Viele Unternehmen stehen früher oder später vor der Herausforderung, dass sie feststellen, dass ein Projekt nicht nach Plan läuft, bestimmte Kennzahlen von den gesetzten Zielwerten abweichen oder unerwartete Entwicklungen auftreten.
Wenn das der Fall ist, müssen meist schnell Informationen gesammelt und Entscheidungen getroffen werden, um der Situation gerecht werden zu können. Ein geeignetes Werkzeug für eine schnelle Analyse der jeweiligen Daten bietet die sogenannte Ad-Hoc-Analyse.
Die Ad-Hoc-Analyse ist eine Analyse, die die schnelle Auswertung von Daten ermöglicht und im besten Fall von allen Mitarbeitenden eines Unternehmens erstellt werden kann.
Anders, als im Standard-Reporting gibt es für das Ad-Hoc-Reporting keine festgeschriebenen Standards oder Vorgehensweisen. Ziel einer Ad-Hoc-Analyse ist es, innerhalb kürzester Zeit eine Datenanalyse durchzuführen, deren Ergebnis als Entscheidungsgrundlage für eine vorab konkret festgelegte Fragestellung verwendet werden kann.
In der Regel verwenden Unternehmen Ad-Hoc-Analysen als Entscheidungshilfen im Fall von akuten Problemen oder zeitkritischen Fragestellungen. Das Controlling wertet dann in kürzester Zeit die jeweiligen Daten aus, bereitet diese grafisch auf und reicht den somit erstellte Ad-Hoc-Bericht an die Abteilung weiter, die an der Behebung der Schwierigkeiten arbeitet.
Die Durchführung einer Ad-Hoc-Analyse schafft für Unternehmen insbesondere dann einen großen Mehrwert, wenn sie sich mit einem konkreten Problem oder einer konkreten Fragestellung konfrontiert sehen und schnell darauf reagieren wollen.
Zwar ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Ad-Hoc-Analyse zunächst, dass auftretende Probleme auch als solche identifiziert werden und passende Daten für die Analyse vorliegen, ist das jedoch der Fall, bietet die Ad-Hoc-Analyse im Vergleich zu anderen Analysen jedoch gleich mehrere Vorteile:
Die Ad-Hoc-Analyse ist nicht nur eine schnelle Möglichkeit zur Datenauswertung, sondern auch vergleichsweise kostengünstig, denn im besten Fall sollten nicht nur speziell geschulte Controller, sondern alle Mitarbeitenden eines Unternehmens dazu in der Lage sein, innerhalb von kurzer Zeit eine passende Analyse zu erstellen.
Durch den Verzicht auf bestimmte Formalitäten können Ad-Hoc-Berichte meist schneller und kostengünstiger erstellt werden als reguläre standardisierte Berichte. Insbesondere, da Ad-Hoc-Berichte i.d.R. anlassbezogen durchgeführt und für den einmaligen Gebrauch bestimmt sind, kann der Ressourcenaufwand für Formalitäten hier minimal gehalten werden.
Während regulären Berichte oft zeitintensive Analysen zu Grund liegen, die einen Überblick über den Gesamtzustand des Unternehmens geben sollen, fokussiert sich ein Ad-Hoc-Bericht auf ein konkretes Problem bzw. eine konkrete Fragestellung. Gerade in schnelllebigen Unternehmen kann es also von Vorteil sein, neben regulären Berichten auch Ad-Hoc-Berichte zu erstellen, um Informationen zum jeweiligen IST-Zustand oder konkreten Problemen isoliert betrachten zu können.
Die Kombination aus schneller Analyse und direkter Beantwortung einer konkreten Frage ermöglicht es dem Unternehmen, schnell und flexibel auf Probleme zu reagieren und entsprechend mit flexiblen Maßnahmen zu antworten.
Zum Abschluss unseres heutigen Blogbeitrags sollen noch einige Fragen beantwortet werden, die rund um Ad-Hoc-Analysen immer wieder aufkommen:
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