Wie hilft Automatisierung gegen Personalknappheit?

Wir wollen Unternehmen befähigen, sich durch eigenständige Automatisierung den wertschöpfenden Tätigkeiten widmen zu können, denn niemand kennt die eigenen Prozesse so gut wie man selbst.)

Personalknappheit ist in fast allen Unternehmen ein Problem. Besonders betroffen sind Gesundheitswesen, Logistikbranche, Handwerk und Gastronomie, aber auch im IT-Bereich müssen Unternehmen seit Jahren kämpfen, ihre offenen Stellen mit qualifizierten Fachkräften zu besetzen. 

Sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren kann das Problem für einzelne Unternehmen lösen, doch weiterhin gilt: Wenn es weniger Fachkräfte als offene Stellen gibt, bleiben einige Plätze zwangsläufig unbesetzt. Eine effektivere Lösung ist es, die eigenen Fachkräfte genau dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden – und repetitive Alltagsaufgaben zu automatisieren. 

McKinsey schätzt, dass rund 30 Prozent aller Aufgaben in rund 60 Prozent aller Tätigkeitsfelder automatisiert werden könnten. Das würde eine Menge Zeit und Kapazitäten bei Ihren Mitarbeitern freiräumen, die sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Aber wie lässt sich die Automatisierung von Prozessen umsetzen?

Prozessautomatisierung mit linqi

linqi ist eine No-Code Software, die Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse einfach zu digitalisieren und zu automatisieren. No-Code bedeutet, dass jeder die Software über eine intuitive, visuelle Oberfläche bedienen kann – ohne besondere IT-Kenntnisse. Trotzdem können in linqi flexibel alle individuellen Geschäftsprozesse dargestellt werden: Die Software passt sich Ihrem Unternehmen an, nicht andersherum. 

BPMN-2.0-Prozessdarstellung

Im grafischen Prozessdesigner können sämtliche Prozesse durch BPMN-2.0-Symbole dargestellt werden. Auch neue Prozesse können modelliert und getestet werden. 

Integration von Drittsystemen

linqi lässt sich mit fast allen gängigen Drittsystemen integrieren, seien das Kalenderprogramme, CRM-Systeme oder andere Softwares, die Ihr Unternehmen nutzt. 

Individuelle Formulare

Im grafischen Formulardesigner können flexibel digitale Formulare erstellt werden, die ihr Dokumentenmanagement und den Datenfluss im Unternehmen vereinfachen. 

Welche Abläufe können mit linqi automatisiert werden? 

linqi kann zahlreiche Prozessschritte von Datenübermittlungen über Dokumentationen bis hin zum Controlling automatisieren, sodass die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Typische Zeitfresser in Geschäftsprozessen, die sich mit linqi reduzieren lassen, sind unter anderem: 

1. Die manuelle Koordinierung der beteiligten Mitarbeiter
   Nehmen wir als Beispiel den Bewerberprozess: Eine Bewerbung kommt rein und wird vom Mitarbeiter in der Personalabteilung gesichtet. Ist sie gut, gibt dieser Mitarbeiter sie manuell an den Vorgesetzten weiter, der die Bewerbung ebenfalls anschaut. Bis die Personalabteilung vom Vorgesetzten Feedback bekommt, vergehen mehrere Tage. Dann muss noch mühsam ein Termin für ein Bewerbungsgespräch koordiniert werden – meist werden dafür 3-4 E-Mails hin- und hergeschickt. Das kostet jede Menge Zeit – vor allem, wenn es sich bei mehr als einer Bewerbung summiert.In linqi haben sofort alle Beteiligten Zugriff auf die Bewerbung, sie wird ordnungsgemäß abgelegt und Termine können automatisch über eine Kalender-Integration koordiniert werden.
2. Die manuelle Pflege von Daten
   Ob Bewerberinformationen, Kundeninformationen, Lagerbestände oder andere Daten – Wenn Sie manuell in Excel oder einem anderen Programm gepflegt werden, nimmt das unglaublich viel Zeit in Anspruch und ist obendrein fehleranfällig. linqi sorgt dafür, dass Daten aus Bewerbungen, Bestellungen und Co. automatisch übertragen und aktualisiert werden.Gerade in der Auftragsabwicklung sind die automatisierten Datenflüsse ein riesiger Vorteil. Kommt eine Bestellung rein, können Bestand und Transportkapazität sofort überprüft und angepasst werden. Rutscht der Bestand durch die Bestellung unter einen Grenzwert, kann umgehend der Produktionsprozess angestoßen werden – So entsteht ein schlankes, abteilungsübergreifendes System ganz ohne manuelle Stolpersteine.
3. Manuelle Dokumentenverwaltung
   Wo ist eigentlich dieser Vertrag, den der Ex-Mitarbeiter vor 7 Jahren abgeschlossen hat? Und wo ist dieses Dokument, dass mir jemand vor 3 Tagen zum Unterschreiben auf den Schreibtisch gelegt hat? Manuelle Dokumentenverwaltung ist meist ein Chaos aus losen Zetteln, die noch zu sortieren sind, und überfüllten Aktenschränken, in denen sich niemand so richtig zurechtfindet.Mit linqi können alle Dokumente in Sekundenschnelle digitalisiert und an der richtigen Stelle gespeichert werden. So lassen sie sich auch nach Jahren durch eine einfache Suche schnell finden.
4. Mangelnde Dokumentation
   Damit Prozesse und Arbeitsabläufe effizient funktionieren, müssen alle benötigten Informationen leicht zugänglich sein. Dazu gehört auch, dass während eines Prozesses alle wichtigen Informationen dokumentiert werden. Passiert das nicht, verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, diese Informationen zu suchen oder zu erfragen.In linqi werden Prozesse automatisch dokumentiert, wobei alle Informationen zentral im System zu finden sind.

Das spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern macht auch die Prozesse selbst transparenter – der erste Schritt, um sie nachhaltig zu verbessern. 

Automatisierungssoftware als Personalmangel-Lösung: Das sind die entscheidenden Vorteile

Bei der Prozessautomatisierung geht es nicht darum, Mitarbeiter überflüssig zu machen. Es geht darum, sie in ihrer Arbeit besser zu machen. Nahezu jeder verbringt einen Großteil seines Arbeitstags mit zeitfressenden oder eintönigen Aufgaben, die keinen wirklichen Mehrwert schaffen. Diese Zeit fehlt dann bei den wirklich wertschöpfenden, strategischen oder kreativen Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen. Durch Automatisierung der einfachen Aufgaben: 

• Können Mitarbeiter sich ungestört wertschöpfenden Tätigkeiten widmen. 
• Können Mitarbeiter Ihre Aufgaben schneller und besser ausführen. 
• Können Mitarbeiter sich in einem strukturierten Arbeitsumfeld entfalten und endlich echte Ergebnisse sehen. 

Darüber hinaus macht Digitalisierung und Automatisierung Ihr Unternehmen auch zu einem attraktiveren Arbeitsplatz. Gleichzeitig bedeuten effizientere, bessere Prozesse auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, denn Sie können nicht nur Ihren eigenen Mitarbeitern, sondern auch Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten – ganz ohne das Team zu vergrößern.