Revisionssichere Archivierung – Was ist das?

Haben Sie sich jemals gefragt, was eine revisionssichere Archivierung ist? Es ist ein Begriff, der häufig fällt, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht. Unabhängig davon, ob es sich um ein öffentliches, privates oder staatliches Unternehmen handelt, kann eine solide Strategie zur sicheren Speicherung von Daten und zum Schutz ihrer Integrität vor externen Prüfern den Unterschied zwischen der Einhaltung von Vorschriften und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten ausmachen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was genau eine revisionssichere Archivierung ist und wie Sie sie am besten implementieren, um die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Revisionssichere Archivierung – Definition

Der Begriff "revisionssichere Archivierung" bezeichnet die sichere und organisierte elektronische Speicherung von Daten, die den Anforderungen der internen Buchhaltung, der Steuerbehörden und der Rechtsprechung entspricht. Revisionssicherheit ist ein Konzept der Wirtschaftsprüfung, das sich auf die Aufbewahrung und das Wiederauffinden wichtiger Dokumente konzentriert. Seine Grundsätze gehen über die technischen Komponenten hinaus und umfassen auch sichere Prozesse und Verfahren, um eine vollständige Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die Revisionssicherheit bietet die Gewähr, dass alle gespeicherten Daten zu jedem Zeitpunkt zuverlässig zurückverfolgt und durch eine detaillierte Dokumentation nachgewiesen werden können. In Zeiten der Digitalisierung ist besonders die Nutzung einer Cloud immer populärer geworden.

Kurzum, diese Maßnahmen garantieren vertrauenswürdige Archivierungssysteme, so dass wichtige Informationen jederzeit abrufbar bleiben.

Was muss archiviert werden?

Die Archivierung ist ein wichtiger Prozess, der für bestimmte Daten und Dokumente vorgeschrieben ist.

Folgende Dokumente müssen nach § 147 AO revisionssicher aufbewahrt werden:

Eingangs- und Ausgangsrechnungen Handelsbriefe E-Mails Belege Bücher und Aufzeichnungen

Wie archiviert man revisionssicher?

Gesetzliche Anforderungen an Revisionssicherheit Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben sind zum einen in der Abgabenordnung (§ 147 AO) und zum anderen in Paragrafen des Handelsgesetzbuches (§ 238, § 257 HGB) festgehalten.

Welche Anforderungen es an revisionssichere Aktenführung und Archivierung gibt, steht außerdem in der GoBD.

Nachprüfbarkeit/Nachvollziehbarkeit

Um die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit aller Daten zu gewährleisten, muss jedes Dokument bei seiner Übermittlung an ein prüfbares Archiv erfasst werden. Transparenz über den Zeitpunkt des Eingangs und die Quelle sind für den Erfolg unerlässlich; darüber hinaus sollten alle Änderungen an digitalen Dokumenten in genauen Dateistrukturen protokolliert werden.

Vollständigkeit

Um die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, müssen alle steuerrechtlich relevanten Informationen genau verfolgt und sicher gespeichert werden. Dazu gehört auch die Abbildung von Prozessen, damit Daten wie E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden – vorzugsweise auf der Serverseite, um maximale Genauigkeit zu gewährleisten. Wenn Unternehmen die Vollständigkeit sicherstellen, können sie außerdem bei einer Betriebsprüfung oder anderen rechtlichen Problemen Zeit sparen.

Richtigkeit

Um die Sicherheit und Genauigkeit von Prüfpfaden zu gewährleisten, müssen digitale Dokumente ein gewisses Maß an Übereinstimmung mit ihren Originalen aufweisen. Wenn es zum Beispiel dem Scan an Kontrast mangelt oder der Inhalt anderweitig unlesbar wird, sollten Anpassungen vorgenommen werden – aber nicht ohne sorgfältige Dokumentation! Bei einer Änderung zur Wahrung der Genauigkeit muss nachgewiesen werden, dass sie zu Prüfzwecken ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen

Größere Unternehmen setzen zu diesem Zweck häufig Scanstraßen ein, um die eingehende Post schnell und digital zu verarbeiten und sicherzustellen, dass alle Kanäle ordnungsgemäß und problemlos gescannt werden.

Ordnung

Der Aufbau eines elektronischen Archivs ist für die Revisionssicherheit unerlässlich. Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, müssen Dokumente immer in die richtige Struktur gebracht werden und eine bestimmte Aufbewahrungsfrist haben; wenn diese Frist abläuft, können die betroffenen Personen die Löschung dieser Unterlagen verlangen. Es ist wichtig, dass Unternehmen dies tun – die rechtzeitige Löschung von Informationen stellt sicher, dass die Organisationen die Vorschriften einhalten.

Unveränderbarkeit

Die GoBD schreiben vor, dass Dokumente unverändert bleiben müssen, um ihre Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit zu gewährleisten. Unternehmen haben die Freiheit, ihre Dateien mit neueren Versionen zu aktualisieren; alle Änderungen sollten jedoch sorgfältig protokolliert werden, wobei der Inhalt des Originaldokuments erhalten bleiben muss.

Merksätze des VOI

Hilfestellung bei der Interpretation und Umsetzung dieser Kriterien gibt die GoBS. Die VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) hat die Kriterien im Code of Practice "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS" zusammengefasst:

1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.

8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Die vier Bausteine revisionssicherer Archivierung

Software

Damit Sie revisionssicher archivieren können, benötigen Sie zuallererst eine passende Software, die die Anforderungen bezüglich Revisionssicherheit erfüllt.

Hardware

Um ihre Revisionssicherheit zu festigen, müssen Unternehmen außerdem auf spezielle Hardwarelösungen zurückgreifen, die einen revisionssicheren Speicher bieten. Diese Daten werden sicher gespeichert, können aber nur unter sorgfältiger Überwachung geändert werden – alle Änderungen werden für gründliche Compliance-Audits protokolliert.

Dokumentation

Neben der passenden Soft- und Hardware gibt es auch Anforderungen an die Dokumentation. Zu diesem Zweck lohnt es sich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Wirtschaftsprüfer

Um sicherzustellen, dass Ihr digitaler Archivierungsprozess alle geltenden Anforderungen erfüllt, empfiehlt es sich, Wirtschaftsprüfer mit einer professionellen Stellungnahme zu beauftragen. Deren Gütesiegel gibt Ihnen die Gewissheit, dass die notwendigen Standards eingehalten werden und ermöglicht es Ihnen, durch Zertifizierungen Glaubwürdigkeit bei Steuer- und anderen Aufsichtsbehörden zu erlangen.

Revisionssichere Archivierung – FAQ

Was versteht man unter Revisionssicherheit? Grundsätzlich bedeutet Revisionssicherheit, dass Dokumente unveränderbar sind. Ab dem Zeitpunkt, an dem Dokumente nach Bearbeitung zur Aufbewahrung gespeichert werden, dürfen sie nicht mehr bearbeitet bzw. manipuliert werden können.

Wann ist ein Archiv revisionssicher?

Archivsysteme sind dann revisionssicher, wenn sie Daten und Dokumente gemäß der GoBD sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, verlustfrei, reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

Ist ein PDF revisionssicher?

Im Allgemeinen kann man bei PDFs nicht von revisionssicheren Dokumenten sprechen. Es gibt allerdings die Möglichkeit, das Dokument in Form einer PDF/A zu speichern, die wiederum revisionssicher ist.