Was ist Prozessdokumentation? Einfache Erklärung + Anleitung

Was ist Prozessdokumentation?

Eine Prozessdokumentation ist eine Verschriftlichung oder Verbildlichung eines Prozesses, sodass die notwendigen Schritte zur Transformation des Inputs in den gewünschten Output erkennbar sind. Das dabei entstehende Prozessdokument ist für den internen Gebrauch gedacht und wird kontinuierlich aktualisiert.

Die Prozessdokumentation hat als Ziel nicht die Optimierung bzw. Verbesserung bestehender Prozesse. Sie versucht lediglich die bestehenden Prozesse möglichst genau abzubilden. Das ist entscheidend, weil ein Unternehmen als eine Kombination aus zusammenhängenden Prozessen verstanden werden kann. Die Prozessdokumentation ist vor allem im Zusammenhang mit dem Prozessmanagement wichtig. Wenn die Prozesse im Unternehmen unzureichend dokumentiert sind, dann sind durch das Prozessmanagement keine sinnvollen Optimierungen mehr möglich. Denn die theoretischen Verbesserungen finden gar keine Verwendung in der Realität.

Insbesondere bei häufig verwendeten Prozessen ist eine genaue Dokumentation entscheidend. Diese Kernprozesse sollten detailliert dargestellt und laufend optimiert werden. Diese häufigen Änderungen müssen regelmäßig auch in die Prozessdokumentation Einzug erhalten.

Wie funktioniert Prozessdokumentation?

Eine Prozessdokumentation funktioniert, indem man alle relevanten Prozesse im Unternehmen detailliert beschreibt und festhält. Die Dokumentation muss dabei nicht nur aus einem Dokument pro Prozess bestehen, sondern kann unterschiedliche Detailebenen zusammenführen. Zu den verschiedenen Ebenen können Prozessbeschreibungen, Prozesssteckbriefe, Prozesslandkarten und weitere Unterlagen gehören. Wichtig ist, dass in der Dokumentation alle Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge beschrieben werden.

Ziel der Prozessdokumentation

Das Ziel der Prozessdokumentation ist in erster Linie die korrekte Abbildung der stattfindenden Prozesse. Wenn dieser Zustand eintritt, hat die Prozessdokumentation erstmal ihr Ziel erfüllt. Allerdings ist eine gute Prozessdokumentation Grundlage für die Erfüllung vieler weiterer Ziele.

Mithilfe einer funktionierenden Dokumentation der Prozesse können weiterführend die Prozesse optimiert werden. Die dabei entstehenden Verbesserungen steigern die Effizienz und die Effektivität in der gesamten Organisation. Unternehmen sparen dementsprechend Zeit und Geld und können sich sogar einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz erarbeiten.

Die Prozessdokumentation ist dabei nicht die Vorgehensweise, die diese Verbesserungen herbeiführt, aber die Grundlage auf der sie stattfinden. Ohne sie wären die späteren Prozessoptimierungen gar nicht erst möglich.

Vorteile der Prozessdokumentation

Trotz des hohen Zeitaufwands, mit dem sich Unternehmen insbesondere bei der initialen Dokumentation der Prozesse konfrontiert sehen, bieten Prozessdokumentationen langfristig große Vorteile:

• Neue Beschäftigte lassen sich schneller in Arbeitsabläufe einarbeiten.
• Wichtige Prozessinformationen sind an zentraler Stelle gespeichert und gehen nicht verloren.
• Die Organisation wird personenunabhängiger, da die Arbeitsabläufe vereinheitlicht werden und alle nötigen Informationen zur Durchführung in der Prozessdokumentation liegen.
• Prozessoptimierungen werden möglich.
• Die Prozesstreue erhöht sich.
• Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen und die Nachweisbarkeit gegenüber Dritten.
• Das Personal versteht die Zusammenhänge zwischen Prozessen besser.
• Besserer Überblick über alle Aufgaben und Tätigkeiten im Unternehmen.
• Outsourcing an Externe wird einfacher.

Nachteile

Neben den vielen Vorteilen bringt die Prozessdokumentation jedoch auch einige Nachteile mit sich.

• Großer Aufwand bei der initialen Erstellung der Prozessdokumente.
• Fortlaufender Aufwand, um die Prozessdokumentation aktuell zu halten.
• Prozessdokumentation werden teilweise von Personen erstellt, die den Prozess selbst nicht richtig verstanden haben.
• Zu detaillierte Dokumentationen können Prozesse träge und wenig innovativ machen.

Tools

Wenn Sie planen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation zu dokumentieren, dann können verschiedene Tools Ihnen dabei helfen. Heutzutage ist eine gute Prozessdokumentation interaktiv und die Informationen lassen sich auf verschiedenen Detailebenen betrachten.

Sie sollten daher von Anfang an beginnen, die Prozessdokumentation auch digital zu pflegen. Am besten ist dafür eine Art interne Website geeignet, die die einzelnen Prozessdokumente visuell aufbereitet darstellt. Auf diese Weise können Prozessbeteiligte, neue Mitarbeiter, Prozessverantwortliche oder Prozessmanager die Prozesse nachvollziehen. Ein großer Vorteil von dieser Herangehensweise ist auch, dass Sie sich nicht um die Pflege der Dokumentation in verschiedenen Systemen kümmern müssen. Stattdessen befindet sich die Dokumentation an einem zentralen Ort. Auf diesen Ort greifen dann alle zu und Veränderungen am Prozess können Sie direkt ins Systeme einpflegen.

Vorgehensweise bei einer Prozessdokumentation

Im ersten Schritt müssen Sie den Rahmen des Dokuments festlegen. Hier ist besonders entscheidend, dass Sie festhalten, welcher Prozess genau betroffen ist und wie sich dieser in den Gesamtkontext aller Prozesse eingliedert. Beachten Sie dabei vor allem die vor- und die nachgelagerten Prozesse.

Im nächsten Schritt sollten Sie sich überlegen, an wen das Dokument gerichtet ist. Je nach Zielgruppe können verschiedene Details wichtig sein. Ob es sich um eine allgemeine Prozessdokumentation für das Prozessmanagement handelt, welches später damit arbeitet oder um eine Anleitung für neue Mitarbeiter, kann einen Unterschied machen.

Nun sollten Sie damit beginnen den Prozess tatsächlich zu beschreiben. Was alles in eine gute Prozessbeschreibung gehört, erfahren Sie hier: Prozessbeschreibung. Beginnen sollten Sie mit einer kurzen Einführung, die den Prozess erklärt und das verfolgte Ziel darlegt.

Außerdem ist die Beschreibung der verschiedenen Rollen in diesem Schritt wichtig. Welche Prozessbeteiligten müssen welchen Schritt ausführen? Achten Sie darauf, dass Sie keine Namen für die Rollen im Prozess verwenden, sondern auf Berufsbezeichnungen oder andere allgemeine Bezeichnungen zurückgreifen, um die Prozessdokumentation personenunabhängig zu halten.

Des Weiteren müssen Sie Start- sowie Endpunkte definieren und die Inputs und Outputs festhalten. Mit Startpunkt ist der Auslöser gemeint und mit Endpunkt ist gemeint, was den Prozess beendet. Die Inputs und Outputs beschreiben, was an weiteren Ressourcen in den Prozess hineingegeben werden muss bzw. was als Resultat heraus kommt. Der Endpunkt eines Prozesses kann der Startpunkt eines anderes Prozesses sein.

Wenn Sie den Prozess wörtlich beschrieben haben und auch Unbeteiligte anhand dieser Beschreibung, die Prozessschritte in der Theorie nachvollziehen können, geht es an den nächsten Schritt: Die visuelle Aufbereitung der Prozessdokumentation. Sollten Sie in diesem Schritt bereits stoppen, so haben Sie bereits eine vollumfängliche Prozessbeschreibung. Zu einer guten Dokumentation fehlt aber noch mindestens ein Flussdiagramm. Dieses Flussdiagramm stellt die einzelnen Schritte in ihrer zeitlichen Reihenfolge dar, sodass auf den ersten Blick der Ablauf nachvollziehbar ist.

Anhand dieses Flussdiagramms sollte es Unbeteiligten bereits möglich sein, einen Prozess nachzuvollziehen und sogar durchzuführen. Für die konkrete Ausführung der Arbeitsschritte ist möglicherweise noch eine Blick in die Ausführung der einzelnen Prozessschritte notwendig, aber das Flussdiagramm sollte bereits eine gute Übersicht darstellen.

Wenn Sie diese Schritte in der beschriebenen Reihenfolge durchgeführt haben, sollten Sie nun über eine gute Prozessdokumentation verfügen. Um das Dokument nun noch weiter zu verbessern, bietet es sich an, Ausnahmen vom Prozess zu behandeln. In jedem Schritt eines Prozesses kann es zu Fehlern kommen und diese müssen behandelt werden. Selbstverständlich ist es nicht sinnvoll jeden einzelnen Fehlerlösung detailliert zu beschreiben, aber für die häufigsten sollten Sie eine Lösung bereitstellen.

Prozessoptimierung

Wie eingangs schon erwähnt, trägt die Prozessdokumentation selbst nicht direkt zur Prozessoptimierung bei. Allerdings ist sie die Grundlage für jede Form von Prozessoptimierung. Bevor man auch nur an die Verbesserung eines Prozesses denken kann, muss man zunächst einmal dokumentiert haben, wie sie auch in der Realität stattfinden.

Die besten Ideen zur Verbesserung helfen nicht wirklich weiter, wenn man auf einer unzuverlässigen Datenbasis arbeitet. Das gilt zumindest für die Optimierung eines einzelnen Prozesses. Doch kann man die Prozesse auf einer darüber liegenden Ebene optimieren und zwar in ihrem Gesamtkontext. Wenn Sie während der Prozessaufnahme und der anschließenden Dokumentation entdecken, dass sich Prozesse doppeln oder in mehreren Abteilungen ähnliche Arbeitsabläufe stattfinden, kann es sinnvoll sein, die Prozesse zusammenzuführen.

Dadurch entwickeln Sie das Unternehmen auch immer mehr in Richtung Ablauforganisation. Wenn ein Unternehmen durch und durch prozessorientiert arbeitet, dann braucht es keine Abteilungen mehr. Die Beschäftigten sind stattdessen den Prozessen und nicht mehr den Abteilungen zugeordnet. Außerdem ist es ineffizient, wenn in verschiedenen Bereichen die gleichen Aufgaben ausgeführt werden. Stattdessen sollten Sie die betroffenen Prozesse zu einem Prozess zusammenführen. Auf diese Weise werden Lerneffekte besser genutzt und die Prozessoptimierung der einzelnen Prozesse muss auch nicht an mehreren Stellen durchgeführt werden.

Geschichte und Begriff

Der Begriff "Prozessdokumentation" stammt ursprünglich von einer Konferenz der philippinischen nationalen Agentur für Bewässerung (National Irrigation Agency). Damals nutzten die Teilnehmer den Begriff im Zusammenhang mit einem Projekt, bei dem Sozialwissenschaftler den Arbeitsprozess von Bauern in Dörfern dokumentierten. Später kam der Begriff auch in anderen Bereichen auf wie der Forstwirtschaft und hat sich seitdem immer weiter verbreitet, sodass er inzwischen im Bereich des Prozessmanagements allgemein bekannt ist.

Teilweise wird der Begriff auch synonym zur Prozessbeschreibung verwendet, was jedoch nicht ganz korrekt ist. Bei einer Prozessbeschreibung handelt es sich um eine relativ klare Vorgehensweise, um einen Prozess zu verschriftlich. Die Prozessdokumentation ist dabei etwas ungenauer. Eine Prozessbeschreibung kann Teil einer Prozessdokumentation sein, womit jede Prozessbeschreibung auch eine Art Prozessdokumentation ist. Jedoch ist nicht jede Prozessdokumentation auch eine Prozessbeschreibung. Prozesse lassen sich auf verschiedene Art und Weise dokumentieren, weshalb es keine Vorgehensweise gibt, die in jedem Fall anzuwenden ist.

Tipps zur Prozessdokumentation

Im Umgang mit Prozessdokumentationen gibt es nicht die eine, richtige Vorgehensweise. Es bietet sich an, sich an allgemeine Standards zu halten. Allerdings ist dies nicht zwingend und wenn eine andere Darstellungsart zur Dokumentation für Sie besser geeignet erscheint, dann können Sie diese auch verwenden. Einige Best Practices möchten wir Ihnen aber dennoch mit auf den Weg geben.

• Die Dokumente sollte leicht zugänglich und verständlich - zum Beispiel in Forme einer internen Website.
• Nutzen Sie einen zentralen Speicherort und vermeiden Sie Duplikate, um die Pflege zu vereinfachen.
• Liefern Sie so viele Details wie nötig, aber nur so wenige wie nötig.
• Passen Sie die Dokumentation bei Änderungen am Prozess regelmäßig an.
• Visualisieren Sie die Abläufe durch Flussdiagramme.
• Bieten Sie, wenn möglich unterschiedliche Sichten auf die Prozesse an.
• Vereinheitlichen Sie die Darstellung der Prozessdokumentation. Ein Nutzer sollte nicht bei jedem Prozess erneut die für ihn wichtigen Informationen suchen müssen.
• Halten Sie fest, wann ein Prozess zuletzt aktualisiert wurde. Auf diese Weise können Sie später feststellen, ob Änderungen auch in die Dokumentation eingearbeitet wurden.
• Führen Sie regelmäßige Backups der gesamten Prozessdokumentation durch, um bei Serverausfällen oder Datenverlust nicht von Neuem beginnen zu müssen.
• Achten Sie auf Feedback: Lassen Sie die Meinungen von Prozessbeteiligten, Prozessverantwortlichen und Externen mit in die Darstellung und die Dokumente an sich einfließen.

Fazit - Prozessdokumentation

Die Dokumentation der Prozesse in Ihrem Unternehmen stellt einen der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer prozessorientierten Organisation dar. Nach der Prozessaufnahme liefert die Prozessdokumentation die Grundlage für alle folgenden Prozessoptimierungen und ermöglicht es dem Prozessmanagement fundiert arbeiten zu können.

Doch ist die Prozessdokumentation nicht nur für die Arbeit des Prozessmanagements entscheidend. Wenn ein Unternehmen sich entscheidend, den großen Aufwand zu betreiben, dann bieten sich ihm viele weitere Vorteile. So lässt sich das Wissen im Unternehmen beispielsweise an zentraler Stelle sammeln. Das führt dazu, dass das Unternehmen personenunabhängiger aufgestellt ist und neues Personal sich viel schneller einarbeiten lässt. Des Weiteren ist der Wissenstransfer zwischen einzelnen Abteilungen deutlich einfacher und Mitarbeiter sind bei einem Abteilungswechsel flexibler.

Zudem führt eine gute Prozessdokumentation im Zusammenhang mit Prozessoptimierung zu weiteren positiven Effekten. Wenn erstmal alle Prozesse erfasst und dokumentiert sind, werden Redundanzen schnell deutlich. Meist kommen ähnliche Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen vor. Diese haben das gleiche Ziel, werden aber von ganz anderen Prozessbeteiligten ausgeführt. In solchen Fällen lassen sich diese Prozesse zusammenlegen, wodurch zukünftige Optimierungen effektiver werden.

Bei der Einführung einer Prozessdokumentation für das gesamte Unternehmen sollten Sie vor allem darauf achten, koordiniert und mit einer konkreten Vorgehensweise das Projekt umzusetzen. Achten Sie auf die Best Practices, indem Sie die einzelnen Prozessdokumente interaktiv darstellen - zum Beispiel in Form einer Website. Achten Sie auch darauf nur die nötigen Informationen in die Prozessdokumentation aufzunehmen. Schließlich entsteht eine Prozessdokumentation mit einem konkreten Ziel: Sie wollen Informationen möglichst übersichtlich vermitteln. Zur Erreichung dieses Ziels ist auch die einheitliche Darstellung der Prozessdokumentationen entscheidend.

Der wichtigste Aspekt ist jedoch, dass das Unternehmen die Prozessdokumentation aktuell hält. Nur wenn die Theorie auch der Praxis entspricht, kann das Prozessmanagement langfristig an den Prozessen arbeiten und diese optimieren. Wenn sich die aktuellen Prozesse nicht in der Dokumentation wiederfinden, dann sinkt auch die Prozesstreue, wodurch die tatsächlich stattfindenden Prozesse sich immer weiter von der Dokumentation entfernen und Sie schlussendlich noch mal die gesamte Dokumentation durchführen können.

FAQ

Hier noch die Beantwortung der wichtigsten Fragen zum Thema "Prozessdokumentation" für Sie zusammengefasst.

Wie können Prozesse dokumentiert werden?

Prozesse lassen sich auf unterschiedliche Weisen dokumentieren. Im ersten Schritt bietet sich eine Prozessbeschreibung an, um die wichtigsten Aspekte des Prozesses zu erfassen. Diese Beschreibung können Sie dann um weitere Informationen ergänzen. Ein Flussdiagramm kann beispielsweise dabei helfen, den Prozess übersichtlicher zu gestalten und dennoch wichtigsten Informationen zu vermitteln. Das Festhalten von häufigen Fehlern und deren Lösungen kann darüber hinaus für einen reibungslosen Ablauf in der Praxis sorgen.

Wie macht man eine Prozessdokumentation?

Eine Prozessdokumentation machen Sie, indem Sie alle nötigen Informationen zu einem Prozess niederschreiben und visuell darstellen. Die folgenden Schritte sollten dabei unbedingt enthalten sein.

• Legen Sie den Prozess fest und beschreiben Sie in einer Einleitung kurz den Prozess allgemein
• Notieren Sie alle Prozessbeteiligten und Prozessverantwortlichen
• Stellen Sie vor- und nachgelagerte Prozesse dar
• Beschreiben Sie Outputs und Inputs
• Markieren Sie Start- und Endpunkt
• Notieren Sie die Prozessschritte in chronologischer Reihenfolge
• Erstellen Sie ein Flussdiagramm oder stellen Sie die Prozessschritte auf andere Weise übersichtlich dar
• Beschreiben Sie die Verarbeitung von Ausnahmen

Wie schreibt man einen Prozessablauf?

Einen Prozessablauf beschreiben Sie chronologisch und im Idealfall in weniger als 15 Schritten. Wenn ein Prozess aus mehr als 15 Schritten besteht, sollten Sie diesen in zwei oder mehr Prozesse gliedern. Wenn Sie den Prozessablauf in Stichpunkten schreiben, ist dies meist ausreichend. Es geht viel mehr darum, die wichtigsten Informationen kurz und gebündelt zu vermitteln, als jedes Detail zu erfassen.

Was gehört alles in eine Prozessbeschreibung?

In eine Prozessbeschreibung gehören mindestens die folgenden Aspekte:

• Prozessauslöser und Prozessendpunkt
• Vor- und nachgelagerte Prozesse
• Inputs und Outputs
• Prozessbeteiligte
• Die Prozessschritte
• Beschreibungen der Prozessschritte
• (Flussdiagramm) als Erweiterung

Wie kann man einen Prozess darstellen?

Einen Prozess kann man auf unterschiedliche Weisen darstellen. Er lässt sich beispielsweise durch ein Flussdiagramm darstellen. Andere Darstellungsformen sind folgende:

• BPMN
• Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
• Gantt Diagramme
• Universal Process Notation (UPN)
• Prozesslandkarten
• Wertschöpfungsdiagramme (WKD)
• Prozesstabellen