Die Prozessaufnahme ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessanalyse. Nur wenn die Prozessaufnahme hinreichend durchgeführt wurde, kann daraus ein funktionierendes Prozessmanagement resultieren. Allgemein dient die Prozessaufnahme dazu, herauszufinden, welche Prozesse im Unternehmen existieren und ablaufen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Prozessaufnahme genau ist, wie sie sich im Kontext von Prozessanalyse und Prozessmanagement verhält und wie Sie vorgehen müssen, um eine Prozessaufnahme in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Darüber hinaus finden Sie in diesem Artikel auch eine Vorlage und eine Checkliste dazu, wie Sie eine gute Prozessaufnahme durchführen – kinderleicht gelingt das beispielsweise mit linqi.
Durch eine Prozessaufnahme wollen Unternehmen herausfinden, welche Prozesse es gibt und wie diese ablaufen, um diese festzuhalten ggf. im nächsten Schritt zu optimieren. Die Prozessaufnahme ist Teil der Prozessanalyse und beschreibt das Identifizieren und das Darstellen der Prozesse im Unternehmen.
Die Prozessaufnahme beschäftigt sich demnach damit, die Prozesse erstmalig sichtbar zu machen. Dadurch ist Sie ein fundamentaler Bestandteil der Prozessanalyse, denn eines der Hauptziele der Prozessanalyse ist es, einen Überblick über die Prozesssituation im Unternehmen zu schaffen.
Mit der Prozessaufnahme starten Sie einen grundlegenden Wandel im Unternehmen: Durch die Prozessaufnahme werden Prozesse sichtbar, Abläufe nachvollziehbar und die Arbeit stärker am Prozessmanagement ausgerichtet. Die Prozessaufnahme ist dabei nur der erste Schritt. Nach und nach verinnerlicht jeder Mitarbeiter die prozessorientierte Arbeitsweise, sodass ein langfristig funktionierendes Prozessmanagement entsteht. Mit Unterstützung von Tools wie linqi lässt sich die Prozessaufnahme effizient umsetzen und direkt in ein nachhaltiges Prozessmanagement überführen.
Die Aufgaben der Prozessaufnahme sind:
Das Ausfindigmachen der Schwachstellen lässt sich nur teilweise der Prozessaufnahme zuschreiben. Durch die Identifizierung und Darstellung können schon Probleme sichtbar werden, aber es ist nicht das eigentliche Ziel der Prozessaufnahme.
Die übrigen drei Schritte treffen viel eher den Kern der Prozessaufnahme. Zunächst identifiziert man alle Prozesse im Unternehmen und beschreibt diese. Dies geht eng mit der Unterscheidung der Prozesse einher.
Die Prozessaufnahme bildet damit auch die Grundlage für eine spätere Prozesslandkarte und die einzelnen Prozessbeschreibungen.
Überall wird die Prozessaufnahme leicht unterschiedlich definiert. Das Vorgehen ist dennoch meist sehr ähnlich, da sich die meisten Quellen darüber einig sind, dass es vor allem ums Identifizieren, Abgrenzen und Beschreiben der Prozesse geht.
Im ersten Schritt gilt es, alle Prozesse im Unternehmen ausfindig zu machen. Dazu können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Die üblichen Methoden sind: Beobachtungen, Interviews, Fragebögen und Workshops. Diese Methoden sind im Abschnitt über die Prozessaufnahmemethoden detaillierter beschrieben.
Nachdem Sie sich einen groben Überblick darüber verschafft haben, welche Prozesse es überhaupt gibt, müssen Sie die Prozesse voneinander abgrenzen. Welche Arbeitsschritte gehören wirklich zu einem Prozess? Ein Prozess hat in der Regel immer ein bestimmtes Resultat. Am besten notieren Sie für jeden Prozess das Ergebnis und können so die unterschiedlichen Resultate voneinander abgrenzen., wodurch die einzelnen Prozesse deutlich werden.
Im Anschluss an den zweiten Schritt müssen Sie die einzelnen Prozesse beschreiben. Das funktioniert am besten in Form einer Prozessbeschreibung. In der Prozessbeschreibung werden alle einzelnen Prozessschritte detailliert beschrieben und Sie definieren was den Prozess ausmacht. Außerdem beantwortet eine Prozessbeschreibung alle gängigen Fragen zum betroffenen Prozess.
Schließlich müssen Sie die Prozesse noch dokumentieren. Dafür haben Sie in Schritt drei schon die Grundlage geschaffen. Eine Prozessbeschreibung stellt eine gute Dokumentation eines einzelnen Prozesses dar. Im Idealfall führen Sie diese einzelnen Beschreibungen nun in einem Prozessmanagementsystem zusammen.
Das System enthält dann alle Prozesse inklusive der Beschreibungen. Optimal wäre es, wenn die Prozesse aufeinander Bezug nehmen. Dadurch stehen die Prozesse nicht mehr für sich allein, sondern können im Gesamtkontext des Unternehmens betrachtet werden.
Um die Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Die üblichen Methoden lauten:
Beobachtungen: Klassische Methode, zeitaufwendig, gibt einen direkten Einblick in die Abläufe. Process Mining ist eine moderne Variante, die Prozesse automatisiert erkennt.
Standardisierte Interviews: Aufwendig in der Vorbereitung, liefern aber tiefe Einblicke und lassen sich gut mit Beobachtungen kombinieren.
Fragebögen: Einmalig aufwendig, danach großflächig einsetzbar; besonders geeignet für viele Teilnehmer, jedoch anfällig für Missverständnisse.
Workshops: Am aufwendigsten, erfordern intensive Vorbereitung und Moderation, bieten dafür aber die umfassendsten Einblicke in Unternehmensprozesse.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl der richtigen Methode oder beim strukturierten Erfassen der Prozesse? Mit Tools wie linqi lassen sich die Ergebnisse direkt übersichtlich dokumentieren und für die weitere Prozessanalyse nutzbar machen.
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Die Prozessaufnahme läuft nicht immer fehlerfrei ab. Daher haben wir Ihnen die vier häufigsten Fehler zusammengestellt und präsentieren dafür mögliche Lösungen. Diese vier Fehler beziehen sich auf die Nachvollziehbarkeit, auf die Ausnahmen von Prozessen, auf die Prozessidentifikation und auf die Vernachlässigung vermeintlich unwichtiger Prozesse. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Fehler vermeiden können.
Oft wird die Verständlichkeit der Prozessdarstellung überschätzt – nicht nur bei neuen, auch bei erfahrenen Mitarbeitern. Ein geordnetes Vorgehen und Schulungen für Mitarbeiter, wie eine gute Prozessbeschreibung erstellt wird, sorgen dafür, dass alle Beteiligten die Abläufe nachvollziehen können.
In Interviews oder Workshops wird manchmal über Sonderfälle gesprochen, die nicht den Standardprozess widerspiegeln. Achten Sie darauf, dass das Team sich auf den Standardablauf konzentriert, um realistische Prozessdaten zu erfassen.
Werden zu wenige Mitarbeiter einbezogen, entstehen unvollständige oder fehlerhafte Annahmen. Beziehen Sie mehrere Beschäftigte mit ähnlichen Aufgaben ein, um alle relevanten Abläufe korrekt zu erfassen.
Selbst scheinbar unwichtige Prozesse können später entscheidend sein, insbesondere wenn sie mit anderen Prozessen interagieren. Erfassen Sie möglichst alle Prozesse, um ein vollständiges und effizientes Prozessmanagement aufzubauen.
Am einfachsten lassen sich diese Fehler vermeiden, wenn Sie Prozessaufnahme Tools einsetzen, die Ihnen helfen, alle Abläufe strukturiert zu erfassen und korrekt zu dokumentieren.
Effiziente Prozessaufnahme-Tools helfen Ihnen, Prozesse strukturiert zu erfassen, zu dokumentieren und direkt zu visualisieren. Ein modernes Prozessaufnahme-Tool wie linqi – das weit aus mehr Funktionen zum Projektmanagement bietet – ermöglicht es, Vorlagen zu nutzen, Prozesse zentral zu speichern und typische Fehler wie unvollständige oder falsch zugeordnete Abläufe zu vermeiden. Gleichzeitig erleichtern solche Tools die spätere Erstellung einer Prozesslandkarte und die Integration in Ihr gesamtes Prozessmanagement, sodass Sie von Anfang an eine solide Basis für Optimierung und prozessorientiertes Arbeiten schaffen.
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Die Prozessaufnahme gehört zu den zentralen Bestandteilen eines Prozessmanagements. Ohne die Prozessaufnahme kann kein funktionierendes Prozessmanagement zustande kommen. Insbesondere für die spätere Optimierung der Prozesse ist sie von besonderer Bedeutung. Deshalb sollte die Prozessaufnahme sehr gründlich durchgeführt werden.
Mit Prozessaufnahme-Tools wie linqi lässt sich dieser Schritt effizient und individuell an Ihre Rahmenbedingungen anpassen. Für jede Branche und jedes Unternehmen finden die Experten von linqi eine passende Lösung und unterstützen Sie bei Bedarf unkompliziert dabei, Ihre Prozessaufnahme und -optimierung erfolgreich umzusetzen.
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