Prozesse sichern trotz Support-Ende von Nintex & SharePoint 2013

Das Ende von SharePoint Workflow 2013 rückt näher. Für neu erstellte Mandanten wurden SharePoint 2013 Workflows bereits im April 2024 deaktiviert, alte Mandanten haben noch bis April 2026 Zeit, sich umzustellen. Für SharePoint 2019 OnPremise gibt es kein Ersatz. Der Support für Nintex OnPremise (bzw. Nintex Workflow) wird schon im Dezember 2025 eingestellt.

Das ist für viele Unternehmen ein schwerer Einschlag. Geschäftsprozesse sind über Jahre mit Nintex und SharePoint 2013-Workflows gewachsen – Jetzt die Daten zu migrieren und die Mitarbeiter auf neue Workflows einzustellen, ist eine große Herausforderung.

Microsoft bietet natürlich sofort eine Alternative: Von SharePoint 2013-Workflows mit Nintex On Prem können Sie nach SharePoint Online mit Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) migrieren. Auch Nintex bietet mit der Nintex Automation Cloud eine neue Lösung. Beide Optionen sind aber nicht das Non-Plus-Ultra, denn sie sind mit deutlich höheren Kosten verbunden und weniger Funktionen.

Wenn ein Systemwechsel durch den Support-Stopp ohnehin notwendig ist, lohnt es sich, Alternativen zu betrachten, die vielleicht sogar mehr Vorteile und Funktionen für Ihr Unternehmen bieten.

Was bedeutet das Support-Ende von SharePoint 2013-Workflows & Nintex für Unternehmen?

Ein Systemwechsel ist immer mit viel Planung und Aufwand verbunden und wird die Geschäftsprozesse sicher für einige Zeit lahmlegen und die Produktivität der Mitarbeiter einschränken.

Doch Nintex und SharePoint 2013-Workflows ohne Support weiterlaufen zu lassen, hätte schwerwiegende Folgen. Nicht nur, weil zahlreiche Funktionen in SharePoint nach der Deaktivierung nicht mehr verfügbar sind, sondern auch, weil es keine Sicherheits-Patches und Updates mehr geben wird. Dadurch werden die Systeme anfällig für Datenverluste, Cyberangriffe und Ausfälle. Um bei solchen Vorfällen technische Unterstützung zu erhalten, müssten Unternehmen sich an Drittanbieter wenden. Das kann kostspielig sein und für sehr lange Unterbrechungen des Betriebs sorgen.

Alternativen für SharePoint 2013-Workflows & Nintex: Prozess-Tool linqi im Vergleich

Wenn ein Systemwechsel ansteht, dann doch am besten mit klaren Verbesserungen. linqi kann SharePoint 2013-Workflows mit Nintex nicht nur 1:1 ersetzen, sondern bietet sogar noch stärkere Funktionen.

Mit einem intuitiven Drag-and-Drop Workflow-Designer, digitalen Formularen und E-Signaturen, Automatisierung von Routineaufgaben und Integrationsmöglichkeiten mit zahlreichen Systemen und Anwendungen lassen sich alle Workflows in linqi beibehalten.

Sämtliche Feedback-Freigabe-Workflows für Urlaubsanträge, Reisekosten, Rechnungen, Qualitätsmanagement und mehr können lückenlos in linqi übertragen werden. Sämtliche Geschäftsprozesse lassen sich ohne Coding-Kenntnisse in linqi selbstständig abbilden und automatisieren. Die gesamte Software wird individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Sie müssen sich nicht erst an das neue System anpassen, sondern behalten Ihre gewohnten Prozesse bei – nur auf einer intuitiveren Benutzeroberfläche.

Darüber hinaus bietet linqi zahlreiche Analyse-Funktionen, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dass die Software aus Deutschland stammt, ist ein entscheidender Vorteil: Sie haben die absolute Kontrolle über Ihre Daten, zahlreiche Werkzeuge zur Einhaltung der DSGVO und auch Hosting und Support direkt in Deutschland. Dabei ist linqi weiterhin mit bekannten CRM- und ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares, Kommunikationstools und Microsoft-Produkten integrierbar.

Außerdem bietet linqi flexible Betriebspläne. Während die Microsoft und Nintex Alternativen alle auf eine Cloud-Migration hinauslaufen, bietet linqi weiterhin eine sichere On-Premise-Lösung – Komplett in Ihrer Hand oder aktiv gemanaged. Als Cloud-Lösung steht linqi allerdings ebenfalls zur Verfügung.

So sieht ein Vergleich zwischen linqi und den aktuellen Microsoft- Alternativen aus:

Reibungsloser Systemwechsel nach dem SharePoint 2013-Workflows – & Nintex-Ende

Damit der Systemwechsel möglichst effizient funktioniert und den Arbeitsalltag so wenig wie möglich unterbricht, ist ein klarer Plan nötig.

1. Aktuelles Setup erfassen
   Um zu wissen, welche Prozesse alle vom Support-Ende betroffen sind, steht zunächst eine Analyse an. Das IT-Team muss eine Liste aller Workflows erstellen, die mit SharePoint-2014 und Nintex erstellt wurden. Das funktioniert manuell, kann aber auch durch integrierte Tools in Nintex oder, wenn vorhanden, das Microsoft 365 Bewertungstool durchgeführt werden.
2. Kritische Arbeitsabläufe identifizieren
   Die vorhandenen Workflows müssen nun in veraltete, ungenutzte und aktive, kritische Workflows eingeteilt werden. Nicht mehr genutzte Workflows müssen im neuen System schließlich nicht mehr aufgebaut werden. Darüber hinaus sollten die aktiven Workflows priorisiert werden: Welche sind geschäftskritisch und dürfen auf keinen Fall ausfallen, welche sind nur Nice-to-Have und haben deshalb niedrige Priorität? Die einzelnen Abteilungen sollten hierbei Mitspracherecht haben.
3. Planung & Mitarbeiterkommunikation
   Wenn klar ist, welche Workflows betroffen sind und welche die höchste Priorität haben, kann der Umzug ins neue System geplant werden. Dazu gehört an erster Stelle die Evaluierung möglicher neuer Systeme. Anschließend wird ein detaillierter Migrationsplan erstellt: Zeitpläne, notwendige Ressourcen, Testphase, Risiken.
   Bevor der Umzug geschieht, sollte den Mitarbeitern jedoch klar erklärt werden, wie der Plan für die Zukunft aussieht. Welches System wird verwendet? Wie verändern sich Workflows dadurch möglicherweise? Welche neuen Funktionen sind zu erwarten?
4. Systemwechsel durchführen
   Angenommen, die Wahl für das neue System fällt auf linqi: Sämtliche Workflows lassen sich im visuellen Designer schnell und einfach nachbauen. Auch die Übertragung von Daten funktioniert über Postgre-SQL- und Microsoft SQL Server oder MYSQL Datenbanksysteme nahtlos und blitzschnell.
   Doch nicht nur Daten und Prozesse müssen übertragen werden: Auch die Mitarbeiter sollten im Umgang mit dem neuen Tool geschult werden. Dank der nahezu gleichen Funktionen wie Nintex und der besonders nutzerfreundlichen, intuitiven Benutzeroberfläche fällt es Mitarbeitern normalerweise sehr leicht, sich auf linqi umzustellen.