"Six Sigma": Lernen Sie das systematische Vorgehen zur Prozessverbesserung kennen

Prozessverbesserung ist eines der Themen, mit denen sich Unternehmen in den verschiedensten Branchen kontinuierlich beschäftigen müssen. Dabei greifen viele von ihnen auf Methoden zurück, die es ihnen erleichtern sollen, die Prozesse in ihrem Unternehmen zu verbessern.

Eine dieser Methoden ist die sogenannte "Six Sigma"-Methode. Wie diese funktioniert und warum sich die Einführung von "Six Sigma" für viele Unternehmen lohnt, thematisieren wir in unserem heutigen Blogbeitrag.

Die "Six Sigma"-Methode und ihr Hintergrund

Die "Six Sigma"-Methode ermöglicht es, Fehler in bestehenden Prozessen durch datengesteuerte Analysen zu identifizieren und zu beheben. Die Methode wurde in den 1980er Jahren bei Motorola als systematisches Konzept zur Prozessverbesserung entwickelt und wird seitdem bei immer mehr großen Unternehmen angewandt. Die Methode soll dazu beitragen, die Anzahl der entstehenden Fehler bei der Produktion eines Produkts zu verringern. "Six Sigma"-Projekte werden entsprechend überwiegend in Unternehmen der Produktion und Fertigung durchgeführt.

Die "Six-Sigma"-Methode basiert auf einem besonderen Ansatz: Sie geht davon aus, dass sich Prozesse als mathematische Funktionen beschreiben und die Resultate der Prozesse in einer Normalverteilung darstellen lassen. Entsprechend lassen sich dann statistische Werte wie z.B. die Standardabweichung vom Mittelwert berechnen. Bei "Six Sigma" geht es also darum, über statistische Berechnungen und Analysen eine Prozessoptimierung herbeizuführen.

Auch der Name der Methode - "Six Sigma" hat seinen Hintergrund in der Statistik: Er leitet sich von dem mit der Methode verfolgten Ziel ab, die Abweichung von einem perfekten Prozess zu verringern. Demnach sollten alle Prozesse nahe bei null Fehlern (Null-Fehler-Prozess) liegen bzw. sechs Standardabweichungen vom Mittelwert entfernt sein (sechs Sigmas).

Die Vorteile der "Six Sigma"-Methode

Bei richtiger Anwendung der "Six Sigma"-Methode können Unternehmen, die sie anwenden, in einem hohen Maße von ihrem "Six Sigma"-Projekt profitieren. Drei der größten Vorteile von "Six Sigma" sollen im Folgenden genannt sein:

1. Nachhaltiger Erfolg

Unternehmen bleiben in der heutigen Zeit nur dann erfolgreich, wenn sie sich anpassen und schnell auf veränderte Bedingungen - wie z.B. das eigene erfolgsbedingte Wachstum - reagieren können. Die "Six Sigma"-Methode bildet die Basis dafür, dass Unternehmen ihre eigenen Prozesse immer wieder überprüfen und optimieren und somit nachhaltig erfolgreich sein können.

2. Zielsetzung und Zielerreichung

Prozessoptimierung ist oftmals ein ganzheitliche Aufgabe, die als abteilungs- und geschäftsübergreifend verstanden werden muss. Insbesondere in großen Unternehmen kann es dann dazu kommen, dass die verschiedenen Bereiche unterschiedliche Anforderungen und Zielsetzungen an einen Prozess haben und diese Uneinigkeit die Prozessoptimierung aufhält.

In der "Six Sigma"-Methode werden all diese Anforderungen und Leistungsziele aufgegriffen. Unter anderem über den Rückgriff auf diese Vorstellungen können in der Methode dann diejenigen Zielwerte ermittelt werden, die für die Verbesserung des jeweiligen Prozesses tatsächlich notwendig sind. Somit erleichtert die Methode es Unternehmen deutlich, die notwendigen Ziele zu setzen und zu erreichen.

3. Dauerhafte Weiterentwicklung

Dadurch, dass die "Six Sigma"-Methode oftmals auch als Zirkel und als immer fortschreitender Prozess gedacht werden kann, fördert sie die dauerhafte Weiterentwicklungen von Unternehmen und ihren jeweiligen Prozessen. Unter diesem Aspekt kann sie auch als Teil des Qualitätsmanagements eines Unternehmens verstanden werden.

Die 5 Phasen im "Six Sigma"-Prozess

Setzt man die "Six Sigma"-Methode zur Prozessoptimierung eines bestehenden Prozesses ein, so beinhaltet der Prozess fünf verschiedene Phasen, die aufeinander aufbauen:

Phase 1: Define

Phase 2: Measure

Phase 3: Analyze

Phase 4: Improve

Phase 5: Control

Oft wird in diesem Zusammenhang auch von der "DMAIC"-Methode oder dem "DMAIC"-Zyklus gesprochen, wobei "DMAIC" ein Akronym aus den Anfangsbuchstaben der englischen Bezeichnungen für die fünf Schritte ist. Was genau in den einzelnen Phasen geschieht, erklären wir im nächsten Schritt.

Phase 1: "Define" - Definition von Problem und Zielzustand

In der ersten Phase des "Six Sigma"-Prozesses geht es darum, das Problem bzw. den Fehler im bisherigen Prozess zu erkennen. Dazu sollte der jeweilige Prozess genau untersucht und ggf. dokumentiert werden, sodass die Schwachstelle des Prozesses möglichst genau definiert werden kann.

Zudem sollte in dieser Phase auch der angestrebte Zielzustand bereits möglichst genau definiert werden.

Phase 2: "Measure" - Ermittlung der bisherigen Qualität des Prozesses

In der "Measure"-Phase geht es darum, die aktuelle Performance bzw. die aktuelle Qualität des bisherigen Prozess zu messen. Dadurch ist es am Ende des Prozesses möglich, genau nachzuvollziehen, ob eine Prozessverbesserung erreicht werden konnte.

Je nachdem, welche Art von Prozess verbessert werden soll, eignen sich unterschiedliche Kennzahlen und Parameter zur Überprüfung der Qualität des Prozesses. In jedem Fall sollten die Messungen so durchgeführt werden, dass sie wiederholt werden können. Zudem macht es in der Regel Sinn, die gemessenen Werte zu dokumentieren und ggf. grafisch oder tabellarisch aufzubereiten.

Phase 3 "Analyze" - Auswertung der Prozessdaten

In der Analyse geht es darum, auf Basis der gemessenen und aufbereiteten Daten herauszustellen, was die Hauptursache für das Problem bzw. den auftretenden Fehler ist.

Es geht in dieser Phase also darum, die aufbereiten Prozessdaten mit verschiedenen Tools auszuwerten. Hierzu werden insbesondere statistische Methoden verwendet.

Phase 4: "Improve" - Diskussion und Planung von Maßnahmen zur Verbesserung

Nach der Prozessanalyse geht es darum, den Prozess auf Grundlage der erhobenen Daten und den in der Analyse gewonnenen Erkenntnissen zu verbessern.

Sind die Fehlerursachen bekannt, kann auf Basis dieser Erkenntnisse ein neuer Prozess erstellt bzw. der alte Prozess optimiert werden. Dazu wird zunächst ein Prozessentwurf angefertigt. Sofern möglich sollte der neue Prozess zunächst getestet werden, bevor er vollständig eingeführt wird.

Phase 5: "Control" - Überwachung des neuen Prozesses

Hat der Prozessentwurf den Test bestanden, kann er in den Arbeitsablauf des Unternehmens bzw. der Organisation implementiert werden.

Die Prozessoptimierung ist mit der Implementation des verbesserten Prozesses jedoch noch nicht abgeschlossen. Stattdessen sollte der neue Prozess weiterhin per Datenerhebung und Analyse kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass der ursprüngliche Fehler behoben wurde und der Prozess wie erwartet funktioniert. Zudem können die erhobenen Daten mit den in der "Define"-Phase definierten Zielvorstellungen verglichen werden. Dieser Vergleich zeigt deutlich, ob die erwünschte Prozessverbesserung erreicht werden konnte oder ob eine weitere Prozessverbesserung notwendig ist, um die Zielwerte zu erreichen.

Die "Six Sigma-Belts" - Zur Rangfolge innerhalb der Methode

An einer Prozessverbesserung mit "Six Sigma"-Methode sind in der Regel mehrere Personen beteiligt. Der "Six Sigma"-Ansatz sieht verschiedene Rollen für diejenigen vor, die an der Prozessverbesserung beteiligt sind. Diese Rollen und ihre Bezeichnungen erinnern stark an asiatische Kampfsportarten wie Judo oder Karate.

Um einen höheren Rang im "Six Sigma" zu erreichen, müssen in der Regel Zertifizierungskurse absolviert werden. Zwar gibt es für diese Kurse keinen einheitlichen Standard, jedoch werden in diesen Kursen i.d.R. die Grundlagen der "Six Sigma"-Methode vermittelt und an Beispielen des Arbeitsalltags veranschaulicht.

Der weiße Gürtel: Die Stufe für Einsteiger

Der weiße Gürtel ("Six Sigma - White Belt") ist der niedrigste Rang in "Six Sigma". Er wird in der Regel von Personen erreicht, die neu in der Prozessverbesserung sind und noch keine Zertifizierungskurse absolviert haben.

Von Personen mit einem weißen Gürtel wird erwartet, dass sie grundlegende Konzepte wie Verschwendung, Variation und Kundenerwartungen verstehen. Sie sollten auch in der Lage sein, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu erkennen und zu erkennen, wie sich Änderungen auf die Qualität der Prozesse auswirken können.

Der gelbe Gürtel: Die Stufe der geschulten Unterstützer

Der gelbe Gürtel ("Six Sigma - Yellow Belt") ist der zweitniedrigste Rang in "Six Sigma". Er wird in der Regel von Personen erreicht, die einige Schulungen oder Zertifizierungskurse absolviert haben und über ein grundlegendes Verständnis der Methodik verfügen.

Von Personen mit einem gelben Gürtel wird erwartet, dass sie in der Lage sind, die Ursachen von Problemen zu erkennen, aktiv an Verbesserungsprojekten teilzunehmen, bei der Umsetzung von Verbesserungen mitzuwirken und die Ergebnisse zu messen.

Der grüne Gürtel: Die Stufe der Fortgeschrittenen

Der grüne Gürtel ("Six Sigma - Green Belt") ist die fortgeschrittene Stufe der "Six Sigma"-Zertifizierung. Er erfordert ein tiefes Verständnis der "Six Sigma"-Techniken und Methoden.

Personen mit grünem Gürtelts sind aufgrund ihrer weitergehenden Kompetenzen qualifiziert, an komplexeren Projekten zu arbeiten als die, die für Personen mit gelben Gürtel geeignet sind. Sie können eine aktive Rolle bei der Durchführung und Überwachung von Verbesserungsprojekten mit minimalem Aufwand spielen.

Von Personen mit grünem Gürtel wird zudem erwartet, dass sie in der Lage sind, Teams zu leiten und Projekte effektiv zu verwalten.

Der schwarze Gürtel: Die Stufe der Projektleiter

Der schwarze Gürtel ("Six Sigma - Black Belt") ist die höchste Stufe der Six Sigma-Zertifizierung. Diejenigen, die diese Zertifizierung erhalten, verfügen über umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten in den Bereichen Projektmanagement, Problemlösung, Datenanalyse und Qualitätskontrolle.

Von Personen mit schwarzem Gürtel wird erwartet, dass sie in der Lage sind, Teams souverän und kompetent zu führen. Sie sind in der Lage, Projekte vom Anfang bis zum Ende effektiv zu managen und sicherzustellen, dass die projektziele erreicht werden. Darüber hinaus können sie als Mentoren für Personen mit grünem Gürtel fungieren und ihnen helfen, ihre Fähigkeiten zur Problemlösung und Datenanalyse zu verbessern.

Der "Master Black Belt": Die Stufe der Coaches und Projektkoordination

Über dem schwarzen Gürtel steht nur noch der sogenannte "Six Sigma - Master Black Belt". Personen mit dieser Zertifizierung verfügen über ein noch tieferes Wissen und Verständnis von Projektmanagement, Problemlösung, Datenanalyse und Qualitätskontrolle. Sie können Teams mit absoluter Zuversicht und Kompetenz leiten und Projekte von Anfang bis Ende effektiv managen und dabei alle Ziele erreichen.

Darüber hinaus fungieren sie als Coaches oder Trainer für Personen mit schwarzen und grünen Gürteln und übernehmen oftmals übergreifende Aufgaben in der Projektkoordination und strategischen Umsetzung von Six Sigma-Projekten.

FAQ - Rund um die "Six Sigma"-Methode

"Six Sigma" wirkt insbesondere durch seine statistischen Methoden für viele auf den ersten Blick oftmals recht umständlich und schwer verständlich. Sie kann jedoch nachhaltig zu dem Qualitätsmanagement und dem Erfolg eines Unternehmens beitragen. Entsprechend macht es Sinn, sich ausgiebig mit ihr auseinanderzusetzen und sich mit den "Six Sigma"-Methoden vertraut zu machen.

Um der besonderen Bedeutung von "Six Sigma" im Unternehmen gerecht zu werden, sollen zum Abschluss dieses Blogbeitrags noch einige typische Fragen zu der Methode beantwortet werden:

1. Was ist "Six Sigma"?

Six Sigma ist eine in den 1980er Jahren von Motorola entwickelte Qualitätsmanagementmethode. Sie dient zum einem dazu, Produktionsfehler zu erkennen und zu reduzieren, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Zum anderen ermöglicht sie die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.

Um diese Ziele zu erreichen, stützt sich "Six Sigma" auf statistische Methoden, die die Identifizierung von Schwachstellen in einem Prozess ermöglichen und somit als wichtiges Instrument für das Qualitätsmanagement eingesetzt werden können.

2. Was ist die "Six Sigma Lean"-Methode?

Die "Lean Six Sigma"-Methode verbindet zwei Ansätze: "Lean" und "Six Sigma".

Lean-Management konzentriert sich im Allgemeinen auf die Schaffung effizienter Prozesse. Es geht darum, mit möglichst wenig (bzw. weniger) Ressourcen möglichst viel (bzw. mehr) zu produzieren. Das Hauptziel von "Six Sigma" ist hingegen das Verringern von Fehlern im Prozess, um dazu zu sorgen, dass Produkte und Dienstleistungen jederzeit den Kundenerwartungen gerecht werden.

Die Kombination der beiden Methoden ermöglicht es, Verschwendung in Produktionsprozessen zu erkennen und zu beseitigen, wodurch die Kosten gesenkt und die Kundenzufriedenheit verbessert werden. Diese Kombination ermöglicht auch eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, da potenzielle Risiken schnell erkannt und angegangen werden können.

3. Was versteht man unter dem "Six Sigma"-Niveau?

Das "Six Sigma"-Niveau ist die Qualitätsschwelle, die ein Prozess erreichen muss, um als erfolgreich zu gelten. Es ist ein Maß dafür, wie nah der Prozess an der Perfektion ist, wobei jedes Sigma eine Standardabweichung vom Mittelwert darstellt.

Das Ziel von "Six Sigma"-Prozessen ist es, die Variabilität und die Fehlerquote zu verringern und damit sicherzustellen, dass ein Produkt bzw. eine Dienstleistung die Erwartungen der Kunden durchweg erfüllt.

4. Ist "Six Sigma" eine Managementmethode?

"Six Sigma" ist eine Managementmethode, die statistische Ansätze zur Verbesserung von Prozessen und zur Beseitigung von Fehlern verwendet. Der Schwerpunkt der Methodik liegt dabei auf der Verringerung von Prozessschwankungen, der Schaffung klarer Erwartungen für akzeptable Ergebnisse und der Verwendung von festen Messgrößen zur Leistungsmessung.

Auf diese Weise können Unternehmen konsistente Ergebnisse erzielen und gleichzeitig kontinuierlich auf Verbesserungen hinarbeiten. Diese Methode wird überwiegend in Fertigung und Produktion eingesetzt, kann jedoch auch in anderen Bereichen wie z.B. der Softwareentwicklung angewandt werden.

5. Wann lohnt sich die Einführung von "Six Sigma"?

Die Einführung von "Six Sigma" bietet sich am ehesten für Unternehmen an, die ihre Prozesse verbessern und die Variabilität ihrer Ergebnisse verringern müssen.

Die Methode kann prinzipiell in allen Branchen eingesetzt werden, in denen die betriebliche Leistung verbessert werden soll. Sie wird typischerweise in der Produktion und Fertigung eingesetzt, lässt sich aber auch in Branchen wie dem Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistungen oder im Kundendienst einsetzen.