Geschäftsprozesse digitalisieren: So gelingt es.

Dass es sowohl in kleinen als auch in mittelständischen und großen Unternehmen immer mehr an Wichtigkeit gewinnt, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ist nicht verwunderlich. Der Umschwung von Analog auf Digital bietet viele Vorteile, die sich kurz und knapp zusammenfassen lassen: Schnelligkeit und Effizienz.

Wir klären auf, was digitale Geschäftsprozesse sind, welche Vorteile sie bieten und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Was ist ein digitaler Geschäftsprozess?

Ein digitaler Geschäftsprozess nutzt moderne Technologien, um Abläufe, Funktionen und Teilprozesse umzustrukturieren und zu optimieren. Kurz gesagt: ein Wechsel von Analog auf Digital. Das kann zum Beispiel so aussehen, dass analoge Arbeitsschritte von nun an digital umgesetzt werden. Eine andere denkbare Möglichkeit ist die Digitalisierung von bisher analogen Informationen oder Formularen. Alle digitalen Geschäftsprozesse haben gemein, dass Sie Ihnen Aufgaben abnehmen, die Sie bisher aufwändig selbst machen mussten – das spart Zeit und ist effizient.

Warum Geschäftsprozesse digitalisieren?

Für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse sprechen viele Gründe. Tatsache ist, dass der Wandel in der Wirtschaft immer weiter voranschreiten wird. Unternehmen, die die Digitalisierung Ihrer Prozesse nicht in Angriff nehmen, müssen früher oder später mit entsprechenden Konsequenzen rechnen.

Sie sollten die Nutzung digitaler Technologien allerdings nicht als notwendiges Übel sehen, sondern als große Chance. Digitale Geschäftsprozesse ermöglichen es Ihnen, durch die Automatisierung von Prozessen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, was wiederum Ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöht.

6 Gründe für digitale Geschäftsprozesse

Einige Abteilungen profitieren besonders von der Digitalisierung: die Personalabteilung und die Buchhaltung. Diese verbringen besonders viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten. Wenn Sie Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren, bedeutet das trotz alledem einen Gewinn für das gesamte Unternehmen. Die Vorteile, die digitale Prozesse ihrem analogen Pendant gegenüber bieten, sind vielfältig.

1. Digitale Prozesse sind schneller

Dadurch, dass die Verarbeitungskapazität bei digitalen Prozessen um einiges höher ist, laufen digitale Prozesse schneller ab als analoge. In einem Unternehmen, das auf analoge Prozesse setzt, können sich Verarbeitungsprozesse durch Krankheit oder Urlaub verzögern – mit einem digitalen Geschäftsprozess passiert das nicht.

2. Digitale Prozesse sind effizienter

Ein großer Vorteil digitaler Prozesse ist, dass sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern vor allem die Arbeit abnehmen, die besonders viel Zeit und Nerven kostet. Viele Aufgaben, die ansonsten manuell erledigt werden müssten, übernimmt der digitale Geschäftsprozess schnell und automatisch – So bleibt Ihnen mehr Zeit für strategische und gewinnbringende Aufgaben. Besonders praktisch: digitale Prozesse sind außerdem weniger anfällig für Fehler.

Ein weiterer, die Effizienz steigernder Vorteil ist die Vernetzung der unterschiedlichen Abteilungen und Mitarbeiter: digitale Prozesse ermöglichen eine schnelle Kommunikation.

3. Digitale Prozesse sparen Kosten

Auf den ersten Blick erscheint Ihnen wahrscheinlich als eine beachtliche Investition, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Sie werden aber sehen, dass sich diese lohnen wird. Die Nutzung digitaler Technologien sorgt dafür, dass Sie eine höhere Verarbeitungskapazität haben, die sich wiederum positiv auf Ihre Produktivität auswirkt. Langfristig sparen Sie mit digitalen Prozessen also sogar Kosten ein.

4. Digitale Prozesse sind vielseitig

Falls Sie mit dem Gedanken spielen, in Zukunft eine neue Dienstleistung anzubieten oder ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, können Ihnen digitale Prozesse auch dabei helfen. Die Zeit, die die verschiedenen Verfahrensschritte üblicherweise benötigen, kann durch digitale Geschäftsprozesse um ein Vielfaches verkürzt werden.

5. Digitale Prozesse erleichtern den Datenschutz

Es ist verständlich, wenn Sie sich beim Einsatz digitaler Geschäftsprozesse Gedanken um Ihre Daten machen. Es mag im ersten Moment befremdlich sein, einen so wichtigen Aspekt wie Datensicherheit in die Hände eines Programms zu legen. Tatsächlich ist es so, dass es Ihnen digitale Prozesse einfacher machen, Datenschutzgesetze wie die DSGVO ohne großen Aufwand einzuhalten. Auch die Einhaltung sämtlicher Regeln im Unternehmen ist dank digitaler Geschäftsprozesse leichter denn je.

Wie Sie Prozesse digitalisieren

Wenn Sie den Entschluss gefasst haben, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, sollten Sie strukturiert vorgehen.

Überblick verschaffen - Geschäftsprozesse digitalisieren

Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie sich einen Überblick über die aktuelle Situation machen – den Ist-Zustand. Wie laufen Ihre Geschäftsprozesse aktuell ab? Welche Prozesse kosten Sie momentan am meisten Zeit? Welche Prozesse lassen sich potenziell digitalisieren?

Ist-Prozess definieren - Geschäftsprozesse digitalisieren

Haben Sie sich einen Prozess ausgesucht – im besten Fall denjenigen, dessen Optimierung mit möglichst wenig Aufwand den größten Nutzen bringt – sollten Sie ihn genau analysieren. Definieren Sie den Ist-Prozess hierfür und grenzen Sie ihn von vor- und nachgelagerten Prozessen ab.

Schwächen analysieren - Geschäftsprozesse digitalisieren

Konzentrieren Sie sich nun auf die Schwächen des Ist-Prozesses: Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf? Schwachstellen des Prozesses könnten beispielsweise nicht automatisierte Tätigkeiten sein, die Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit kosten. Auch vermeidbare Medienbrüche sowie manuelle Datentransfers können optimiert werden.

Geschäftsprozesse digitalisieren - Bedarfsanalyse durchführen

Im nächsten Schritt steht die Frage im Fokus, welche Arbeitsschritte sich konkret für eine Digitalisierung oder Automatisierung eignen. Möglicherweise finden Sie auch Arbeitsschritte, die Sie lediglich zusammenlegen, parallelisieren oder ganz weglassen können – auch das hilft Ihnen weiter. Sie sollten sich außerdem überlegen, welche Programme und Tools Ihnen dabei helfen können, Ihre Prozesse zu optimieren.

Geschäftsprozesse digitalisieren - Projektplanung

Jetzt geht es ans Eingemachte: die Projektplanung. Hier sollte herausgestellt werden, was Sie sich konkret von der Digitalisierung des ausgewählten Geschäftsprozesses erhoffen und wie der Soll-Prozess aussieht. Neben dem Projektziel sollten Sie auch die** Verantwortlichkeiten klären. Haben Sie Ihr Projektteam zu diesem Zweck zusammengestellt, legen Sie gemeinsam einen Projektstrukturplan an. Die hierarchische Darstellung aller Aufgaben des Projektes wird Ihnen dabei helfen, zu jeder Zeit den Überblick zu behalten.

Geschäftsprozesse digitalisieren - Geeignete Lösungen auswählen

Da es hier darum geht, Prozesse zu digitalisieren, müssen Sie selbstverständlich auch eine Wahl zwischen verschiedenen Soft- und Hardware-Lösungen treffen, mit Hilfe derer Sie Ihre Pläne umsetzen können. Ihr Ziel bzw. den angestrebten Soll-Prozess erreichen Sie am besten, wenn Sie sich zusätzlich für einen geeigneten Partner entscheiden. Wir – linqi – stehen Ihnen als kompetenter Partner bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Rat und Tat beiseite.

Geschäftsprozesse digitalisieren - Praxistest durchführen

Haben Sie mithilfe Ihres Partners und Ihrer Hard- und Software-Lösungen einen Prototyp des Soll-Prozesses konstruiert, sollten Sie diesen auf Herz und Nieren testen.Der Fokus liegt hier vor allem auf der Usability: Wie benutzerfreundlich ist der optimierte Prozess? Sollte er angepasst werden? Wie können Sie den Prozess noch weiter verbessern? Auf Basis dieser Überlegungen können Sie und Ihr Projektteam zusammen mit Ihrem Partner den Prozess noch weiter optimieren und anpassen, bis er Ihren Anforderungen und Wünschen entspricht.

So wird die Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse erfolgreich

Damit Ihnen die Umsetzung digitaler Prozesse in Ihrem Unternehmen wie gewünscht gelingt, sollten Sie einige Aspekte beachten. Einzelne Faktoren können darüber entscheiden, ob die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ein Erfolg wird oder nicht.

Schon zu Beginn der Umsetzung sollten Sie alle Beteiligten Ihres Unternehmens darüber informieren, dass Sie eine Umstrukturierung planen und die Optimierung der Geschäftsprozesse anstreben. Eine Veränderung ist für viele Personen schwierig, gerade wenn bestimmte Abläufe schon jahrelang auf eine bestimmte Art und Weise gehandhabt wurden. Damit die Digitalisierung also von allen Beteiligten akzeptiert wird, ist es wichtig, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. So zeigen Sie Ihnen, dass sie an einem Strang ziehen und alle haben die Möglichkeit, aktiv an der Prozessoptimierung mitzuwirken und eigene Ideen einzubringen.

Wichtig ist auch, dass Sie von Anfang bis Ende der Prozessoptimierung alle Prozesse transparent machen, indem Sie Ihr Vorgehen dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass Organisations- sowie Unternehmenseinheiten Ihre Schritte nachvollziehen können. Eine offengelegte Verfahrensweise kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter Ihre Ängste vor einer Veränderung genommen werden. Wenn Sie klar kommunizieren, was Sie sich von der Digitalisierung der Geschäftsprozesse erhoffen und welche Vorteile diese auch für die Mitarbeiter bringen kann, erhöht das die allgemeine Akzeptanz ungemein.

Geschäftsprozesse digitalisieren: Möglichkeiten und Potentiale für den Mittelstand

Vielleicht nehmen Sie an, dass es sich nur für große Unternehmen lohnt, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Es ist allerdings so, dass die Umstrukturierung auch für mittelständische Unternehmen lohnend ist und Chancen birgt. Kommunikation, Planung, administrative Tätigkeiten - das alles sind Aufgaben, die in einem Unternehmen zwar erledigt werden müssen, allerdings nicht unmittelbar wertschöpfend sind. Die Lösung liegt auf der Hand: Digitale Prozesse automatisieren genau diese Tätigkeiten, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter letzten Endes mehr Zeit haben, sich um gewinnbringende Angelegenheiten zu kümmern.

Voraussetzung dafür, dass Sie digitale Prozesse erfolgreich in Ihrem mittelständischen Unternehmen umsetzen können, ist die Bereitschaft, etwas zu verändern. Nur, wenn Sie prozessorientiert denken und den Ist-Zustand kritisch analysieren und auf seine Schwachstellen untersuchen, können Sie ihn optimieren.