Effiziente, fehlerfreie Prozesse sind der Schlüssel zu Wettbewerbsfähigkeit, Kundenzufriedenheit und sogar Mitarbeiterzufriedenheit. Doch um das zu erreichen, sind Automatisierung und Digitalisierung, Analyse und kontinuierliche Optimierung aller Prozesse notwendig: Das ist der Kern von Business Process Management (BPM).
Auf dem Markt gibt es zahlreiche BPM-Tools, die Unternehmen dabei unterstützen sollen, Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Was ein BPM-Tool für Ihre Organisation können muss und welche Funktionen unverzichtbar sind, erklären wir in diesem Artikel.
Ein BPM-Tool ist eine Software, in der Prozesse modelliert, durchgeführt und analysiert werden können. Meistens besteht auch die Möglichkeit, wiederkehrende Prozessschritte über das BPM-Tool zu automatisieren. Die Prozesse und Strukturen werden dadurch nicht nur effizienter, sondern auch transparenter: Manager und Führungskräfte haben stets einen Überblick über den aktuellen Stand, erkennen Optimierungspotenziale und können entsprechend handeln.
Welche genauen Funktionen das richtige Tool für Ihre Organisation besitzen sollte, hängt natürlich von ihren Anforderungen ab. Es gibt aber einige Dinge, die auf keinen Fall fehlen sollten:
Prozesse sollten sich einfach und intuitiv modellieren lassen, zum Beispiel in einem grafischen Drag-and-Drop-Designer. Das BPM-Tool linqi stellt alle gängigen BPMN-2.0-Symbole zur Verfügung, mit denen jeder Prozesse darstellen und sie nachvollziehen kann. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und IT. Außerdem lassen sich die Prozessdesigns im BPMN 2.0 XML-Standardformat auch importieren oder exportieren.
Ziel des Business Process Management ist es, alle Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Ein BPM-Tool sollte deshalb die Möglichkeit bieten, Prozessänderungen zu simulieren und zu testen, bevor sie in Betrieb genommen werden. Linqi ermöglicht Testprozesse, sorgt aber durch Versionierungen auch nach Inbetriebnahme einer Änderung dafür, dass sie im Notfall leicht rückgängig gemacht werden kann.
Die wenigsten Prozesse im Unternehmen sind starr und immer gleich. Es gibt immer Variablen, beispielsweise beim Rechnungsprozess: Bis zu einer bestimmten Rechnungssumme ist ein bestimmter Mitarbeiter verantwortlich – Wird die Rechnungssumme überschritten, liegt die Verantwortlichkeit z.B. beim Geschäftsführer. Mit linqi ist es möglich, diese Variablen in den Prozess zu integrieren. Damit passt sich der Prozess automatisch an die Voraussetzungen an.
Das bringt uns zum nächsten Punkt: Automatisierung. Zahlreiche sich wiederholende Schritte können mit linqi automatisiert werden. Bleiben wir beim Rechnungsprozess: Eine eingehende Rechnung muss nicht mehr manuell an die zuständige Person weitergeleitet werden, sondern landet automatisch im Postfach des Mitarbeiters mit der Freigabeberechtigung. linqi kann auch automatische Erinnerungen senden, wenn eine Rechnung oder ein anderes Dokument zu lange unbearbeitet bleibt.
Damit Prozesse über alle Bereiche digitalisiert und automatisiert werden können, ist es notwendig, dass das BPM-Tool Schnittstellen zu anderen Programmen hat. linqi kann mit nahezu allen anderen Softwares integriert werden, darunter zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware. Wird eine Rechnung freigegeben, wird sie automatisch rechtssicher abgelegt und die Daten werden an die Buchhaltungssoftware übertragen.
Damit ein BPM-Tool wirklich Transparenz in die Geschäftsprozesse bringt, muss es entsprechende Kennzahlen und Daten aufzeichnen und in einem übersichtlichen Dashboard zur Verfügung stellen. Mit linqi haben Sie die Möglichkeit, Ihr Dashboard individuell anzupassen und sich genau die Daten anzeigen zu lassen, die Sie brauchen. Dabei liefert linqi sowohl Echtzeit-Daten als auch Rückblicke auf vergangene Monate oder Jahre und vereinfacht mit einer direkten Verbindung zu PostgreSQL, Microsoft SQL Server, MySQL, Excel und mehr die Datenverarbeitung.
Wie viele Fehler passieren in einem Prozess? Wo sind die größten Engpässe, wo die längsten unnötigen Wartezeiten? Was verursacht die höchsten Kosten und warum? linqi liefert Ihnen datenbasierte Antworten auf diese Fragen, macht automatisch auf ungenutzte Prozesse aufmerksam und hilft Ihnen so, Ihre Prozesse zu analysieren und nachhaltig zu verbessern.
Ein BPM-Tool wird ein zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse: Das bedeutet, dass damit auch sensible Daten wie persönliche Kundeninformationen, Bankverbindungen und andere schützenswerte Geschäftsdaten verwaltet werden. Die Sicherheitsstandards müssen entsprechend hoch sein.
Der große Vorteil von linqi ist, dass die Software in Deutschland entwickelt und gehostet wird und damit 100% DSGVO-konform ist. Wir stellen die dauerhafte Sicherheit und Verfügbarkeit der Software durch zahlreiche Maßnahmen sicher:
Durch regelmäßige DSGVO-Audits stellen wir sicher, dass unsere Plattform den Anforderungen entspricht. Auch Ihnen machen wir die Einhaltung von DSGVO-Standards leichter: Sie können sämtliche eigene Daten für separate Back-Ups herunterladen und die Zugriffe auf sensible Daten durch individuelle Berechtigungen und Mandanten beschränken. Außerdem werden alle Daten gemäß individueller Zeitvorgaben automatisch gelöscht.
Egal, wie viele Top-Funktionen ein BPM-Tool hat: Der entscheidende Erfolgsfaktor ist, dass es ins Unternehmen passt. Das heißt, es sollte alle Ihre individuellen Prozesse abbilden und automatisieren können und für alle Mitarbeiter einfach verständlich sein.
linqi vereint beides. Das Tool lässt sich einerseits komplett individuell auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden:
Auf der anderen Seite ist linqi für alle Mitarbeiter verständlich und bedienbar. Es sind weder IT-Expertise noch Coding-Kenntnisse nötig, um Ihre Prozesse mit linqi zu automatisieren. Die Benutzeroberfläche ist komplett visuell und intuitiv – Sofern er die Prozesse genau kennt, kann sogar ein Praktikant sie in kurzer Zeit in linqi darstellen.
Dadurch verschwindet die Kommunikationshürde zwischen Entwickler, Führungskraft und Mitarbeiter. Mit linqi sprechen alle dieselbe Sprache und können deutlich effektiver zusammenarbeiten.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
Live-Demo anfragen
