Kurz & knapp:
Sie möchten einen Prozess mit KI automatisieren? Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie das geht. Mit linqi können Sie Ihre Arbeitsabläufe ganz einfach abbilden und mit nur wenigen Klicks automatisieren. Einmal angelegt, übernimmt die Software für Sie den Rest. So kann die KI beispielsweise Daten aus E-Mails oder Dokumenten auslesen, prüfen und an die richtige Stelle weiterleiten. Manuelle Mehrfacheingaben von Informationen sind somit nicht mehr notwendig. Los geht’s mit dieser Anleitung. Unsere Empfehlung: Starten Sie am besten mit einer Aufgabe, die Ihnen jeden Tag begegnet, und setzen Sie diesen ersten Prozess mit KI um.
Sie möchten einen Prozess mit KI automatisieren, wissen aber nicht, wie Sie anfangen sollen? Unser Tipp für den ersten Schritt: Wählen Sie zuerst eine Aufgabe aus, die regelmäßig in Ihrem Arbeitsalltag vorkommt und deren Ablauf Sie gut kennen.
Gehen Sie dann die einzelnen Schritte durch: An welcher Stelle fängt der Prozess an? Wer sind die beteiligten Personen beziehungsweise welche Programme werden benötigt? Welche Informationen müssen von wo nach wo übermittelt werden? Müssen sie gelesen, geprüft, sortiert oder weitergegeben werden? Diese Stellen können einen guten Hinweis darauf geben, wo KI eine hilfreiche Unterstützung sein kann.
Haben Sie einen Prozess ausgewählt, den Sie automatisieren möchten, und sich Gedanken zu dessen Ablauf gemacht, können Sie diesen anhand des Baukastensystems in linqi im Prozessdesigner ganz einfach abbilden. Aber keine Sorge – damit lassen wir Sie nicht alleine.
Ihren ersten Prozess können Sie gemeinsam mit uns aufsetzen. Wir bereiten Ihren Beispielprozess vor und zeigen Ihnen, wie linqi funktioniert und an welchen Stellen sich KI einsetzen lässt. Danach können Sie weitere Prozesse selbst anlegen und an Ihre Abläufe anpassen.
Schreiben Sie uns einfach kurz, welchen Prozess Sie automatisieren möchten und welche Schritte Sie bislang dafür gehen. In nur 30 Minuten zeigen wir Ihnen dann, wie sich der Ablauf umsetzen lässt und wie KI darin zum Einsatz kommt.
Mehr zur Prozessautomatisierung mit linqi
Erst einmal zur Frage: Welcher Prozess eignet sich für den Einstieg? Optimal ist in der Regel ein Ablauf, der regelmäßig vorkommt, viel manuelle Arbeit verursacht und fachlich vollständig verstanden ist. Besonders interessant sind Prozesse, in denen Mitarbeitende Informationen suchen, Dokumente lesen, Inhalte prüfen, Daten übertragen oder Vorgänge vorsortieren. Hier liegt oft das größte Potenzial für Prozessautomatisierung mit KI.
Ein guter erster Use Case muss auch nicht unbedingt groß sein. Ein überschaubarer Prozess ist für den Einstieg in die KI-Prozessautomatisierung oft sogar die bessere Wahl. Nutzen, Fehlerquellen und Sonderfälle lassen sich hier schneller prüfen und bei der Digitalisierung berücksichtigen.
Vor der ersten KI-Automatisierung eines Prozesses sind folgende Fragen hilfreich:
Tipp:
Beantworten Sie einige dieser Fragen in ein paar kurzen Sätzen per E-Mail. Wir können Ihren Prozess dann testweise in linqi abbilden und gemeinsam mit Ihnen besprechen, wie sich die einzelnen Schritte mit KI automatisieren lassen. Unverbindlich und anhand Ihres konkreten Beispiels.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen bearbeitet interne Beschaffungsanträge, wie etwa für die Bestellung von Arbeitskleidung. Die Mitarbeitenden füllen ein Formular mit zuvor frei gestalteten Feldern aus und reichen ihren Bedarf per Mausklick ein.
Die Anfrage wird automatisch an die zuständige Person weitergeleitet und ploppt bei ihr als Nachricht auf. Alle wichtigen Angaben sind bereits enthalten. Zusätzlich erhält sie eine Kostenübersicht, kann frühere Beschaffungsanträge einsehen und sieht, wer als Nächstes zuständig ist oder welche Freigabe noch fehlt – immer in Echtzeit und alles auf einen Blick.
Die freigebende Person muss den Antrag dann nur noch bestätigen. Anschließend wird der Bestellprozess automatisch angestoßen.
In diesem konkreten Beispiel gibt es gleich mehrere Ansatzpunkte für digitale Prozessautomatisierung. Und die gilt es nun aufzudecken.
Bevor auch nur an Prozessautomatisierung mit KI gedacht wird, sollte klar sein, wie der Prozess im Arbeitsalltag bislang tatsächlich abläuft – also nicht, wie er im Optimalfall laufen sollte. Dazu gehören Start und Ende, benötigte Informationen, Beteiligte, Freigaben, Regeln, Ausnahmen und bestehende IT-Systeme.
Für den Beispielprozess könnten die Fragen etwa so beantwortet werden:
Der Beschaffungsantrag wird mehrmals pro Woche gestellt. Besonders viel Zeit kostet die Prüfung: Sind alle Angaben vorhanden? Was wurde zuletzt bestellt? Welche Kosten entstehen? An die Freigabe des Antrags muss meist mehrmals erinnert werden. Die Kommunikationswege gehen dementsprechend oft hin und her.
Die Entscheidung folgt klaren Regeln, zum Beispiel ab welchem Betrag eine zusätzliche Freigabe notwendig ist. Freitext gibt es bei der Beschreibung des Bedarfs. Auch Dokumente wie Angebote oder Produktinformationen können dem Antrag beigefügt werden.
Beteiligt sind die antragstellende Person, die zuständige Person für die Beschaffung und gegebenenfalls eine weitere Person zur Freigabe. Als Systeme kommen das Formular in linqi, die vorhandene Kostenübersicht und die bisherige Bestellübersicht zum Einsatz.
Schritt 1 und 2 lassen sich dadurch gut miteinander verbinden. Am Ende dieser „Startphase“ könnte der zusammengefasste Prozessablauf – zunächst als Stichpunkte auf dem Papier oder in einer E-Mail und anschließend in linqi abgebildet – so aussehen:
Der Prozess steht. Jetzt kann die KI die Arbeit machen – oder? Noch nicht ganz. Eine gute KI-Automatisierung setzt künstliche Intelligenz nur dort ein, wo sie gegenüber einer festen Regel einen echten Vorteil bietet. Alles, was sich eindeutig mit Bedingungen, Zuständigkeiten oder Grenzwerten abbilden lässt, sollte regelbasiert automatisiert werden. So sind die Ergebnisse vorhersehbarer und der Prozess bleibt zuverlässig steuerbar.
In unserem Beispiel kann die KI eine frei formulierte Bedarfsbeschreibung analysieren, Inhalte aus einem beigefügten Dokument extrahieren oder den Antrag einer Beschaffungskategorie zuordnen. Die anschließende Freigabelogik – zum Beispiel nach Betrag, Kostenstelle oder Organisationseinheit – kann linqi über feste Regeln steuern.
Allein mit KI lassen sich keine belastbaren End-to-End-Prozesse automatisieren. Für eine echte KI-Workflow-Automatisierung braucht es zusätzlich eine gute Prozesslogik, klare Rollen und Regeln sowie Schnittstellen, Dokumentationen und definierte Reaktionen auf unterschiedliche Ergebnisse. Diese Klammer bildet linqi.
Bevor der neue KI-Workflow in der gesamten Organisation eingesetzt wird, sollte er mit realistischen Fällen getestet werden. Ein Proof of Concept muss noch nicht den vollständigen späteren Prozess abbilden. Er soll aber zeigen, ob der gewählte Ansatz auch fachlich funktioniert.
Der Proof of Concept innerhalb einer KI-Automatisierung sollte drei Fragen klären:
Für die Beantwortung braucht es vorher klare Kriterien. Beim Beschaffungsbeispiel könnten das die korrekte Zuordnung von Kategorien, der Anteil vollständig erkannter Angaben, die Bearbeitungszeit oder die Zahl notwendiger manueller Korrekturen sein.
linqi bietet hierfür eine Test- und Vorschaufunktion, mit der sich der Prozess probeweise durchspielen lässt. Dadurch kann ein Prozess erprobt, angepasst und bei Bedarf auf den vorherigen Stand zurückgesetzt werden, bevor er in den regulären Betrieb geht.
Egal, wie intelligent die Automatisierung auch ist: Die KI sollte bestimmte Entscheidungen nicht allein treffen. Gerade bei wichtigen oder sensiblen Vorgängen gilt es von Anfang an festzulegen, wann ein Ergebnis automatisch weiterverarbeitet werden darf und wann ein Mensch es noch einmal selbst prüft.
Eine praktikable Logik könnte lauten: Ist die KI-Zuordnung eindeutig und sind alle Pflichtangaben vorhanden, läuft der Prozess automatisch weiter. Fehlen Informationen oder liegt das Ergebnis außerhalb eines definierten Rahmens, erstellt linqi eine Aufgabe für die zuständige Person.
So entstehen automatisierte Workflows, die auf nachvollziehbaren Kriterien beruhen. Die KI verarbeitet komplexe Inhalte. linqi sorgt für klare Abläufe, Zuständigkeiten und Eskalationen. Die Kontrolle behält aber immer ein zuständiger Mitarbeitender und damit ein „Human-in-the-Loop“.
War die Generalprobe erfolgreich, geht es an die Spezialfälle. Wie gut die Automatisierung funktioniert, entscheidet sich oft an Fällen, die im Arbeitsalltag Schwierigkeiten machen: unvollständige Angaben, ungewöhnliche Formulierungen, falsche Dateiformate, doppelte Anträge, fehlende Zuständigkeiten oder widersprüchliche Informationen.
Deshalb sollten Fachanwender diese Fälle früh testen. Sie kennen die Ausnahmen, die in technischen Konzepten leicht übersehen werden. Gleichzeitig lässt sich beobachten, ob die KI-Prozessoptimierung tatsächlich Zeit spart oder Arbeit lediglich an eine andere Stelle verschiebt.
Wenn der Prozess fachlich stabil läuft, beginnt die nächste Phase. In linqi lässt sich beim automatisierten Prozess schnell erkennen: Welche Schritte dauern weiterhin wie lange? Wo muss oft eingegriffen werden? Welche Ausnahmen treten häufiger auf als erwartet?
linqi stellt für die Analyse der Automatisierung Prozessdaten und Auswertungsmöglichkeiten bereit. Damit werden Muster sichtbar, die im Tagesgeschäft leicht untergehen. Auf dieser Grundlage lässt sich der Workflow gezielt weiterentwickeln.
Erst wenn der Ablauf stabil ist, geht es an den nächsten manuellen Prozess und die Automatisierung kann skaliert werden. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoller, wenige KI-Workflows sauber aufzubauen und daraus zu lernen, als viele Vorhaben gleichzeitig zu starten. Das Vorgehen bleibt dabei klar: Use Case auswählen, Prozess verstehen, KI gezielt integrieren, testen, messen und ausrollen.
Jetzt den ersten eigenen Prozess automatisieren
Auch für KI in der Verwaltung gilt: Geeignet sind vor allem Prozesse, bei denen Beschäftigte regelmäßig große Mengen an Informationen suchen, lesen, zuordnen oder auf Vollständigkeit prüfen.
Mögliche Anwendungsfälle sind die Vorstrukturierung eingehender Bürgeranfragen, die Sichtung von Unterlagen in internen Verfahren oder die Vorbereitung von Prüf- und Genehmigungsschritten. Die KI kann Inhalte erfassen, zusammenfassen oder kategorisieren. Die fachliche Entscheidung und die Prozesslogik bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Gerade für Verwaltungen ist ein schrittweises Vorgehen besonders wichtig: zuerst einen konkreten Use Case identifizieren, dann die fachliche Eignung in einem begrenzten Proof of Concept prüfen und erst dann skalieren. Ein großer Vorteil im Arbeitsalltag: Mit linqi können Fachbereiche selbst an der Prozessdigitalisierung arbeiten, ohne jede Anpassung als klassisches Entwicklungsprojekt an die IT geben zu müssen.
Unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren
Nur wer die typischen Gründe für das Scheitern von KI-Automatisierung kennt, kann sie frühzeitig berücksichtigen und gezielt aus dem Weg räumen. Mit linqi entstehen einige dieser Probleme erst gar nicht.
Die Übersetzung zwischen Fachwissen und technischer Umsetzung stellt sich oft als kompliziert heraus: Der Fachbereich kennt den Prozess, kann die Anforderungen aber nicht immer technisch formulieren. Die IT kennt wiederum die Systeme, ist aber fachlich nicht so tief im jeweiligen Prozess.
Der No-Code-Ansatz von linqi verkleinert diese Distanz. Wenn Fachanwendende Abläufe selbst modellieren, testen und verändern können, wird Prozesswissen unmittelbar in funktionierende Workflows übersetzt.
Ein zweiter Punkt ist das Mandat. Wer Prozesse verbessern soll, muss sie auch verändern dürfen. Fehlen klare Verantwortlichkeiten oder nötige Entscheidungsräume, bleibt selbst die beste KI-Integration im Pilotstatus hängen.
Eine Automatisierung braucht Raum zum Ausprobieren. Ein Proof of Concept ist noch kein fertiges Produkt. Wer erwartet, dass der erste KI-Workflow sofort jeden Sonderfall perfekt beherrscht, verhindert die Lernschleifen, die für eine robuste Lösung notwendig sind.
Wer Prozesse mit KI automatisieren möchte, braucht zuerst einen guten Prozess und dann die richtige Aufgabenteilung zwischen KI und Automatisierung. Die künstliche Intelligenz eignet sich für das Verstehen, Strukturieren und Bewerten von Informationen. linqi verbindet diese Fähigkeiten mit klaren Regeln, Zuständigkeiten, Freigaben, Schnittstellen und einem nachvollziehbaren Workflow.
Der beste Einstieg in die Prozessautomatisierung mit KI sollte deshalb bewusst klein und einfach ausfallen: relevanten Use Case auswählen, den Ablauf sauber abbilden, KI an sinnvollen Stellen integrieren und das Ergebnis mit echten Fällen testen. Wenn dieses Muster funktioniert, lässt es sich auf weitere Prozesse in Unternehmen, Verwaltungen und anderen Organisationen übertragen. Einmal vom linqi-Team angeleitet, können Sie weitere Prozesse selbst anlegen und Zeit sparen.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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