Digitale Rechnungsverarbeitung im Unternehmen – Ein Überblick

Der Rechnungsverarbeitungsprozess ist einer der wichtigsten, aber auch zeitaufwändigsten Prozesse in jedem Unternehmen.

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen. Durch die Digitalisierung können Sie auf Papierrechnungen verzichten und den Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung verringern.

Sie können auch das Fehlerrisiko verringern, was bedeutet, dass Sie weniger Probleme mit falschen Zahlungen und verspäteten Zahlungen haben werden.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen Überblick über digitale Rechnungsprüfung und -verarbeitung samt ihrer Vor- und Nachteile und erklären, wie diese Ihrem Unternehmen zu einem reibungsloseren Ablauf verhelfen können.

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. Dieser Prozess kann über verschiedene Methoden erfolgen, darunter E-Mail, Fax und Online-Plattformen.

Zu den Vorteilen digitaler Rechnungsverarbeitung gehören weniger Papierabfälle, eine schnellere Zahlungsabwicklung und eine höhere Genauigkeit. Darüber hinaus kann die digitale Rechnungsstellung zur Rationalisierung der Buchhaltung und der Buchführungsprozesse beitragen. Da immer mehr Unternehmen auf digitale Abläufe umsteigen, wird die digitale Rechnungsverarbeitung wahrscheinlich zur Norm werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung - Mögliche Einsatzszenarien

Die digitale Rechnungsstellung hat viele potenzielle Anwendungsmöglichkeiten in Unternehmen und Organisationen jeder Branche und Größe.

Der vielleicht offensichtlichste Vorteil ist das Potenzial für Kosteneinsparungen. Zusätzlich kann die digitale Rechnungsstellung mittels geeigneter Software auch wertvolle Daten liefern, mit denen sich Ausgaben verfolgen, Trends erkennen und fundierte strategische Entscheidungen über Preisgestaltung und Marketing treffen lassen.

Kurzum, die digitale Rechnungsstellung bietet eine Fülle von Vorteilen, die jedes Unternehmen in Betracht ziehen sollte.

Worauf kommt es bei der Digitalisierung von Rechnungen an?

Bei der Digitalisierung von Rechnungen ist es wichtig, bei Rechnungseingang alle Daten zu erfassen, die auch auf der Papierkopie enthalten sind. Dazu gehören Informationen wie die Rechnungsnummer, der Name des Kunden, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag. Darüber hinaus ist es wichtig, alle Notizen oder besonderen Anweisungen zu erfassen, die auf der Rechnung enthalten sein können. Zudem sollten alle Rabatte oder Gutschriften korrekt angewendet werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Vorteile und Nachteile

Wenn Sie all diese Daten erfasst haben, kann ein digitales Rechnungsmanagement über alle Branchen hinweg enorme Vorteile bringen, die Ihr Unternehmen langfrisitg wettbewerbsfähiger machen. Durch digitale Lösungen eröffnen sich sogar neue Möglichkeiten wie eine Anbindung an ein ERP-Systen oder Ähnliches.

Vorteile digitaler Rechnungsverarbeitung

1. Gesteigerte Effizienz

Einer der wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung besteht darin, dass sie die Effizienz Ihrer Buchhaltungs- und Finanzabteilung steigern kann. Wenn Rechnungen elektronisch verarbeitet werden, können sie direkt an die zuständige Abteilung zur Genehmigung weitergeleitet werden, anstatt auf dem Postweg versandt und dann manuell in das System eingegeben zu werden. Dies kann zu einer erheblichen Zeitersparnis führen, die für andere Aufgaben genutzt werden kann. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten konzentrieren, z. B. auf die Bereitstellung eines hervorragenden Kundendienstes. Ein Zeitfaktor ist aufgrund der physischen Archivierung von Rechnungen häufig das Suchen nach diesen. Mit einer digitalen Lösung gehört auch dies der Vergangenheit an und die Effizienz wird zusätzlich gesteigert.

2. Geringere Kosten

Ein weiterer Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitung besteht darin, dass sie dazu beitragen kann, die Kosten für Ihre Buchhaltungs- und Finanzabteilung zu senken.

Wenn Ausgangsrechnungen elektronisch verarbeitet werden, müssen sie nicht mehr ausgedruckt oder mit Papierumschlägen verschickt werden. Außerdem kann die elektronische Rechnungsstellung dazu beitragen, die Zahl der Fehler bei der Dateneingabe zu verringern, die zu Säumnisgebühren oder anderen Strafen führen können. Auch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung kann die Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich erhöhen und so zu geringeren Kosten führen.

3. Verbesserte Genauigkeit

Die digitale Rechnungsverarbeitung senkt nicht nur die Kosten, sondern kann auch die Genauigkeit Ihrer Buchhaltungs- und Finanzabteilung verbessern. Wenn Rechnungen elektronisch verarbeitet werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie verlegt werden oder verloren gehen, geringer. Außerdem kann die elektronische Rechnungsstellung dazu beitragen, dass alle erforderlichen Informationen erfasst werden, z. B. die korrekte Rechnungsadresse und Kontaktinformationen.

4. Erhöhte Sicherheit

Eine weitere Stärke der digitalen Rechnungsverarbeitung besteht darin, dass sie Ihrer Buchhaltungs- und Finanzabteilung mehr Sicherheit bieten kann. Bei der elektronischen Verarbeitung werden Rechnungsbelege in einer sicheren Datenbank gespeichert, auf die nur befugtes Personal zugreifen kann. Auf diese Weise werden sensible Daten wie Kreditkartennummern und Kontostände vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt.

5. Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Die digitale Rechnungsverarbeitung kann auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit beitragen. Wenn Kunden ihre Rechnungen elektronisch erhalten, können sie sofort darauf zugreifen und Zahlungen schnell und einfach vornehmen. Dieser Komfort durch kürzere Bearbeitungszeiten kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führen.

6. Ökologische Nachhaltigkeit

Schließlich kann die digitale Rechnungsverarbeitung im Gegensatz zu Rechnungen in Papierform auch zur Förderung der ökologischen Nachhaltigkeit beitragen. Wenn Rechnungen elektronisch verarbeitet werden, besteht keine Notwendigkeit, Papier oder andere Ressourcen zu verwenden. Dies trägt dazu bei, natürliche Ressourcen zu schonen und die Umweltverschmutzung zu verringern.

Nachteile digitaler Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung hat zwar eine Reihe von Vorteilen, aber es gibt auch einige potenzielle Nachteile zu beachten.

Insgesamt kann die digitale Rechnungsverarbeitung eine bequeme und effiziente Möglichkeit sein, Ihre Finanzen zu verwalten, aber es ist wichtig, sich der damit verbundenen potenziellen Risiken bewusst zu sein.

1. Potenzieller Datenverlust

Wenn Rechnungen elektronisch gespeichert werden, besteht das Risiko, dass sie verloren gehen, wenn das System abstürzt oder gehackt wird. Werden sie per E-Mail verschickt, besteht außerdem die Gefahr, dass diese bei einem Ausfall des E-Mail-Servers verloren gehen.

Fällt das System, mit dem die Rechnungen verarbeitet werden, aus, kann dies zu Zahlungsverzögerungen und anderen Problemen führen.

2. Erfordert Schulung

Eine weitere Schwäche der digitalen Rechnungsverarbeitung ist, dass sie eine Schulung erfordert. Die Benutzer müssen in der Verwendung des Systems geschult werden, um Fehler zu vermeiden. Dies kann ein zeitaufwändiger und teurer Prozess für Unternehmen sein.

3. Erhöhte Kosten

Ein weiterer Nachteil der digitalen Rechnungsverarbeitung ist, dass sie die Geschäftskosten auch über die Mitarbeiterschulungen hinaus erhöhen kann. Um Eingangsrechnungen elektronisch zu verarbeiten, muss in Software und Hardware investiert werden, was teuer sein kann.

Da es sich hierbei allerdings um einmalige Investitionen handelt, ist dieser Nachteil auf lange Sicht zu vernachlässigen. Sind erforderliche Gegenstände und Tools erst einmal angeschafft, wird die digitale Rechnungsverarbeitung ihre Kosten senken.

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

Mit der Umstellung der Unternehmen auf digitale Rechnungsverarbeitung wird die Frage, wer für die Rechnungsprüfung zuständig ist, immer wichtiger.

In der Vergangenheit haben Buchhaltung und Rechnungsprüfung Rechnungen manuell auf ihre Richtigkeit geprüft, bevor sie in das Buchhaltungssystem eingegeben wurden. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung können Unternehmen diese nun jedoch elektronisch empfangen und genehmigen. Infolgedessen fällt die Verantwortung für die Rechnungsprüfung häufig der Kreditorenbuchhaltung zu.

Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sind dafür verantwortlich, dass alle Rechnungen korrekt sind und zur Zahlung freigegeben wurden. Sie prüfen auch, ob die sie korrekt der richtigen Kostenstelle zugeordnet sind und ob sie den internen Richtlinien und Verfahren entsprechen.

Darüber hinaus stehen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung häufig in Kontakt mit den Lieferanten, um Fragen zu Rechnungen zu klären. Sie spielen also eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Unternehmen nur für Waren und Dienstleistungen zahlen, die sie auch erhalten haben, und dass alle Rechnungen korrekt bearbeitet werden. Dementsprechend ist die Rechnungsprüfung gewissermaßen eine Teamleistung.

In 4 einfachen Schritten zur digitalen Rechnungsprüfung

Schritt 1: Formale Rechnungsprüfung

Die formale Rechnungsprüfung ist ein Prozess, bei dem die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit überprüft, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet wird.

Diese Prüfung ist wichtig, um sicherzustellen, dass dem Unternehmen keine überhöhten Preise für Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden und dass der Rechnung alle ordnungsgemäßen Unterlagen beigefügt sind. Außerdem wird überprüft, ob der Rechnungssteller alle Pflichtangaben ausgefüllt hat. Name und Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Leistungsempfängers, Ausstellungsdatum der Rechnung und weitere wichtige Informationen sollten vorhanden sein.

Die formale Rechnungsprüfung kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, ist aber für die Führung genauer Finanzunterlagen unerlässlich.

Mit einer geeigneten Software lassen sich die Daten ganz einfach mittels OCR-Texterkennung aus der digitalen Rechnung auslesen. Kommt die Software zu dem Schluss, dass die Rechnung die formalen Vorgaben erfüllt, wird der nächste Schritt der digitalen Rechnungsprüfung eingeleitet.

Schritt 2: Sachliche Rechnungsprüfung

Sobald die formale Rechnungsprüfung abgeschlossen ist, wird die sachliche Rechnungsprüfung durchgeführt.

Hierbei wird vom Fachbereich überprüft, ob die Leistungen vorschriftsgemäß erbracht wurden. Möglich ist beispielsweise, dass Produkte auf ihre Unversehrtheit überprüft werden oder die Mengenangabe der Artikel auf ihre Richtigkeit geprüft wird.

Schritt 3: Elektronische Rückfragen

Sollten während der digitalen Rechnungsüberprüfung Rückfragen aufkommen, die mit weiteren Personen abgeklärt werden müssen, kann eine passende Software helfen.

Die Fragen werden elektronisch an die verantwortliche Person übermittelt, sodass diese sie beantworten kann. Sind alle Rückfragen geklärt, kann die Rechnung digital freigegeben werden.

Schritt 4: Digitale Rechnungsfreigabe

Im vierten Schritt der digitalen Rechnungsprüfung werden die Eingangsrechnungen freigegeben und die Zahlung veranlasst. Hierfür muss die budgetverantwortliche Person bestätigen, dass ihre Kostenstelle mit dem entsprechenden Betrag belastet wird.

In einigen Fällen wird die Freigabe der Rechnungen von zwei Personen durchgeführt, damit nicht diejenige Person die Rechnung freigibt, die die sachliche Prüfung übernommen hat. Das Ziel des hier beschriebenen 4-Augen-Prinzips ist die Fehlerminimierung sowie die Risikominimierung eines Missbrauchs.

Nach der Rechnungsfreigabe wird die Buchhaltung des Unternehmens von der Software informiert und die Zahlung veranlasst. Mit diesem letzten Schritt ist die digitale Rechnungsprüfung abgeschlossen.

Fazit zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Das digitale Zeitalter hat viele Veränderungen in der Arbeitsweise von Unternehmen mit sich gebracht, und die Digitalisierung von Rechnungen ist eine der wichtigsten davon.

In der Vergangenheit waren Unternehmen auf Papierrechnungen angewiesen, die oft verloren gingen oder verlegt wurden. Dies führte zu Zahlungsverzögerungen, und in einigen Fällen mussten die Unternehmen unbezahlte Rechnungen als uneinbringliche Forderungen abschreiben.

Die Digitalisierung von Rechnungen kann dazu beitragen, diese Probleme zu vermeiden. Auf diese Weise können Unternehmen mit Hilfe einer Software alle ihre Transaktionen an einem Ort verfolgen. So kann sichergestellt werden, dass die Zahlungen rechtzeitig erfolgen, und es ist einfacher, verspäteten Zahlungen nachzugehen. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Digitalisierung von Rechnungen Druck- und Portokosten einsparen.

Insgesamt ist die Digitalisierung von Rechnungen ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, das seine Effizienz und sein Geschäftsergebnis verbessern möchte.

Digitale Rechnungsverarbeitung - FAQ

Was passiert, wenn bei der digitalen Rechnungsverarbeitung Pflichtangaben fehlen?

Fehlen Pflichtangaben in einer digitalen Rechnung, wird die Rechnung abgelehnt. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen vollständig und korrekt sind.

Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?

Ein digitaler Rechnungsworkflow ist ein System, mit dem Unternehmen Rechnungen elektronisch versenden und empfangen können. Mit diesem System können viele der mit der Rechnungsstellung verbundenen Aufgaben automatisiert werden, z. B. die Erstellung von Rechnungen, die Ausstellung von Zahlungen und die Verfolgung von Zahlungen. Ein digitaler Rechnungs-Workflow kann Unternehmen Zeit und Geld sparen, da der Bedarf an papierbasierten Rechnungen sinkt und die manuelle Bearbeitung entfällt. Solche Workflows lassen