Lean Prinzipien durch digitalisierte Prozesse leichter umsetzen

Egal ob in der Produktion, im Bau- und Gesundheitswesen oder in der Logistik: Wir wollen in kürzester Zeit zu den geringsten Kosten die beste Qualität liefern. Die Grundlage dafür bilden effiziente, harmonische und “schlanke” Prozesse.

Das Konzept des Lean Managements stammt ursprünglich vom japanischen Automobilhersteller Toyota und beschreibt eine unternehmensübergreifende Denkweise, die auf die Vermeidung von Verschwendung, die Erhöhung der Qualität bei Zeit- und Kostenreduzierung und eine Maximierung des Kundennutzens ausgerichtet ist. Dazu müssen die bestehenden Prozesse kontinuierlich optimiert werden.

Grundlage für eine effiziente Prozessoptimierung bildet die Digitalisierung und Automatisierung der Prozessschritte mit einer Software wie linqi.

Was sind die 5 Lean Prinzipien?

Lean Management basiert auf fünf Grundgedanken oder “Lean Prinzipien”, durch die Prozesse schneller und kosteneffizienter werden, aber gleichzeitig hochwertigere Ergebnisse liefern.

1. Value: Werte aus Kundensicht definieren

Die Werte des Kunden stehen beim Lean Management im Mittelpunkt. Wenn Sie verstehen, welche Wünsche und Ziele Ihren Kunden besonders wichtig sind und das Projekt aus Kundenperspektive betrachten, wird schnell klar,

• an welchen Stellen gespart werden kann, weil der Kunde keinen großen Wert darauf legt.
• wofür der Kunde bereit ist, mehr zu zahlen, um seinen Wunsch zu erfüllen

Darauf können im Anschluss alle Prozesse ausgerichtet werden.

Ein Beispiel für das Value Prinzip liefert beispielsweise ein Bauunternehmen, das ein Gebäude für einen bestimmten Kunden baut. Die Projektplanung wird maßgeblich durch die Wünsche des Bauherrn bestimmt. Einigen Bauherren ist es wichtiger, das Budget einzuhalten und möglichst schnell zu bauen, andere legen mehr Wert auf das architektonische Design oder die Nachhaltigkeit des Gebäudes als auf Budget & Dauer. Wichtig ist, stets mit der Zielgruppe direkt in Kontakt zu treten und Feedback einzuholen.

2. Value Stream: Wertstrom identifizieren

Alle Prozessschritte, mit denen für den Kunden Wert geschaffen wird, werden als Value Stream (auch Wertstrom oder Wertschöpfungskette) zusammengefasst. Andere, unnötige Prozesse, die keinen Mehrwert schaffen oder notwendig sind, sollten abgeschafft werden.

Um zu verstehen, welche Prozessschritte zur Wertschöpfung beitragen, welche notwendig, aber nicht wertschöpfend und welche redundant sind, wird eine Wertstromanalyse durchgeführt. Dabei kann eine Prozess-Software wie linqi sehr hilfreich sein.

In einem Produktionsunternehmen werden dabei zum Beispiel die Aktivitäten identifiziert, die keinen direkten Wert für das Endprodukt schaffen. Von der Materialbeschaffung bis zur Lieferung an den Kunden wird nach überflüssigen Schritten und überkomplizierten Arbeitsabläufen gesucht: Lange Laufwege, zu häufige Nachprüfungen, träge Kommunikation…

Sind die nicht wertschöpfenden Aktivitäten klar, können die Prozessschritte optimiert werden.

3. Flow: Fluss optimieren

Ziel der Lean Prinzipien ist ein beständig fließender Wertstrom (Flow).. Doch der Flow kann durch zahlreiche Dinge unterbrochen werden:

• Lange Wartezeiten
• Engpässe
• Über- oder Unterproduktion
• Zu hohe Lagerbestände
• Unnötige Transportwege
• Falsche Auftragsfreigabe
• Fehler oder Mängel
• Unnötig hohe Komplexität

Alles, was den kontinuierlichen Fluss des Wertstroms behindert oder aufstaut, sollte beseitigt werden.

Ein Beispiel für das Lean Prinzip Flow ist zum Beispiel das Just-in-Time-Prinzip, das viele Automobilhersteller verwenden. Die produzierten Teile werden nicht erst zwischengelagert, sondern in einem kontinuierlichen Fluss hergestellt, weitertransportiert und eingebaut, sodass nie Überbestände entstehen. In so einem kontinuierlich fließenden Prozess können Fehler allerdings schwerwiegende und vor allem teure Auswirkungen haben. Um Fehler zu vermeiden, ist die richtige Prozess-Software extrem wichtig.

4. Pull: Auf Kundenbedürfnisse ausrichten

Die Grundidee des Pull-Prinzips besteht darin, dass nur das produziert wird, was der Kunde benötigt, wenn er es benötigt. So wird kostspielige Überproduktion vermieden. Der Projektablauf wird also durch die Nachfrage des Kunden bestimmt.

In einem Einzelhandelsgeschäft kann das so aussehen: Kauft ein Kunde ein Produkt, ist das für das Unternehmen ein Signal, dieses Produkt nachzubestellen. Fällt der Lagerbestand dadurch unter einen vordefinierten Mindestwert, wird die Produktion einer neuen Charge ausgelöst. Das ist die sogenannte Kanban-Methode.

5. Perfection (Kaizen): Nach Perfektion streben

Im Zentrum der Lean Prinzipien steht das Streben nach Perfektion. Es gibt immer noch etwas zu verbessern, weshalb der Kreislauf aus Value, Value Stream, Flow und Pull niemals endet. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse sinken die Kosten und der Zeitaufwand, während die Qualität und Produktivität steigen - Auch wenn es nie den perfekten Prozess gibt, wird das Unternehmen zu einem starken Wettbewerber.

Warum sind digitalisierte Prozesse im Lean Management so wichtig?

Ein effizienter Prozess mit möglichst geringen Wartezeiten, Engpässen, Fehlern und Verschwendungen ist inzwischen ohne Digitalisierung kaum zu erreichen.

Prozessschritte automatisieren

Wird ein Prozess mit einer geeigneten Software wie linqi digitalisiert, können viele zeitfressende Prozessschritte automatisch ausgeführt werden: Freigaben, Checklisten, Übermittlung von Daten und Dokumenten… Für das Unternehmen bedeutet das:

• Geringe Wartezeiten
• Vermiedene Engpässe
• Geringere Fehleranfälligkeit
• Schnellere Problemlösung

Höhere Prozesstransparenz

Gleichzeitig liefert linqi eine hohe Prozesstransparenz. Der erste Schritt zur Prozessoptimierung ist immer eine Dokumentation des Ist-Prozesses. linqi vereinfacht diesen Schritt durch eine automatische Dokumentation.

Prozessanalyse-Tools liefern zusätzlich Daten und Heatmaps, mit denen ungenutzte oder ineffiziente Prozessschritte schnell identifiziert werden können.

Lean Prinzipien mit linqi umsetzen

linqi bildet die Grundlage für Ihren kontinuierlichen, kundenorientierten Wertstrom. Sie bilden Ihre Prozesse nicht nur ab, sondern führen einzelne Schritte wie Dokumentationen und Analysen automatisch über linqi aus und erreichen so höhere Prozesseffizienz und -transparenz.

Das Besondere an linqi ist, dass Sie die Software vollkommen flexibel an Ihr Geschäft anpassen können. Auch ohne IT- und Coding-Kenntnisse können Sie Ihre Prozesse im Drag-and-Drop-Designer einfach und schnell abbilden. Dazu stellen wir Ihnen eine umfangreiche Bibliothek aus Symbolen, Swimlanes und individuell anpassbaren Formularen zur Verfügung.

Drittsysteme können problemlos integriert werden, damit linqi sich nahtlos in ihre Software-Struktur einfügt. Ihre digitalisierten Prozesse können Sie nach Belieben anpassen und mit der Zeit immer weiter verbessern.