In unserem heutigen Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit Hinweisgebersystemen und beantworten unter anderem die Fragen danach, welche Unternehmen laut Gesetz zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind und was genau unter einem Hinweisgebersystem überhaupt zu verstehen ist.
Bereits im April 2019 hat die Europäische Union (EU) eine Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, aufgestellt. Sie ist auch als „Whistleblower Richtlinie“ bekannt und fordert die Einführung von Hinweisgebersystemen für Organisationen und Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Deutschland in Form des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt worden, das im Juni 2023 als Gesetz verkündet wurde und im Juli 2023 in Kraft treten wird. Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Hinweisgeber in Unternehmen und Organisationen vor Repressalien zu schützen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz der Bundesregierung sieht einige wichtige Stichtage vor, die Arbeitgeber von über 50 Mitarbeitenden sich dringend notieren sollten:
So müssen Unternehmen und Organisationen mit mindestens 250 Mitarbeitenden die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits bis zum 02. Juli 2023 umsetzen. In bestimmten Branchen gilt dieser Stichtag unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten auch für kleinere Unternehmen.
Für Unternehmen und Organisationen, in denen 50 bis 249 Mitarbeitende beschäftigt werden, gilt hingegen erst der 17. Dezember 2023 als Frist für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes und kleine Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden sind von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle sogar komplett ausgenommen. Die allgemeinen Schutzvorschriften des HinSchG sollten jedoch auch in diesen Unternehmen zum Schutz der hinweisgebenden Person implementiert werden.
Ein Hinweisgebersystem ist ein System, dass es den Mitarbeitenden eines Unternehmens ermöglicht, vertraulich Informationen über tatsächliche und potenzielle Straftaten oder Verstöße gegen die Unternehmenspolitik weiterzugeben. Das Hinweisgebersystem dient jedoch nicht nur als Anlaufstelle für die Meldung von Verstößen, sondern umfasst zudem auch die Bearbeitung und die Aufklärung der gemeldeten Missstände. Im Idealfall sollte es also zu jedem Hinweisgebersystem einen Prozess geben, in dem genau festgelegt ist, welche Schritte nach der Meldung durch eine hinweisgebende Person ergriffen werden sollen. Damit ist das Hinweisgebersystem ein zentraler Bestandteil des Compliance Management eines Unternehmens.
Hinweisgebersysteme können verschieden ausgestaltet sein: Sowohl eine Telefonhotline oder die persönliche Mitteilung bei einer zuständigen Person (z.B. einer Ombudsperson) als auch die Verwendung einer Softwarelösung oder kombinierter Ansätze sind mögliche Meldekanäle. Wichtig ist lediglich, dass das jeweilige System die Anforderungen, die in der europäischen Richtlinie festgelegt worden, erfüllt.
Um dem Hinweisgeberschutzgesetz gerecht zu werden, müssen Unternehmen und Organisationen bei der Neueinführung oder der Überarbeitung von bestehenden Hinweisgebersystemen einige Anforderungen beachten. Im Nachfolgenden werden einige der zentralen Anforderungen kurz umrissen, diese sind jedoch nur als knappe Zusammenstellung zu verstehen und können nicht alle Einzelheiten abdecken. Für die Umsetzung empfiehlt es sich daher in jedem Fall, sich direkt an dem Gesetz zu orientieren.
Die einzurichtenden Meldekanäle müssen es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Hinweise sowohl mündlich als auch schriftlich einzureichen. Damit ist eine interne Meldestelle, die ausschließlich die Einreichung schriftlicher Hinweise ermöglicht, genauso unzulässig wie eine Meldestelle, bei der nur mündliche Hinweise aufgegeben werden können.
Entsprechend kann es für Unternehmen Sinn machen, den Hinweisgebern mehrere Kanäle für die Abgabe von Hinweisen zur Verfügung zu stellen. Auch die Auslagerung der Meldestelle an einen externen Anbieter ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Einer der wohl wichtigsten Grundsätze des Hinweisgeberschutzgesetzes ist das Vertraulichkeitsgebot. Diesem Gebot zur Folge müssen alle Meldekanäle so konzipiert sein, dass sie die Identität der Hinweisgeber und die Identität der gemeldeten Person(en) sowie die Identität weiterer beteiligter Dritter gewahrt werden.
Unternehmen und Organisationen müssen Personen festlegen, die die Meldungen entgegennehmen, prüfen und je nach Fall entsprechende Folgehandlungen einleiten. Diese Personen können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens als auch externe Personen sein, wichtig ist lediglich, dass sie über das notwendige Fachwissen verfügen, um die Position des Meldestellen-Beauftragten auszufüllen und dass keine Interessenskonflikte mit anderen von ihnen ausgeübten Positionen und Aufgaben bestehen.
Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes haben die hinweisgebenden Personen ein Recht darauf, innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung ihrer Meldung zu erhalten. Zudem müssen sie nach spätestens drei Monaten eine begründete Rückmeldung dazu bekommen, welche Maßnahmen als Reaktion auf ihre Meldung erfolgt oder angedacht sind.
Diese Fristen müssen Unternehmen und Organisationen bzw. ihre Meldestellen-Beauftragten bei der Bearbeitung von Meldungen beachten.
Zudem müssen Unternehmen und Organisationen bzw. ihre Meldestellen-Beauftragten nach dem Eingang einer Meldung geeignete Folgemaßnahmen einleiten. Dazu gehören u.a. die Einleitung interner Nachforschungen, das Ergreifen von Maßnahmen zur Problembehebung sowie der Verfahrensabschluss aufgrund mangelnder Beweise oder die Befassung einer zuständigen Behörde.
Die eingehenden Meldungen und Hinweise müssen laut HinSchG entsprechend dokumentiert werden, wobei die Form der Dokumentation in jedem Fall mit dem Vertraulichkeitsgebot in Einklang stehen muss und von den verwendeten Meldewegen abhängig ist.
In der Regel muss die Dokumentation drei Jahre nach Verfahrensabschluss gelöscht werden, es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen die Dokumentation auch darüber hinaus aufbewahrt werden darf.
Unternehmen und Organisationen müssen Informationen über ihre Meldeprozess zur Verfügung stellen. Dazu eignen sich u.a. die Webseite des Unternehmens oder das Intranet.
Neben der Informationspflicht müssen Unternehmen und Organisationen auch dem Datenschutz gerecht werden. Bei der Einrichtung und Durchführung interner Meldekanäle und -verfahren müssen entsprechend alle Daten so verarbeitet werden, dass sie mit der Datenschutzverordnung der EU in Einklang stehen. Entsprechend macht es Sinn, den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens bzw. der Organisation früh in den Prozess der Einführung des Hinweisgebersystems einzubeziehen.
Neben dem Datenschutzbeauftragten sollte bzw. muss auch der Betriebsrat des Unternehmens in die Einrichtung des Hinweisgebersystems einbezogen werden. Je nach Betrieb und Betriebsgröße können in gewissen Fällen Mitbestimmungsrechte ausgelöst werden. Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, den Betriebsrat im Voraus zu beteiligen und zu informieren.
Hat Ihr Unternehmen noch kein Hinweisgebersystem, so erscheint die Notwendigkeit der schnellen Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zur zeitnahen Einrichtung eines solchen Systems vielleicht auf den ersten Blick nach einer großen Aufgabe.
Sie sollten die Einrichtung eines Hinweisgebersystems jedoch nicht nur als Pflicht, sondern auch als große Chance für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisationen begreifen. So birgen Hinweisgebersysteme eine ganze Menge Vorteile für die Unternehmen, die sie erfolgreich implementieren.
Der erste – recht eindeutige Vorteil – besteht darin, dass Hinweisgebersysteme es ermöglichen, ganz einfach Missstände aufzudecken, die sonst vielleicht niemals erkannt worden wären: Oft passieren Verstöße gegen die Unternehmenspolitik an stellen, die Sie als Unternehmensleitung nicht ständig im Blick haben (können). Entsprechend sind sie darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeitende Sie auf diese Missstände und Verstöße aufmerksam machen.
Die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, ist deutlich höher, wenn es dafür funktionierende Kanäle gibt. Insbesondere, wenn Mitarbeitende solche Missstände und Verstöße bei ihren eigenen Vorgesetzen feststellen, erhöhen Hinweisgebersysteme die Chance auf eine Meldung enorm. Gibt es sie nicht, fürchten die Mitarbeitenden die potenziell drohenden Repressalien nach einer Meldung gegebenenfalls zu sehr, um eine Meldung zu machen.
Durch die Verwendung eines Hinweisgebersystems steigt die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Ihre Mitarbeitenden Sie auf Schwachstellen, Fehler und Probleme in Unternehmen hinweisen. Dadurch erkennen Sie diese in den meisten Fällen viel früher und haben die Möglichkeit, die Schwachstellen frühzeitig zu beseitigen.
Zudem können Sie sich über das Hinweisgebersystem Rückmeldung zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen einholen. Die Rückmeldung Ihrer Mitarbeitenden über das Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren.
Durch die Einrichtung eines Hinweisgebersystems können Sie finanzielle Schäden für Ihr Unternehmen vermeiden. So sparen Sie sich nicht nur das Bußgeld für das Nicht-Einrichten eines Hinweisgebersystems, sondern können auch an vielen anderen Stellen Kosten sparen.
So sind zum Beispiel Verstöße gegen das Datenschutzrecht oftmals sehr teuer für Unternehmen. Durch wachsame Mitarbeitende mit der Möglichkeit, einen potenziellen Verstoß bereits frühzeitig an eine interne Meldestelle zu melden, können Sie Verstöße dieser Art und die entsprechenden Strafzahlungen und Gerichtskosten vermeiden.
Gibt es keine interne Meldestelle, kommt es zudem vor, dass sich Mitarbeitende mit den erkannten Missständen über die Presse an die Öffentlichkeit wenden. Berichtet die Presse dann negativ über Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte, kann das dazu führen, dass Sie Kunden verlieren und Ihr Umsatz sinkt. Auch um dies zu verhindern, ist die Einrichtung eines gut funktionierenden und zuverlässigen Hinweisgebersystems sinnvoll.
Berichtet die Presse negativ über Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte, kann neben einem finanziellen Schaden auch ein Reputationsschaden entstehen. Diese können – je nach Meldung – lang anhalten und somit dazu führen, dass der finanzielle Schaden ebenfalls länger anhält.
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Missstände und Verstöße über ein Hinweisgebersystem zu melden, zeigen Sie Ihnen, dass Sie die Belange und Interessen Ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen. Das führt im besten Fall dazu, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen bzw. dem Unternehmen gegenüber Vertrauen aufbauen. Je mehr Vertrauen die Mitarbeitenden in das Unternehmen haben, desto wahrscheinlicher ist es auch, dass sie sich damit wohl fühlen, sich an eine interne Meldestelle zu wenden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die vorherigen Punkte aus, da Sie durch eine höhere Anzahl an gerechtfertigten Meldungen die Chance haben, Ihre Prozesse immer weiter zu verbessern und Missstände zu beheben.
Mit dem steigenden Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Unternehmen wächst auch die Integrität Ihres Unternehmens, was sich wiederum positiv auf das Image des Unternehmens auswirkt und in den Augen von potenziellen oder tatsächlichen Geschäftspartnern, Kunden und Investoren positiv sein sollte. Schließlich investieren viele Kunden oder Investoren ihr Geld sicherlich lieber in Unternehmen, die als unbestechlich und ehrlich gelten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Hinweisgebersystem im eigenen Unternehmen umzusetzen. Neben der Einrichtung einer Telefonhotline oder eines speziellen E-Mail-Postfaches gibt es auch die Möglichkeit, auf bereits bestehende Softwarelösungen zurückzugreifen und ein digitales Hinweisgebersystem einzuführen.
Diese haben u.a. den Vorteil, dass sie in der Regel auch anonyme Meldungen zulassen, eine vertrauliche Bearbeitung der Meldungen ermöglichen sowie die Einhaltung von Datenschutz und Dokumentationspflicht erleichtern. Auch der Aufwand des Aufbaus eines entsprechenden Systems kann minimiert werden, indem auf ein digitales System zurückgegriffen wird, denn viele Systeme kommen ohne aufwändige IT-Implementierung aus.
Diese haben u.a. den Vorteil, dass sie in der Regel auch anonyme Meldungen zulassen, eine vertrauliche Bearbeitung der Meldungen ermöglichen sowie die Einhaltung von Datenschutz und Dokumentationspflicht erleichtern. Auch der Aufwand des Aufbaus eines entsprechenden Systems kann minimiert werden, indem auf ein digitales System zurückgegriffen wird, denn viele Systeme kommen ohne aufwändige IT-Implementierung aus.
Aufgrund der großen Aktualität des Themas „Hinweisgeberschutzgesetz und Hinweisgebersysteme“ kommen dazu immer wieder Fragen auf. Einige davon wollen wir zum Abschluss dieses Blogebeitrags noch beantworten:
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
Live-Demo anfragen
