Urlaubsantrag digital stellen: Entspannter Planen für Arbeitgeber & Mitarbeiter

In kleinen Betrieben ist die Urlaubsplanung meist nicht so wild: Es ist einfach, den Überblick über die Urlaubszeiten der 6 Mitarbeiter zu behalten, ohne viel Zeit in die Planung zu stecken. Da sind kurzfristige, formlose “Urlaubsanträge” per E-Mail, Slack oder Whatsapp möglich.

In großen Unternehmen sieht das anders aus. Viele haben eine Frist, dass Urlaube zur besseren Planbarkeit bereits ein ganzes oder halbes Jahr im Voraus eingereicht werden. Jemand muss die Anträge sammeln, aufschreiben und mit wichtigen Geschäftsterminen und den anderen Urlaubsanträgen abgleichen, bevor der Urlaub genehmigt werden kann. Das kostet viel Zeit und Aufwand, die sowohl Führungskräfte als auch HR-Mitarbeiter anderswo besser nutzen könnten.

Den Urlaubsantrag zu digitalisieren macht den Vorgang sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber deutlich entspannter.

Warum den Urlaubsantrag digital abwickeln?

Einen Urlaubsantrag zu digitalisieren bedeutet nicht, den Urlaubswunsch in einer E-Mail an die Personalabteilung oder den Chef zu schicken, statt ein Blatt Papier abzugeben. Digitalisierte Urlaubsanträge werden erst dann wirklich sinnvoll, wenn

• die Anträge auf einheitlichen Formularen eingereicht werden
• die angegebenen Daten im Formular automatisch von einer Software geprüft werden: Stimmen die verbleibenden Urlaubstage? Sind in dem Zeitraum keine unverschiebbaren Termine? Wie viele andere Mitarbeiter haben in dem Zeitraum Urlaub und kann er vertreten werden?
• der genehmigte Urlaub direkt in Kalender-Tools eingetragen wird, damit niemand ihn vergisst
• Umleitungen von E-Mails und Anrufen an den Vertreter oder Abwesenheits-Mails automatisch für den Urlaubszeitraum eingestellt werden

Dann fällt der zeitliche Aufwand für die manuelle Überprüfung des Antrags weg. Außerdem ist der Prozess viel weniger fehleranfällig: Ein Mensch übersieht leicht, dass ein anderer wichtiger Mitarbeiter vielleicht zum selben Zeitpunkt Urlaub hat oder vergisst, die eigenen E-Mails umzuleiten.

Erfolgen diese Schritte automatisch über eine geeignete digitale Plattform wie z.B. linqi, können diese Fehler nicht mehr auftreten: Der Urlaubsantrag wird effizient und fehlerfrei bearbeitet.

Einheitliches Urlaubsantrag-Formular mit linqi

Gibt es im Unternehmen kein einheitliches Urlaubsantrag-Formular, führt das in der Regel schnell zu mehrfachen Nachfragen, wenn Daten und Angaben fehlen. In der Prozess-Software linqi ist es möglich, für verschiedenste Prozesse individuelle Formulare zu erstellen, natürlich auch für den Urlaubsantrag. Werden die von jedem Mitarbeiter genutzt, macht das nicht nur die Bearbeitung der Urlausanträge übersichtlicher, sondern stellt auch sicher, dass immer alle nötigen Angaben gemacht werden.

Ist das Formular in den Urlaubsantrags-Prozess in der Software integriert, bietet linqi noch viele weitere Vorteile.

So funktioniert der Urlaubsantrag digital mit linqi

linqi ist keine Software, die sich speziell auf die Digitalisierung von Urlaubsanträgen spezialisiert. Stattdessen eignet sie sich dazu, sämtliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Dazu gehört auch der Urlaubsantrag.

Über die individuellen Formulare, den Drag-and-Drop Prozess-Designer und maßgeschneiderte Workflows kann jedes Unternehmen linqi ganz einfach perfekt an die eigenen Prozesse anpassen. Coding-Kenntnisse sind dafür nicht notwendig: linqi ist ein Baukasten aus intuitiv verwendbaren Elementen, mit dem sich jeder Prozess abbilden und automatisieren lässt.

So kann das für den Urlaubsantrag aussehen:

Urlaubsantrag digital stellen

Die Mitarbeiter können über das digitale Urlaubsantrag-Formular ihre Anfrage direkt in linqi stellen. Die Software übermittelt den Urlaubsantrag automatisch an den zuständigen Vorgesetzten, der innerhalb von Sekunden benachrichtigt wird.

Urlaubsantrag automatisch prüfen

Es ist möglich, dass das Urlaubsantrag-Formular durch linqi automatisch geprüft wird. Durch die Integration mit Kalender-Programmen kann der angefragte Zeitraum direkt mit den geplanten Urlauben anderer Mitarbeiter abgeglichen werden. So muss der Vorgesetzte nicht selbst prüfen, ob der Urlaub genehmigt werden kann, sondern wird von linqi informiert.

Antrag genehmigt: Urlaub einplanen

Kann der Urlaubsantrag genehmigt werden, erfolgt die Bestätigung des Vorgesetzten durch einen Klick in linqi. Der Mitarbeiter erhält sofort Bescheid und kann sein Hotel buchen. Auch mögliche Vertreter werden informiert und der Urlaubszeitraum kann automatisch in den digitalen Kalender eingetragen werden.

Sogar die Umleitung von Nachrichten, E-Mails und Anrufen kann unter Umständen automatisiert über linqi erfolgen, alternativ stellen Sie Erinnerungen ein.

Antrag nicht genehmigt: Alternativen finden

Ist es nicht möglich, dass der Mitarbeiter zum gewünschten Zeitpunkt Urlaub nimmt, z.B. weil er zu der Zeit einen Kollegen vertreten muss oder nicht mehr genug Urlaubstage hat, erkennt linqi das automatisch. Der Mitarbeiter wird umgehend benachrichtigt.

Dank linqi kommt es aber deutlich seltener zu abgelehnten Urlaubsanträgen, da die Mitarbeiter in der Software sehen können, wie viele Urlaubstage ihnen bleiben, wann die Kollegen im Urlaub sind und wann wichtige Geschäftstermine sind.

Wie genau der Urlaubsantrag-Prozess in linqi aufgebaut ist, hängt von ihren individuellen Anforderungen ab. Grundsätzlich ist es möglich, ein individuelles Urlaubsantrag-Formular zu erstellen, linqi mit zahlreichen weiteren E-Mail, CRM- und Kalenderprogrammen zu integrieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, langwierige Abstimmungszeiten zu umgehen und die Urlaubsplanung zu automatisieren. So entsteht ein schneller, entspannter Urlaubsantrag-Prozess erstellen, der nicht mehr 3 Wochen, sondern nur noch 3 Sekunden dauert.