Dieser Software-Vergleich ordnet die wichtigsten Prozessautomatisierungs-Tools technisch ein, zeigt Vor- und Nachteile und macht sichtbar, warum No-Code-Plattformen wie linqi die Welt der Prozessautomatisierung grundlegend verändert haben.
BPMN – ausgeschrieben Business Process Model and Notation – ist ein internationaler Standard, um Abläufe sichtbar und verständlich zu modellieren. BPMN beschreibt Prozesse grafisch in Form von Diagrammen, die zeigen, wie ein Ablauf funktioniert, wer beteiligt ist und welche Schritte aufeinander folgen.
Wichtig ist: BPMN dokumentiert Prozesse. Es automatisiert sie nicht. Dafür benötigt es Prozessplattformen, wie linqi, die BPMN-Diagramme nutzen und weiterverarbeiten.
Diese Diagramme schaffen Struktur und ein gemeinsames Verständnis, sind aber kein ausführbares System, das Schritte selbst übernimmt oder Entscheidungen ausführt. Genau das unterscheidet BPMN klar von Prozessplattformen wie linqi.
Technische Stärken:
Technische Grenzen:
Praxisbeispiel für BPMN:
Ein Unternehmen modelliert den Onboarding‑Prozess per BPMN, um Verantwortlichkeiten, Fristen und Schritte klar darzustellen. Die Diagramme helfen Teams, den Ablauf zu standardisieren – die Durchführung muss jedoch weiterhin manuell oder in einem separaten System erfolgen.
Übrigens: Bestehende BPMN-Diagramme lassen sich dank BPMN 2.0 in linqi übernehmen.
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Die RPA automatisiert Tätigkeiten, die sonst ein Mensch ausführen würde – zum Beispiel Klickfolgen, Copy-Paste-Aufgaben etc. Dazu nutzt sie Software-Bots, die die wiederkehrenden Schritte in Benutzeroberflächen ausführen. Ein RPA ist dort besonders stark, wo es feste Regeln gibt und Abläufe in großen Volumina vorkommen. Typisch ist der Einsatz in Bereichen, in denen eine große Menge standardisierter Eingaben verarbeitet werden muss, zum Beispiel in der Buchhaltung, im Kundenservice oder bei Datentransfers zwischen nicht integrierten Anwendungen.
Technische Stärken:
Technische Grenzen:
Praxisbeispiel für RPA:
Ein Bot übernimmt täglich die Übertragung von Rechnungsdaten aus einem E-Mail-Anhang in eine alte Buchhaltungssoftware ohne Schnittstelle. Eine Aufgabe, die technisch funktioniert – aber bei jeder UI‑Änderung erneut angepasst werden muss.
Low-Code ist im Grunde der Vorgänger des No-Code-Ansatzes. Er kombiniert eine visuelle Modellierung und Automatisierung der Abläufe mit der Möglichkeit, diese zu erweitern. Das Prozessmanagement lässt sich hier zu einem Teil ohne Code, also ohne Programmierung umsetzen – aber eben nicht ganz. Das bedeutet, es müssen IT-Ressourcen zur Verfügung stehen, sonst geht es nicht weiter. Fachbereiche können viele Schritte selbst modellieren, stoßen aber schnell an Grenzen, wenn Sonderlogik, Integrationen oder komplexe Datenmodelle gebraucht werden.
Technische Stärken:
Technische Grenzen:
Praxisbeispiel für Low-Code:
Ein Unternehmen baut ein internes Service‑Portal, in dem Mitarbeitende Tickets anlegen, den Status einsehen und standortabhängige Logik automatisch ausgelöst wird. Die Grundlogik entsteht visuell – die Standort‑Sonderregeln werden jedoch per Code ergänzt und müssen von der IT gepflegt werden.
High-End-Prozessplattformen bündeln die Modellierung, Workflow-Steuerung, Integration und das Monitoring in einer zentralen Umgebung. Diese Plattformen bringen eine enorme Funktionsbreite mit – gleichzeitig aber auch eine Komplexität, die zwingend erfahrene IT‑Teams, klare Architekturvorgaben und intensive Einarbeitung erfordert. Deshalb lohnen sie sich vor allem für Prozesse, die wirklich unternehmensweit, kritisch und dauerhaft stabil sein müssen.
Technische Stärken:
Technische Grenzen:
Praxisbeispiel für High End Prozessplattformen:
Ein globaler Purchase‑to‑Pay‑Prozess verbindet Einkauf, Finance, Compliance, Lieferantenmanagement und Reporting in einer zentralen Plattform. Rollenbasierte Freigaben, Audit‑Trails, Eskalationen und Monitoring stehen vollständig integriert zur Verfügung – eine typische Anwendung, bei der die Komplexität und Stabilität einer High‑End‑Plattform wirklich zum Tragen kommt.
Kommen wir schließlich zur No-Code-Prozessautomation. Sie zielt darauf ab, Prozesse ohne Programmierung zu digitalisieren und zu automatisieren. Fachabteilungen können Abläufe selbst gestalten, ändern und betreiben – ohne lange Entwicklungszyklen oder IT‑Engpässe. Formulare, Regeln, Rollen, Automationen und Integrationen werden visuell zusammengebaut und lassen sich jederzeit anpassen.
Dieser Ansatz eignet sich besonders für moderne Unternehmen, die ihre internen Abläufe kontinuierlich optimieren möchten, ohne jedes Mal ein technisches Projekt lostreten zu müssen.
Technische Stärken:
Technische Grenzen:
Praxisbeispiel für No-Code:
Eine Urlaubsanfrage wird in eine No-Code-Plattform wie linqi als Formular erfasst, automatisch an die richtige Führungskraft zur Freigabe geschickt und danach an HR weitergeleitet. Alles läuft transparent, vollständig nachvollziehbar und ohne manuelle Zwischenschritte.
| Lösung | Einfach erklärt | Gut geeignet, wenn … | Weniger geeignet, bei … |
|---|---|---|---|
| No-Code | Prozesse werden ohne Programmierung automatisiert und digitalisiert | – Prozesse schnell digital werden sollen – Fachbereiche Abläufe selbst bauen und ändern sollen | – extrem individueller Sonderlogik – Anforderungen, die zwingend Code benötigen |
| Low-Code | Prozesse sind teilweise ohne Code umsetzbar, Speziallogiken erfordern Programmieren | – IT‑Ressourcen regelmäßig eingebunden werden können – komplexe oder hybride Anforderungen bestehen | – fehlenden IT‑Ressourcen – Szenarien, in denen schnelle Umsetzung ohne Programmierung nötig ist |
| BPMN | Abläufe können grafisch dokumentiert und strukturiert werden | – Prozesse strukturiert dargestellt oder analysiert werden sollen – Dokumentation und Transparenz im Vordergrund stehen | – wenn operative Automatisierung gewünscht ist – wenn Effizienzsteigerung erwartet wird |
| High End Prozess-plattform | Enterprise‑Lösung für komplexe, langfristige und system-übergreifende Prozesse. | – mehrere Abteilungen beteiligt sind – Prozesse langlebig, kritisch und unternehmensweit genutzt werden | – sehr schnellen Projekten mit kurzer Time‑to‑Value – einfachen internen Abläufen ohne große Governance‑Anforderungen |
| RPA | Software‑Bots klicken sich durch Programme wie ein Mensch | – alte Systeme keine Schnittstellen haben – viel manuelle, regelbasierte Dateneingabe anfällt | – stark variierenden Prozessen – Abläufen, die dauerhaft zuverlässig laufen müssen |
Je mehr komplexe Regeln, Sonderfälle und Ausnahmen, die Codieren verlangen, desto eher braucht es Low-Code oder High-End-Plattformen. Diese Ansätze können komplexe Anforderungen technisch sauber abbilden, erfordern aber auch IT‑Expertise. Für klar strukturierte Prozesse mit wiederkehrenden Mustern – wie Genehmigungen, interne Anträge oder standardisierte Fachbereichsabläufe – ist eine No‑Code‑Plattform wie linqi in der Regel der schnellste und pragmatischste Weg. Eigenes Programmieren ist bei No-Code nicht nötig.
Wenn Prozesse vom Fachbereich selbst aufgesetzt und bearbeitet werden sollen, ist linqi als No-Code-Plattform meist der schnellste Weg. No-Code erlaubt es nahezu jedem Mitarbeiter, Prozesse zu visualisieren und umzusetzen. Gibt es dagegen bereits eine hauseigene IT-Abteilung mit freien Kapazitäten, kann eine Low-Code- oder High-End-Lösung ebenfalls geeignet sein. Entscheidende Beurteilungskriterien sind dabei die Komplexität der umzusetzenden Prozesse und die Präferenz, welche Abteilung für die Prozessautomatisierung zuständig sein soll.
Wenn Abläufe schnell digital werden sollen und eine kurze Time‑to‑Value entscheidend ist, eignen sich No‑Code‑Plattformen besonders gut. Auch Low‑Code kann sinnvoll sein, wenn IT‑Teams verfügbar sind und die Prozesse eine große Flexibilität benötigen.
Für unternehmensweite Kernprozesse, die über viele Systeme laufen, große Volumen haben oder langfristig extrem stabil sein müssen, lohnt sich der Blick auf eine High‑End‑Prozessplattform. Diese Lösungen sind allerdings preisintensiver und komplexer.
Soll die Digitalisierung ohne Programmierkenntnisse, direkt durch den Fachbereich, mit Drag‑and‑Drop‑Editoren funktionieren? Dann ist No‑Code die richtige Wahl. Wenn Prozesse stark individualisiert werden müssen oder die IT eine aktive Rolle im Modellieren übernehmen soll, bietet Low‑Code mehr Freiheitsgrade. High‑End‑Plattformen werden dann relevant, wenn die Prozesslandschaft dauerhaft komplex ist und umfangreiche Governance, Rollenmodelle und Audits benötigt werden.
Wenn Formulare, strukturierte Eingaben, Weiterleitungen, Regeln oder digitale Dokumente im Zentrum stehen, kommen No‑Code, Low‑Code und High‑End‑Plattformen in Frage. Diese Lösungen bringen die nötigen Bausteine bereits mit oder integrieren sie tief ins Prozessmodell.
Reine Modellierungsansätze wie BPMN oder reine Integrationslösungen wie RPA bieten solche Funktionen dagegen nur eingeschränkt oder gar nicht.
Wer Prozesse im Unternehmen digitalisieren möchte, braucht vor allem eines: Klarheit darüber, welcher technische Ansatz welche Aufgabe löst.
Jede Lösung hat ihren Platz – und ihre Grenzen:
Am Ende gilt: Die beste Lösung ist die, die zu den eigenen Prozessen passt – und die Mitarbeitenden direkt in die Lage versetzt, Abläufe einfacher, klarer und zukunftsfähiger zu gestalten.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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