Mit der No-Code-Lösung von linqi digitalisieren und automatisieren Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse: Belege, Eingangsrechnungen, Freigaben, Rückfragen und Übergaben an die Buchhaltung oder Steuerberatung werden zu klaren digitalen Workflows. Das reduziert die manuelle Arbeit, schafft mehr Überblick und unterstützt GoBD-konforme Abläufe.
Für Unternehmen ist es sinnvoll, ihre Buchhaltung zu digitalisieren, weil sie dadurch schneller, übersichtlicher und weniger fehleranfällig wird. Digitale Belege, elektronische Rechnungen und zentrale Buchhaltungsdaten ersetzen Papierordner, manuelle Ablagen und verstreute Dokumente. So lassen sich Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben und offene Posten einfacher erfassen, prüfen, auswerten und an die Steuerberatung übergeben. Gleichzeitig schafft eine digitale Buchhaltung bessere Voraussetzungen, um Anforderungen wie GoBD, Aufbewahrungspflichten und E-Rechnung zuverlässig zu erfüllen.
Damit die Digitalisierung wirklich entlastet und einen spürbaren Mehrwert liefert, sollten auch die Abläufe hinter der Buchhaltung mitgedacht werden. Denn oft liegen Belege in E-Mails, Rechnungen warten auf Freigaben und wichtige Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden. Mit linqi lassen sich genau diese Schritte als digitale Workflows abbilden: Eingangsrechnungen, Belege, Freigaben und Übergaben an Buchhaltung oder Steuerberatung folgen einem klar definierten Prozess. Das spart Zeit, entlastet Mitarbeitende und macht die Buchhaltung transparenter und besser steuerbar.
Wer beim Digitalisieren der Buchhaltung weggescannte Papierberge oder PDF-Rechnungen vor Augen hat, denkt in die richtige Richtung – lässt aber viel Potenzial ungenutzt.
Denn entscheidend ist der gesamte Ablauf: Wie kommen die Belege ins Unternehmen? Wie werden sie geprüft? Wer gibt sie frei? Wie werden sie an die Buchführungssoftware oder Steuerberatung übergeben? Und wie werden sie revisionssicher archiviert?
Die Antworten hat linqi. Buchhaltungsprozesse können mit der No-Code-Plattform ohne großes IT-Wissen digitalisiert und flexibel an neue Anforderungen angepasst werden. Ändert sich ein Prozess, kann das Buchhaltungsteam die Automatisierung in linqi einfach selbst anpassen.
Wir stellen also fest: Digitale Buchhaltung besteht aus drei Ebenen:
1.Buchhaltungsdaten
Dazu gehören Rechnungen, Belege, Zahlungsinformationen, Kontierungen und Auswertungen.
2.Buchhaltungssoftware
Sie verarbeitet Daten, erstellt Buchungen, unterstützt Steuerprozesse und ermöglicht die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.
3.Buchhaltungsprozesse
Hier geht es um Erfassung, Prüfung, Freigabe, Weiterleitung, Aufgabenverteilung und Archivierung. Genau diese Prozesse können mit linqi digitalisiert und automatisiert werden.
Die Vorteile digitaler Buchhaltung entstehen also nicht allein durch Software, sondern auch durch bessere Abläufe. Was bringt ein digitales Tool, wenn die Rechnungen trotzdem per E-Mail gesucht, Freigaben telefonisch nachgefragt und Belege am Ende doch manuell weitergeleitet werden müssen?
Mit linqi können Unternehmen und Freiberufler ihre Buchhaltungsprozesse so gestalten, dass die Informationen automatisch dort ankommen, wo sie hingehören.
linqi kann wiederkehrende Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung digital abbilden. Eingehende Rechnungen werden dann zum Beispiel automatisch an die zuständige Person weitergeleitet, damit diese die Zahlung prüft oder freigibt. Danach geht der Vorgang an die Buchhaltung.
Das reduziert manuelle Zwischenschritte wie:
Dadurch wird Buchhaltung nicht nur digitaler, sondern auch deutlich übersichtlicher, transparenter und effizienter.
Eine gute Buchhaltung lebt von ihrer Nachvollziehbarkeit. Je klarer ein Prozess, desto geringer ist das Risiko, dass Belege verloren gehen, Rechnungen doppelt bearbeitet werden oder Freigaben fehlen. linqi unterstützt dabei, Abläufe zu standardisieren und Verantwortlichkeiten transparent zu machen.
Das ist besonders wichtig, wenn Unternehmen wachsen. Was bei wenigen Rechnungen noch auf Zuruf funktioniert, wird bei zahlreichen Belegen, mehreren Standorten oder verschiedenen Kostenstellen schnell unübersichtlich. Außerdem gibt es natürlich rechtliche Bedingungen, die erfüllt werden wollen – und auch dabei wird eine digitale Buchhaltung immer wichtiger.
Eine pauschale Pflicht, die gesamte Buchhaltung vollständig zu digitalisieren, gibt es nicht für jedes Unternehmen in gleicher Form. In der Praxis wird die Digitalisierung aber immer wichtiger. Ein wesentlicher Treiber ist die E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Für den Versand hingegen gelten noch Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, kleinere Unternehmen grundsätzlich ab 2028. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können. Deshalb sollten Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse jetzt so aufstellen, dass E-Rechnungen sicher empfangen, geprüft, freigegeben und GoBD-konform archiviert werden können.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD regeln, welche Anforderungen Unternehmen erfüllen müssen, damit ihre elektronischen Unterlagen steuerlich nachvollziehbar und prüfbar bleiben. Das Bundesministerium der Finanzen liegt die GoBD fest.
Für die digitale Buchhaltung sind vor allem diese Prinzipien wichtig:
Oder einfacher gefragt: Kann später nachvollzogen werden, welcher Beleg wann eingegangen ist, wer ihn geprüft hat, wie er verarbeitet wurde und wo er archiviert ist?
Was hier aufwendig klingt, lässt sich mit linqi prozessseitig deutlich besser strukturieren und automatisieren. Denn GoBD-Konformität entsteht nicht nur durch ein Archiv oder eine Buchführungssoftware, sondern auch durch klare, dokumentierte und wiederholbare Abläufe.
Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig, unverändert, lesbar, auffindbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Das betrifft also zum Beispiel Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe und weitere steuerlich relevante Dokumente.
Wichtig: Eine Datei einfach in einem Cloud-Ordner abzulegen, reicht in der Regel nicht aus. Es braucht klare Regeln, Zugriffsrechte, Protokollierung, Wiederauffindbarkeit und eine Dokumentation des Verfahrens.
Mit linqi kann der Weg zur revisionssicheren Archivierung prozessseitig vorbereitet werden. So kann vorgegeben werden, dass ein Beleg nicht zufällig irgendwo landet, sondern durch einen definierten Ablauf geführt wird – also: Eingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung, Ablage. So wird die Archivierung nicht zum nachgelagerten Chaos, sondern zum festen Bestandteil des digitalen Buchhaltungsprozesses.
Archiviert werden müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen, die für die Buchhaltung, die Besteuerung und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen wichtig sind. Dazu gehören insbesondere:
Übrigens: Bei E-Rechnungen ist besonders wichtig, dass der strukturierte elektronische Teil erhalten bleibt. Ein bloßer Ausdruck oder nur eine PDF-Ablage reicht für strukturierte E-Rechnungen nicht aus.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren.
Im Einzelfall können auch längere Fristen relevant sein, beispielsweise bei laufenden Prüfungen, offenen Verfahren oder besonderen branchenspezifischen Vorgaben.
Viele KMUs suchen zuerst nach der besten Buchführungssoftware. Das ist verständlich, aber nur ein Teil der Lösung. Denn klassische Buchführungssoftware kümmert sich vor allem um Buchungen, Belege, Rechnungen, Steuerdaten und Auswertungen.
Die Prozessfrage bleibt oft offen: Wie kommen die richtigen Informationen vollständig und geprüft in dieses System?
Deshalb ist die bessere Frage: Welche Kombination eignet sich für die digitale Buchhaltung?
Buchführungssoftware unterstützt Unternehmen bei Aufgaben wie:
Für KMUs sind häufig Lösungen wie Lexware Office, sevdesk oder DATEV Unternehmen online relevant. Sie können je nach Bedarf bei Rechnungen, Belegerfassung, E-Rechnung, Bankabgleich oder Zusammenarbeit mit der Steuerberatung unterstützen. DATEV Unternehmen online ist vor allem dann naheliegend, wenn die Steuerkanzlei stark mit DATEV arbeitet. Wichtig ist dabei folgende Unterscheidung: Eine Buchführungssoftware verarbeitet buchhalterische Daten. linqi hingegen steuert die Prozesse, mit denen diese Daten vollständig, geprüft und nachvollziehbar vorbereitet werden.
linqi setzt eine Ebene früher und breiter an. Die No-Code-Lösung hilft dabei, den gesamten Prozess rund um die Buchhaltung digital zu gestalten. Dazu gehören zum Beispiel:
Das macht linqi besonders interessant für Unternehmen, die nicht einfach nur eine Buchhaltungssoftware suchen, sondern ihre Arbeitsweise durch die Digitalisierung verbessern möchten.
Digitale Buchhaltung funktioniert über das Zusammenspiel verschiedener Komponenten. Dazu gehören Belegerfassung, E-Rechnung, Workflows, Schnittstellen, Archivierung und Auswertungen.
Ein möglicher Ablauf mit linqi könnte dann so aussehen:
1. Beleg oder Rechnung geht ein
Zum Beispiel per E-Mail, Upload, Scan oder als E-Rechnung.
2. Der Vorgang wird im digitalen Prozess erfasst
Relevante Informationen werden aufgenommen und dem richtigen Ablauf zugeordnet.
3. linqi steuert die Prüfung
Die zuständige Person erhält eine Aufgabe, prüft den Vorgang und ergänzt bei Bedarf Informationen.
4. Freigabe erfolgt digital
Je nach Betrag, Kostenstelle oder Fachbereich können unterschiedliche Freigaben vorgesehen werden.
5. Rückfragen werden im Prozess dokumentiert
Statt verstreuter E-Mails bleiben Informationen am Vorgang.
6. Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung erfolgt strukturiert
Daten und Belege können für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
7. Archivierung wird Teil des Prozesses
Der Vorgang endet nicht mit der Zahlung, sondern mit einer nachvollziehbaren Ablage.
Die größten Hürden bei der Umstellung auf eine digitale Buchführung sind begrenzte personelle und zeitliche Ressourcen. Auch die Sorge um eine hohe Komplexität und eine starke IT-Abhängigkeit schwingen vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen mit. Doch wer die Digitalisierung der Buchhaltung mit einem guten Plan und Schritt für Schritt angeht, kann davon langfristig stark profitieren.
Schritt 1: Welche Prozesse gibt es heute?
Zuerst sollten Unternehmen erfassen, wie Belege, Rechnungen und Zahlungsinformationen aktuell verarbeitet werden. Wo entstehen Verzögerungen? Wo werden Informationen doppelt erfasst? Wo fehlen Zuständigkeiten?
Schritt 2: Welche Abläufe sollen digitalisiert werden?
Nicht jeder Prozess muss sofort vollständig automatisiert werden. Sinnvoll ist ein klarer Startpunkt, zum Beispiel die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Freigabe von Kostenbelegen.
Schritt 3: Welche Rolle übernimmt linqi?
linqi kann den Ablauf als digitalen Workflow abbilden. Unternehmen legen fest, welche Schritte erfolgen, wer zuständig ist, welche Informationen benötigt werden und wann der Vorgang abgeschlossen ist.
Schritt 4: Welche Systeme müssen angebunden werden?
Je nach Unternehmen können Buchführungssoftware, DATEV, Dokumentenmanagement, E-Mail, ERP oder andere Systeme relevant sein. Entscheidend ist, dass der Prozess nicht an Systemgrenzen hängen bleibt.
Schritt 5: Wie werden GoBD und Archivierung berücksichtigt?
Die steuerlichen Anforderungen sollten von Anfang an mitgedacht werden. Dazu gehört auch die Abstimmung mit der Steuerberatung. Sie kann beurteilen, welche Anforderungen für das konkrete Unternehmen relevant sind.
Schritt 6: Wie werden Mitarbeitende eingebunden?
Digitale Buchhaltung funktioniert nur, wenn die beteiligten Personen den Prozess verstehen. Wer prüft was? Welche Fristen gelten? Was passiert bei Fehlern? Welche Informationen müssen ergänzt werden?
Schritt 7: Wie wird der Prozess laufend verbessert?
Das gelingt mit linqi sehr einfach. Denn ein großer Vorteil von No-Code ist die Anpassbarkeit. Wenn sich Anforderungen ändern, kann der Prozess weiterentwickelt werden. Genau das ist wichtig, weil Buchhaltung nicht in Stein gemeißelt ist. Neue gesetzliche Anforderungen, wachsende Teams oder zusätzliche Freigabestufen können jederzeit Anpassungen nötig machen.
Unverbindlich zu Buchhaltungsprozessen mit linqi beraten lassen
Digitale Buchhaltung kann sehr sicher sein, wenn sie professionell umgesetzt wird. Wichtig sind technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören zum Beispiel Zugriffskonzepte, Rollenrechte, Protokollierung, Datensicherung, Verschlüsselung und klare Verantwortlichkeiten.
linqi unterstützt hier eben vor allem auf Prozessebene: Wer darf was sehen? Wer ist für welchen Schritt zuständig? Welche Aufgabe ist offen? Was wurde bereits erledigt? So wird Sicherheit nicht nur technisch gedacht, sondern ganz automatisch auch organisatorisch verankert.
linqi eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre vorbereitende Buchhaltung strukturieren und automatisieren möchten. Dazu gehören zum Beispiel:
Der wichtigste Vorteil: linqi macht Buchhaltung nicht nur digital, sondern prozessfähig. Unternehmen können selbst mitgestalten, wie ihre Abläufe funktionieren sollen.
Wer seine Buchhaltung zukunftssicher und mit Mehrwert digitalisieren möchte, braucht mehr als eine Software zur Belegerfassung. Entscheidend ist der Prozess dahinter: vom Eingang eines Belegs über die Prüfung, Freigabe und Rückfragen bis hin zur Übergabe und Archivierung.
Genau hier liegt die Stärke von linqi. Als No-Code-Lösung hilft linqi direkt in der Buchhaltungsabteilung dabei, Prozesse selbst zu gestalten, zu automatisieren und an bestehende Systeme anzubinden. Dadurch werden manuelle Aufgaben reduziert, Zuständigkeiten klarer, Vorgänge transparenter und Abläufe besser dokumentierbar.
Gerade mit Blick auf GoBD, E-Rechnung und revisionssichere Archivierung ist das ein wichtiger Schritt. Denn digitale Buchhaltung bedeutet nicht nur weniger Papier. Sie bedeutet mehr Kontrolle, mehr Sicherheit und mehr Entlastung im Unternehmensalltag.
Nach einer Vorabbesprechung von ca. 30 Minuten automatisieren wir Ihren Prozess kostenlos und demonstrieren Ihnen linqi anhand Ihres eigenen Prozesses in einer Live-Demo per Video-Call (ca. 60 Minuten) um alle offenen Fragen zu klären.
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