Löschfristen – Prozesse, die sich selbst ausmustern
Viele Prozesse laufen zu Recht nicht ewig: Ein Antrag, ein Vorfall, ein Vorgang aus dem Support – nach der Bearbeitung gehört der Lauf in die Regelhaltung oder in den Papierkorb, je nach Ihren Vorgaben. linqi bietet dafür die Aktion Löschfrist setzen: Innerhalb des Prozesses definieren Sie, nach wie vielen Tagen ein einzelner Prozesslauf gelöscht werden soll. Die Frist wird pro Lauf festgelegt – auch aus Werten des Prozesses heraus, etwa über einen Platzhalter – und läuft ab dem Zeitpunkt, an dem die Aktion im Ablauf steht. Danach kümmert sich linqi selbst: Ein Hintergrund-Dienst prüft die laufenden Löschfristen und entfernt abgelaufene Prozesse.
Der Ablauf bleibt dabei dokumentiert: Jede Löschung ist Teil einer Löschprotokoll-Regelung, die Sie in linqi mitführen. Sie sehen also nicht nur, dass ein Prozess gelöscht wurde, sondern können den Ablauf der Löschung nachvollziehen – wann die Frist gesetzt wurde, wann sie abgelaufen ist und wann der Lauf entfernt wurde. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Aufbewahrung konfigurieren: vom Verweilen im Papierkorb über die Zeit bis zur Löschung bis hin zur Aufbewahrung des Löschprotokolls selbst. Damit wird aus der Löschfrist mehr als ein technischer Timer: Sie wird zur dokumentierten, regelbasierten Ausmusterung Ihrer Prozesse.
Ausmusterung, die sich selbst dokumentiert
Die Aktion Löschfrist setzen ist bewusst klein gehalten: Sie steht als Schritt im Prozess und legt eine Frist in Tagen fest. Was sie im Zusammenspiel leistet, ist größer: Prozesse räumen sich damit selbst auf. Ein Antrag, der nach 30 Tagen abgelaufen ist, ein Vorfall, der nach der Bearbeitung 90 Tage aufbewahrt werden soll, ein Supportvorgang, der nach 7 Tagen den Lauf verlässt – all das lässt sich pro Prozess definieren, statt manuell zu prüfen. Die Löschung selbst läuft über einen Dienst im Hintergrund, der die Fristen prüft und die abgelaufenen Läufe entfernt. Zusammen mit dem Löschprotokoll entsteht so ein sauberer, regelbasierter Ablauf: definiert im Prozess, ausgeführt im Hintergrund, dokumentiert im Protokoll.
Häufige Fragen zu Löschfristen
Wie wird die Löschfrist gesetzt?
Über die Aktion Löschfrist setzen im Prozess: Sie legt die Frist in Tagen pro Prozesslauf fest – auch als Wert aus dem Prozess, etwa über einen Platzhalter.
Wer löscht den Prozess?
Ein Hintergrund-Dienst prüft die laufenden Löschfristen regelmäßig und entfernt abgelaufene Prozesse – der Ablauf läuft ohne manuelles Eingreifen.
Ist die Löschung nachvollziehbar?
Ja. Über das Löschprotokoll wird die Löschung dokumentiert – Sie können den Ablauf der Löschung nachvollziehen.
Kann die Frist pro Prozess variieren?
Ja. Die Frist wird pro Lauf gesetzt und kann aus Prozesswerten abgeleitet werden – verschiedene Prozesse können damit verschiedene Aufbewahrungszeiträume nutzen.