Von manuellen zu automatisierten Prozessen

Fünf Lösungsansätze im Überblick

Die Digitalisierung von wiederholbaren Vorgängen und komplexen Geschäftsprozessen ist für viele Unternehmen ein großes Thema, nicht zuletzt, um konkurrenzfähig zu bleiben, steigenden Kundenerwartungen gerecht zu werden oder um mit weniger Personal deutlich mehr leisten zu können. Der Markt bietet auf den ersten Blick eine große Bandbreite von Software und Tools, um Prozesse zu digitalisieren und Informationen, Dokumente und Formulare digital zu organisieren.

Wenn man sich aber anschaut, welche Probleme durch die digitale Transformation gelöst werden sollen, wird schnell klar, dass es nichts bringt, einfach irgendein digitales Tool auf die Probleme zu werfen und zu hoffen, dass sie sich dadurch in Luft auflösen. Vielmehr geht es darum, die passende Lösung zu finden. Wir haben dazu ein paar Vorschläge.

Welche Probleme müssen gelöst werden?

So unterschiedlich analoge Prozesse in verschiedenen Unternehmen auch sind, im Kern sind es häufig sehr ähnliche Probleme und Herausforderungen.

• Zeitaufwändige Arbeitsabläufe
  Manuelle Vorgänge sind häufig zeitaufwändig und dauern oft unnötig lange. Dokumente werden ausgedruckt, laufen durch zahlreiche Hände, bleiben unterwegs liegen, gehen verloren, tauchen wieder auf – Gerade bei Prozessen wie z.B. der Rechnungsfreigabe, Krankmeldungen, Urlaubsanträgen oder auch bei Bestellungen können Unternehmen digitale Tools nutzen, um den Prozess weitestgehend oder sogar komplett zu automatisieren. Das spart jede Menge Zeit.
• Fehleranfällige manuelle Prozesse
  Jeder manuelle Schritt in einem Prozess hat ein gewisses Fehlerpotenzial – vor allem, wenn die Schritte nicht genau definiert sind. Ein digitalisierter Prozess, bei dem alle Schritte von einer Software ausgeführt werden, ist deutlich weniger fehleranfällig. Voraussetzung ist natürlich, dass der Prozess mit aktuellen, korrekten Daten und den richtigen Prozessschritten fehlerfrei digitalisiert wurde.
• Mangelhafte Auswertbarkeit
  Manuelle Arbeitsvorgänge können in der Regel nicht so leicht analysiert und ausgewertet werden. Dadurch fehlt dem Unternehmen ein transparentes Bild der Ist-Situation, und auch die Optimierung von Prozessen ist dann nur schwer möglich. Digitale Prozesse hingegen bieten Unternehmen weitreichende Möglichkeiten, um Vorgänge und Arbeitsabläufe zu analysieren und auszuwerten. Das bietet zum einen die Chance viel schneller ein transparentes Bild der aktuellen Lage zu erhalten und fördert die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen

Fünf Lösungsansätze für bessere Prozesse

Es gibt sehr unterschiedliche Lösungsansätze, wie man die oben beschriebenen Probleme und Herausforderungen lösen kann. Die bekanntesten Ansätze möchten wir Ihnen hier vorstellen.

1. Mehr Personal einstellen
   Mit mehr Personal können Aufgaben schneller ausgeführt werden und am Ende kann ein insgesamt besserer Prozessablauf stehen. Es ist allerdings ein kostspieliger Ansatz und eine große Effizienzsteigerung ist damit nicht möglich. Letztlich wäre das Einstellen von mehr Personal natürlich auch kein Schritt in Richtung Digitalisierung. Unternehmen können damit zwar partiell einen kleinen Erfolg erzielen und ein Problem vielleicht etwas besser in den Griff kriegen, aber die grundsätzliche Transformation zu einem digitalen Unternehmen bleibt aus.
2. Fachbereichs- und Nischenlösungen
   Viele Software-Lösungen sind auf Fachbereiche und Nischen spezialisiert und bieten in diesen Bereichen hervorragende Lösungen, so z.B. moderne CRM-Systeme, die digitale Prozesse und Automationen im Vertrieb ermöglichen. Die positiven Auswirkungen beschränken sich jedoch in der Regel stets auf eine Abteilung, während abteilungs- und systemübergreifende Vorgänge mit solchen Plattformen nicht gelöst werden können.
3. Robotic Process Automation (RPA)
   Auch mit RPA können Unternehmen repetitive und regelbasierte Aufgaben durch Software-Roboter automatisieren. Ein Vorteil ist die recht schnelle Implementierung ohne tiefgreifende Änderungen in bestehenden Systemen. Allerdings stoßen solche Lösungen bei vom Standard abweichenden Prozessen schnell an ihre Grenzen. Komplexe abteilungs- und systemübergreifende Prozessautomationen lassen sich mit RPA nicht umsetzen. Zudem können hohe Anschaffungskosten und der laufende Wartungsbedarf eine Herausforderung darstellen.
4. Low-Code Prozess-Software
   Mit Low-Code Software können unterschiedlichste Geschäftsprozesse sehr flexibel digitalisiert und automatisiert werden. Dank visueller Drag-and-Drop-Editoren lassen sich relativ leicht komplexe Workflows erstellen. Die Lösungen sind mitunter sehr mächtig, erfordern jedoch an der einen oder anderen Stelle Programmierung. Auch wenn eher wenig Codierung („low code“) erforderlich ist, so müssen die IT-Ressourcen dennoch ständig bereitgehalten werden und bergen auch das Risiko eines „Bottlenecks“. Low-Code Lösungen sind häufig teuer oder sogar extrem kostspielig und die hohe Komplexität erfordert eine lange und intensive Einarbeitung.
5. No-Code Prozess-Software
   No-Code Technologie ist der Nachfolger des Low-Code Ansatzes und hat den entscheidenden Vorteil, dass überhaupt keine Programmierung notwendig ist, um die Software zu nutzen. Das setzt im direkten Vergleich mit Low-Code noch einmal deutlich mehr Potenziale frei und bedeutet, dass Anwender und Fachabteilungen absolut selbstständig ihre Prozesse bauen und fortlaufend optimieren können. IT-Ressourcen werden weder benötigt noch müssen sie ständig bereitgehalten werden.No-Code ist insofern für viele auch das, was man von einer modernen Software im Zeitalter von KI erwarten kann: Intuitiv leichte Bedienung über Editoren, die smarte Optionen und sinnvolle Vorschläge bieten und deren Bedienung leicht lernbar ist. Sicher, auch No-Code hat einen Nachteil. Ein sehr exotischer Spezialfall kann damit vielleicht nicht gelöst werden, während es mit Low-Code vielleicht möglich wäre. Dennoch, die Lösungen werden immer leistungsstärker und der Ansatz ist im Kern der Richtige.

Die linqi No-Code-Prozessplattform bietet nahezu grenzenlose Freiheit in der Gestaltung von Workflows und Prozessautomationen. Durch die Möglichkeit auch digitale Formulare und Dokumente zu integrieren, lassen sich nahezu alle denkbaren Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. Unternehmen können mit linqi ein gänzlich neues Niveau von Digitalisierung erreichen und eine enorme Effizienzsteigerung gewinnen.

Wie digitalisiert man richtig?

Die Frage ist nicht leicht zu beantworten, da Unternehmen sehr individuell sind und in ihren Geschäftsabläufen und Prozessen große Unterschiede vorweisen. Für einen Spezialfall kann RPA eine sehr gute Lösung darstellen und andere Unternehmen benötigen vielleicht in nur zwei Fachbereichen jeweils eine starke Nischenlösung. Aber ab einem gewissen Punkt und einer gewissen Unternehmensgröße helfen Insellösungen nicht weiter.

Letztlich muss sich jedes Unternehmen fragen, welchen Digitalisierungsgrad es in 5 oder 10 Jahren haben möchte. Viele dynamische Organisationen treiben die Digitalisierung sehr energisch und erfolgreich voran, wodurch sie schon in wenigen Jahren einen Vorsprung erzielen können, der kaum noch eingeholt werden kann. Unternehmen, die sich an die digitale Welt schnell anpassen, machen im Schnitt 20 % mehr Gewinn*. Neu gegründete Unternehmen stellen sich zudem häufig schon von Beginn an sehr digital auf und starten mit einem technischen Vorsprung gegenüber etablierten Firmen und Traditionsunternehmen.

Eine Prozessaufnahme („Process Discovery“) ist häufig eine notwendige Basisarbeit. Ein BPMN-Prozessmodell kann bereits dabei helfen, wichtige Eckdaten des Unternehmens zu verstehen, z.B. wie hoch der Zeiteinsatz ist oder welche Software pro Vorgang nötig ist. Und der erste digitale Prozess muss nicht perfekt sein, denn er bietet einen großen Vorteil: volle Transparenz, einen perfekten Überblick über den Status Quo, leichte Auswertbarkeit, kurze Reaktionszeiten und somit auch die Möglichkeit von zügigen Verbesserungen und Prozessoptimierungen.

*) IFS, Digital Change 2020