Der Prozesssteckbrief ist gewissermaßen eine abgespeckte Version einer Prozessbeschreibung. Man kann ihn auch als Teil der Prozessbeschreibung auffassen. Der Prozesssteckbrief enthält wichtige Informationen zu den Prozesses und vermittelt diese auf einen Blick. Ein Prozesssteckbrief enthält für gewöhnlich folgende Bestandteile:
Ein Prozesssteckbrief muss nicht immer gleich aufgebaut sein, aber es bietet sich an, möglichst viele der hier aufgeführten Aspekte zu berücksichtigen. Dadurch stellen Sie viele Informationen bereits auf den ersten Blick bereit. Eine Prozessbeschreibung liefert ähnliche Informationen wie auch der Prozesssteckbrief. Allerdings umfasst die Prozessbeschreibung noch Details darüber hinaus. Was eine Prozessbeschreibung umfasst, erfahren Sie hier: Prozessbeschreibung.
Der Prozesssteckbrief ist dabei sowohl für die Dokumentation von Ist- und Soll-Prozessen geeignet.
Hier ein Beispiel eines Prozesssteckbriefes, um das gesagte weiter zu veranschaulichen:
Wir haben Ihnen auch eine PDF vorbereitet, die Sie downloaden können, um Sie selbst für zukünftige Prozessbeschreibungen zu verwenden. Klicken Sie dazu einfach auf diesen Downloadlink oder auf das Vorschaubild:
Beim Ausfüllen der Vorlage gehen Sie am besten folgendermaßen vor: Zunächst benennen Sie den Prozess und halten den Zweck des Prozesses fest. Anschließend vermerken Sie die Prozessverantwortlichen und die Prozessbeteiligten namentlich. Prozessbeteiligte können beispielsweise auch externe oder interne Kunden seien. Dabei muss es sich also nicht immer zwangsläufig direkt um Mitarbeiter einer einzelnen Abteilung handeln.
Danach halten Sie den Prozessauslöser fest. Der Prozessauslöser ist das Ereignis, das den Prozess in Gang gesetzt hat. Nachdem Sie den Prozessauslöser definiert haben, können Sie in diesem Schritt auch das Prozessergebnis bzw. das Prozessende definieren.
Der aufwändigste Schritt ist wahrscheinlich das Festhalten der Prozessschritte. Prozessschritte sind nicht immer eindeutig einem Prozess zuzuordnen und man muss sich teilweise intensiv darüber Gedanken machen, zu welchem Prozess ein bestimmter Prozessschritt gehört. Außerdem ist die Gliederung der Prozessschritte an sich schon ein entscheidender Schritt.
Sobald Sie all die bisher beschriebenen Informationen notiert haben, können Sie die verwendeten Ressourcen und Prozesskennzahlen zusammentragen. Schließlich müssen Sie noch vor- bzw. nachgelagerte Prozesse sowie Schnittstellen festhalten.
Sie können den Prozesssteckbrief auf ähnliche Weise erweitern wie die eigentliche Prozessbeschreibung. Beispielsweise eignet sich ein Flussdiagramm sehr gut, um den Prozess noch besser darzustellen.
Zur Erstellung des Flussdiagramms ziehen Sie die einzelnen Prozessschritte heran. Diese visualisieren Sie nun in chronologischer Reihenfolge. Denken Sie dabei vor allem an die Verbindungen zwischen den einzelnen Schritten. Im Optimalfall beschriften Sie die Kanten mit Inputs, die für den nächsten Prozessschritt wichtig sind.
Der Nutzen eines Prozesssteckbriefes ist vor allem in der Übersichtlichkeit begründet. Mit ihm können Sie die wichtigsten Prozessdetails übersichtlich modellieren. Darüber hinaus erhöhen Sie die Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen. Außerdem sind bereits durch das Erstellen eines solchen Steckbriefes erste Analysen möglich und Sie können eventuell jetzt schon Optimierungspotential ausfindig machen.
Der Prozesssteckbrief ist nur ein Teil einer umfangreichen Prozessdokumentation. Er liefert die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Zu einer vollständigen Prozessdokumentation gehören beispielsweise auch noch eine Prozessbeschreibung und eine Prozesslandkarte.
Während einer Prozessaufnahme müssen die aufgenommenen Prozesse beschrieben werden. Der herkömmliche Weg ist es, eine komplette Prozessbeschreibung für jeden Prozess zu schreiben. Allerdings können Sie während der Prozessaufnahme auch auf diesen umfangreicheren Schritt verzichten und stattdessen für die aufgenommenen Prozesse zunächst einmal nur einen Prozesssteckbrief erstellen. Dieser enthält schon einen Großteil der Informationen einer Prozessbeschreibung. Später nutzen Sie dann die bereits dokumentierten Informationen für die komplette Prozessbeschreibung. Das bringt eine gewisse Zeitersparnis mit sich, weil man später einfacher die nötigen Details für die Prozessbeschreibung ergänzen kann.
Hier noch einmal die wichtigsten Fragen rund um das Thema Prozesssteckbrief beantwortet.
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