Vertragsmanagement Tool für stressfreie Vertragsprüfung und -verwaltung

Lieferanten, Logistik-Dienstleister, Kunden: In jedem Unternehmen häufen sich mit der Zeit die Verträge. Doch als wäre die schiere Menge an Verträgen nicht schon komplex genug, müssen die Vertragsbedingungen auch noch kontinuierlich überwacht und teilweise angepasst werden, um sicherzugehen, dass sie weiterhin ihren Zweck erfüllen.

Das kostet eine Menge Zeit und Aufwand, den viele Unternehmen nicht haben. So läuft es dann darauf hinaus, dass alte Verträge im Aktenschrank verstauben, während Mitarbeiter gehen und neue eingestellt werden, bis niemand mehr genau weiß, was eigentlich in den Verträgen steht. So agiert man zu unvorteilhaften Konditionen oder verstößt sogar versehentlich gegen Vertragsbedingungen, bis es endlich jemand bemerkt.

Aber einen neuen Vertrag aufzusetzen wäre ja noch komplizierter als den alten einfach weiterlaufen zu lassen: Schließlich muss er durch viele Hände gehen, um von allen Beteiligten überprüft und unterschrieben zu werden.

Dieses träge Vertragsmanagement kann schwerwiegende finanzielle und sogar rechtliche Folgen haben. Dabei muss es nicht so sein: Mit einem Vertragsmanagement Tool wie linqi können viele Schritte vereinfacht und automatisiert werden.

So kann ein effizientes Vertragsmanagement-System aussehen

Vertragsmanagement ist ein vielschichtiger und dynamischer Prozess, der ein hohes Maß an Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit benötigt. Schließlich hängen sämtliche Geschäftsbeziehungen und auch das Kundenvertrauen an der rechtmäßigen Einhaltung der Verträge. Von der Vertragsentstehung bis zum Abschluss müssen deshalb folgende Schritte berücksichtigt werden, die ohne eine geeignete Vertragsverwaltungssoftware schnell unübersichtlich werden:

1. Bedarf identifizieren: Zu Beginn steht immer der Bedarf für einen Vertrag: Sei das beim Einstellen neuer Mitarbeiter, beim Erwerb einer Lizenz oder bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister.
2. Anbahnung: In dieser Phase nähern sich beide Vertragspartner an, gleichen ihre Anforderungen ab und legen einen Rahmen für den Vertrag fest. Dafür müssen die Ziele des Geschäfts, die potenziellen Risiken und auch die rechtlichen Vorgaben klar sein, denn nur so entsteht ein Vertrag, der später im Interesse beider Seiten ist. In dieser Phase sind bereits mehrere Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen beteiligt.
3. Vertragserstellung: Nach den vorher festgelegten Vertragsbestimmungen wird jetzt der Vertrag erstellt. Der Entwurf muss von allen beteiligten Stakeholdern geprüft und abgesegnet werden.
4. Verhandlungsphase II: Wenn viele Personen beteiligt sind, ist es selten, dass direkt der erste Vertragsentwurf passt. So werden nach der Vertragserstellung noch weitere Details nachverhandelt und angepasst.
5. Unterschrift: Erst wenn alle Beteiligten die Vertragsbedingungen genehmigt und unterzeichnet haben, wird der Vertrag rechtlich bindend. Damit kann die Zusammenarbeit starten, das Vertragsmanagement ist jedoch keineswegs abgeschlossen.
6. Vertragsverwaltung und -archivierung: Der Vertrag muss nicht nur sicher archiviert, sondern auch regelmäßig geprüft werden. Denn in der schnelllebigen Arbeitswelt von heute ändern sich äußere Umstände ständig, sodass alte Vertragsbestimmungen irgendwann nicht mehr aktuell sind und angepasst werden müssen: Neue Gesetze und Richtlinien, steigende Kosten und andere Faktoren können dafür sorgen, dass die ursprünglichen Vertragsbestimmungen nicht mehr vorteilhaft oder tragbar sind.

Gleichzeitig wechseln auch die Mitarbeiter im Unternehmen ständig. Deshalb braucht es ein unabhängiges System, mit dem die Vertragsbestimmungen kontinuierlich geprüft und eingehalten werden, egal wer gerade dafür zuständig ist. Ein Vertragsmanagement Tool kann das übernehmen.

Vertragsmanagement mit linqi

linqi ist eigentlich kein reines Vertragsmanagement Tool, sondern eine Prozess-Software. Sämtliche Unternehmensprozesse können hier individuell angelegt werden: Intuitiv und ohne Coding-Kenntnisse. Viele Schritte können dadurch automatisiert werden, sodass die Prozesse effizienter, zuverlässiger und übersichtlicher funktionieren.

Sie können also problemlos Ihre Verträge in linqi managen und gleichzeitig viele weitere Prozesse digitalisieren – Alles in einer Software. So verbessert linqi Ihr Vertragsmanagement:

• Digitalisierte Workflows: Mit linqi kann der Prozess von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung deutlich vereinfacht werden: Statt verschiedene Vertragsversionen hin- und herzuschicken, durchläuft ein Dokument einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow, bei dem alle Stakeholder nacheinander die Bestimmungen prüfen, anpassen und unterzeichnen. Offene Bestätigungen werden angezeigt und der Verantwortliche wird automatisch daran erinnert.
• Digitale Signaturen: Mit linqi können sämtliche Verträge digital signiert werden. Das spart jede Menge Zeit, denn das lästige Ausdrucken und wieder Einscannen wird überflüssig. Dank einer entsprechenden Schnittstelle ist es sogar möglich, digitale Signaturen über touch-fähige Geräte zu erfassen.
• Übersichtliche Dokumentenarchivierung: Sämtliche Verträge werden in der Software archiviert und geordnet, sodass Mitarbeiter alle Verträge schnell finden und die benötigten Daten aufrufen können.
• Automatische Frist- und Compliance-Überwachung: Vertragsfristen und Bestimmungen werden durch linqi automatisch überwacht. Mitarbeiter werden dann zuverlässig benachrichtigt, wenn eine Frist abläuft oder wenn Vertragsbestimmungen voraussichtlich nicht eingehalten werden.