Wertstromanalyse effizient durchführen: Gesteigerte Prozesstransparenz mit linqi

Die Wertstromanalyse gehört zu den grundlegenden Werkzeugen des Lean Managements, mit denen die Wertschöpfung, Produktivität und Effizienz in einem spezifischen Prozess erhöht werden können. Grundsätzlich wird der Ist-Prozess in einem sogenannten Wertstrom-Diagramm abgebildet, um anschließend alle Prozessschritte auf Schwachstellen, Mängel und Verbesserungspotenziale zu analysieren.

Meistens wird eine Wertstromanalyse dann durchgeführt, wenn bei einem bestimmten Prozess bereits Probleme oder Verbesserungspotenziale vermutet werden. Häufige Gründe sind neue Kundenanforderungen oder auch eingehende Kundenbeschwerden wie zu lange Lieferzeiten, zu hohe Preise oder ein Qualitätsmangel.

Theoretisch kann eine Wertstromanalyse mit Stift und Papier durchgeführt werden. Effizienter und übersichtlicher funktioniert es aber mit einer Wertstromanalyse-Software wie linqi. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit linqi verschiedene Wertschöpfungsprozesse einfach modellieren und analysierbar machen.

Ziel und Zwecke der Wertstromanalyse

Der Zweck der Wertstromanalyse ist es, Mängel oder Verschwendung und deren Ursachen in der Wertschöpfungskette schnell zu erkennen, um Lösungen zur Verbesserung zu entwickeln. Folgende Schwachstellen könnten zum Beispiel bei einer Wertstromanalyse mit linqi sichtbar werden:

• Verzögerungen im Prozesses
• Ursachen für Wartezeiten
• zu hohe Material- oder Energiekosten
• hohe Ausschussraten
• häufige Handhabungsfehler

Die so aufgedeckten Verbesserungspotenziale bilden im Anschluss die Grundlage für einen Maßnahmenplan, mit dem die Transparenz, Robustheit und Effizienz des Prozesses erhöht wird. Ziel ist dabei immer, Mehrwert für den Kunden zu schaffen.

Die optimale Wertschöpfungskette mit linqi – Was ist das überhaupt?

Bei der Wertstromanalyse wird der gesamte Wertschöpfungsprozess eines Produkts oder einer Dienstleistung ausgewertet. Das umfasst alle benötigten Schritte von der Rohstoffgewinnung bis zur Kundenzufriedenheit und umfasst laut Michael E. Porters Definition fünf Primäraktivitäten:

1. Interne Logistik
2. Produktion
3. Externe Logistik
4. Marketing & Verkauf
5. Service

Diese werden durch fünf Sekundäraktivitäten unterstützt:

1. Unternehmensstruktur
2. Personalwirtschaft
3. Technologieentwicklung
4. Beschaffung

Definition Wertschöpfungsstufen

Jede Aktivität des Prozesses umfasst eine oder mehrere Wertschöpfungsstufen. Laut Definition sind das alle Schritte entlang des Wertschöpfungsprozesses, bei welchen der Mehrwert des Produkts oder der Dienstleistung für den Endkunden gesteigert wird.

Der Nutzen einer optimierten Wertschöpfungskette

Eine Übersicht über die eigene Wertschöpfungskette hilft Unternehmen dabei, ihren Wettbewerbsvorteil zu ermitteln und ihre Gewinnspanne dadurch zu vergrößern. Jeder Schritt der Wertschöpfungskette kann ein USP sein: Besonders nachhaltige oder günstige Produktion, schnelle Lieferung, aufmerksamer Kundenservice, etc.

Damit Unternehmen aber überhaupt einen transparenten Einblick in die eigene Wertschöpfungskette bekommen und sie im Sinne ihrer Kunden optimieren können, ist eine Wertstromanalyse notwendig.

So führen Sie eine Wertstromanalyse mit linqi durch

linqi ist eine No-Code-Software zur Prozess-Digitalisierung und -optimierung. Das umfasst alle Werkzeuge für eine effektive Wertstromanalyse. So geht’s:

1. Produkt und Prozess eingrenzen
   Um am Ende der Wertstromanalyse konkrete, umsetzbare Handlungsvorschläge und Maßnahmen ableiten zu können, muss der Analysebereich zunächst eingegrenzt werden. In der Regel fokussiert man sich auf ein Produkt oder eine Dienstleistung, bei denen bereits Schwächen vermutet werden.
2. Prozessschritte identifizieren und beschreiben
   Als nächstes wird der Ist-Prozess aufgenommen. Dazu gehören alle Abläufe und Aktivitäten der beteiligten Mitarbeitenden von der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung an den Kunden.
   Wer macht welche Aufgabe?
   Welche Werkzeuge werden eingesetzt?
   Welche Materialien werden wann benötigt und wo kommen sie her?
   Welche Daten und Informationen werden genutzt und wie werden sie weitergegeben?
3. Prozess mit linqi visualisieren
   Die einzelnen Prozessschritte werden dann in einem Wertstrom-Diagramm visualisiert. Dazu gibt es einheitliche Symbole und Bezeichnungen. Während das theoretisch auf einem großen Blatt Papier möglich ist, lässt sich der Prozess mit linqi deutlich besser darstellen.
   Im Drag-and-Drop Designer kann jeder Prozess auch ohne Coding-Kenntnisse einfach abgebildet und direkt mit den verantwortlichen Mitarbeitern und den entsprechenden Kennzahlen verknüpft werden. Dabei helfen Werkzeuge wie Linien, Swimlanes und Standardsymbole.
   Für eine Wertstromanalyse ist wichtig, dass sowohl der Material- als auch der Informationsfluss abgebildet werden.
4. Daten und Kennzahlen sammeln
   Die Prozessschritte müssen durch die benötigten Daten ergänzt werden: Bearbeitungszeiten, Liegezeiten, Lagerbestände, Energieverbrauch und mehr. Diese können sie vor Ort manuell aufnehmen, aber auch aus ihren bestehenden Systemen wie z.B. Excel problemlos in linqi integrieren.
   Noch effizienter funktioniert dieser Schritt, wenn der Ist-Prozess schon länger in linqi abgebildet ist und die Prozessdokumentation ebenfalls hier läuft. Daten und Kennzahlen wie z.B. Durchlaufzeiten oder Termintreue werden dann direkt in linqi berechnet und als detaillierte Auswertung festgehalten.
5. Prozessdaten auswerten
   Die Auswertung der Prozessdaten ist der wichtigste Schritt der Wertstromanalyse. Eine genaue How-to-Anleitung gibt es allerdings nicht, da die Auswertung stark vom jeweiligen Prozess abhängt. Häufig verwendete Leitfragen auf Basis der Lean Prinzipien sind aber zum Beispiel:
   Welche Prozessschritte bringen dem Kunden am Ende Mehrwert?
   Wie sparsam und gleichmäßig ist der Materialfluss?
   Was sind die Ursachen für eine Unterbrechung der Wertschöpfungskette (Herstellungsfehler, Wartezeiten) und wie können sie behoben werden?
   linqi hilft durch verschiedene Tools bei der Auswertung der Prozessdaten. Dazu gehört zum Beispiel unsere Heatmap-Funktion, mit denen ungenutzte, redundante Teilprozesse aufgezeigt werden – Alles im Sinne der Verschwendungsvermeidung.
6. Maßnahmenplan erstellen
   Nach der Analyse können gezielte Maßnahmen zur Optimierung des Prozesses festgelegt werden. Dazu müssen Sie keinen komplett neuen Prozess in linqi aufbauen, sondern können die bestehenden Prozessschritte nach Bedarf ändern und umstellen. Das geht schnell und einfach und kann dank der automatischen Versionierung jederzeit rückgängig gemacht werden.

linqi ist mehr als nur eine Wertstromanalyse-Software

Linqi ist keine reine Wertstromanalyse-Software, sondern ein No-Code-Werkzeug zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Über die Wertstromanalyse hinaus kann linqi zum Beispiel auch:

• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Ob Formularübergaben, Rechnungserstellung oder Termin- und Zahlungserinnerungen: linqi kann viele fehleranfällige manuelle Aufgaben selbst übernehmen, um Ihren Prozess robuster und effizienter zu machen.

• Prozesse dokumentieren

Keine undurchsichtigen Prozesse mehr: Sind alle Schritte in linqi digitalisiert, wird der Prozessablauf automatisch und ohne manuellen Aufwand dokumentiert. So fallen Optimierungspotenziale deutlich schneller auf.

• Digitale Formulare

linqi bietet eine große Bibliothek an digitalen Formularvorlagen, die komplett individuell angepasst werden können: E-Rechnungen, Dienstreiseanträge, Mängelerfassung und vieles mehr.

linqi ist eine Prozess-Software, die sich flexibel in Ihr Unternehmen einfügt. Sie müssen Ihre Prozesse nicht mühsam an die Software anpassen, sondern können linqi individuell auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach aufgebaut, sodass auch Mitarbeiter ohne IT- oder Codingerfahrung schnell Prozesse digitalisieren können.