PDCA-Zyklus einfach erklärt: Plan-Do-Check-Act

Der PDCA-Zyklus zählt mit seinem vier Schritten – Plan, Do, Check, Act – zu den wichtigsten Vorgehensweisen im Qualitätsmanagement und bildet die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Insbesondere in der Industrie und im Dienstleistungssektor ist er inzwischen unabdingbar geworden. In diesem Artikel erfahren Sie daher, was der PDCA-Zyklus genau ist und man ihn einsetzt.

Was ist ein PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus gehört zu den Vorgehensweisen bzw. den Methoden einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Er stellt ein grundlegendes Konzept dar und verkörpert den Grundgedanken. Dieser Grundgedanke besagt, dass die Prozesse im Unternehmen dauerhaft und kontinuierlich in inkrementellen Schritten optimiert werden.

Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Phasen: Plan, Do, Check, Act (Planen, Durchführen, Überprüfen, Handeln) und damit alle wichtigen Schritte eines guten Verbesserungsprozesses ab. Es wird nicht nur auf die initiale Umsetzung geachtet, sondern auch auf die Kontrolle der Änderungen und wie weiterhin mit diesen umzugehen ist.

Andere Bezeichnungen für den PDCA-Zyklus sind Demingkreis oder Shewhart-Zyklus.

Die Schritte des PDCA-Zyklus

Wie bereits erwähnt, besteht der PDCA-Zyklus insgesamt aus vier einzelnen Schritten. Da es sich um einen Zyklus handelt, ist nach dem letzten Schritt noch nicht Schluss, stattdessen beginnt man wieder mit Phase 1.

Phase 1: Plan

In der ersten Phase analysiert man die Ist-Situation, definiert darauf basierend Ziele und plant die nötigen Schritte zur Erreichung der gesteckten Ziele. Die Phase „Plan“ setzt sich demnach aus drei Unterschritten zusammen: Ist-Situation analysieren – Ziele formulieren – Maßnahmen festlegen.

Phase 2: Do

In Phase 2 geht es anschließend darum, die geplanten Maßnahmen umzusetzen. Diese Phase lässt sich nicht weiter in kleinere Schritte aufteilen, wobei meist nicht alle Änderungen auf einmal umgesetzt werden, sondern zunächst einmal punktuell.

Phase 3: Check

In der Phase „Check“ überprüft man, ob die umgesetzten Änderungen auch den erwünschten Effekt gebracht haben. Unabhängig davon, ob das Ergebnis positiv oder negativ ausfällt, geht es zunächst einmal mit Phase 4 weiter.

Phase 4: Act

In Phase 4 entscheidend man basierend auf den Ergebnissen aus Phase 3, wie weiter zu verfahren ist. Falls die aktuelle Iteration zeigt, dass die Ziele bereits erreicht sind, kann man den Zyklus hier beenden, aber im Rahmen eines KVP geht man dennoch wieder in Phase 1 über und legt neue Ziele fest. Sollten die Ergebnisse noch nicht erreicht sein oder die Veränderungen sich sogar negativ auf die Kennzahlen ausgewirkt haben, dann ist eine weitere Iteration nötig. Man geht dementsprechend wieder in Phase 1 über und durchläuft den Zyklus erneut.

Geschichte des PDCA-Zyklus

Die Ursprünge des PDCA-Zyklus sind bereits fast 100 Jahre alt. In den 1930er Jahren arbeitete Andrew Shewhart an der Qualitätsverbesserung in einem Werk von Western Electric. Hieraus entwickelte William Edwards Deming später einen Lehrgang mit dem Titel „Statistical Process Control“ (Statistische Prozesslenkung). Im Jahre 1939 erschien dann ein Buch von Shewhart mit dem Titel: „Statistische Methode aus der Sicht der Qualitätskontrolle“, an dem Deming mithalf. In diesem Buch wurde das erste Mal der Shewhart-Zyklus beschrieben.

Diese ursprüngliche Version bestand allerdings nur aus drei Schritten: Specification, Production und Inspection (Spezifikation, Produktion, Inspektion). Die einzelnen Schritte ähneln der heutigen Version vom Grundgedanken her schon sehr stark, wobei die ursprüngliche Version als Ablauf und nicht als Zyklus gedacht war. Dies gefiel Shewhart jedoch nicht, weshalb er die drei Schritte zu einem Zyklus umformulierte.

Aus diesen drei Schritten entstand dann mit der Zeit der Demingkreis, den man heute noch verwendet und meist als PDCA-Zyklus bezeichnet. Deming selbst, nutzte jedoch immer die Bezeichnung Shewhart-Kreis, weil Grundgedanke eben nicht auf Deming, sondern auf Shewhart zurückgeht und er diese Idee nur weiterentwickelt hat.

Vorteile des PDCA-Zyklus

Der Hauptvorteil des PDCA-Zyklus besteht vor allem in der einfachen Anwendbarkeit. Da die Beschreibung relativ allgemein gehalten ist, lässt er sich in vielen verschiedenen Bereichen anwenden. Egal, welches Problem eine Organisation angehen möchte, sich zunächst einen Plan zu machen, diesen anschließend umzusetzen, die Ergebnisse festzuhalten und auszuwerten, scheint immer eine gute Vorgehensweise zu sein.

Heute mag diese Vorgehensweise sehr selbsterklärend und naheliegend sein, aber der PDCA-Zyklus stellte bei seiner Einführung tatsächlich eine kleine Revolution im Qualitätsmanagement dar.

Neben diesem Vorteil, gibt es aber noch weitere wichtige Vorteile, die der PDCA-Zyklus mit sich bringt. So lässt braucht die Umsetzung eines PDCA-Zyklus wenig Einarbeitszeit bzw. Anleitung, weil der Aufbau so einfach ist.

Außerdem ergeben sich aus der iterativen Vorgehensweise automatisch ständige Verbesserungen und zusätzlich sind Überprüfungen und Analysen direkt in die Vorgehensweise integriert.

Nachteile des PDCA-Zyklus

In Vergleich mit anderen Methoden bringt der PDCA-Zyklus aber auch einige Nachteile mit sich. Denn aufgrund der Beschaffenheit lässt er keine schnellen Problemlösungen zu. Der eigentliche Vorteil, zunächst einmal einen Plan zu haben und Analysen direkt in die Vorgehensweise zu integrieren, wird hier zum Nachteil: Bis die Lösung für ein Problem gefunden ist und sie vollständig implementiert ist, vergeht viel Zeit.

Zudem handelt es sich bei dieser Methode eher um eine reaktive als eine proaktive Vorgehensweise, weil die Anpassungen immer auf den vorherigen Zyklen basieren.

Der PDCA-Zyklus in der Praxis

Der PDCA-Zyklus beschreibt in der Praxis die einzelnen Phasen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Damit trägt er in Unternehmen zur fortlaufenden Verbesserung der Effizienz und der Effektivität bei. Da der KVP einen zentralen Bestandteil des Qualitätsmanagements bildet, ist dementsprechend auch der PDCA-Zyklus ein Grundpfeiler dessen. Durch die enge Verbindung zwischen Qualitätsmanagement und Prozessmanagement findet der Zyklus auch hier Anwendung.

Der PDCA-Zyklus kommt vor allem in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen vor. Dort gehört er zu den Standardverfahren und kommt sogar in vielen Normenreihen wie der DIN-Norm EN ISO 9000 vor.

Demingkreis

Der Begriff Demingkreis ist eine andere Bezeichnung für den PDCA-Zyklus. Er geht auf den Qualitätsmanager William Edwards Deming zurück, der den Shewhart-Zyklus weiterentwickelte. Deming selbst verwendete jedoch lieber den Begriff „Stewart-Zyklus“, weil er den Beitrag von Shewhart größer einschätzte als seinen eigenen.

Heutzutage ist der Begriff Demingkreis ungefähr so vertreten wie die Abkürzung PDCA-Zyklus. Im Deutschen trifft man hin und wieder auch die alternative Abkürzung PTCA-Zyklus für Planen, Tun, Checken, Agieren an.

Fazit

Als einfache Vorgehensweise, um kontinuierliche Verbesserungen in Organisationen herbeizuführen, ist der PDCA-Zyklus fast schon unabdingbar geworden. Durch seinen einfachen Aufbau aus den vier Schritten – Plan, Do, Check und Act – ist er auf viele Probleme und in ganz unterschiedlichen Organisationen gut anzuwenden.

Seine enge Verbindung mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) macht ihn besonders für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen unersetzlich, weil er sogar Einzug in unterschiedliche Normenreihen wie die DIN EN ISO 9000 erhalten hat.

Die vielen Vorteile, die der Zyklus in der Praxis mit sich bringt, haben für seine weite Verbreitung gesorgt. Dabei ist er zwar nicht für schnelle Lösungen oder proaktive Innovation geeignet, wohl aber dafür, ein Unternehmen langfristig zu verbessern und sowohl Effizienz als auch Effektivität mit der Zeit zu steigern. Auch dies erklärt seinen Einsatz im KVP und macht ihn zu einer optimalen Lösung für das Qualitätsmanagement und das Prozessmanagement.

FAQ

Was versteht man unter einem PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist eine Vorgehensweise zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen in Unternehmen. Er besteht dabei aus vier Phasen: Plan, Do, Check, Act.

Wie oft sollte jede Phase des PDCA-Zyklus durchlaufen werden?

Der PDCA-Zyklus läuft im Rahmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess dauerhaft ab und wird nicht beendet. Falls die Vorgehensweise unabhängig von einem KVP zum Einsatz kommt und man stattdessen ein konkretes Ziel verfolgen möchte, kann der Prozess nach der Zielerreichung beendet werden.

Wann wird der PDCA-Zyklus eingesetzt?

Der PDCA-Zyklus wird zur fortlaufenden Verbesserung von Arbeitsabläufen in Unternehmen eingesetzt. Er wird vor allem als Vorgehensweise in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) verwendet. Im Rahmen des KVP kommt er meist dauerhaft zum Einsatz um wird nicht beendet.