APIs: Schnittstellen in der digitalen Verwaltung mit linqi nutzen

Kurz & Knapp – Wie hilft mir eine API im Arbeitsalltag?

Eine API ist eine programmierbare Schnittstelle. Sie wird gebraucht, wenn Informationen aus einem System automatisch in einem anderen System weiterverarbeitet werden sollen.

Sollen zum Beispiel Daten aus einer Excel-Datei in einem anderen Programm genutzt werden, legt die API fest, welche Informationen übertragen werden und wie das andere Programm sie verarbeiten kann.

Bei linqi, einer No-Code-Plattform für Verwaltungsprozesse, lassen sich so zum Beispiel Fachverfahren, Dokumentenmanagementsysteme (DMS), ERP- und CRM-Lösungen, SharePoint oder SQL-Datenbanken ganz einfach anbinden. Die vorhandenen Programme müssen dafür nicht ersetzt werden.

Webhooks haben dabei eine wichtige Aufgabe: Sie informieren linqi automatisch, wenn in einem verbundenen System etwas passiert. Wird etwa ein neues Dokument gespeichert oder ein Status geändert, kann linqi daraufhin den passenden Workflow starten.

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Begriffsklärung: Was ist eine API?

API steht für Application Programming Interface. Auf Deutsch bedeutet das so viel wie Programmierschnittstelle. Eine API ist eine digitale Schnittstelle, über die unterschiedliche Softwarelösungen miteinander kommunizieren. Sie legt fest, welche Daten angefragt oder übertragen werden können, in welchem Format das geschieht und welche Regeln dabei gelten.

Wie kann eine API im Verwaltungsalltag helfen? In der Verwaltung sorgt eine API beispielsweise dafür, dass Informationen nicht länger manuell von einem System ins andere übertragen werden müssen. Über die API-Schnittstelle in linqi kann ein System die benötigten Daten gezielt anfordern und in das andere automatisch übertragen.

linqi nutzt APIs, um bestehende Programme mit digitalen Workflows zu verbinden. So kann ein Workflow in der digitalen Verwaltung beispielsweise nach einer Freigabe automatisch Daten an ein Fachverfahren senden, einen Eintrag in SharePoint anlegen und Informationen aus einer SQL-Datenbank abrufen.

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Warum sind APIs für die Digitalisierung der Verwaltung wichtig?

In Behörden und Kommunen arbeiten viele verschiedene Programme zusammen. In einem System liegen zum Beispiel Vorgangsdaten, in einem anderen Dokumente und in einem weiteren Informationen aus einer Datenbank oder einem Register. Können diese Programme keine Informationen austauschen, müssen Mitarbeitende Daten oft per Hand übertragen. Das kostet Zeit und kann zu Fehlern führen.

Mit APIs können Programme Informationen automatisch weitergeben. Dadurch kann zum Beispiel der nächste Schritt in einem digitalen Prozess gestartet werden, ohne dass Daten ausgedruckt, kopiert oder erneut eingegeben werden müssen. APIs helfen dabei, solche Medienbrüche zu vermeiden.

Der Datenaustausch kann innerhalb einer Behörde und zwischen verschiedenen Behörden stattfinden. Voraussetzung ist, dass die beteiligten Systeme passende APIs anbieten und der Zugriff erlaubt ist. Dabei müssen auch Datenschutz, Zugriffsrechte und technische Regeln eingehalten werden. Eine Register-API kann zum Beispiel ermöglichen, dass ein digitaler Prozess benötigte Informationen automatisch aus einem Register abruft.

Dass APIs für die Digitalisierung der Verwaltung zunehmend auch strategisch an Bedeutung gewinnen, zeigt auch die Zusammenarbeit der beiden Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Bremen. Die Länder haben vereinbart, gemeinsam eine föderale API-Strategie weiterzuentwickeln und den Aufbau einer zentralen API-Plattform voranzutreiben. Das Ziel ist es, die Standards zu vereinheitlichen und den Datenaustausch zwischen Fachverfahren, Registern und Verwaltungsebenen zu erleichtern.

Für die Digitalisierungsstrategie einer Kommune ist also nicht nur die Frage wichtig, welche neue Software angeschafft wird. Mindestens genauso wichtig ist, wie die bestehenden Systeme miteinander arbeiten können.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: APIs mit linqi einbinden

Mit linqi lassen sich externe Systeme und bestehende Daten direkt in einen automatisierten Prozess einbinden. Dafür ruft linqi Daten aus einem anderen System ab oder überträgt Informationen dorthin. Viele APIs nutzen dafür das HTTP-Protokoll – einen weit verbreiteten Standard für den Datenaustausch zwischen Systemen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie die API-Einbindung genau funktioniert.

Schritt 1: Verbindung zum externen System anlegen

Zuerst wird in linqi die Verbindung zum gewünschten System eingerichtet. Dafür werden je nach System die passenden Zugangsdaten hinterlegt, zum Beispiel ein API-Key.

Die Verbindung wird anschließend zentral verwaltet. Berechtigte Personen können sie im Prozessdesigner verwenden, ohne den API-Key oder andere Zugangsdaten sehen zu müssen.

So bleibt die technische Konfiguration bei der IT, während die Prozessgestaltung in der Fachabteilung stattfinden kann.

Schritt 2: API-Aufruf als Workflow-Aktion konfigurieren

Danach wird festgelegt, an welcher Stelle im Workflow der Datenaustausch stattfinden soll. Dort wird der API-Aufruf als Prozessschritt eingefügt.

Dafür werden zum Beispiel die Adresse des anderen Systems, die Art der Anfrage und die zu übertragenden Daten festgelegt. Damit wird die API zum Teil der Prozessautomatisierung von linqi.

Ein API-Aufruf kann etwa nach einer Aufgabe oder einer Freigabe erfolgen. Die Antwort des anderen Systems steht danach für die nächsten Schritte im Workflow zur Verfügung.

Schritt 3: JSON-Antworten im Prozess weiterverwenden

Viele APIs tauschen Daten im Format JSON aus. JSON ist eine Textform, in der Informationen übersichtlich strukturiert gespeichert werden, und steht für JavaScript Object Notation.

Erwartet linqi eine JSON-Antwort, kann ein sogenanntes JSON-Schema hinterlegt werden. Dadurch erkennt linqi die einzelnen Angaben in der Antwort. Diese Angaben können anschließend als Platzhalter im Workflow verwendet werden. Eine von einem Fachsystem übermittelte Vorgangsnummer lässt sich so zum Beispiel automatisch in ein Formular, eine Nachricht oder den nächsten Prozessschritt übernehmen.

Was ist ein Webhook?

Ein Webhook ist eine automatische Nachricht von einem System an ein anderes. Er wird genutzt, wenn linqi sofort erfahren soll, dass in einem verbundenen System etwas passiert ist. Anders als bei einer klassischen API-Abfrage muss linqi dank des Webhooks nicht regelmäßig nachfragen, ob sich etwas geändert hat.

Dafür stellt linqi eine eigene Webadresse bereit, die sogenannte Webhook-URL. Sobald das festgelegte Ereignis eintritt, sendet das verbundene System eine Nachricht an diese Adresse. linqi empfängt die Nachricht und startet den passenden Workflow. Die Nachricht kann außerdem weitere Informationen enthalten, zum Beispiel eine Vorgangsnummer oder einen neuen Bearbeitungsstatus. Diese Daten können anschließend im Workflow verwendet werden.

Der Unterschied lässt sich so merken: Bei einem klassischen API-Aufruf fragt linqi aktiv Daten ab oder sendet sie. Bei einem Webhook meldet sich das externe System bei linqi, sobald etwas passiert ist.

Praxisbeispiel: Fachverfahren, DMS und linqi in einem Verwaltungsprozess verbinden

• Angenommen, eine Kommune möchte einen Antragsprozess mit linqi digitalisieren. Dann füllt eine Person zunächst ein digitales Formular aus. Anschließend prüft die zuständige Person die Angaben und gibt den Antrag frei.
• Nach der Freigabe sendet linqi die wichtigen Daten automatisch über eine API an das bestehende Fachverfahren. Das Fachverfahren vergibt eine Vorgangsnummer und sendet sie im JSON-Format an linqi zurück. linqi übernimmt die Nummer und nutzt sie für die nächsten Schritte im Prozess.
• Im nächsten Schritt wird das erzeugte Dokument direkt im DMS abgelegt. Nutzt die Behörde beispielsweise SharePoint, kann linqi Dokumente aus einem Prozess heraus hochladen, Listeneinträge lesen oder anlegen und Ordner erstellen.
• Praktisch: Ändert sich später der Bearbeitungsstatus im Fachverfahren, stößt ein Webhook den linqi-Prozess von selbst an. Die Sachbearbeitung muss den Status damit nicht in mehreren Systemen manuell kontrollieren.

Das Beispiel zeigt den entscheidenden Punkt. Die Verwaltung muss ihre vorhandenen Systeme nicht austauschen, um Prozesse durchgängig zu digitalisieren. linqi kann die fachliche Prozesslogik übernehmen und die benötigten Systeme an den passenden Stellen miteinander verbinden.

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Welche Systeme und Datenquellen kann linqi über eine API anbinden?

linqi kann mit vielen Programmen und Datenbanken zusammenarbeiten, die in Verwaltungen bereits genutzt werden. linqi ist darauf ausgelegt, bestehende Systemlandschaften einzubeziehen.

Neben generischen Webservices über HTTP können unter anderem SharePoint sowie externe SQL-Datenbanken angebunden werden. linqi unterstützt beispielsweise PostgreSQL, Microsoft SQL Server und MySQL. Vertraute Werkzeuge und Datenquellen wie Excel können mit linqi ebenfalls in die Prozesslandschaft einbezogen werden.

Auch typische Unternehmens- und Verwaltungsanwendungen wie ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen lassen sich über vorhandene API-Schnittstellen in Prozesse einbinden. Bei einem ERP mit API-Integration wird der Datenaustausch direkt an den passenden Prozessschritt gekoppelt.

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Fazit: APIs verbinden Programme in Verwaltungsprozessen

APIs sind ein zentraler Baustein für die Digitalisierung – besonders von Behörden und öffentlichen Verwaltungen –, weil sie dafür sorgen, dass sich unterschiedliche Systeme verstehen und miteinander kommunizieren können. Mit linqi werden APIs direkt in Prozesse integriert – von der HTTP-Anfrage über JSON-Daten bis zum Webhook, der selbstständig einen neuen Workflow startet.

So können Verwaltungen ihre bestehenden Fachverfahren, Datenbanken und Werkzeuge weiter nutzen und mit linqi verbinden. linqi führt die benötigten Daten und Aufgaben an den richtigen Stellen im Prozess zusammen.