Geschäftsprozesse optimieren durch die Hilfe aller Mitarbeiter
Wiederkehrende Abläufe, Freigaben und Routineaufgaben können eigenhändig mit wenigen Klicks digitalisiert werden. Wo vorher überwiegend die IT-Abteilung mit Digitalisierungsprojekten beauftragt wurde, ist es heutzutage wichtig sich schnell auf die verändernde Geschäftswelt anpassen zu können. Fachverantwortliche oder Mitarbeiter die alltäglich den Prozess durchlaufen, kennen den Prozess am besten, denn diese Mitarbeiter sind ein Teil davon. Die kleinen Nuancen, welche für einen fehlerfreien Ablauf notwendig sind, sind meist in den Köpfen weniger.
Die Fachverantwortlichen sollten daher in die Lage versetzt werden, die Geschäftsprozesse eigenständig mit wenigen Klicks zu digitalisieren. Die Geschäftsprozessplattform linqi bietet dabei eine Vielzahl von Funktionen, um alle Sonderheiten und Individualitäten innerhalb eines Prozesses umzusetzen. Dank der NoCode-Technologie die bei linqi zum Einsatz kommt, sind keine IT-Kenntnisse notwendig, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie das Wissen aus den Köpfen weniger in einen digitalen Ablauf, denn was einmal digitalisiert ist, das läuft von selbst und für immer.
Die drei W-Fragen zu Geschäftsprozessen
Was sind
Geschäftsprozesse?
Ein Geschäftsprozess ist ein abteilungs- und oder systemübergreifender Ablauf, welcher aus einer Reihe von miteinander verbundenen Aktivitäten besteht. Diese Aktivitäten sind meist organisatorisch und beinhalten das Holen von Informationen, dass übertragen von Informationen, das Aufbereiten von Informationen sowie ein klares Endergebnis, worauf hin eine oder mehrere Handlungen erfolgen. Ein informationsgetriebener Geschäftsprozess hat somit einen klaren Start und ein klares Ende. Es gibt verschiedene Klassifizierungen wie Managementprozesse, betriebliche Prozesse und unterstützende Geschäftsprozesse. Ein Unternehmen verfolgt Prozessmanagementziele mit seinen Geschäftsprozessen im Prozessmanagement, welche zum Erfolg des Unternehmens maßgeblich beitragen.
Wozu digitale Geschäftsprozesse?
Jede Organisation möchte sein Erfolg verbessern und die allgemeine Effizienz erhöhen. Denn nur da wo die Abteilungen erfolgreich Hand in Hand arbeiten sind Teams zu Spitzenleistungen bereit. Digitale Geschäftsprozesse mit klaren Strukturen erhöhen die Transparenz und verhindern Fehler. Dadurch sind Abläufe schneller und jeder Prozessbeteiligte ist automatisch über den Fortschritt informiert. Ressourcen werden effizient eingesetzt und halten dabei die Vorgaben des Unternehmens ein. Neue Mitarbeiter und Dritte lassen sich schneller in bestehende Prozesse beteiligen, da der Ablauf durch das System überwacht wird. Klare Prozessdokumentationen helfen ebenfalls bei Zertifizierung und dabei einen Überblick zu gewinnen, wo Risiken in den Unternehmensabläufen sind.
Wie starten mit digitalen Geschäftsprozessen?
Die linqi Prozessplattform unterstützt sowohl die Dokumentation als auch das Automatisieren Ihrer Geschäftsprozesse. Beide Welten greifen nahtlos ineinander und es können aus automatisierten Geschäftsprozessen Dokumentationen erstellt werden und aus Dokumentationen können automatisierte Geschäftsprozesse erstellt werden. Entscheiden Sie, womit Sie beginnen wollen. Haben Sie einen konkreten Anwendungsfall, welcher dringend gelöst werden muss, dann automatisieren Sie diesen mit wenigen Klicks innerhalb von linqi. Erstellen Sie mit einem Klick die dazugehörige Dokumentation in BPMN 2.0. Möchten Sie sich erstmal einen Überblick verschaffen, welche Geschäftsprozesse Sie haben, dann starten Sie mit der Prozessdokumentation.
Quelle: Geschäftsprozess Wikipedia
Gewinnen Sie mehr Zeit und Flexibilität durch digitale Prozessautomatisierung.
Geschäftsprozesse digitalisieren
Entdecken Sie die Vorteile der Prozessautomatisierung mit linqi. Unsere No-Code Technologie ermöglicht es, dass jeder in die Lage versetzt wird Prozesse zu digitalisieren. Unsere Philosophie ist es, dass diejenige, die Teil von den Prozessen sind, die Prozesse auch am besten digitalisieren und automatisieren können. Ganz gleich, ob es einfache Freigabe und Genehmigungsprozesse sind oder komplexe mehrstufige übergreifende Prozesse. Schaffen Sie mit linqi nicht nur den Einsatz einer erfolgreichen Softwarelösung, sondern bringen Sie die digitale Transformation und das digitale Denken gleichzeitig in das gesamte Unternehmen. Dadurch wird Ihr Digitalisierungsvorhaben massiv beschleunigt und Sie können frühzeitig von den Vorteilen profitieren.
Geschäftsprozesse dokumentieren
Ohne Prozessdokumentation schleichen sich Fehler ein, weil jeder „irgendwie“ arbeitet. Gerade in regulierten Branchen (z. B. Datenschutz, ISO-Zertifizierungen) sind dokumentierte Prozesse Pflicht. Mit linqi können Dokumentationen zu bereits digitalisierten Geschäftsprozessen mit einem Klick erstellt werden oder von Grund auf neu erstellt werden. Die Prozessdokumentation erfolgt in linqi im internationalen BPMN 2.0 Standard. Dieses hat den Vorteil, dass Dritte diese schnell lesen können, da die Beschreibungssprache bekannt sowie neue Mitarbeiter sich ebenfalls schnell einfinden. Weitere Metadaten, Dokumente und Kommentare können der Prozessdokumentation angefügt werden, um fortführende Informationen ebenfalls alles an einem Ort bereitzustellen.
Geschäftsprozesse zugänglich machen
Prozesse können in linqi über individuelle Dashboards oder auch Prozesslandkarten dem Mitarbeiter gut strukturiert zugänglich gemacht werden. Eine Geschäftsprozesslandkarte dient zur Darstellung eines Geschäftsprozesses und seiner Zusammenhänge. Das Verwenden von den idealerweise bereits digitalisierten Geschäftsprozessen ist für ein Unternehmen von enormer Bedeutung. Geschäftsprozesse definieren, wie ein Unternehmen arbeitet, wie rechtskonforme Abläufe zu geschehen haben sowie haben die Geschäftsprozesse starken Einfluss auf die Rentabilität und Effizienz des Unternehmens. Daher sollten die Prozesse schnell, einfach und verständlich für die Mitarbeiter zu finden und zu verwenden sein.
Geschäftsprozesse optimieren
Fortschrittliche Analyse-Möglichkeiten zeigen Ihnen, dass Nutzungsverhalten Ihres Prozesses sowie Prozessstatistiken. Passen Sie Ihre Geschäftsprozesse auf Basis der daraus gewonnen Erkenntnisse jederzeit ganz einfach mit unserem einfachen Drag & Drop-Designer an. Dabei haben Sie die Möglichkeit in linqi, auch externe Systeme über Schnittstellen nahtlos zu integrieren, um Entscheidungen, Dokumente oder andere wichtigen Informationen an Dritt-Systeme zu überführen ohne Medienbrüche. Die immer schneller werdenden Veränderungen in der Geschäftswelt, welche durch Gesetzesänderungen, geopolitische Ereignisse und globale Krisen verursacht werden, erfordern eine hohe Anpassungsfähigkeit. Ein Geschäftsprozess ist somit ebenfalls stetig im Wandel und sollte kontinuierlich verbessert werden.
Automatisieren Sie alles was Sie mehr als 1x pro Monat machen.
Beispiele für Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse starten mit einem Auslöser (engl. Trigger) oder einem manuellen Ereignis. Dieses kann klassischerweise zum Beispiel der Eingang einer E-Mail sein, welcher einen Rechnungsfreigabeprozess auslöst oder auch das Starten eines Urlaubsantrages eines Mitarbeiters. Die Möglichkeiten sind so weit fassend wie die möglichen Abläufe. Die einzige Konstante ist das immer selbe Muster.
Geschäftsprozesse sind nicht gradlinig, sondern können je nach Ereignissen oder Entscheidungen den Ablauf des Geschäftsprozesses verändern. Das könnte zum Beispiel im einfachsten Fall eine Entscheidung über einen Urlaubsantrag sein. Im positiven Fall erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Zusage, die Personalabteilung wird informiert und ein entsprechender Eintrag im Teamkalender wird vorgenommen. Wird der Urlaubsantrag abgelehnt, dann passiert all dieses nicht, sondern der Mitarbeiter erhält lediglich die Entscheidung mitgeteilt, dass der Urlaubsantrag abgelehnt wurde.
Jede Einheit innerhalb einer Organisation hat verschiedene Prozesse und Abläufe. Klassische Beispiele sind zum Beispiel folgende.
Personal-Prozesse oder auch HR-Prozesse genannt, englisch für Human Resource Processes. Diese sind zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Onboarding, Krank- und Gesundmeldungen, Bewerbermanagement sowie viele weitere zur Personaladministration oder auch Personalentwicklung.
Zu IT-Prozessen gehören zum Beispiel das Ändern von Accountinformationen, Passwort zurücksetzen, Anfordern neuer Hardware oder Software sowie diverse Self-Service und Helpdesk-Prozesse.
Im Facility-Management gibt es diverse Prozesse rund, um das Melden von Defekten wie Lampen oder andere dem Gebäude zugehörigen Objekten, die Regelprüfung von Feuerlöschern und anderen Brandschutzsystemen.
Kaufmännische Prozesse sind in der Regel Beschaffungsprozesse, Rabattfreigaben oder auch die Stammdatenpflege von Lieferanten und Kunden über Systeme innerhalb der Organisation hinweg.
Sowie viele weitere, aus allen Abteilungen und Einheiten eines Unternehmens stammende, Prozesse.
- Eingangsdaten: Alle für den Prozess relevanten Informationen. Diese können durch eine Person erfasst werden oder durch ein Drittsystem ausgelöst werden.
- Aktivitäten und Entscheidungspunkte: Prozessaktivitäten oder Entscheidungen im Prozess, welche über den Verlauf des gesamten Geschäftsprozesses entscheiden.
- Ausgangsdaten: Ergebnis des Geschäftsprozesses in Form von weiteren aufbereitetet Informationen, finalen Entscheidungen oder Status über die Erreichung des Ziels.
Die Zukunft der Arbeit: Effizient, Agil und Digital
In einem Unternehmen, in dem digitale Geschäftsprozesse fest etabliert sind, läuft alles reibungslos, effizient und transparent. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit manuellen Aufgaben und profitieren von automatisierten Workflows, die Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit erleichtern. Entscheidungen basieren auf Echtzeit-Daten, was zu schnelleren und fundierteren Strategien führt. Das Unternehmen ist agiler, kundenorientierter und kann sich schneller an Marktveränderungen anpassen, während die Mitarbeiter eine moderne, flexible und produktive Arbeitsumgebung genießen.
Erfolgsfaktoren für Ihr Unternehmen: Digitale Geschäftsprozesse optimal nutzen
Offene Fragen zum Thema Geschäftsprozesse? Hier finden Sie die Antworten.
Wie ist die Definition von Prozessmanagement?
Prozessmanagement, auch bekannt als Geschäftsprozessmanagement (GPM), umfasst die Analyse, Gestaltung, Dokumentation, Umsetzung, Steuerung und kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen.
Was ist eine BPM Software?
Eine BPM Software hat das Ziel, die Automatisierung des Prozessmanagements mithilfe der am Prozess beteiligten Akteure mittels Technologie zu verknüpfen.
Wie definiert sich das Ziel von Geschäftsprozessen?
Das Geschäftsprozessmanagement zielt darauf ab, Abläufe innerhalb eines Unternehmens effizienter und effektiver zu gestalten. Dazu gehören die Analyse, Modellierung, Umsetzung und kontinuierliche Überwachung von Prozessen, um eine optimale Leistungsfähigkeit sicherzustellen.
Können alle Geschäftsprozesse digitalisiert werden?
Mit linqi können Sie einfache sowie komplexe Geschäftsprozesse digitalisieren. Kurz gesagt: Ja, wirklich alle.
Was ist eine Geschäftsprozesskette?
Die Prozesskette stellt den Ablauf der einzelnen Aktivitäten in Abhängigkeiten innerhalb eines Geschäftsprozess dar.
Warum brauch ich ein Geschäftsprozessmanagement?
Geschäftsprozessmanagement ermöglicht effizientere, transparente und skalierbare Abläufe, die maßgeblich zum Geschäftserfolg beiträgt.
Wofür steht BPM im Geschäftsprozess?
BPM steht für Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement). Es bezeichnet die Methode zur Analyse, Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens.