Warum Prozessmanagement so wichtig ist - Die Top 5 Gründe

Warum ist Prozessmanagement so wichtig für Unternehmen? Dieser Artikel soll diese Fragen klären und die fünf wichtigsten Gründe beschreiben, warum Prozessmanagement so wichtig für Unternehmen ist und in einer sich schnell wandelnden Marktumgebung auch immer wichtiger wird.

Es gibt selbstverständlich noch viele weitere Gründe als die hier beschriebenen fünf. Eine Vielzahl dieser wird auch in diesem Artikel angesprochen, allerdings gehen wir vermehrt auf die fünf wichtigsten Gründe ein.

Was ist Prozessmanagement überhaupt?

Prozessmanagement ist eine Managementdisziplin, die sich mit der Identifikation, Planung, Dokumentation, Umsetzung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen bzw. Arbeitsabläufen befasst.

Das übergeordnete Ziel des Prozessmanagements ist es, die Arbeitsabläufe im Unternehmen besser auf dessen Ziele auszurichten. Daher ist es für ein gutes Prozessmanagement auch unerlässlich, dass das Unternehmen genaue Vorgaben und Ziele definiert.

Die verbesserte Zielerreichung soll vor allem durch eine gesteigerte Effektivität und Effizienz in den einzelnen Prozessen erreicht werden. Hierzu identifiziert man in erster Linie die bestehenden Prozesse, um sie anschließend isoliert auf Schwachstellen zu prüfen und sie ggf. zu verbessern. Jedoch ist nicht nur das isolierte Betrachten der Prozesse wichtig, sondern auch die Interaktion zwischen unterschiedlichen Arbeitsabläufen,

Das Prozessmanagement endet allerdings nicht bei der Optimierung der identifizierten Arbeitsabläufe. Auch das Dokumentieren und Planen neuer Prozesse sowie deren Umsetzung und Steuerung gehören zu den täglichen Aufgaben im Prozessmanagement.

Da es ganz unterschiedliche Aufgabengebiete innerhalb des Prozessmanagements gibt, sind auch die Gründe dafür, warum Prozessmanagement in Unternehmen eingeführt werden sollte, sehr vielseitig.

Die Top 5 Gründe für Prozessmanagement

Basierend auf den vielen Gründen, die es für die Einführung von Prozessmanagement in Unternehmen gibt, haben wir die wichtigsten fünf identifiziert und hier zusammengefasst. Interessant ist, dass alle der folgenden Gründe miteinander zusammenhängen und sich teilweise auch gegenseitig erst ermöglichen.

Die fünf wichtigsten Gründe dafür, warum Prozessmanagement so wichtig ist, sind: Die Steigerung der Effizienz und Effektivität, die verbesserte Messbarkeit, die erhöhte Nachverfolgbarkeit, die Digitalisierung und das entstehende Verbesserungspotential.

Weitere wichtige Gründe für die Einführung von Prozessmanagement sind Kostenminimierung, Qualitätsverbesserungen, Vereinfachtes Management, eine erhöhte Flexibilität und eine verbesserte Konkurrenzfähigkeit. Diese Gründe sind aber zum großen Teil in den unten beschriebenen enthalten oder gehen direkt aus diesen hervor.

1. Effizienz und Effektivität steigern

Der wahrscheinlich wichtigste Grund für die Einführung eines Prozessmanagements im Unternehmen ist die Effizienz- bzw. Effektivitätssteigerung. Wenn Sie das Prozessmanagement einführen, können Sie dadurch das Unternehmen langfristig besser auf seine Ziele ausrichten.

Diese Effizienzsteigerung ist insbesondere auch in der sich ändernden Betrachtungsweise begründet. Ein Unternehmen, das nicht in einzelnen Funktionen oder Abteilungen denkt, sondern den gesamten Prozess im Blick hat, kann die ganze Unternehmensstruktur auch viel besser auf die Ziele ausrichten.

Die Prozessbeteiligten ziehen über Abteilungen hinweg an einem Strang und auf diese Weise lässt sich eine Effizienzsteigerung herbeiführen.

2. Messbarkeit

Wenn man sich fragt, warum Prozessmanagement so wichtig ist, dann ist die Messbarkeit von Prozessen definitiv einer der Gründe, die man bei der Beantwortung nennen sollte.

Durch gutes Prozessmanagement, besonders wenn die Prozesse digitalisiert wurden, entsteht eine deutlich erhöhte Messbarkeit. Sie können festhalten, welche Prozessschritte zu welchem Zeitpunkt ausgeführt wurden, wie lange dies dauerte und an welchen Stellen Optimierungen möglich sind.

Langfristig sorgt das Prozessmanagement dafür, dass Unternehmen ihre Konkurrenzfähigkeit durch die Messbarkeit erhöhen können, weil Prozesse im Unternehmen immer effizienter ablaufen, was wiederum mit dem ersten Grund Effizienz und Effektivität steigern interagiert.

3. Nachverfolgbarkeit

Die Nachverfolgbarkeit hängt gewissermaßen mit der Messbarkeit zusammen. Dennoch sind es zwei verschiedene Gründe dafür, warum Prozessmanagement so wichtig ist. Die Messbarkeit liefert Kennzahlen und Daten darüber, inwiefern sich ein Prozess optimieren lässt. Die Nachverfolgbarkeit hingegen legt den Fokus eher darauf, wer was zu welchen Zeitpunkt getan hat.

In einigen Branchen wie der Pharmaindustrie ist es sogar vorgeschrieben, dass zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar sein muss, wer welchen Schritt bei der Anfertigung eines Medikamentes vorgenommen hat. Wenn es bei der Herstellung zu Problemen kam oder Medikamente verunreinigt wurden, sind diese Daten eventuell sogar vor Gericht entscheidend.

Neben dieser gesetzlich festgelegten Nachverfolgbarkeit, hat die Nachverfolgbarkeit durch Prozessmanagement aber auch an sich Vorteile für das Unternehmen. Durch die Archivierung der Prozessschritte lassen sich im Nachhinein Unklarheiten viel schneller beseitigen.

Beispielsweise bei einem Urlaubsantrag, dessen Antragsteller nie eine Antwort erhalten hat, kann der Grund möglichst einfach ermittelt werden. Hierbei geht es keineswegs darum, den Beschäftigen zu tadeln, der vergessen hat, den Antrag zu bearbeiten. Vielmehr ist ermöglicht es die Nachverfolgbarkeit dem Prozessmanagement Fallstricke in den Prozessen zu entdecken, die eventuell zu Fehlern führen.

Es kann auch schlichtweg sein, das der aktuelle Prozess es begünstigt, dass die zuständige Abteilung Anträge vergisst und sie unter den Tisch fallen.

4. Digitalisierung

Die Digitalisierung ist kein Trend, der wieder verschwindet - ganz im Gegenteil. Sie ist inzwischen einer der Hauptgründe dafür, warum Unternehmen sich mit dem Prozessmanagement beschäftigen und dieses im Unternehmen integrieren sollten.

Durch Prozessmanagement können Unternehmen bedeutend flexibler werden und auf sich ändernde Marktgegebenheiten reagieren. Meist ist ein Schritt bei der Optimierung der Arbeitsabläufe auch deren Digitalisierung. Sie ist in vielen Fällen sogar die Grundlage dafür, dass die anderen Gründe für Prozessmanagement erst ihr volles Potential ausspielen können.

Digitalisierte Prozesse lassen sich leichter steuern, überwachen und sogar anlegen. Wenn ein Unternehmen also das Prozessmanagement im eigenen Unternehmen einführen möchte, dann bietet es ich an, sich auch mit der Digitalisierung der Prozesse zu befassen.

Digitalisierung und Prozessmanagement gehen insbesondere deshalb miteinander einher, weil die Digitalisierung der Prozesse direkt zu der weiteren Steigerung der Effizienz und Effektivität beiträgt. Wie Unternehmen das Prozessmanagement einführen, wird in diesem Artikel beschrieben: Prozessmanagement einführen Prozessmanagement einführen.

5. Verbesserungspotential

Das Verbesserungspotential soll der letzte hier genannte Grund dafür sein, warum Prozessmanagement Einzug in fast jedes Unternehmen erhalten sollte. Es wurde in der Beschreibung der anderen Gründe schon ein wenig angerissen, aber hier soll es noch einmal verdeutlicht werden: Durch die Einführung des Prozessmanagements entdecken und kreieren Unternehmen eine großes Verbesserungspotential, das sie nun effektiv nutzen können.

Dies hängt eng mit den anderen beschriebenen Gründen zusammen. Das Verbesserungspotential ist dementsprechend ein Vorteil des Prozessmanagements, der zum Beispiel aus der Messbarkeit und der Nachverfolgbarkeit entsteht. Durch diese beiden Gründe können Unternehmen erst ineffiziente Arbeitsabläufe identifizieren, die sie anschließend wiederum verbessern können.

Stichwort Effizienz - Auch zu diesem Grund besteht eine enge Verbindung. Ohne dass Verbesserungspotentiale offengelegt werden würden, wird es für Unternehmen kaum möglich sein, die Effizienz und die Effektivität im Tagesgeschäft zu steigern. Das Verbesserungspotential bildet gewissermaßen die Verknüpfung all der anderen Gründe. Es verkörpert den Kern des Prozessmanagements, indem es die anderen vier Gründe erst ermöglicht und Unternehmen dazu bewegt, sich immer weiter zu verbessern und so eine stärkere Position in ihrem Markt zu erreichen.

Möglicherweise haben Sie auch schon selbst festgestellt, dass es kaum möglich ist, die Gründe voneinander isoliert zu betrachten. Vielmehr interagieren sie alle miteinander und ermöglichen sich erst gegenseitig. Das Verbesserungspotential ist in gewisser Weise die Folge aus all den anderen Gründen und beschreibt am besten, was das Prozessmanagement ausmacht.

Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist ein zentraler Bestandteil des operativen Prozessmanagements. Es hängt zwar nicht direkt mit den hier beschriebenen Gründen für die Einführung des Prozessmanagements zusammen, soll aber dennoch kurz beschrieben werden, weil es ein so essentieller Bestandteil des Prozessmanagements ist und eine der zentralen Methoden im Prozessmanagement darstellt, um Arbeitsabläufe zu verbessern.

Die Prozessanalyse hilft Schwachstellen, Probleme und Verbesserungspotentiale ausfindig zu machen. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass es für eine Prozessanalyse kein allgemein gültiges Vorgehen gibt. Stattdessen erfolgt eine Prozessanalyse kontinuierlich, indem man die Prozessziele überwacht, um die Abweichung von Ist- und Soll-Zuständen festzustellen und die Arbeitsabläufe wieder darauf auszurichten.

Nichtsdestotrotz kann ein standardisiertes Vorgehen helfen, um die Prozesse systematisch zu untersuchen, was meist zu besseren Ergebnissen führt.

Die Prozessanalyse sollte in jedem Fall, die folgenden Schritte beinhalten:

• Idee / Vorgabe festhalten: Idee zur Verbesserung oder Vorgabe wird eingereicht.
• Analysebedarf prüfen: Besteht Verbesserungsbedarf?
• Prüfen der Idee: Kann die Idee bei der Zielerreichung helfen?
• Anzupassende Prozesse identifizieren: Welche Prozesse sind betroffen?
• Geeignete Prozessschritte identifizieren: Welche Schritte in den Prozessen müssen angepasst werden?
• Nutzen / Aufwand bewerten: Lohnt sich der Aufwand?
• Priorisieren: Wann wird die Optimierung angegangen?
• Änderungen dokumentieren: Die Prozessdokumentation aktualisieren.

Eine Prozessanalyse kann Ihnen im Prozessmanagement dabei helfen, die beschriebenen Gründe für das Prozessmanagement im Auge zu behalten. Es reicht nicht, einfach zu sagen, dass man jetzt Prozessmanagement im Unternehmen einführt, denn es handelt sich dabei nicht um ein Einmal-Projekt. Sie müssen das Prozessmanagement langfristig im Unternehmen verankern und die Prozessanalyse als Maßnahme macht deutlich, wie ein iteratives Vorgehen aussehen kann, dass für ein fortlaufendes Prozessmanagement sorgt.

Wie Sie das Prozessmanagement langfristig im Unternehmen verankern, erfahren Sie in diesem Artikel: Prozessmanagement langfristig im Unternehmen verankern Prozessmanagement langfristig im Unternehmen verankern.

Fazit

Da das Prozessmanagement aus mehreren Teildisziplinen besteht, sind auch die Gründe für die Einführung von Prozessmanagement in Unternehmen vielseitig und es gibt eine ganze Reihe an wichtigen Gründen, die für den Schritt in Richtung einer Ablauforganisation sprechen. Die fünf wichtigsten, die wir in Rahmen dieses Artikels identifiziert haben, sind: Die Effizienz- und Effektivitätssteigerung, die Messbarkeit und Nachverfolgbarkeit von Arbeitsabläufen, die Digitalisierung und das entstehende Verbesserungspotential.

Neben diesen fünf Hauptgründen gibt es noch viele weitere Gründe wie die Minimierung von Kosten, Qualitätsverbesserungen, vereinfachtes Management, eine erhöhte Flexibilität und eine verbesserte Konkurrenzfähigkeit.

Prozessmanagement ist dabei kein Projekt, was einmal angegangen und dann vergessen wird. Stattdessen sollte Prozessmanagement als Projekt mit einem Team starten und dann als eigene Organisationseinheit im Unternehmen etabliert werden, wodurch das Unternehmen sich langfristig zu einer Ablauforganisation entwickelt.

Die besten Tools, die Ihnen beim Prozessmanagement helfen, finden Sie hier: Prozessmanagment Tools.