Die Prozessdigitalisierung ist, wie es der Name schon sagt, ein Vorgehen mit dem Ziel eine Vielzahl an Prozessen zu digitalisieren. Dabei ist wichtig zu beachten, dass aus statischen Prozessen dynamische geschaffen werden sollen, die kontinuierlich optimiert werden können.
Einfacher ausgedrückt, werden analoge Prozesse in digitale umgewandelt und erhalten dabei den Vorteil, dass sie in Zukunft leichter angepasst und optimiert werden können.
Für Prozessdigitalisierung gibt es viele gute Gründe, wir haben die wohl sieben stärksten Gründe zusammengetragen. Dabei sind die Gründe an sich sehr unterschiedlich.
Einige der Gründe sind auf die Digitalisierung eines Prozesses an sich zurückzuführen. Selbstverständlich lässt sich ein digitaler Prozess besser nachverfolgen und messen als ein analoger. Dennoch sind nicht alle Gründe als definitive Vorteile zu verstehen, die auf jeden Fall eintreten, wenn ein Unternehmen einen Prozess digitalisiert. Zum Beispiel kann durch Prozessdigitalisierung ein deutlich robusterer Prozess entstehen, allerdings muss dies nicht der Fall sein.
In digitalisierten Prozessen ist es deutlich einfacher Kennzahlen auszuwerten. Bei analogen Prozesse – wenn zum Beispiel Urlaubsanträge auf Papier ausgefüllt werden – müsste man im Unternehmen an jeder Stelle zählen, wie viele Anträge gerade an welchen Bearbeitungspunkt sind.
Durch Prozessdigitalisierung wird dies deutlich vereinfacht. Ein dafür eingerichtetes Dashboard kann schnell einen Überblick darüber geben, welcher digitale Antrag, welchen Status hat.
Bei digitalen Prozessen können an sich auch einfach viel mehr Kennzahlen ermittelt werden, die wieder um für andere Gründe der Prozessdigitalisierung sorgen.
Ein digitalisierter Prozess bietet den Vorteil, dass er leichter zu optimieren ist. Aufgrund der Messbarkeit sind Fehlerpotentiale leichter zu erfassen und die zuständigen Abteilungen können direkt gegensteuern.
Aufgrund des erhöhten Verbesserungspotentials ergibt sich automatisch eine ebenso verbesserte Robustheit, da Fehlerpotentiale schneller ausgemerzt werden. Dennoch beruht die Robustheit digitalisierter Prozesse noch auf einer anderen Grundlage: Es fallen sehr viele Fehlerstellen schon durch die Digitalisierung der Prozesse weg.
Beispielsweise kann ein, auf Papier ausgefüllter Antrag, leicht verloren gehen. Bei einem Antrag, der nur im System, digital vorliegt, kann dies gar nicht vorkommen.
Digitalisierte Prozesse sind deutlich leichter nachzuverfolgen. Jeder Schritt in einem Prozess kann archiviert werden und bei Bedarf lässt sich damit jeder Schritt auch untersuchen.
Ein gutes Beispiel dafür ist wieder der Urlaubsantrag. Der Antragsteller könnte durch einen entsprechenden digitalisierten Prozess zu jedem Zeitpunkt genau feststellen, wo sein Antrag sich gerade befindet. Das ist in gewisser Weise wieder ein Grund, der sich auf die Messbarkeit zurückführen lässt.
Die Prozesstreue ist wahrscheinlich für alle Unternehmen ein Problem, die auf standardisierte Prozesse setzen. Häufig hält sich nicht jeder an den vorgegebenen Workflow. Dadurch kommt es in der Abarbeitung nicht selten zu Problemen. Außerdem lassen sich analoge Prozesse auf diese Weise schlechter optimieren.
Bei digitalen Prozessen, die innerhalb eines Systems, genutzt werden, kann es zu solchen Problemen gar nicht erst kommen. Wenn ein Prozess durch ein System vorgeben ist, an dem kein Weg vorbeiführt, so werden Prozessschritte eher eingehalten.
Digitalisierte Prozesse sind effizienter. Sie nehmen dem Menschen viele Schritte ab, die zwar für einen unnötigen Verwaltungsaufwand sorgen, aber nicht unwichtig sind. So entfällt in einem System für Prozessdigitalisierung beispielsweise das Versenden von E-Mails. Die Nutzer müssen lediglich den Abschluss ihres Schrittes bestätigen und die nächste verantwortliche Person wird automatisch benachrichtigt.
Durch Prozessdigitalisierung können Unternehmen zudem für eine verbesserte Anwenderfreundlichkeit sorgen. Die Prozesse werden in einer zentralen Software gepflegt. Dadurch sind sie leicht zu starten, da Antragssteller nicht erst das nötige Formular besorgen müssen. Außerdem können Unternehmen Hilfestellungen zu Formularen und Prozessen direkt im System hinterlegen. Sie gehen damit sicher, dass Prozesse mit höherer Akzeptanz und mit weniger Fehlerpotential durchgeführt werden.
So ziemlich jedes Unternehmen, das eine Form von System bereitstellt, nutzt ein Ticketingsystem, um Fehler oder Supportanfragen an zentraler Stelle zu sammeln.
Dabei handelt es sich schon um eine Art Prozessdigitalisierung. Bevor Ticketingsysteme aufkamen, mussten Supportanfragen per Mail erfasst werden. Zwar sind E-Mails auch digital, doch ist der manuelle Aufwand schon erheblich. Wenn man einen Schritt weiter gehen möchte, dann wäre die Kundenbeschwerde per Brief das Äquivalent zum modernen Ticketingsystem.
Früher gab es in jedem größeren Unternehmen ganze Lagerräume, nur um Akten zu lagern, die man irgendwann wieder brauchen könnte.
Die meisten Unternehmen machen das heute zum Glück nicht mehr auf diese Weise. Denn die Datenarchivierung ist eines der Paradebeispiele für Prozessdigitalisierung. Unterlagen zu digitalisieren und in der Cloud oder auf einem Server zu speichern ist eine der verbreitetsten Formen von Prozessdigitalisierung, die vielen wahrscheinlich gar nicht als solche auffällt.
Zu Beginn der Prozessdigitalisierung steht zu identifizieren, welche Prozesse als Erstes zu digitalisieren sind. Dabei können Unternehmen auf unterschiedliche Weisen vorgehen.
Zunächst sollten Sie aber alle bestehenden Prozesse auflisten und sammeln. Das kann in Form eines Brainstormings geschehen oder Sie sammeln alle Formulare, die im Unternehmen verwendet werden. Eine weitere Möglichkeit wäre eine Anfrage an jede Abteilung und dort abzufragen, welche Prozesse es in dieser Abteilung gibt.
Hierbei ist zu beachten, dass Sie am Anfang keine vollumfängliche Liste brauchen. Es ist selbstverständlich, dass der ein oder andere Prozess in der ersten Iteration vergessen wird.
In diesem Schritt müssen Sie abwägen, wo Sie in puncto Prozessdigitalisierung stehen und welcher Grad an Digitalisierung bereits besteht. Gibt es Prozesse, die schon teilweise digitalisiert sind?
Zudem sollten Sie in diesem Schritt auch über die Ziele der Prozessdigitalisierung nachdenken. Ist Ihr Ziel alle Prozesse komplett zu automatisieren, sodass kein analoger Schritt mehr getan werden muss? Das wäre für den Anfang wahrscheinlich etwas viel.
Wählen Sie ein geeignetes Maß, dass Sie zu Beginn erreichen wollen und steuern Sie langsam darauf zu, in dem sie immer weitere inkrementelle Schritte in diese Richtung unternehmen.
Im dritten Schritt ist es an der Zeit Kosten und Nutzen für jeden Prozess, der für die Digitalisierung in Frage kommt, ein Kosten und Nutzen abzuwägen. Nicht jeder Prozess, erzielt den gleichen Nutzen, wenn er erst einmal digitalisiert sind. Bei manchen ist dieser größer – bei anderen kleiner.
Einige Prozesse sind wohlmöglich sogar so schwer zu digitalisieren, dass die Kosten den Nutzen übersteigen. Bei diesem Schritt sollten Sie daher möglichst genau vorgehen. Desto genauer Sie in diesem Schritt arbeiten, um so besser wird der Return on Investment (ROI) im späteren Verlauf der Prozessdigitalisierung sein.
Nachdem Sie in den ersten drei Schritten festgelegt haben, welche Prozesse zu digitalisieren sind, ist es nun an der Zeit, die Reihenfolge der Prozessdigitalisierung festzulegen. Dabei sollten vor allem die Ergebnisse aus dem dritten Schritt einfließen. Welcher Prozess wird Ihnen am meisten bringen, wenn er erst digitalisiert ist?
Hier bietet es sich an strikt nach den Ergebnissen aus Schritt vorzugehen, jedoch müssen Sie dabei selbstverständlich nicht allzu strikt sein. Bei manchen Prozessen mag es vielleicht abzusehen sein, dass sich die Situation bald ändert.
Jetzt ist es an der Zeit, die geplante Prozessdigitalisierung anzugehen, aber nehmen Sie sich dabei nicht zu viel auf einmal vor. Sie sollten mit wenigen Prozessen starten, die sich möglichst leicht digitalisieren lassen.
Implementieren Sie zu erst einen Prozess, testen Sie ausgiebig und gehen Sie dann zum nächsten über. Versuchen Sie dabei auch einen gewissen Prozess zur Prozesseinführung einzuführen. Bei jedem Mal wird es schneller und einfacher gehen.
Abschließend ist noch zu sagen, dass ein Prozess nie fertig ist. Natürlich ist ein Prozess dann erstmal digitalisiert, aber Sie sollten ihn fortlaufend optimieren. Gerade zu Anfang sammeln Sie viele Erkenntnisse, die aus den gemessenen Kennzahlen hervorgehen. Diese sollten Sie nutzen, um weiter an der Prozessdigitalisierung zu arbeiten.
Ab einem gewissen ist ein Prozess dann so gut, dass Sie ihn nicht weiter optimieren müssen bzw. erstmal so belassen können. Es lassen sich immer Stellschrauben finden, an denen man drehen kann, um auch noch das letzte Prozent heraus zu holen. Doch ist es dann meist effizienter den nächsten Prozess in Angriff zu nehmen.
Nachdem Sie sich entschlossen haben, die Prozessdigitalisierung anzugehen, fehlt Ihnen nur noch das richtige Tool, um dies auch umzusetzen. Mithilfe von ERP-Systemen können Sie Prozesse bereits in digitaler Form abbilden. Das ist jedoch aufwendig und Sie sind ständig auf die Unterstützung von IT-Spezialisten angewiesen.
Besser wäre eine Lösung, die jeden dazu ermächtigt, selbstständig zu digitalisieren. Auf diese Weise lässt sich ein Prozess auch digitalisieren, wenn gerade kein IT-Spezialist mit dem Prozess vertraut ist. Dabei kommt das Stichwort „No-Code“ ins Spiel. No-Code besagt, dass eine (IT-)Tätigkeit ganz ohne die Notwendigkeit des Quellcodeschreibens ausgeführt wird.
Sie können mithilfe von No-Code demnach die Prozessdigitalisierung durchführen ohne auch nur eine einzige Zeile Code zu schreiben. Das gilt nicht nur für das einmalige Aufsetzen eines Prozesses, sondern auch für die gesamte Wartung und Optimierung jedes Prozesses.
Meist handelt es sich dabei um eine komplette Prozessplattform, in der der ganze Prozesse abläuft, die über ein Dashboard verfügen und in dem die Prozesse ganz einfach per Drag & Drop gebaut werden können.
linqi ist eine solche Prozessplattform. Mit linqi können Sie ganz einfach Prozesse per Drag & Drop erstellen ohne auch nur eine Zeile Code schreiben zu müssen.
Mit linqi sparen Sie nicht nur Zeit bei der Erstellung, sondern haben auch gleich eine ganze Reihe an Features an der Hand, die Sie bei der Prozessdigitalisierung unterstützen: Sie erhöhen das Verständnis über Ihre Prozesse, erkennen schneller Redundanzen, identifizieren Kostentreiber und verbessern den Übergang und die Zusammenarbeit von Prozessen untereinander. Hier erfahren Sie mehr zur Prozessdigitalisierung mit linqi.
Es lassen sich beinahe alle Prozesse digitalisieren. Allerdings sind einige Prozesse zu digitalisieren als andere. Zu den einfachen Prozessen gehören zum Beispiele alle Arten von Formularen, Kundensupport, Urlaubsanträge und Vertriebsprozesse.
Der Übergang zwischen digitalisierten und automatisierten Prozessen ist fließend. Von einem digitalisierten Prozess spricht man in der Regel, wenn Menschen einen Prozesse mithilfe digitaler Unterstützung ausführen. Ein vollständig automatisierter Prozess wäre ein solcher, der komplett vom System, ohne menschliches Zutun, ausgeführt wird.
Warum Sie Prozessdigitalisierung einsetzen sollten, hat vor allem 6 Gründe: Messbarkeit, Nachverfolgbarkeit, Robustheit, Verbesserungspotential, Effizienz und Prozesstreue.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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