Dokumente digitalisieren: Wie man es richtig macht (Anleitung)

Dokumente digitalisieren: Nicht nur der Alltag - auch Unternehmen werden immer digitaler. Die Digitalisierung schreitet dort in allen Bereichen immer mehr voran und nimmt gewinnt zunehmend an Geschwindigkeit. Die Digitalisierung von Dokumenten und die damit verbundene Umstellung von Papier und Aktenordnern auf ihre digitalen Äquivalente ist eine der fundamentalsten Bestandteile dieser Digitalisierung.

Dennoch fürchten sich noch zu viele Unternehmen vor einer solchen Umstellung. Das hängt vor allem damit zusammen, dass bewährte Prozesse neu gedacht und bestehende Strukturen verändert werden müssen. Dieser Artikel dient Ihnen als Leitfaden, um den Umstieg leicht und ohne Probleme in Ihrem Unternehmen bewältigen können.

Dokumente digitalisieren - Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Der Name sagt es eigentlich schon: "Dokumente digitalisieren" ist die Abkehr von der Verwendung von Papier in Unternehmen. Dabei gehören zwei Bereiche zu der Digitalisierung von Dokumenten. Auf der einen Seite werden vorhandene Dokumente digitalisiert, indem sie gescannt bzw. übertragen werden. Auf der anderen Seite gilt es in Zukunft so wenig Papier in Zukunft entstehen zu lassen. Dabei müssen Unternehmen aktuelle Prozesse so anpassen, dass sie jeden analogen Schritt durch einen digitalen ersetzen.

In diesem Artikel wollen wir uns hauptsächlich auf den ersten Bereich fokussieren. Zu den Themen Prozessdigitalisierung, Formulare digitalisieren und Prozessmanagement gibt es bereits eigene Anleitungen.

Die meisten Unternehmen versuchen inzwischen immer weniger Papier zu nutzen und stattdessen Dokumente weitestgehend zu digitalisieren. Allerdings wird in der Praxis vermehrt eine Mischform genutzt, bei der Unternehmen einige Dokumente in Papierform ablegen und andere wiederum ausschließlich in digitaler Form vorhalten.

Ein solches Dokumentenmanagement sorgt sogar noch eher für mehr Aufwand als für weniger, da zwangsläufig mehrere Anlaufstellen entstehen, durch die Dokumente aufwändiger zu finden sind. Besser ist es, eine vollständige Digitalisierung von Dokumenten anzustreben, bei der zwar nicht jedes Dokument digital ausgefüllt, wohl aber digital abgelegt wird.

GoBD-konform Dokumente digitalisieren

Eines sollten Sie bei der Digitalisierung vor allem beachten: Dokumente digitalisieren muss GoBD-konform ablaufen. GoBD ist eine Abkürzung und steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Demnach sind dies die Grundsätze, auf die Unternehmen bei der Digitalisierung von Papierdokumenten zu achten haben. Wichtige Aspekte sind:

Der Scanvorgang

Die GoBD regelt, dass bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten, dieser Vorgang dokumentiert werden muss. Es ist demnach zwingend festzuhalten, welches Dokument gescannt wurde und ob die Übereinstimmung mit dem Original inhaltlich oder bildlich erfolgen muss.

Die Archivierung

Die Archivierung hat allgemein sicher zu erfolgen. Es müssen dementsprechend ähnliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, wie auch bei analogen Dokumenten. Allerdings hängt die nötige Sicherheit auch von dem Dokument selbst ab.

Des Weiteren sind digitalisierte Buchungsbelege so aufzubewahren, dass die digitale Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Gleiches gilt auch für Handels- und Geschäftsbriefe. Bei diesen drei Arten von Dokumenten kann man also nicht entscheiden, ob inhaltlich oder bildgespeichert wird. Die Speicherung muss zwingend bildlich übereinstimmend erfolgen.

Die Unveränderbarkeit

Für digitale Dokumente mit Aufbewahrungspflicht gilt: Sie dürfen zu keinem zukünftigen Zeitpunkt verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt verloren geht. Das Paradebeispiel dafür sind Rechnungen. Ist eine Rechnung an einen Kunden übergeben worden, so darf diese in Zukunft nicht mehr verändert werden. Falls Sie eine Dokument dennoch im Nachhinein verändern müssen, so ist dies streng zu protokollieren.

Dementsprechend ist es für Unternehmen keine geeignete Lösung, Dokumente einfach nur zu scannen und digital abzulegen. Es ist hingegen ein System notwendig, dass Sie bei der Erfüllung der GoBD-Vorgaben unterstützt.

Ein solches System sollte für eine Versionierung der Dokumente sorgen, durch die Änderungen an digitalen Dokumenten automatisch protokolliert werden. Außerdem sollten Dokumente über das System jederzeit schnell zu finden sein und die Inhalte der Dokumente sollten durchsuchbar sein. Weitherin ist von einem System zur Verwaltung der digitalisierten Dokumente zu erwarten, dass es einem ermöglicht, Dokumente bzw. Belege mit einem konkreten Geschäftsvorfall zu verknüpfen. Ein weiterer wichtiger Punkt, der auf für die GoBD-Konformität entscheidend ist, ist das Verhindern des Löschens eines Dokumentes.

Dokumente digitalisieren: Vorteile

Dokumente digitalisieren - Die Liste an Vorteilen, die dabei entsteht ist lang. Wir wollen uns hier auf die wichtigsten fokussieren, die Ihrem Unternehmen entstehen, wenn Sie sich dafür entscheiden, dem Papierkrieg ein Ende zu setzen und das Digitalisieren von Dokumenten aktiv anzugehen.

Allgemein lässt sich sagen, dass die Prozesse im Unternehmen durch digitalisierte Dokumente automatisch effizienter werden, wenn es denn richtig gemacht wird. Dabei ist die Platzersparnis durch das Wegfallen von Archiven und Lagerräumen für jede Menge Ordner nur ein kleiner Teil der Vorteile. Unternehmen die komplett papierlos werden, entstehen eine ganze Reihe an weiteren Vorteilen, die Sie in einem konkurrenzbehafteten Umfeld einsetzen können, um konkurrenzfähig zu bleiben oder sogar der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Dokumente finden

Dokumente digitalisieren heißt vor allem, dass das lange Suchen nach wichtigen Informationen ein Ende hat. Niemand muss mehr unzählige Ordner in Archiven durchwühlen, um vor langer Zeit abgelegte Informationen zu finden.

Stattdessen erhalten die richtigen Personen von Anfang an Zugriff auf die relevanten Dokumente. Falls jemand zusätzlich Zugriff benötigt, kann das Dokument für diese Person freigeschaltet werden.

Auch ist die Suche nach Dokumenten an sich deutlich einfacher, weil Sie digital suchen können und dies nicht analog tun müssen. Im Digitalen erfolgt die Suche nach Dokumenten wie auf Ihrem Computer. Sie können direkt nach Namen in der Suchleiste suchen, nach Datum sortieren oder, je nach System, sogar nach Inhalten suchen. Das ist vor allem bei Textdokumenten sehr hilfreich.

Insgesamt bieten digitalisierte Dokumente Ihnen den enormen Vorteil, dass die Suche nach deutlich einfacher und schneller abläuft als in Archiven, in denen Sie die Ordner durchwühlen müssen, um an die richtigen Informationen zu kommen.

Workflows und Geschäftsprozesse verbessern

Vielfach können Informationen automatisch aus den Dokumenten extrahiert werden - zum Beispiel in der Buchhaltung - und es ist gar nicht mehr nötig, dass das eigentliche Dokument weitergereicht wird. Im Optimalfall bilden die digitalisierten Dokumente nur noch eine Art "Wissensbasis" im Hintergrund und die Informationen werden über geeignete IT-Systeme bereitgestellt.

In der Rechnungserstellung bedeutet dies beispielsweise, dass Sie nicht in einem Textprogramm die Rechnung selber erstellen oder gar auf dem Papier eine Rechnung ausfüllen. Stattdessen arbeiten Sie mit einem Programm, über das Sie nötige Angaben in ein Formular eingeben und dieses Programm erstellt automatisch die Rechnung im richtigen Format.

"Dokumente digitalisieren" in der Buchhaltung erleichtert Ihnen nicht nur das Management von Belegen und Rechnungen. Da ein solches System die Belege digitalisiert und auf die Informationen in den Dokumenten zugreifen kann, entstehen viele weitere Vorteile.

Zum Beispiel kann das System automatisch eine vorläufige GuV durchführen, wenn alle Rechnungen im System hinterlegt wurden. Außerdem ist das automatisierte Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen möglich, wenn das System über die Fälligkeiten der Rechnungen Bescheid weiß. Zudem könnte ein solches System Sie sogar daran erinnern, die Sie möglicherweise vergessen haben, wenn Sie alle eingehenden Rechnungen ebenfalls digitalisieren.

Die Buchhaltung ist nur ein Beispiel dafür, wie Dokumente digitalisieren Geschäftsprozesse im Unternehmen deutlich verbessern kann. Die Buchhaltung ist wohl aber das Beispiel, das jedem einleuchtet, weil es in jedem Unternehmen vorkommt.

Dokumente digitalisieren und Kosten sparen

In der Einleitung zu diesem Abschnitt wurde es schon kurz angerissen. Dadurch, dass Sie sich eine Menge Platz für Lagerräume, das Papier selbst und den Verwaltungsaufwand der Archive sparen, sparen Sie sich auch einen Großteil der damit verbundenen Kosten.

Selbstverständlich müssen Sie zunächst einmal in die Digitalisierung investieren und auch die nötige Software beschaffen, aber sobald dies geschehen ist, sparen Sie langfristig eine Menge Kosten in Form von Verwaltungsaufwand und Platz.

Verbesserung von Inkassoverfahren

Besonders in Abteilungen wie der Buchhaltung profitieren Unternehmen vom Dokumente digitalisieren. Hier besteht der Alltag gerade zu aus dem Hantieren mit Belegen. Insbesondere wenn es um Mahnungen oder Inkassoverfahren geht, müssen viele Informationen bereitstehen. Kunden werden meist nicht direkt gemahnt. Häufig gibt es zunächst einmal einen Anruf oder zumindest eine Mail, die an die Zahlung erinnert. Wenn es dann zur Mahnung oder gar zum Inkasso kommt, ist es natürlich hilfreich, wenn die schon erfolgte Kommunikation in diesem Fall dokumentiert wurde und zusammen mit dem Beleg auf einen Blick ersichtlich ist.

Verbesserte Flexibilität - Dokumente digitalisieren

Durch das sich schnell ändernde Konkurrenzumfeld ist es für Unternehmen heute wichtiger als jemals zu vor, flexibel und agil zu sein. Die Digitalisierung von Dokumenten trägt genau dazu bei. Interne Prozesse oder Anfragen, die andere Unternehmen stellen, kann man umso schneller beantworten, desto besser das Unternehmen in puncto Digitalisierung von Dokumenten aufgestellt ist. Der Informationsfluss läuft reibungsloser und die richtigen Informationen können so schneller bereitgestellt werden.

Dadurch erhöht sich die Konkurrenzfähigkeit insbesondere von großen Unternehmen. Große Unternehmen sind aufgrund starrer Strukturen mit langen Kommunikationswegen häufig träge, wodurch Entscheidungen wiederum viel Zeit in Anspruch nehmen.

Es ist selbstverständlich, dass ein großes Unternehmen nicht so schnell reagieren kann, wie ein Startup mit geringer Hierarchie. Allerdings können große Unternehmen diesen Effekt minimieren oder zumindest etwas reduzieren, indem sie Dokumente digitalisieren.

Minimierung der Risiken

Das Risiko des Datenverlustes in größeren Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Es mag zwar ein unwahrscheinlicher Fall sein, kommt jedoch durchaus vor, dass ein Archiv Feuer fängt, wodurch ein Teil oder im schlimmsten Fall sogar alles an Unterlagen verloren geht.

Ein physisches Backup ist teuer, weil im Endeffekt der gesamte Datensatz kopiert und an einem anderen Ort abgelegt werden muss.

In digitaler Form geht dies deutlich einfacher. Ein Backup ist schnell erstellt und die Speicherung muss nur auf einem anderen Gerät - am besten auch hier physisch getrennt - erfolgen. Dadurch sind die Kosten der Datensicherung deutlich geringer und die Risiken für das Unternehmen werden minimiert.

Erhöhte Transparenz

Dokumente digitalisieren sorgt für eine erhöhte Transparenz in Unternehmen. Wenn ein Dokument digitalisiert wurde, kann anschließend - durch Versionierung und Protokolle - relativ einfach nachvollzogen werden, wer wann was an diesem Dokument geändert hat.

Als Resultat daraus können Unternehmen ganze Geschäftsprozesse transparenter gestalten. Wenn digitalisierte Dokumente Teil eines digitalisierten Prozesses sind, können Unternehmen jeden Schritt der Abarbeitung in Echtzeit kontrollieren. Dabei geht es keineswegs um die stetige Überwachung der Mitarbeiter. Stattdessen ist es möglich, die Prozesse an sich zu analysieren und dadurch Potentiale ausfindig zu machen, die wiederum zu einer Steigerung der Effektivität des gesamten Unternehmens dienen.

Beschleunigte Geschäftsprozesse

Die Digitalisierung von Dokumenten schafft es in vielen Fällen, ganze Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Das hat vielerlei Gründe, die teilweise mit den anderen Vorteilen zusammenhängen. So trägt beispielsweise eine verbesserte Transparenz dazu bei, dass auf Dauer Geschäftsprozesse schneller ablaufen. Ebenso ist die verbesserte Flexibilität ein Grund, der dies zur Folge hat.

Es gibt aber noch einen viel fundamentaleren Grund, warum Dokumente digitalisieren, Geschäftsprozesse beschleunigt. Dokumente lassen sich auf einmal sehr viel einfacher im Unternehmen verteilen. Es ist keine Hauspost mehr nötig, die ein Dokument von einer Abteilung in die nächste befördern muss.

Stattdessen können Unternehmen die Zugriffsrechte auf Dokumente ganz einfach an die richtigen Personen verteilen. Entweder erfolgt dies mithilfe von Administratoren, die die Zugriffsrechte zentral verwalten oder es gibt einen Dokumenteninhaber, der weitere Personen zu der Arbeit an einem Dokument einladen kann.

Ein weiterer Vorteil ist, dass einem Nutzer nicht gleich alle Rechte für ein Dokument zugewiesen werden müssen. In vielen Fällen reicht es, wenn Sie nur Leserechte vergeben. Dadurch ist die Integrität und die Sicherheit des Dokuments dauerhaft sichergestellt.

Automatische Verarbeitung

Mit vielen System ist es sogar möglich Inhalte aus den Dokumenten zu extrahieren und weiter zu verarbeiten. Dadurch lassen sich zum Beispiel eingehende Rechnungen, die per Post oder als PDF in einer Mail eingehen, automatisch erfassen. Die Rechnung lässt sich anschließend durch das Dokumente digitalisieren weiterverarbeiten.

Mit dem richtigen System können Sie ganze Workflows automatisieren, die es Ihnen ermöglichen nochmals ein großen Maß an Effektivität im Unternehmen dazu zu gewinnen. Mit linqi können Sie beispielsweise eingehende Rechnungen automatisch erfassen und Sie direkt an die zuständige Person weiterleiten, sodass das diese die Zahlung genehmigen kann. Die Rechnung geht anschließend direkt an die Buchhaltung weiter, die den Beleg ablegen kann.

Dokumente digitalisieren Software - Die richtige Software zur Digitalisierung von Dokumenten

Wichtig für den Erfolg eines Dokumentendigitalisierungsprojektes ist nicht nur die Auswahl des richtigen Scanners, der viel Papier pro Stunde schafft. Entscheidend ist vor allem die Nutzung geeigneter Software im Mantel von IT-Systemen, die Sie langfristig bei der Verwaltung von, dem Umgang mit und der Erstellung von Dokumenten unterstützt.

Dabei kann es sein, dass für unterschiedliche Abteilungen verschiedene Systeme zum Einsatz kommen. In der Buchhaltung kann es, da es sich um einen sehr speziellen Bereich handelt, sinnvoll sein, ein speziell auf Buchhaltung zugeschnittenes System zu nutzen.

Es sollte aber auf jeden Fall ein allgemeines System im Unternehmen eingeführt werden, welches die Archive und Ordner des Unternehmens ablöst.

Bei der Auswahl des Systems sollten Sie auf die folgenden Punkte achten

• Sie bei der Suche nach Dokumenten unterstützt
• Die Verteilung von Zugriffsrechten möglichst einfach verwaltet werden kann
• Bei der Dokumentensuche nicht nur anhand des Namens gesucht wird, sondern im besten Fall auch eine inhaltliche Suche zur Verfügung steht
• Die Nutzung des Systems nicht zu kompliziert ist, sodass Mitarbeiter einfach geschult werden können
• Ob Sie lokal oder in der Cloud speichern wollen. Dies ist in vielen Fällen auch datenschutzrechtlich relevant.
• Inwiefern Inhalte aus den Dokumenten automatisiert weiter verarbeitet werden können.

Dokumente digitalisieren - Fazit

Abschließend bleibt festzuhalten, dass es sich für Unternehmen fast in jedem Fall lohnt Dokumente zu digitalisieren und die Vision "Papierloses Büro" langfristig zu verfolgen. Die Vorteile liegen relativ klar auf der Hand. Neben der Kostenersparnis geht die Dokumentendigitalisierung für Unternehmen mit einer höheren Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Effektivität einher. Zusätzlich sparen Unternehmen Platz und tun sogar etwas für die Umwelt, indem sie auf den übermäßigen Einsatz von Papier verzichten.

Der Nutzen beim Dokumente digitalisieren überwiegt demnach die Kosten, die durch die Digitalisierung entstehen. Allerdings sollten Unternehmen die Dokumentendigitalisierung nicht einfach blindlinks angehen, sondern die sensiblen Aspekte wie die Datensicherheit und die GoBD-Konformität, die in diesem Artikel ausführlich beschrieben wurde, beachten.

Wichtig ist, dass Unternehemn die Digitalisierung von Dokumenten nicht als einmaliges Event ansehen, bei dem ein Unternehmen alle Dokumente scannt, ablegt und wieder vergisst. Stattdessen sollte die Digitalisierung von Dokumenten in allen Bereichen des Unternehmens Einzug erhalten. Zusätzlich sollte mittelfristig ein Abbau der Papierprozesse stattfinden, bei denen immer wieder neues Papier entsteht, dass dann digitalisiert wird. Die Abkehr von Papierprozessen hin zu digitalisierten Workflows sorgt für bessere Prozess an sich und unterstützt Unternehmen auf Dauer dabei zu einer effektiveren Struktur zu finden.

Dokumente digitalisieren - FAQ

Hier sollen noch die wichtigsten Fragen zum Thema "Dokumente digitalisieren" zentral beantwortet werden.

Wie kann ich Dokumente digitalisieren?

Um Dokumente zu digitalisieren, sollten Sie einen Scanner nutzen, der in guter Qualität und hoher Geschwindigkeit scannt. Wenn Sie eine große Menge an Unterlagen scanne wollen, kann ein Scanner mit automatischem Papiereinzug hilfreich sein und Ihnen viel Arbeit abnehmen.

Welche Dokumente sollte man digitalisieren?

Papierunterlagen, die Sie digitalisieren sollten sind:

• Rechnungen
• Belege
• Buchhaltungsunterlagen
• Unterlagen mit Nachweischarakter
• Wichtige Briefe
• Verträge
• Versicherungsscheine
• Jahresabschlüsse

Welche Dokumente darf man digitalisieren?

Sie dürfen alle Dokumente, die in Papierform vorliegen auch digitalisieren, solange auf geeignete Sicherheitsvorkehrungen geachtet wird:

• Rechnungen
• Belege
• Buchhaltungsunterlagen
• Unterlagen mit Nachweischarakter
• Wichtige Briefe
• Verträge
• Versicherungsscheine
• Jahresabschlüsse
• Urkunden

Welche Dokumente braucht man im Original?

Auch wenn Sie Dokumente digitalisieren, können Sie anschließend nicht alle Originale vernichten. Zu den Papieren, die Sie im Original (in Papierform) aufbewahren müssen, zählen:

• Geburtsurkunden
• Heiratsurkunden
• Fahrzeugpapiere
• Kaufverträge