Jede Organisation hat ihn, jeder hat Berührung mit ihm: der Beschaffungsprozess. Doch was genau definiert den Beschaffungsprozess? Ein Beschaffungsprozess beschreibt die systematische Abfolge von Aktivitäten, die erforderlich sind, um Waren, Dienstleistungen oder Informationen von externen Anbietern oder Lieferanten für ein Unternehmen oder eine Organisation zu erhalten.

Die Schritte eines Beschaffungsantrages können dabei sehr variieren. Sind es wiederkehrende Waren oder muss zuerst eine Lieferantensuche erfolgen? Sind Freigaben erforderlich, ab bestimmten Summen? Auf der einen Seite spielt der Prozess eine wichtige Rolle, auf der anderen Seite scheuen sich viele Organisationen davor diesen zu optimieren aus Angst vor der Komplexität und den damit verbunden hohen Kosten.

Die Digitalisierung der Beschaffung bietet immense Vorteile. Die Vorteile liegen auf der Hand, um nur ein paar wenige zu nennen:

Die Vorteile den Beschaffungsprozess zu optimieren überwiegen.

Der Ansatz der richtigen Software für den Beschaffungsprozess

Einige Softwarelösungen bieten standardisierte Prozesse für die Beschaffung an. Doch wie schon in der Einleitung erwähnt sind Beschaffungsprozesse meist hochindividuell mit vielen möglichen Verzweigungen. Daher ist es fast unmöglich ein Prozess von der Stange zu nehmen oder eine Standardlösung hierfür einzusetzen.

Mit der No-Code Prozessplattform linqi können Sie jeden Mitarbeiter in die Lage versetzen Prozesse eigenständig umzusetzen. Die verantwortliche Stelle in der Organisation kann auch ohne IT-Kenntnisse den Beschaffungsantrag und -ablauf vollständig umsetzen, betreuen und verwalten.

Der Einsatz von linqi als Allround-Genie bietet in der digitalen Transformation enormes Potenzial. Neben der elektronischen Beschaffung können noch viele weitere Prozesse einfach digitalisiert werden. Vereinbaren Sie einer persönlichen Vorstellung unserer Plattform mit uns. Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses bleibt somit nicht nur ein Wunsch, sondern lässt sich durch jeden Mitarbeiter einfach in die Tat umsetzen.

Die Prozessplattform linqi bietet ebenfalls alle notwendigen Schnittstellen des Beschaffungsprozesses. Durch die starke Wandelbarkeit von linqi kann es als Vorprozess für SAP genutzt werden oder den Beschaffungsprozess vollständig digital abbilden. Als No-Code Plattform entscheiden Sie, welche Werkzeuge Sie nutzen wollen, um die jeweilige Herausforderung zu meistern.

Der elektronische Beschaffungsantrag

Ein elektronischer Antrag auf Beschaffung leitet einen Beschaffungsprozess ein, der im Grunde genommen den Antrag bearbeitet und alle erforderlichen Beschaffungsmaßnahmen umsetzt. Den Beschaffungsprozess zu optimieren ist im Zuge der Digitalisierung ein sehr relevanter Schritt. Dieser Prozess betrifft fast jeden in der jeweiligen Organisation und bietet daher viel Potenzial. Von der Beschaffung von Arbeitskleidung über Büromaterial bis hin zu größeren Anschaffungen hat so ziemlich jeder in seinem Arbeitsleben mehr oder weniger viele Beschaffungsbedürfnisse.

Häufig wird Standard-Software für den Beschaffungsprozess eingesetzt. Das Problem dabei? Diese Standard-Software ist kaum so individuell anpassbar, dass das individuelle Prozessdesign dabei abgebildet werden kann. Darüber hinaus fehlt oft auch die Vernetzung von Systemen, damit der Beschaffungsprozess weitestgehend automatisiert und ohne Medienbrüche ablaufen kann.

Die Lösung? Eine No-Code Prozessplattform. Mit No-Code Prozessplattformen kann man Prozesse haargenau abbilden. Für die Umsetzung sind weder IT-Kenntnisse notwendig, noch ist es kompliziert diesen Prozess auch stetig weiter zu verbessern.

Vorgehen für die Umsetzung des elektronischen Beschaffungsprozesses in linqi

Zuerst modellieren Sie den Beschaffungsprozess in BPMN, damit Sie sich ein Überblick verschaffen, wie der Prozess abläuft. Dokumentieren Sie die notwendigen Schritte und Eingaben. Durch die Funktion in linqi, dass Sie automatisch aus einem BPMN Diagramm einen Prozess genieren können legen Sie vollautomatisch den ausführbaren Prozess an.

Jetzt beginnt die Feinplanung. Füllen Sie den generierten Prozess mit Inhalten. Geben Sie an, welche Felder in den Formularen erfasst werden müssen wie zum Beispiel Kostenstellen. Selbstverständlich auch die Höhe und die beteiligten Personen, wie Genehmiger und ähnlich.

Um den Beschaffungsprozess zu automatisieren, bietet es sich an, da wo es möglich ist Drittsysteme anzubinden. Dieses kann zum Beispiel sein, dass eine Bestellung direkt einem SAP System ausgelöst wird oder die Rechnung automatisch an die Buchhaltung geht. Testen Sie den Beschaffungsprozess im Unternehmen, um so auch Feedback einzusammeln. Das Ziel sollte es sein, den Beschaffungsprozess möglichst einfach und verständlich für jeden anzubieten.

Denn nur so kann die Beschaffungsprozesseinführung gelingen und somit das Projekt "Digitalisierung Beschaffungsprozess" erfolgreich abgeschlossen werden.

Ist der Prozess erfolgreich getestet, dann kann er in den Echtbetrieb übergehen. Solche digitalen Lösungen bieten viele Vorteile gegenüber dem klassischen Papierprozess. Vor allem die Transparenz, in welchem Zustand sich der Prozess reduziert Aufwände bei allen Beteiligten. Auch die automatisch gesteuerte Einhaltung von Regel verbessert den gesamten Prozess im Bereich Rechtssicherheit und Compliance.

Beschaffungsprozess im Unternehmen

Die Einführung eines Prozesses im Unternehmen bietet eine hohe Chance der Automatisierung und Digitalisierung - kann aber auch auf Widerstand und Ablehnung stoßen. Dabei ist es wichtig die Vorteile den Mitarbeitern klar aufzuzeigen und welche Mehrwerte dadurch geschaffen werden.

Wenn Sie Beschaffungsprozesse digitalisieren wollen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Expertenteam steht Ihnen mit Rat und viel Erfahrung zur Seite. Gemeinsam mit unserem Softwareprodukt linqi schaffen wir die Herausforderung die Beschaffungsprozesse Einführung ohne Komplikationen.

Beschaffungsprozess öffentliche Verwaltung

Im Gegensatz zum Prozess in Unternehmen (B2B Beschaffungsprozess) ist der Beschaffungsprozess für die öffentliche Verwaltung überwiegend komplexer und unübersichtlicher, da eine Vielzahl mehr Prozessbeteiligte vorhanden sind. Durch die Flexibilität von linqi konnten unter anderem schon die Polizei Baden-Württemberg ihren Beschaffungsantrag Erfolg optimieren. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie eine persönliche Demo, um mehr über die Beschaffungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu erfahren. Durch unsere Erfahrung können wir gemeinsam mit Ihnen die öffentliche Beschaffung digital umsetzen.

Beschaffungsprozess in BPMN

Bei komplexeren Prozessen bietet es sich an im Vorfeld den Prozess der Beschaffung als BPMN 2.0 Model abzubilden. Mit dem linqi BPMN Designer ist dieses ohne weiteres möglich und bringt darüber hinaus den Nutzen der Dokumentation mit. Die Prozessplattform linqi ermöglicht es automatisch BPMN Modelle in ausführbare Prozesse umzuwandeln, sodass noch mehr Zeitgewinn bei der Erstellung des Beschaffungsprozesses entsteht.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann der Beschaffungsprozess optimiert werden?

Durch die Digitalisierung des Prozesses und möglichst weitgehenden Automatisierung kann weitgehend die Komplexität im Ablauf reduziert werden. Dieses bietet allen Prozessbeteiligten enormes Einsparungspotential bei der Arbeitszeit. Darüber hinaus kann so die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien ermöglicht werden.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Über diesen Prozess können innerhalb der jeweiligen Organisation Waren, Produkte und Dienstleistungen beantragt werden. Dieser Antrag wird dann durch diverse Freigabe- und Prüfungsabfolgen laufen bis hin zur eigentlichen Beschaffung des angeforderten Gegenstandes.

Wie kann man einen Beschaffungsprozess automatisieren?

Die Automatisierung kann durch vorher definierte Regeln und Richtlinien erfolgen. Ist zum Beispiel der Gegenstand der Beschaffung im Wert höher als 20.000 €, dann kann automatisiert eine Freigabe der Geschäftsführung eingebaut werden. Erst nach der Freigabe geht es weiter zum operativen Einkauf. Durch die Flexibilität von digitalen Lösungen wie linqi können alle Regeln und Richtlinien innerhalb des Prozesses abgebildet werden.

Wie unterscheidet sich ein B2B Beschaffungsprozess zu einem Beschaffungsprozess der öffentlichen Verwaltung?

Der Hauptunterschied zwischen B2B-Beschaffungsprozessen und denen der öffentlichen Verwaltung liegt in den Regulierungen und der Flexibilität. Öffentliche Beschaffungen sind streng reguliert, mit hohen Anforderungen an Transparenz, Compliance und fairen Wettbewerb. Entscheidungen basieren oft auf festgelegten Kriterien und sind öffentlich nachvollziehbar. Im Gegensatz dazu sind B2B-Beschaffungen weniger reguliert, bieten mehr Flexibilität in Entscheidungen und fokussieren stärker auf Effizienz, Kostenoptimierung und Geschäftsbeziehungen. Dadurch sind B2B-Prozesse oft schneller und weniger bürokratisch als jene in der öffentlichen Verwaltung.

Die elektronische Beschaffung ist in einigen Bereichen anders. Hilft da auch linqi?

Die No-Code-Prozessplattform linqi bietet eine innovative Lösung, um sowohl spezialisierte Prozesse wie IT-Beschaffungen als auch eine Vielzahl anderer Geschäftsabläufe vollständig zu digitalisieren. Mit ihrer intuitiven No-Code-Schnittstelle ermöglicht linqi Unternehmen, komplexe Prozesse ohne tiefgreifende technische Kenntnisse zu automatisieren.

Dies bedeutet, dass IT-Beschaffungsprozesse, die oft spezifische Anforderungen und Genehmigungsabläufe beinhalten, effizient und fehlerfrei gestaltet werden können. Darüber hinaus ist linqi flexibel genug, um eine breite Palette von Geschäftsprozessen zu unterstützen, von der Personalverwaltung bis hin zum Finanzmanagement.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse mit linqi können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Transparenz über verschiedene Abteilungen hinweg verbessern, was zu einer insgesamt gesteigerten Produktivität und Kosteneffizienz führt.