Prozessbeschreibung: Die wichtigsten 8 Tipps + Vorlage

Prozessbeschreibungen gehören zu den wichtigsten Tools in prozessorientierten Organisationen. Mit Prozessbeschreibungen können Organisationen Prozesse effizient dokumentieren und sie unterstützen gleichzeitig die Befolgung der festgelegten Arbeitsabläufe. Die Prozessbeschreibung ist eine der Grundlagen für eine Ablauforganisation und ein funktionierendes Prozessmanagement.

Für Unternehmen ist es enorm wichtig, dass Prozessbeschreibungen aktuell sind und die Realität der Arbeitsabläufe im Unternehmen widerspiegeln. Wir haben Ihnen daher in diesem Artikel die 8 wichtigsten Tipps für eine perfekte Prozessbeschreibung zusammengestellt. Darüber hinaus haben wir noch zwei Vorlagen für Sie erstellt (Als Word-Datei und als PDF), die Sie sich kostenlos herunterladen und direkt damit arbeiten können.

Prozessbeschreibung Definition: Prozessbeschreibungen erklärt

Eine Prozessbeschreibung beschreibt jeden einzelnen Schritt eines Prozesses im Detail. Dabei enthält eine Prozessbeschreibung die Aufgaben und ihre Reihenfolge, die Prozessbeteiligten bzw. Aufgabenträger, die Sachmittel und weitere Informationen über den Prozess wie Zeitvorgaben für die einzelnen Schritte und den gesamten Prozess sowie Kosten.

Ziel der Prozessbeschreibung

Die Ziele einer Prozessbeschreibung können variieren. Allgemein dient die Prozessbeschreibung dazu, jedem in kürzester Zeit einen guten Überblick über den vorliegenden Prozess zu geben. Eine Prozessbeschreibung kann beispielsweise dazu genutzt werden, neue Mitarbeiter in einen Prozess einzuarbeiten oder kann das Prozessmanagement sie dazu nutzen, ein Team in die Prozessoptimierungen eines bestehenden Prozesses einzuweisen. Dabei sollten die Prozessverantwortlichen die Prozessbeschreibung stets aktuell halten.

Es gilt der Grundsatz: Eine Prozessbeschreibung sollte so viele Details wie nötig enthalten, aber nur so wenige Details wie möglich. Wie detailliert eine Prozessbeschreibung am Ende sein muss, hängt auch davon ab, wer sie nutzen soll. Ein Experte, der schon lange mit dem Prozess zu tun hat oder sich sehr gut in der Thematik auskennt, kommt mit weniger Details aus, als jemand, die speziell für diesen Prozess neu angelernt werden soll.

Die 8 Tipps zur perfekten Prozessbeschreibung

Eine gute Prozessbeschreibung zu schreiben, ist nicht immer einfach und insbesondere, wenn man es noch nie gemacht hat, kann es einen vor Herausforderungen stellen. Wir wollen Ihnen daher 8 Tipps mit auf den Weg geben, die Ihnen dabei helfen eine gute Prozessbeschreibung zu entwerfen oder bestehende Prozessbeschreibungen deutlich zu verbessern.

Die Tipps befassen sich teilweise mit Grundlagen aber auch mit weiterführenden Tipps, die Ihre Prozessbeschreibungen deutlich verbessern können.

Wenn Sie die Tipps nutzen wollen, sollten Sie die wichtigsten Grundlagen einer Prozessbeschreibung verstanden haben. Die wichtigste Grundlage für eine gute Prozessbeschreibung ist, dass Sie alle Informationen beisammen haben. Der Prozess sollte in sinnvolle Schritte untergliedert sein. Als Faustregel gilt, dass ein neuer Prozessschritt beginnt, wenn die Verantwortlichkeiten wechseln oder zwei aufeinanderfolgende Aufgaben voneinander zeitlich unabhängig sind. Informationen die Sie darüber hinaus benötigen, sind Kosten und Zeitaufwand für den Prozess bzw. die einzelnen Prozessschritte. Zusätzlich sollte für jeden Prozessschritt klar sein, wer für die Durchführung eines Schritte verantwortlich ist. Benötigte Materialien sind ebenfalls eine wichtige Informationen, die in eine Prozessbeschreibung gehören.

Wenn all dies vorliegt, können Sie mit der Arbeit an der eigentlichen Prozessbeschreibung beginnen. Bei der Erstellung der Prozessbeschreibung helfen Ihnen, die hier aufgeführten Tipps, hoffentlich weiter.

1. So viele Details wie nötig, so wenige Details wie möglich

Verlieren Sie sich nicht zu sehr in Details. In einer Prozessbeschreibung müssen selbstverständlich alle nötigen Informationen enthalten sein. Dennoch sollten Sie sich nicht allzu sehr in den Details verlieren. Wenn die Ausführung eines Prozessschrittes mit gesundem Menschenverstand nachvollziehbar ist, dann muss der Bewegungsablauf nicht noch detailliert beschrieben werden - hier reicht ein grobes Beschreiben der Schritte. Es gibt allerdings auch Fälle, in denen ein eine sehr detaillierte Beschreibung enorm wichtig ist: Bei Fließbandarbeiten gibt es meist genaue Vorgaben, wie ein Handgriff auszuführen ist, damit minimaler Zeitaufwand besteht. Hier ist erkennbar, dass eine entsprechend genaue Prozessbeschreibung nötig ist. Es hängt von Kontext ab, gemäß dem Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

2. Stichpunkte sind besser als Fließtext

Fließtexte werden schnell unübersichtlich und die wichtigsten Informationen sind weniger gut zu erkennen. Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Informationen und benutzen Sie Stichpunkte in den Prozessbeschreibungen statt Fließtext. Dadurch erleichtern Sie auch spätere Ergänzungen und Änderungen. Eine Liste an Stichpunkten lässt sich einfacher abändern als ein Fließtext.

3. Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge erklären

Es ist für dir Leser sehr frustrierend, wenn eine Prozessbeschreibung nicht chronologisch abläuft. Die wichtigste Eigenschaft einer Prozessschreibung, ist, schnell zu vermitteln, wer, was, wann zu tun hat. Das erreichen Sie am besten mit einer chronologisch aufgebauten Prozessbeschreibung. Wenn Sie stattdessen beispielsweise nach Wichtigkeit ordnen, ist das für die Aufgabenträger unverständlich.

4. Verweisen Sie auf interagierende Prozesse

Es ist gut, wenn Prozesse nicht für sich allein stehen. Wenn Sie ein Prozess vor- oder nachgelagerte Prozesse hat, ist es sinnvoll auf diese zu verweisen. Dadurch erleichtern Sie es den Lesern, ein Verständnis über die gesamte Wertschöpfungskette zu erlangen. Wenn Sie Ihre Prozessbeschreibungen digital in einer Prozessmanagementsoftware vorhalten, können Sie die Prozessbeschreibungen auch miteinander verlinken. Hinweise zu guter Prozessmanagement Software finden Sie in unserem Beitrag über Prozessmanagement Tools.

5. Nicht zu viele Prozessschritte

Ein zu langer Prozess kann auf die Prozessbeteiligten überfordernd wirken. Versuchen Sie Prozesse, die mehr als 15 - 20 Prozessschritte aufweisen, zu kürzen. Im Idealfall hat der Prozess weniger als 15 Schritte, aber es sollten zumindest weniger als 20 Prozessschritte in der Prozessbeschreibung sein. Das lässt sich leider nicht in jedem Prozess einhalten, da es einfach Prozesse mit mehr als 20 Schritten gibt und diese sich auch nicht immer sinnvoll reduzieren lassen. Bei mehr als 20 Prozessschritten kann man jedoch darüber nachdenken, ob aus diesem einem Prozess nicht ein vor- und ein nachgelagerter Prozess werden.

6. Übersichtlichkeit hat Priorität

Es ist verlockend jede noch so kleine Eventualität in der Prozessbeschreibung darzustellen - schließlich soll es keine Zwischenfälle geben und alles soll reibungslos funktionieren. Wenn Sie jedoch jeden Sonderfall in die Prozessbeschreibung aufnehmen, wird diese schnell unübersichtlich und der Mehrwert ist nur gering. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Regelfälle. Sonderfälle, die regelmäßig vorkommen, dürfen trotzdem mit in die Prozessbeschreibung aufgenommen werden. Nur sollte eben nicht jeder noch so unwahrscheinliche Fall detailliert beschrieben werden.

7. Aktive Formulierungen in den Anweisungen

Nutzen Sie mehr aktive Sätze in den Prozessanweisungen. Diese sind leichter zu verstehen und vermitteln schneller, worauf es ankommt. Das gilt vor allem für Überschriften. Es sollte für jeden leicht erkennbar sein, was das Resultat eines Prozessschrittes sein soll. Schon allein durch das Überfliegen der Überschriften und Bezeichnungen der einzelnen Prozessschritte sollten die Prozessbeteiligten erkennen können, was bei diesem Prozessschritt entstehen soll. Dabei erleichtern Sie ergebnisorientiertes Arbeiten, da in jedem einzelnen Schritt klar ist, an was gerade gearbeitet wird.

8. Visualisierung der Prozessschritte

Wenn Sie den Prozessbeteiligten einen optimalen Überblick über den Prozess verschaffen wollen, können Sie eine Visualisierung der Prozesse anhängen. Am besten eignet sich dafür ein Flussdiagramm. In dieses Flussdiagramm nehmen Sie in chronologischer Reihenfolge die Prozessschritte auf. Auf diese Weise entsteht eine gute Übersicht über den gesamten Prozess und die Aufgabenträger können schnell erkennen, welche Rolle die Ausführung Ihrer Arbeit im gesamten Prozess spielt.

Prozessbeschreibung Vorlage

Um Ihnen eine praxisorientierte Hilfe an die Hand zu geben, haben wir Ihnen zwei Vorlagen für Prozessbeschreibungen zusammengestellt - eine in Word und eine als PDF. Sie können beide Vorlagen herunterladen und kostenlos nutzen. Falls Sie sich tiefer in das Thema einarbeiten wollen und die Prozessbeschreibung noch besser verstehen wollen, hilft es Ihnen sicherlich auch, wenn Sie sich eine der Vorlagen ansehen und damit etwas herumexperimentieren.

Vorlage Word

Die Prozessbeschreibungsvorlage als Word (.docx) Datei: Zum Download

Vorlage PDF

Die Prozessbeschreibungsvorlage als PDF Datei: Zum Download

Prozessbeschreibung Vorteile

Die Anfertigung von Prozessbeschreibungen bieten Ihrer Organisation einige Vorteile, die Ihnen ohne den Einsatz von Prozessbeschreibungen entgehen würden.

Prozessbeschreibungen gewährleisten eine gewisse Prozesstreue. Wenn nirgends nachschlagbar festgehalten ist, wer, was, wann zu tun hat, sondern nur mündliche Anweisungen bestehen oder jeder diese anders dokumentiert, entsteht schnell Chaos. Auch wenn es nicht formal dargestellt wird, gibt es in jedem Unternehmen, jeder Abteilung, jedem Team und an jedem Arbeitsplatz gewisse Arbeitsabläufe, die sich etabliert haben. Durch das aktive Beschreiben dieser Prozesse erreichen Sie nicht nur Prozesstreue, Sie verbalisieren auch die Best-Practices, die anschließend auf ähnliche andere Anwendungsbereiche übertragbar sind.

Darüber hinaus lassen sich neue Mitarbeiter schneller in die Prozesse einarbeiten, wenn Best-Practices etabliert und die Arbeitsabläufe klar strukturiert sind. Durch eine einheitliche Darstellung der Prozesse über das Unternehmen hinweg, erreichen Sie auch, dass Abteilungswechsel für Mitarbeiter einfacher zu vollziehen sind und sie sich dort schneller einarbeiten können.

Auch die Kommunikation zwischen Abteilungen leidet unter unterschiedlichen Dokumentationen von Prozessen. Durch Standards in den Prozessbeschreibungen können über Abteilungen hinweg, Prozesse direkt verstanden werden.

Einer der größten Vorteile der Prozessbeschreibungen ist, dass das Prozessmanagement sehr gut darauf basierende Prozesse optimieren kann. Grundvoraussetzung ist selbstverständlich, dass Prozesse im Unternehmen so ausgeführt werden, wie es auch vorgegeben ist. Diese Wahrscheinlichkeit erhöhen Sie durch einheitliche Prozessbeschreibungen immens. Die Arbeit für das Prozessmanagement ist nicht nur effektiver, sie wird auch effizienter. Die Kommunikation zwischen Prozessmanagement und dem Rest des Unternehmens läuft reibungsloser. Wenn das Prozessmanagement beispielsweise einen neuen Prozess erstellt und diesen in die Wertschöpfung des Unternehmens integrieren möchte, hilft eine einheitliche Vorlage für die Prozessbeschreibung dabei. Dadurch entstehen weniger Nachfragen und der neue Prozess ist direkt für alle leicht verständlich.

Fazit

Prozessbeschreibungen sind nicht nur hilfreich, um neue Prozessbeteiligte in einen Prozess einzuarbeiten oder Optimierungen in einem Team bekannt zu machen. Sie sind nach DIN-Norm 9001 sogar verpflichtende Vorgabedokumente, die gutes Prozessmanagement voraussetzen.

Sie sollten darauf achten, die Prozessbeschreibungen stets aktuell zu halten und bei Änderungen an Prozessen, die dazugehörige Prozessbeschreibung laufend anzupassen. Nur so gewährleisten Sie, dass das Bild Ihrer Prozesslandschaft, welches im Prozessmanagement und im verantwortlichen Team herrscht, auch der Realität entspricht. Wenn Sie die Prozessbeschreibung eines Prozesses nicht dauerhaft aktualisieren, laufen Sie Gefahr, dass nach einiger Zeit sich ein Prozess verselbstständigt und sich nicht mehr an den vorgegebenen Ablauf gehalten wird.

Die 8 wichtigsten Tipps für eine gute Prozessbeschreibung waren - kurz zusammengefasst - die folgenden:

• So viele Details wie nötig, so wenige wie möglich
• Stichpunkte sind besser als Fließtexte
• Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge erklären
• Verweisen Sie auf interagierende Prozesse
• Nicht zu viele Prozessschritte
• Übersichtlichkeit hat Priorität
• Aktive Formulierungen in den Anweisungen
• Visualisierung der Prozessschritte

Wenn Sie Ihre Prozessbeschreibungen aktuell halten, bringen diese Ihrer Organisation viele Vorteile, die Ihnen sonst entgehen würden:

• Eine erhöhte Prozesstreue
• Das Prozessmanagement dann Prozessoptimierungen besser kommunizieren
• Die Einheitlichkeit erleichtert Prozesse über unterschiedliche Abteilungen hinweg
• Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden
• Bestpractices lassen sich aus einem Prozess/aus einem Prozessschritt einfacher auf andere Prozesse übernehmen
• Neue Prozesse lassen sich leichter einführen, da sie leichter verständlich sind.

Schließlich bleibt festzuhalten, dass jedes prozessorientierte Unternehmen, Prozessbeschreibungen einsetzen sollten, um gute Prozesse überhaupt erst zu ermöglichen. Dabei sollten im Idealfall die 8 Tipps befolgt werden, um die Prozessbeschreibungen möglichst gut zu gestalten. Wenn Prozessbeschreibungen gut und einheitlich umgesetzt werden, bringt das dem Unternehmen viele Vorteile, die die Prozessorientierung voran treiben.

FAQ Prozessbeschreibungen

Hier noch einmal die wichtigsten Fragen zu Prozessbeschreibungen beantwortet. Viele der Fragen fassen Aussagen aus den vorherigen Abschnitten zusammen.

Was gehört alles in eine Prozessbeschreibung?

Eine Prozessbeschreibung sollte folgende Elemente enthalten:

• Prozessschritte
• Beschreibung der Prozessschritte
• Wer macht was?
• Wann wird die Aufgabe ausgeführt?
• Kosten
• Zeitaufwand
• Chronologische Reihenfolge
• Benötigte Materialien

Wie mache ich eine Prozessbeschreibung?

Eine Prozessbeschreibung machen Sie, indem Sie zunächst erst einmal alle Prozessschritte notieren. Schreiben Sie die Prozessschritte in chronologischer Reihenfolge auf. Später fügen Sie dann alle nötigen Informationen zu den einzelnen Prozessschritten hinzu. Am Ende sollte die Prozessbeschreibung einen guten Überblick über den Prozess vermitteln und beantworten wer, was, wann, warum und womit macht.

Warum sind Prozessbeschreibungen sinnvoll?

In prozessorientierten Unternehmen und Unternehmen, die prozessorientiert werden wollen, sind Prozessbeschreibungen so sinnvoll, weil Sie die korrekte Befolgung von Abläufen gewährleisten und den Aufwand zum Verständnis der Prozesse reduzieren.

Wie ist eine Prozessbeschreibung gegliedert?

Prozessbeschreibungen sind im Idealfall in die einzelnen Prozessschritte chronologisch gegliedert. Über jeden Prozessschritt liegen dabei die essentiellen Informationen vor. Dabei stehen Informationen zu Input und Output bereit und die "W-Fragen": Wer macht wann, was, womit und wie werden beantwortet. Um eine Übersichtlichkeit in der Prozessbeschreibung zu erzeugen, kann ein Flussdiagramm, das die Prozessschritte visualisiert, hilfreich sein.

Was ist eine Prozessbeschreibung?

Eine Prozessbeschreibung enthält detaillierte Informationen zu allen Prozessschritten eines Prozesses. Die Prozessbeschreibung enthält Informationen über die Aufgaben und ihre Reihenfolge, die Prozessbeteiligten bzw. Aufgabenträger, die Sachmittel und weitere Informationen über Kosten und Zeitaufwand.