Scannen, kopieren, ausdrucken, abheften – Zettelwirtschaft ist in vielen Unternehmen noch immer üblich. Auch, wenn es längst Software-Lösungen gibt, mit denen Dokumenten-Workflows digitalisiert und automatisiert werden können. Prozesse in Personalwesen, Buchhaltung, Einkauf und in allen anderen Abteilungen werden dadurch effizienter und übersichtlicher, Kunden und Mitarbeiter zufriedener.
Wie man die Dokumente effektiv und datenschutzkonform digitalisiert und dadurch Prozesse vereinfacht, zeigen wir Ihnen am Beispiel der Software linqi.
Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden legen mehr und mehr Wert auf Digitalisierung. Digitale Dokumentenprozesse ermöglichen es ihnen, schneller, effizienter und kundenfreundlicher zu arbeiten. In einer Statista-Studie gaben 66% der befragten Angestellten an, durch den Einsatz von digitalem Dokumentenmanagement ein bis zwei Stunden oder mehr Arbeitszeit pro Tag zu sparen. Die Gründe sind vielseitig:
Im Grunde macht es in allen Bereichen Sinn, Dokumente zu digitalisieren. Vor allem zentrale interne Geschäftsprozesse wie beispielsweise im Personalwesen oder der Buchhaltung haben allerdings Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Die Freigabe von Rechnungen und Anträgen und die Bearbeitung von Bewerbungen sind typische Engpässe, die sich durch Digitalisierung und Automatisierung der Workflows auflösen lassen.
Die Software-Lösung linqi kann flexibel in allen Prozessen eingesetzt werden. Besonders gut funktioniert sie aber unter anderem hier:
Statt einer schriftlichen Anfrage können Mitarbeiter ein digitales Formular ausfüllen, das zur Freigabe umgehend an den Vorgesetzten und die Personalabteilung weitergeleitet wird. Damit der Antrag nicht im Papierstapel untergeht, gibt es regelmäßige automatische Erinnerungen, sollte er noch nicht bearbeitet worden sein.
Statt alle Belege in Zettel-Form zu sammeln, zusammenzutackern und dann händisch abzutippen, können Mitarbeiter Belege in Echtzeit in linqi hochladen, woraus dann nach und nach automatisch eine fehlerfreie Reisekostenabrechnung entsteht.
E-Rechnungen werden ohnehin Pflicht – Aber nur die Rechnungen zu digitalisieren ist wenig sinnvoll. Dann lieber eine Software, die Dokumenten-Workflows über das ganze Unternehmen hinweg digitalisiert und vereinfacht.
Eine Bewerbungsmappe mit Titelseite, Anschreiben und Lebenslauf auf hochwertigem Papier ist längst nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen sind Bewerber es gewohnt, ihre Unterlagen digital als PDF einzureichen. Mit linqi werden die Bewerbungen zentral abgelegt, sind also jederzeit wieder auffindbar und können deutlich schneller bearbeitet werden. Gerade wenn eine große Anzahl von Bewerbungen eintrifft, können digitale Tools sogar helfen, sie nach Stichworten zu durchsuchen. Das spart jede Menge Zeit und sorgt dafür, dass die besten Bewerber möglichst schnell eine Antwort erhalten.
linqi ist eine No-Code-BPM-Software, mit dem jeder ganz ohne IT-Erfahrung Geschäftsprozesse digitalisieren, automatisieren und optimieren kann. Das funktioniert über einen intuitiven, visuellen Prozessdesigner nach BPMN 2.0 Standard. Alle Daten werden in der Cloud dokumentiert, sodass alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Stand sind. Aber wie sieht ein digitaler Dokumenten-Workflow mit linqi dann eigentlich in der Praxis aus?
Um Prozesse mit linqi zu digitalisieren, brauchen Sie keinerlei IT-Kenntnisse – aber sehr genaue Kenntnisse ihrer Prozesse. Bevor sie einen Dokumenten-Workflow also in linqi modellieren können, müssen sie alle Aufgaben innerhalb des Workflows definieren.
In welcher Reihenfolge werden die Aufgaben durchgeführt? Welche folgen aufeinander, welche laufen parallel?
Workflows sind flexibel: Es gibt immer wieder Entscheidungspunkte, an denen es mehrere mögliche weitere Vorgehensweisen gibt. In linqi können diese Entscheidungspunkte festgelegt werden – Je nach Entscheidung wird dann ein anderer Folge-Workflow ausgelöst.
Jetzt steht das Prozessgerüst und kann mit Informationen gefüllt werden. In linqi können individuelle Formulare erstellt werden, zum Beispiel für Bewerbungen, Anträge oder zur Mängelerfassung. Die Informationen in den Formularen können direkt weiterverwendet werden und über entsprechende Schnittstellen auch in andere Tools wie beispielsweise Excel, Kalenderapps, DATEV und andere übertragen werden.
Zu guter Letzt werden die Verantwortlichkeiten verteilt. Wer ist für welche Aufgabe und für welche Freigabe zuständig? Wer braucht Zugriff auf welche Dokumente und Daten? So können Mitarbeiter ihre digitalen Dokumentenprozesse einfach in linqi durchführen.
Digitalisierung geht immer Hand in Hand mit erhöhten Datenschutzanforderungen. Deshalb ist die Wahl der richtigen Dokumentenmanagement-Software extrem wichtig. linqi ist eine in Deutschland entwickelte und gehostete Software und funktioniert komplett DSGVO-konform. Daten werden beispielsweise gemäß individueller Vorgaben automatisch gelöscht, der Zugriff auf gespeicherte Daten ist durch Berechtigungen eingeschränkt und: Sämtliche Daten werden vor dem Hochladen auf Viren gescannt. So können Sie problemlos und sicher Ihre Dokumenten-Workflows digitalisieren.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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