Prozessmodelle

Prozessmodelle sind eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Prozesse in Ihrem Unternehmen zu veranschaulichen. Auf Basis von Prozessmodellen können Sie Prozesse außerdem simulieren, analysieren und optimieren.

Prozessmodelle Definition

In Prozessmodellen werden Prozesse bzw. Prozesssysteme schematisch abgebildet, wobei die chronologisch-sachlogische Abfolge der Prozesse eingehalten wird. Es dient der Veranschaulichung und sinnvollen Ergänzung von Prozessbeschreibungen. Ein Prozessmodell kann in allen Unternehmen und Organisationen sinnvoll eingesetzt werden.

Es lassen sich verschiedene Arten von Prozessmodellen unterscheiden. Das normative Prozessmodell definiert einen angestrebten Soll-Prozess bzw. ein Soll-Prozesssystem. Es fungiert also als Vorgabe für die Umsetzung des Prozesses. Das deskriptive Prozessmodell hingegen stellt den Ausgangszustand, also die bestehenden Ist-Prozesse, grafisch dar.

Einführung

Es gibt viele gute Gründe dafür, Prozessmodelle im eigenen Unternehmen einzuführen. Prozessmodellierung ist verhältnismäßig kostengünstig, schnell und einfach – gleichzeitig sind modellierte Prozesse von Außenstehenden relativ leicht zu verstehen. Mit Hilfe von Prozessmodellen können Sie Prozesse dokumentieren, gezielt simulieren und Prozessleistungen messen. Sie bieten zudem eine gute Basis, um Verbesserungsmöglichkeiten zu analysieren, bestehende Prozesse zu verbessern und neue Prozesse zu entwickeln.

So gehen Sie vor

Sind Sie der Meinung, dass Ihr Unternehmen von der Einführung eines Prozessmodells profitieren kann, müssen Sie strukturiert vorgehen. Heutzutage ist es verhältnismäßig einfach, ein Prozessmodell zu erstellen, da verschiedene Software-Lösungen angeboten werden. Sie haben die Möglichkeit, gängige Programme wie Microsoft Word oder PowerPoint zu nutzen, können sich aber auch von Programmen helfen lassen, die speziell für die Erstellung von Prozessmodellen entwickelt wurden.

Egal, für welches Programm Sie sich entscheiden: Im ersten Schritt müssen Sie sich überlegen, welchen Prozess Sie darstellen möchten. Danach kümmern Sie sich um alle anderen relevanten Aktivitäten, die mit dem Prozess zusammenhängen. Wie detailliert Ihr Model wird, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Es sollte aber in jedem Fall bestimmt werden, wer wann im Prozess welche Aufgaben bearbeitet. Im nächsten Schritt sollten Beginn und Ende des Prozesses klar definiert werden.

Nun können Sie sich mit der eigentlichen Modellierung auseinandersetzen. Geben Sie den einzelnen Prozessschritten Namen – hierfür empfiehlt es sich, mit ein Verb zu beginnen. Ob Sie einen groben Ablauf modellieren oder jede einzelne Handlung oder Entscheidung detailliert beschreiben, können Sie selbst entscheiden.

Für die grafische Darstellung der Elemente in Ihrem Prozessmodell ist es sinnvoll, sich an eine standardisierte Beschreibungssprache, auch Notation genannt, zu halten. Die Symbole, aus der diese Sprache besteht, können sich je nach Softwareprogramm ein wenig unterscheiden, sind aber im Großen und Ganzen einheitlich.

Nachdem Sie Start- und Endpunkt, Aktivitäten, Entscheidungen sowie In- und Outputs mittels der Symbole abgebildet haben, sollten Sie das Prozessmodell noch einmal überprüfen. Setzen Sie sich hierfür mit anderen Interessenvertretern zusammen und besprechen Sie, ob es Verbesserungsvorschläge oder Einwände gibt. Außerdem sollte kontrolliert werden, ob das Prozessmodell den Prozess korrekt abbildet und alle wichtigen Informationen sowie gleichzeitig keine überflüssigen Informationen beinhaltet.

Die verschiedenen Prozessmodelle

Möchten Sie einen Prozess zur Veranschaulichung grafisch darstellen, haben Sie eine große Auswahl an Modellen, die Sie nutzen können. Die Prozessmodelle unterscheiden sich hinsichtlich ihres Aufwands, der Anzahl der beschriebenen Prozesse und darin, wie grob oder detailliert sie den entsprechenden Prozess bzw. die entsprechenden Prozesse abbilden.

Eine vollständige Prozessdokumentation sollte alle für den Prozess relevanten Informationen enthalten. Es sollte ersichtlich werden, wie der Prozess abläuft, welches Ziel er verfolgt und wie der Prozess sich von anderen Prozessen abgrenzen lässt. Außerdem sollten der Prozessbesitzer, Prozessverantwortliche inklusive deren Zuständigkeiten sowie der Kunde des Prozesses ersichtlich sein. Auch geltende Vorschriften, Vorgaben, Anweisungen sowie administrative Hinweise sollten in einer Prozessdokumentation zu finden sein.

Prozessmodelle: Prozesslandkarten

Die Prozesslandkarte eignet sich besonders gut, um einen Überblick über die Prozesse der Organisation zu erhalten. Sie dient also allen Mitarbeitern in einem Unternehmen als Übersicht und Orientierungspunkt. In einer Prozesslandkarte werden alle modellierten Prozesse in einem Unternehmen grafisch und abstrakt dargestellt. Hier fällt die Einteilung in Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse besonders ins Auge. Ein weiterer Kernaspekt der Prozesslandkarte ist die Darstellung von Schnittstellen mit und Abgrenzungen sowie Abhängigkeiten von anderen Prozessen. Eine Prozesslandkarte kann nicht nur dabei helfen, einen Überblick darüber zu bekommen, sondern auch dabei, diese zu identifizieren und analysieren.

Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte ist es notwendig, im Vorfeld alle Prozesse des Unternehmens zu erfassen. Das kann mit Hilfe von Interviews oder Dokumentenanalysen geschehen. Sie können eine Prozesslandkarte mittels Blockpfeilen oder in der standardisierten Beschreibungssprache für Prozessmodelle erstellen. Sie sollten außerdem darauf achten, dass Sie alle Prozessschnittstellen – auch die externen – erfassen. Auch die Informationsobjekte wie Datensätze oder Dokumente, die an diesen Schnittstellen weitergegeben werden, müssen in der Prozesslandkarte ersichtlich sein.

Prozessmodelle: Flussdiagramme

Ein Flussdiagramm kann dazu genutzt werden, einen einzelnen Prozess darzustellen, der mehrere Organisationseinheiten beinhaltet. Hierbei liegt der Fokus auf den Personen, Rollen und Organisationseinheiten, die an dem jeweiligen Prozess beteiligt sind. Ein Flussdiagramm bzw. Flow Chart bildet den Prozess im Verhältnis zu anderen Prozessmodellen eher grob ab, sorgt dafür aber für ein organisationsweites Verständnis über den Ablauf und die Beteiligten des Prozesses. Sobald ein Flussdiagramm einmal erstellt ist, können darauf basierend weitere Prozesse identifiziert und analysiert werden.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Erstellung eines Flow Charts bestimmte Regeln einhalten und festgelegte Symbole für die verschiedenen Teile des Prozesses nutzen. Die verschiedenen Spalten in einem Flussdiagramm stehen für die an dem Prozess beteiligten Organisationseinheiten. Sie werden auch Schwimmbahnen oder swim lanes genannt. Jeweils am Anfang sowie am Ende eines Prozesses sollte ein Informationsobjekt, also ein Input und ein Output vorhanden sein. Auch nach jeder Funktion, die alternativ auch durch einen Teilprozess ersetzt werden kann, muss es ein Informationsobjekt geben, das den Output der Funktion abbildet. Bei der Verbindung besonders komplexer Prozesse kann das Flussdiagramm mehrere Seiten umfassen. In diesem Fall sollten die Prozesse durch Sprungmarken verbunden werden.

Wertschöpfungskettendiagramme (WKD)

Das Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) ist eines der abstrakteren Prozessmodelle und wird in der Regel angewendet, um Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. Für die Geschäftsprozessmodellierung dient das Wertschöpfungskettendiagramm als Einstiegsebene. Das Ziel eines solchen Diagramms ist es, die wesentlichen Funktionen, Prozesse und Aufgaben einer Organisation zu strukturieren.

Prozessmodelle: Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK)

Eine erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) stellt den Prozess als eine Abfolge von bestimmten Funktionen und Ereignissen dar. Ein Ereignis ist hier als ein für den Prozess relevanter eingetretener Zustand definiert. Darüber hinaus wird die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette durch Organisationseinheiten, Informationsobjekten und weitere Informationen ergänzt.

Die Datensicht auf einen Prozess unterscheidet sich von der Organisations- oder Steuerungssicht auf denselben Prozess. Mithilfe von eEPK können Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen aus unterschiedlichen Blickwinkeln darstellen. Zusätzlich können Sie ausgehend von der eEPK einfacher Software erstellen oder Standardsoftware in Ihrem Unternehmen einführen. Entstehen die erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten durch eine solche Software, können Sie mittels dieser Prozesse simulieren und Soll-Konzepte überprüfen.

Erstellung von erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten

Planen Sie, eine eEPK zu modellieren, sollten Sie sich an einige Konventionen und Regeln halten. In einer erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette ist ein Prozess in Organisationseinheiten, Funktionen sowie Ereignisse aufgeteilt. Dabei steht sowohl am Anfang als auch am Ende eines Prozesses in jedem Fall ein Ereignis. Wichtig ist auch, dass sich in einer eEPK Ereignisse und Funktionen immer abwechseln. Es kann also nicht passieren, dass zwei Ereignisse oder zwei Funktionen aufeinander folgen. Funktionen und Ereignisse dürfen zudem nur jeweils eine eingehende und eine ausgehende Kante haben. Eine Funktion können Sie allerdings auch durch einen Teilprozess ersetzen. Wollen Sie Organisationseinheiten miteinander verbinden, passiert dies immer durch Funktionen, nicht durch Ereignisse. Möchten Sie eine Funktion bezeichnen, erfolgt dies durch ein Substantiv und ein Verb im Infinitiv. Ein Ereignis hingegen benennen Sie mit Hilfe eines Substantivs und eines Partizips. "Post verteilen" wäre also eine Funktion, wohingegen "Post verteilt" ein Ereignis bezeichnet.

Auch bei Verzweigungen in der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette gibt es einiges zu beachten. Wenn zwischen zwei oder mehr Alternativen ausgewählt werden soll, muss vor der Verzweigung eine Funktion stehen. Diese wird benötigt, um die Wahl zwischen den Alternativen zu treffen. Handelt es sich bei der Verzweigung hingegen um eine Und-Verzweigung, kann diese auch auf ein Ereignis folgen. Eine Auswahlentscheidung muss hier nicht getroffen werden, da alle Zweige durchlaufen werden müssen. Möchten Sie zwei oder mehr Verzweigungen miteinander verknüpfen, müssen Sie den gleichen Verknüpfungsoperatoren anwenden, den Sie auch für die Verzweigung genutzt haben.

SIPOC-Diagramm

Das SIPOC-Diagramm ist es wenig detailliertes Prozessmodell, das dabei helfen kann, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Probleme in diesen zu identifizieren. Bei dem SIPOC-Diagramm befinden sich alle zu dokumentierenden Informationen bereits im Namen. Die Einteilung in Lieferanten (Suppliers), Eingänge (Inputs), Prozesse (Processes), Ausgänge (Outputs) sowie Kunden (Customers) hat zum Vorteil, dass sie sehr einfach vorzunehmen ist und einen guten ersten Überblick liefert.

Prozesstabellen

Können Sie nicht alle relevanten Informationen zu einem Prozess in einem Prozessmodell grafisch abbilden, ist die zusätzliche Erstellung einer Prozesstabelle sinnvoll. In dieser Tabelle können Sie Informationen ergänzen, die zur vollständigen Beschreibung des Prozesses wichtig sind.

Wenn Sie eine Prozesstabelle erstellen, sollten Sie auf die laufende Nummerierung der Funktionen im Prozess achten. Gleichzeitig ist es von Wichtigkeit, dass die Bezeichnungen der Funktionen und Tätigkeiten in der Prozesstabelle mit denen im Prozessmodell übereinstimmen.

FAQ

Welche Prozessmodelle gibt es?

• Flussdiagramm / Flow Chart
• Prozesslandkarte
• erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette / eEPK
• Wertschöpfungskettendiagramme / WKD
• SIPOC-Diagramm
• Prozesstabelle
• Gantt-Diagramme

Wie stellt man am besten Prozesse dar?

Um einen Überblick über Prozesse zu erhalten, stellt man sie am besten grafisch in einem Prozessmodell dar. Es ist wichtig, die zeitlich-sachlogische Abfolge der Ereignisse abzubilden, die zu einem Endergebnis führen.

Welche Möglichkeiten zur Darstellung von Prozessen gibt es?

Für einen Überblick über alle Prozesse in einem Unternehmen empfiehlt sich eine Prozesslandkarte. Ein einzelner Prozess lässt sich gut in einem Flussdiagramm darstellen. Auch Wertschöpfungskettendiagramme (WKD) oder erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK) sind möglich. Zur Erweiterung von Prozessmodellen eignen sich Prozesstabellen.