Digitale Formulare erstellen leicht gemacht! Mit immer weiter voranschreitender Digitalisierung gibt es auch in der Bürokratie einen Umschwung: Das klassische Papier wird bewusst gegen digitale Formulare getauscht. Wir zeigen Ihnen, wie ein solches Formular ganz einfach selbst erstellen und – falls Sie noch nicht davon überzeugt sein sollten – welche guten Gründe es für den Umstieg auf digitale Formulare gibt.
Der Fertigkeitsbereich eines Papierformulars ist klein: Sie können es erstellen, Sie können es ausfüllen lassen und anschließend auswerten. Sie merken, dass hier ausschließlich Sie und Ihre Kunden der Part sind, der die ganze Arbeit macht.
Ein digitales Formular hingegen reduziert den Aufwand, den Sie mit Ihren Formularen haben, erheblich – es nimmt Ihnen Arbeit ab. Die Erstellung eines digitalen Formulars ist nicht aufwändiger als die eines herkömmlichen Formulars. Ist es erst einmal erstellt, können Sie es nach Bedarf **ohne großen (Zeit-)Aufwand verändern.**Auch für die Personen, die das Formular letztendlich ausfüllen, gibt es einige Vorteile: digitale Formulare können die Eintragungen ergänzen, überprüfen, korrigieren und– besonders praktisch für Sie – auswerten. Darüber hinaus ist es möglich, dass die Eintragungen aus dem Formular in Datenbanken übertragen werden – ohne Ihr Zutun.
Die Möglichkeiten, digitale Formulare sinnvoll in Ihrem Unternehmen einzubinden, sind vielfältig. Vor allem in Bereichen, in denen Sie besonders viel Papier verwenden, sollten Sie schleunigst etwas ändern.
Mögliche Anwendungsbeispiele für digitale Formulare sind die Digitalisierung von Zeit- und Leistungserfassung, Anträgen und Aufträgen aller Art, Checklisten und Befragungsbögen.
Die Möglichkeit, beispielsweise Fotos beim Ausfüllen zu integrieren, ist besonders hilfreich bei der Erstellung von Protokollen, der Schadenserfassung sowie gutachterlichen Tätigkeiten.
Weitere Anwendungsbereiche für digitale Formulare sind zum Beispiel Freigabe-, Genehmigungs- oder Kundenanbahnungsprozesse.
Hand aufs Herz: Wie häufig ist es Ihnen schon passiert, dass Sie sich beim Ausfüllen von Formularen verschrieben haben? Nun haben Sie die Wahl, das Formular entweder ein weiteres Mal auszudrucken und von vorne anzufangen oder den Patzer durchzustreichen. So wirklich optimal sind beide Möglichkeiten nicht.
Mit einem digitalen Formular ist das überhaupt kein Problem! Ein Vertipper lässt sich in Sekundenschnelle ausbessern – das spart Zeit und Nerven. Und auch die Umwelt freut sich: Wenn Ihnen so etwas auf dem Papier passiert wäre, wäre das Formular wahrscheinlich im Altpapier gelandet.
Nicht nur die Personen, die die Formulare ausfüllen, profitieren vom papierlosen Vorgehen – auch Sie als Ersteller. Sollten Sie in Ihrem Formular einen Fehler entdecken, hat sich der Ansprechpartner geändert oder möchten Sie aus sonstigen Gründen eine Änderung vornehmen, ist das kinderleicht. Sie können **die Formularvorlage blitzschnell ändern und mit mehreren Personen bearbeiten.**Zusätzlich kann das neue Formular sofort verwendet werden – es gibt keine Überreste des alten Formulars, die erst aufgebraucht oder weggeworfen werden müssen.
Auch in Sachen Intelligenz haben digitale Formulare der Papiervariante etwas voraus. Wenn Sie es ausfüllen, kann es die Eintragungen überprüfen, korrigieren, ergänzen und auswerten – und das in Sekundenschnelle. So kann es beispielsweise ungültige Handynummern oder E-Mail-Adressen herausfiltern. Genauso gut kann das digitale Formular selbstständig die Stadt eintragen, sobald die dazugehörige Postleitzahl getippt wurde.
In der Regel ist es so, dass die Daten aus händisch ausgefüllten Formularen letztendlich wieder abgetippt werden müssen. Wenn Sie Informationen aus einem Urlaubsantrag, einer Zeiterfassung oder einer Mitarbeiterunterweisung in eine Datenbank übertragen möchten, kostet das Zeit und im schlimmsten Fall passieren dabei schwerwiegende Fehler.
Mit digitalen Formularen ist Schluss damit! Diese bieten den Vorteil, dass der Formularinhalt maschinell ausgelesen werden kann. Kurz gesagt: Sie können sich zurücklehnen, denn die Übertragung in ein vorher festgelegtes System erfolgt automatisch. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern ist auch noch weniger fehleranfällig.
Im Gegensatz zu Papierformularen haben Sie bei digitalen Formularen die Möglichkeit, Medien wie Ton, Videos oder Bilder einzubinden. Diese können beim Ausfüllen aufgenommen und direkt hinzugefügt werden. Das ist besonders praktisch, wenn beispielsweise Schäden oder geleistete Arbeit dokumentiert werden sollen. Anschließend kann das Formular direkt von Dritten unterschrieben werden, um die Kenntnisnahme der Bilder zu bestätigen.
Vielleicht kennen Sie das: Selbst, wenn Sie ein Formular komplett digital ausgefüllt haben, drucken Sie es am Ende aus – um es zu unterschreiben. Die Unterschrift, die die meisten Formulare erfordern, konnte bisher in vielen Fällen nicht digital erfolgen. Hierbei sollte der Zeitaufwand nicht unterschätzt werden: Das Ausdrucken des Formulars ist zwar binnen weniger Sekunden erledigt, die Arbeit allerdings nicht. Gerade wenn die Unterschriften mehrerer Personen erforderlich ist, kann das Einholen dieser mehrere Tage dauern. Hinzu kommt der Postversand, der nicht nur Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch Geld kostet.
Mit einem wirklich digitalen Formular ist die digitale Unterschrift möglich. Mit Hilfe verschiedener Lösungen kann das Unterschreiben direkt mittels eines Stiftes, des Fingers oder der Maus auf dem digitalen Endgerät erfolgen. Hierfür ist für den Unterschreibenden keine weitere Software nötig.
Ein PDF Formular selbst zu erstellen, ist gar nicht mal so schwierig. Im Internet gibt es hierfür beispielsweise zahlreiche Vorlagen, die nach Belieben angepasst werden können.
Mit Hilfe eines Programms wie Adobe Acrobat lassen sich auch eigene ausfüllbare PDF Formulare ganz einfach erschaffen. Alternativ bieten auch kostenlose Büroanwendungen wie LibreOffice oder OpenOffice die Möglichkeit, digitale Formulare zu erstellen.
In OpenOffice funktioniert das, indem Sie eine neue Datei als XML-Formulardokument erstellen. Anschließend können Sie über den Klick auf „Ansicht“ und „Symbolleisten“ den Eintrag „Formular-Steuerelemente“ wählen, woraufhin das Programm Ihnen eine Symbolleiste anzeigt. In dieser aktivieren Sie nun den Entwurfsmodus und können daraufhin nach Belieben interaktive Elemente einfügen. Möchten Sie ein Element weiter anpassen, reicht dafür ein Doppelklick auf dieses aus. Wenn Sie zufrieden mit dem Formular sind, klicken Sie auf „Datei“ und exportieren es als PDF. Nachdem Sie je nach Bedarf weitere Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Exportieren“ – fertig!
Es gibt einige Aspekte, an denen Sie ein gutes digitales Formular erkennen können.
Auch wenn das Formular selbstverständlich vollständig digital ausfüllbar ist, sollte es trotzdem druckbar sein. Das ist beispielsweise wichtig für Personen, denen das Ausfüllen eines digitalen Formulars aus verschiedenen Gründen nicht möglich ist. Besonders praktisch ist es außerdem, wenn das Formular sowohl online als auch ohne Internetverbindung ausfüllbar ist.
Ein gutes Formular denkt mit: Rechnen und Formatieren sollte ebenso mühelos geschehen wie Validierungen oder das Überprüfen der Plausibilität. Darüber hinaus sollte es Kamera- und Spracherkennung sowie Barcode-Technikenunterstützen. Des Weiteren ist es – für möglichst hohe Effizienz – wichtig, dass ein digitales Formular sich auch digital unterschreibenlässt. Zusätzlich sollte die Sicherheit sowie der Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Kunden zu jeder Zeit gewährleistet sein.
Möchten Sie ein digitales Formular erstellen, muss es nicht unbedingt als PDF gespeichert sein. Trotzdem ist das PDF-Format eine gute Wahl, wenn es um Formular geht, die sich digital ausfüllen lassen sollen. Das Format ist weit verbreitet und lässt sich darüber hinaus aufgrund seiner Eigenschaften auf jedem beliebigen Endgerät anzeigen und bearbeiten. Zudem können Sie ein PDF-Formular schnell und einfach mittels kostenloser Programme wie OpenOffice und LibreOffice erstellen.
Alternativ können Sie selbstverständlich auch mit dem kostenpflichtigen Textverarbeitungsprogramm Word arbeiten. Der Aufwand, mit dem Sie hier digitale Formulare selbst erstellen können, ist nicht größer als bei anderen Schreibprogrammen.
Ansprechende digitale Formulare lassen sich auch als HTML- bzw. Online-Formular realisieren. Verschiedene kostenlose Internetseiten machen es Ihnen durch die Nutzung von Drag-and-drop leicht, Ihr Formular zu personalisieren. Das Beste daran: besondere Programmierkenntnisse benötigen Sie dafür nicht.
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