Workflow darstellen – So einfach geht's

Müssen Sie häufig visuelle Darstellungen eines Arbeitsablaufs für Ihr Team, Ihre Kunden oder Auftraggeber erstellen? Haben Sie das Gefühl, dass Ihnen nur wenige Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stehen, um professionelle Arbeitsablaufdiagramme zu entwerfen, die die Prozessschritte und Ergebnisse klar veranschaulichen?

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Methoden zur Visualisierung von Arbeitsabläufen erörtern. Ganz gleich, ob es sich um einen internen Produktionsworkflow handelt oder um die Darstellung der Kundeninteraktion – die Erstellung produktiver Visualisierungen hilft allen, schnell zu verstehen, was die einzelnen Phasen bedeuten.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow, zu Deutsch Arbeitsablauf oder Geschäftsprozess, beschreibt die Schritte, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es handelt sich dabei um eine systematische, geordnete und standardisierte Abfolge von Aufgaben, die nacheinander oder parallel ausgeführt werden.

Ein Workflow kann dabei ganz unterschiedlich aussehen und vom individuellen Bedarf abhängen, z.B. in der Produktion, der Logistik oder im digitalen Bereich. Ein guter Workflow sorgt dafür, dass Prozesse bzw. Abläufe von Anfang bis Ende effizient und zielgerichtet sind, Zeit und Kosten eingespart werden und Fehler minimiert werden.

In der heutigen Arbeitswelt sind Workflows nicht mehr wegzudenken und unterstützen Unternehmen dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Workflow-Diagramm ist ein visuelles Werkzeug, das verwendet wird, um einen Geschäftsprozess oder eine Arbeitsabfolge zu beschreiben und zu dokumentieren. Es stellt die Schritte in einem Prozess dar und zeigt, wie Aufgaben von einem Schritt zum nächsten fließen. Das Diagramm bietet eine strukturierte Ansicht dessen, was geschieht und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wobei die komplexe Prozessstruktur in einfache, leicht verständliche Elemente aufgebrochen wird. Durch die Verwendung von Symbolen und Linien, die einzelne Arbeitsschritte miteinander verbinden, ermöglicht ein Workflow-Diagramm eine schnelle Workflow-Analyse und Genauigkeit bei der Ausführung von Prozessen.

Mögliche Einsatzgebiete von Workflow-Diagrammen

Workflow-Diagramme sind ein unverzichtbares Instrument in der Welt des Prozess- und Projektmanagements. Sie ermöglichen es uns, komplexe Aufgaben abzubilden und ihre einzelnen Schritte zu visualisieren. Und das Beste daran? Sie ermöglichen uns, Prozesse zu optimieren, effizienter zu werden und Zeit sowie Ressourcen zu sparen.

Die Einsatzgebiete von Workflow-Diagrammen sind nahezu unbegrenzt – von der Produktion von Gütern bis hin zum Humanressourcenmanagement. Besonders in der Softwareentwicklung dienen sie zur Prozessoptimierung und Visualisierung von Arbeitsabläufen. Aber auch in der Industrie und im Projektmanagement werden sie genutzt, um Prozesse zu analysieren, zu dokumentieren und zu verbessern.

Sie helfen uns dabei, die Abläufe in jedem Bereich besser zu verstehen und zu analysieren. So können wir schnell und einfach Verbesserungspotenzial erkennen und Handlungsbedarf ableiten.

Gängige Workflow-Symbole

Oval

Ein erfolgreicher Workflow beginnt und endet immer mit einem Oval – einem der gängigen Symbole in der Welt der Prozessmodellierung. Das Oval markiert den Anfangs- und Endpunkt des Prozesses und ist damit ein wichtiger Baustein in der visuellen Darstellung von Arbeitsabläufen. Dieses Symbol gibt dem Leser eine klare Orientierung und führt ihn durch den Prozess, von der Startlinie bis zum Ziel.

Rechteck

Oftmals wird das Rechteck als Darstellung für Maßnahmen, Schritte, Aktionen oder Anweisungen verwendet, was einen klaren und schnellen Überblick über den Arbeitsablauf ermöglicht. So können komplexe Zusammenhänge und Prozesse übersichtlich dargestellt werden.

Raute bzw. Diamant

Das Raute- oder Diamantsymbol repräsentiert wichtige Entscheidungen innerhalb eines Prozesses, von denen zwei alternative Pfade ausgehen – je nachdem, ob die Entscheidung positiv oder negativ ausfällt. Das bedeutet, dass das Diamantsymbol enorm wichtig ist, wenn es darum geht, Entscheidungspunkte innerhalb eines Workflows zu kennzeichnen und somit die Weichen für den weiteren Verlauf des Prozesses zu stellen.

Kreis

Ein anderes Symbol in Workflows ist der Kreis. Er signalisiert, dass eine bestimmte Maßnahme übersprungen wird. Er fungiert also als Verbindungselement, wenn ein Sprung von einem Abschnitt zum nächsten erfolgen soll. Durch die Verwendung des Kreises können komplexe Abläufe einfach dargestellt werden.

Pfeil

Ein weiteres wichtiges Symbol sind Pfeile, die auf den nächsten Schritt oder die nächste Maßnahme hinweisen. Diese Pfeile, ob geradlinig oder gebogen, können den Workflow visuell strukturieren und vermitteln, welcher Schritt als nächstes ausgeführt werden soll.

Arten von Workflow-Diagrammen

Innerhalb der Geschäftswelt sind Workflow-Diagramme zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und zu gestalten. Es gibt verschiedene Diagrammtypen – jedes dieser Diagramme dient einem spezifischen Zweck und kann auf unterschiedliche Weise verwendet werden, um den Arbeitsprozess zu verbessern und zu vereinfachen.

BPMN-Diagramm

Ein BPMN-Diagramm ist eine Art von Workflow-Diagramm, das in der Geschäftsprozessmodellierung verwendet wird. Es ist eine grafische Darstellung eines Prozesses, bei dem die beteiligten Aktivitäten, Ereignisse, Entscheidungen und Flüsse aufgezeichnet werden.

Mit BPMN (Business Process Model and Notation) können Unternehmen komplexe Prozesse visualisieren, um sie besser zu verstehen und zu optimieren. Die Symbole und Notationen, die in BPMN-Diagrammen verwendet werden, sind standardisiert, was bedeutet, dass sie von verschiedenen Designern oder Unternehmen auf der ganzen Welt leicht verstanden werden können.

ANSI-Flussdiagramm

Workflow-Diagramme kommen in verschiedenen Formen und Größen. Eines der bekanntesten ist das ANSI-Flussdiagramm. Dieses Diagramm hat seinen Namen von der American National Standards Institute erhalten und ist seit den 1940er Jahren im Einsatz.

Es verwendet verschiedene Symbole, um den Fluss von Daten, Materialien oder Informationen durch ein System zu zeigen. Das ANSI-Flussdiagramm ist besonders nützlich für die Visualisierung von Prozessabläufen und zur Identifizierung von potenziellen Engpässen oder Problembereichen. Mit seiner einfachen und doch leistungsstarken Darstellung ist es ein unverzichtbares Werkzeug für Ingenieure und Projektmanager.

UML-Aktivitätsdiagramm

UML-Aktivitätsdiagramme sind ein wichtiger Bestandteil von Workflow-Management-Systemen. Diese Diagramme sind ideal für die Visualisierung von Arbeitsabläufen und stellen komplexe Prozesse übersichtlich dar. Das UML-Aktivitätsdiagramm erlaubt es einem Analytiker, alle Schritte eines Prozesses aufzuzeigen und gleichzeitig mögliche Probleme zu identifizieren. Dieses Diagramm gibt Auskunft darüber, wie Aktivitäten ohne Unterbrechungen ablaufen können und ermöglicht die optimale Auslastung von Arbeitskräften und Ressourcen. Es ist also ein unschätzbares Werkzeug in der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Steigerung von Effizienz und Produktivität.

SIPOC-Diagramm

Das SIPOC-Diagramm ist ein hilfreiches Instrument, um Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu visualisieren. Es steht für Suppliers, Inputs, Process, Outputs und Customers – also Lieferanten, Eingaben, Prozesse, Ausgaben und Kunden. Dabei handelt es sich um einen Typ von Workflow-Diagramm, das aufzeigt, welche Schritte bei einem Prozess durchgeführt werden, wer dafür verantwortlich ist und wer davon profitiert.

Das SIPOC-Diagramm ist eine nützliche Methode, um die Transparenz eines Geschäftsprozesses zu erhöhen und somit Verbesserungspotenziale zu erkennen. Mit diesem Instrument können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und so letztendlich ihre Kunden besser bedienen.

Swimlane-Diagramm

Workflow-Diagramme sind eine effektive Methode zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Eine beliebte Art von Workflow-Diagrammen ist das Swimlane-Diagramm, das durch seine klare Strukturierung und visuelle Darstellung überzeugt.

Im Gegensatz zu anderen Workflow-Diagrammen, die sich auf den Ablauf eines Prozesses fokussieren, gibt ein Swimlane-Diagramm Aufschluss darüber, wer für welchen Schritt im Prozess verantwortlich ist. Durch die Verwendung von sogenannten "Swimlanes" – horizontale oder vertikale Linien, die die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche aufzeigen – ist das Swimlane-Diagramm besonders übersichtlich und einfach zu verstehen.

Das Swimlane-Diagramm zeigt, wie wichtig klare Strukturen und Aufgabenverteilungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen sind.

Erstellung eines Workflow-Diagramms in 5 Schritten

Ein Workflow-Diagramm zu erstellen, kann dabei helfen, eine klare Struktur zu schaffen. In nur fünf einfachen Schritten kann man ein solches Diagramm erstellen.

Schritt 1: Art des Workflows festlegen

Die Erstellung eines Workflow-Diagramms kann oft eine komplexe Aufgabe sein, die jedoch enorm helfen kann, Prozesse in einem Unternehmen zu optimieren. Der erste Schritt bei der Erstellung eines solchen Diagramms besteht darin, die Art des Workflows festzulegen.

Hierbei können verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die Art des Projekts und die beteiligten Abteilungen oder Personen. Eine klare Vorstellung von der Art des Workflows wird Ihnen helfen, den Prozess übersichtlich darzustellen und später effizient zu gestalten.

Beginnen Sie Ihre Erstellung deshalb mit einem klaren Ziel vor Augen und legen Sie die Art des Workflows genau fest.

Schritt 2: Start und Ende bestimmen

Nachdem Sie Ihr Projekt identifiziert haben, ist es wichtig, den Anfangs- und Endpunkt Ihres Workflows zu definieren. Diese beiden Punkte bilden den Rahmen für Ihr Diagramm und geben Ihnen eine klare Struktur, an der Sie sich orientieren können. Hierbei geht es darum, den Prozessstart und das Ziel zu bestimmen, um eine klare und effektive Arbeitsweise zu gewährleisten.

Beim Definieren des Starts sollten Sie überlegen, welche Informationen, Akteure oder Aufgaben als Ausgangspunkt dienen und welche Bedingungen erfüllt sein müssen, um den Workflow auszulösen. Bei der Festlegung des Endpunkts sollten Sie das Ergebnis des Workflows, die auszuführende Aktion und die anschließenden Schritte genau im Blick behalten.

Durch die klare Definition von Start- und Endpunkt können Sie sicherstellen, dass der Workflow effizient und produktiv abläuft.

Schritt 3: Notwendige Infos sammeln

Der dritte Schritt besteht darin, alle notwendigen Informationen zu sammeln. Dies ist ein wichtiger Schritt, da alle Details berücksichtigt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Diagramm alle relevanten Aspekte des Workflows abdeckt. Es ist wichtig, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um alle erforderlichen Informationen zu sammeln, bevor Sie mit dem Erstellen des Diagramms beginnen. Dazu gehört auch die Identifizierung aller Beteiligten an dem Workflow mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten, verwendete Tools und Materialien sowie mögliche Risiken oder Schwachstellen im Ablauf. Ohne diese Informationen kann das Workflow-Diagramm unvollständig sein und damit ungenau werden. Wenn Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um die notwendigen Informationen zu sammeln, können Sie sicherstellen, dass das Workflow-Diagramm ein wertvolles Werkzeug für Ihr Unternehmen wird. Jeder Prozess ist einzigartig und erfordert spezifische Informationen.

Denken Sie also daran, alle erforderlichen Schritte, beteiligten Personen und wichtige Details in Ihrem Diagramm festzuhalten. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Leser alles Nötige erfahren.

Schritt 4: Ineffizienzen beseitigen

Wenn Sie den bisherigen Workflow Ihres Projekts mithilfe eines Diagramms erfasst und ihn analysiert haben, ist es Zeit für Schritt 4: die Beseitigung von Ineffizienzen.

Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Arbeitsprozess reibungslos und ohne Probleme verläuft. Eine ineffektive Arbeitsweise kann Zeit und Ressourcen verschwenden und sogar zu einem schlechten Ergebnis führen. Durch die Analyse des Workflow-Diagramms können Sie potenzielle Bottlenecks identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beseitigen. Ineffizienzen können verschiedene Ursachen haben, wie mangelnde Ressourcen oder Schwierigkeiten in der Produktentwicklung. Es ist wichtig, diese Hindernisse zu dokumentieren und in einem Änderungsprotokoll festzuhalten. Durch dieses Verfahren können wichtige Beteiligte informiert werden, Ineffizienzen nach Priorität geordnet und Fortschritte verfolgt werden. Durch diesen Schritt können Sie auch betriebliche Kosten senken und die Qualität Ihrer Dienstleistungen verbessern.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Prozesse zu optimieren, die bei der Analyse des Workflow-Diagramms deutlicher hervorgetreten sind. Beachten Sie, dass eine sorgfältige Durchführung bei diesem Schritt künftige Fehler minimiert und Ihr Unternehmen auf lange Sicht effektiver macht.

Schritt 5: Workflow gestalten

Im fünften und letzten Schritt bei der Erstellung eines Workflow-Diagramms geht es darum, den Workflow zu gestalten. Hierbei werden die einzelnen Schritte des Workflows in eine visuelle Darstellung übertragen. Es ist dabei wichtig, die einzelnen Schritte logisch und übersichtlich anzuordnen, sodass der Workflow intuitiv und einfach verständlich ist. In dieser Phase können auch Entscheidungen und alternative Wege im Workflow berücksichtigt werden. Eine gut gestaltete Workflow-Darstellung kann dabei helfen, Prozesse besser zu verstehen und zu optimieren.

Nachdem Sie Ihren Workflow entworfen haben, überprüfen Sie ihn gemeinsam mit wichtigen Beteiligten, um seine Korrektheit und Angemessenheit für die Situation zu bestätigen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Ineffizienzen berücksichtigt und alle Ressourcen korrekt angegeben wurden.

Workflows mit linqi erstellen

Erstellen Sie Ihre Workflows mit linqi. Der innovative Anbieter auf dem Gebiet der Workflowautomation bietet eine benutzerfreundliche Plattform, mit der Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren können. Das Tool umfasst alle Funktionen, die Sie benötigen, um effizient anspruchsvolle Workflows zu erstellen und zu visualisieren. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Sie keine Programmierkenntnisse benötigen, um komplexe Prozesse abzubilden.

So können Sie Zeit sparen und sich auf wichtigere Aspekte Ihres Geschäfts konzentrieren. Vertrauen Sie auf linqi und erleben Sie eine neue, reibungslose Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen.

Workflow darstellen – FAQ

Wie modelliert man Prozesse? Zunächst müssen alle Schritte und Aktionen des Workflows identifiziert und dokumentiert werden. Das kann manuell oder mithilfe von Prozessmodellierungssoftware durchgeführt werden. Im nächsten Schritt muss man Entscheidungen treffen, wie man diese Schritte am besten organisiert und visualisiert. Dazu können Flussdiagramme, Swimlane-Diagramme oder andere Methoden verwendet werden.

Was genau ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine Methode zur Organisation von Arbeitsprozessen, um eine hohe Effizienz und Produktivität zu erreichen. Es ist eine Art Struktur, die ein Projekt durchläuft, von der Planung bis zur Ausführung und Fertigstellung. Ein Workflow kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, Beispiele dafür sind Logistik oder Büros.

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Workflow-Diagramm ist eine visuelle Darstellung von Prozessen, die in einem Unternehmen oder in einem Projekt durchlaufen werden müssen. Es dient als Leitfaden für Projektteams und gibt einen Überblick über die Schritte, die zu erledigen sind, sowie über die Beziehungen zwischen den einzelnen Prozessschritten. Die Diagramme helfen dabei, Prozesse zu standardisieren, zu optimieren und zu automatisieren.

Wie erstelle ich einen Workflow?

Zunächst müssen Sie die Art des Workflows festlegen, den Sie erstellen möchten. Überlegen Sie sich dann, wo er beginnt und wo er endet. Sammeln Sie die notwendigen Informationen, die benötigt werden, um den Workflow in Gang zu bringen. Seien Sie auf der Suche nach Ineffizienzen oder Engpässen, die den Workflow behindern könnten, und planen Sie Strategien oder Tools, um diese Probleme zu beseitigen. Gestalten Sie anschließend den Workflow selbst, indem Sie ihn in verschiedene Schritte oder Aufgaben unterteilen.