge von Schritten hinausgehen. 

Je vielfältiger die Endpunkte sind – beispielsweise wenn Mitarbeiter unterschiedliche Geräte, Anwendungen und Automatisierungstools verwenden – desto wichtiger wird eine leistungsstarke Software zur Prozessorchestrierung. Nur so können alle Technologien und Teams sinnvoll verbunden werden. 

So eine Software unterscheidet sich vor allem dadurch von anderen Automatisierungssoftwares, dass sie auch sehr komplexe Prozesse abbilden kann. In der Realität sind Prozesse selten eine einfache Schrittfolge, sondern folgen einer erweiterten Logik: Einige Schritte werden parallel ausgeführt, bestimmte Schritte bedingen sich gegenseitig und verändern den Prozess und werden die Schritte zu langsam ausgeführt, muss ein Prozess nach einer bestimmten Zeit vielleicht eskaliert werden. 

Bieten die vorhandenen Automatisierungstools keine Möglichkeit, komplexere Vorgänge abzubilden, entwickeln die Mitarbeiter eigene Workarounds. Dadurch wird der Prozess immer weniger durchschaubar. 

Prozessorchestrierung als Lösung für alle Automatisierungsprobleme

Wir zeigen Ihnen, wie alle klassischen Automatisierungsprobleme durch die Prozessorchestrierung mit linqi gelöst werden können. 

IT-Business-Alignment durch Kommunikationsstandards

In linqi werden Prozesse nach BPMN 2.0-Standard modelliert. Das ermöglicht eine gemeinsame Sprache zwischen IT- und Business-Experten und macht die Prozessmodelle auf beiden Seiten nachvollziehbar. 

Darüber hinaus ist linqi eine No-Code-Software. Alle Funktionen sind visuell verfügbar, was die Entwicklungszeit massiv verkürzt und die Aktionen für alle Stakeholder verständlich macht – auch IT-Laien. 

Verbindung aller Endpunkte und Systeme

Mit linqi können alle Prozessschritte von manuellen Aufgaben bis hin zu automatisierten Softwarelösungen geregelt werden – unabhängig von der Anzahl der beteiligten Personen, Geräte und Systeme. Nahezu alle Systeme können in linqi integriert werden, um einen sinnvollen Zusammenhang herzustellen und Silos aufzulösen. Auch komplexe Prozessbedingungen und -zusammenhänge lassen sich als Workflow darstellen und automatisieren. 

So werden Prozesse über alle Systeme und Abteilungen hinweg transparent – sogar die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Prozessen werden erkennbar. Das reduziert die Fehleranfälligkeit und öffnet Türen für Verbesserungen. 

Flexible, kontinuierliche Prozessverbesserung

Durch die erhöhte Prozesstransparenz und eigene Analyse-Tools in linqi lassen sich Verbesserungspotenziale problemlos erkennen. Auch die tatsächliche Optimierung der Prozesse ist in linqi besser umzusetzen: Wird ein einzelner Prozessschritt geändert, erkennt linqi automatisch, wo dadurch Engpässe und ungenutzte Prozesse entstehen. Die Fehlerrate wird minimiert und Änderungen können ganzheitlich umgesetzt werden. 

Mithilfe des grafischen Prozessdesigners lässt sich der neue Prozessentwurf erst einmal testen, bevor er im Geschäftsalltag umgesetzt wird. So können alle Prozesse flexibel, sicher und kontinuierlich verbessert werden.