So wählen Sie die richtige Protokoll-Software für Ihr Unternehmen

Ein wichtiger Bestandteil der Prozessdigitalisierung in Unternehmen ist die Digitalisierung von Protokollen. Anstelle von Ordnern und Aktenschränken voller Papiere werden Protokolle, Formulare und Checklisten revisionssicher und zeitsparend digital gespeichert. Doch damit Protokolle fehlerfrei digital durchgeführt werden können, ist eine Protokoll Software nötig.

Während es einige rein auf Protokolle und Formulare spezialisierte Tools gibt, bindet die Prozessmanagement Software linqi digitale Protokolle direkt in alle Geschäftsprozesse mit ein. In diesem Artikel geht es darum, welchen Mehrwert digitalisierte Protokolle Ihrem Unternehmen bringen und was linqi als Protokoll Software so nützlich macht.

Warum Protokolle digitalisieren?

Es gibt zahlreiche gute Gründe, Protokolle zu digitalisieren. Gerade weil viele Geschäftsprozesse digital und automatisiert ablaufen, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, ist es nur sinnvoll, digitale Formulare und Protokolle zu verwenden.

Deutschland ist bekannt für seine Zettelwirtschaft: Abtippen oder Einscannen von gedruckten Berichten und Formularen, das manuelle Ablegen und Suchen von wichtigen Dokumenten in meterlangen Aktenschränken… Diese Routineaufgaben sind so zeit- und ressourcenaufwendig wie unpraktisch.

Digitalisierte Protokolle sorgen dafür, dass Aufgaben viel effizienter durchgeführt werden können. In der richtigen Protokoll Software werden Meldungen umgehend übermittelt und können teilweise automatisch bestimmte Arbeitsschritte auslösen. Missverständnisse und Verzögerungen werden vermieden.

• Optimierte Zusammenarbeit
  Anders als bei Unterlagen in Papierform können digitale Protokolle in Echtzeit zugewiesen, geteilt und übertragen werden. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen Firmenmitarbeitern und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
• Übersichtliche Datenerfassung und -analyse
  Keine formlosen Notizzettel mehr: Mitarbeiter können Daten in vordefinierte Formularfelder eintragen. So werden die Daten sicher gesammelt und vergleichbar gemacht. Die digitale Datenerfassung hilft auch dabei, die Daten sinnvoll zu analysieren und Abweichen, Veränderungen und Optimierungspotenziale sofort zu erkennen.
• Automatisierte Prozesse
  Digitale Formulare vereinfachen die Prozessautomatisierung. Wenn z.B. die manuellen Schritte wie Drucken und Einscannen von Rechnungen gespart werden, ist bereits ein Teil des Rechnungsprozesses automatisiert.
• Weniger Risiken
  Jeder manuelle Prozessschritt birgt Risiken: Mitarbeiter vergessen oder verlegen Dokumente, geben sie zu spät ab oder geben sie an die falsche Person: So kommt es zu Verzögerungen und Missverständnissen. Werden Protokolle und Dokumente digitalisiert, sind sie einfach nachverfolgbar, revisionssicher gespeichert und deutlich weniger fehleranfällig. Ihr Unternehmen zahlt nie wieder Mahngebühren für zu späte Rechnungen und hat stets alle Nachweise für etwaige Prüfungen parat.
• Zeit- und Geldersparnis
  Mit einer Protokoll Software sparen Sie jede Menge Geld, Zeit und Ressourcen. Die Prozesse laufen zudem reibungsloser und effizienter, sodass sich die allgemeine Output-Qualität des Unternehmens erhöht. Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Protokoll Software linqi

linqi ist keine reine Protokoll Software, sondern eine Prozessmanagement Software, in der sämtliche Geschäftsprozesse ohne IT- und Programmierkenntnisse übersichtlich abgebildet, analysiert und optimiert werden können. Gleichzeitig bietet linqi viele Automatisierungs-Optionen.

Für einen modernen, automatisierten und optimierten Prozess sind digitale Protokolle unverzichtbar. linqi ermöglicht deshalb folgende Funktionen:

Formulare erstellen

Mit linqi können individuelle Formulare erstellt werden, die genau an die bestimmten Anwendungsfälle im Unternehmen angepasst sind. Dabei helfen flexible Formularabschnitte, die Sie genau auf Ihre Firmenbedürfnisse zuschneiden können. Es gibt also keine Einschränkungen durch vorgefertigte Ansichten und Vorlagen.

Digitale Checklisten

Über die Formulare hinaus können digitale Checklisten erstellt und den zuständigen Personen zugewiesen werden. Innerhalb des Prozesses können die Mitarbeiter die Checkliste so einfach abarbeiten. Ein Beispiel ist zum Beispiel eine Checkliste für die Wartung einer Maschine.

Workflows verknüpfen

Die Checklisten und Formulare sind in linqi passend in den Prozess eingebunden. Wenn gewünscht, kann jede Checkliste automatisch verschiedene Aktionen auslösen. Betrachten wir das Beispiel der Checkliste zur Maschinenwartung, kann zum Beispiel automatisch eine Ersatzteil-Bestellung ausgelöst werden, wenn der Mitarbeiter einen bestimmten Defekt an Bauteil X ankreuzt. Je nachdem, wie das Formular oder die Checkliste ausgefüllt wird, können verschiedene verknüpfte Workflows folgen.