Prozessanalyse - Definition, Vorgehen und Methoden

Prozessanalysen bilden einen zentralen Bestandteil des Prozessmanagements. Durch Prozessanalysen wird der Status Quo infrage gestellt, Optimierungspotential erkennbar und ein langfristig gut funktionierendes Prozessmanagement erst ermöglicht. In diesem Artikel wollen wir aus daher im Detail mit der Prozessanalyse beschäftigen. Wir klären auf, was eine Prozessanalyse überhaupt ist, welche Ziele mit ihr zu erreichen sind, wie man bei einer Prozessanalyse vorgeht und welche Methoden bei der Durchführung einer Prozessanalyse helfen können.

Prozessanalyse Definition - Was ist eine Prozessanalyse?

Prozessanalyse beschreibt das systematische Vorgehen bei der Betrachtung und Auswertung von Prozessen. Dabei zerlegt die Prozessanalyse die Prozesse in ihre einzelnen Schritte. Bei der Prozessanalyse macht man demnach die Prozesse sichtbar und bewertet sie in ihrer aktuellen Form. Dadurch erhöht sich das Verständnis über den Prozess und seine Schwachstellen, sowie mögliche Verbesserungen.

Durch die Prozessanalyse kann das Prozessmanagement Abweichungen zwischen dem IST- und dem SOLL-Zustand eines Prozesses feststellen. Für eine ordnungsgemäße Durchführung einer Prozessanalyse muss daher ein angestrebter SOLL-Zustand definiert sein.

Ziel der Prozessanalyse

Das Ziel der Prozessanalyse ist es, bestehende Probleme in Prozessen zu erkennen und das Verbesserungspotential ausfindig zu machen. Damit ist die Prozessanalyse die Grundlage für die laufende Optimierung von Prozessen und einem gut funktionierenden Prozessmanagement.

Allgemein soll die Prozessanalyse dazu beitragen, das Unternehmen weiter nach vorne zu bringen. Es können aber auch konkrete Ziele durch eine Prozessanalyse verfolgt werden. Schließlich kann das Prozessmanagement auch Prozesse ausfindig machen, die speziell für folgende Ziele optimierbar sind:

• Erhöhte Effizienz
• Senkung der Kosten
• Reduzierung der nötigen Zeit
• Verbesserung der Kundenbeziehungen
• Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit
• Transparenz im Unternehmen steigern
• Marketingeffizienz erhöhen
• Ausfallzeiten von Mitarbeitern reduzieren, usw.

Darüber hinaus gibt sicher noch viele weitere Ziele, die sich durch eine Prozessanalyse verfolgen ließen. Im Endeffekt kann jede geplante Optimierung von Prozessen als Ziel der Prozessanalyse verstanden werden.

Prozessanalyse Vorgehen

Bevor man mit der Prozessanalyse beginnt, muss man festlegen, welche Ziele man erreichen möchte. Außerdem sollte die konkrete Vorgehensweise für die anstehende Iteration der Prozessanalyse definiert werden. Die Vorgehensweise kann sich von Prozessanalyse zu Prozessanalyse unterscheiden. Sie ist nicht in Stein gemeißelt. Dennoch ergibt es Sinn, nach einer festen Struktur vorzugehen, die möglicherweise an die Zielsetzung angepasst wird.

Im Allgemeinen sollte die Vorgehensweise bei der Prozessanalyse folgende Schritte umfassen. Leicht Abwandlungen sind, wie bereits gesagt, möglich:

1. Ziele definieren

Im ersten Schritt muss festgelegt werden, was die Idee ist bzw. welche Vorgabe es zu erreichen gilt. Dabei legt der Prozessmanager fest, was das Ziel ist.

2. Analysebedarf prüfen

Im nächsten Schritt muss der Prozessmanager den Analysebedarf feststellen. Das bedeutet, er untersucht, ob konkreter Verbesserungsbedarf bzw. Verbesserungspotential im Rahmen der Idee vorhanden ist.

3. Prüfen der Idee

In diesem Schritt ist wieder der Prozessmanager am Werk. Nun untersucht er, ob die Idee überhaupt dazu geeignet ist, das Verbesserungspotential auszuschöpfen.

4. Anzupassende Prozesse identifizieren

Im vierten Schritt kümmert sich der Prozessmanager darum, die Prozesse ausfindig zu machen, die verändert werden müssen, um das Ziel zu erreichen.

5. Geeignete Prozessschritte identifizieren / Maßnahmen definieren

In diesem Schritt konkretisiert der Prozessmanager mit den Prozessbeteiligten zusammen den Handlungsbedarf. Welche konkreten Prozessschritte müssen angepasst werden, um das gewünschte Ziel zu erreichen oder diesem näherzukommen?

6. Nutzen / Aufwand bewerten

Bevor es an die Umsetzung geht, müssen die Kosten gegenüber dem Nutzen abgewogen werden. Es ist durchaus möglich, dass eine Änderung an einem oder mehreren bestehenden Prozessen zwar eine höhere Zielerreichung zur Folge hätte. Allerdings sind Änderungen auch immer mit Kosten verbunden. Wenn jedoch die Kosten der Änderung den Nutzen übersteigen, muss man sich überlegen, ob man diese Änderung wirklich einführen will.

Ein Beispiel hierfür wäre ein Prozessschritt, der zurzeit von einer einzelnen Person durchgeführt wird. Diese Person arbeitet beispielsweise Supportanfragen zwischen 8 und 12 Uhr an jedem Wochentag ab. Ein Ziel der Prozessoptimierung könnte nun sein, die Kundenbindung zu stärken und die Maßnahme bzw. die Idee wäre, die Antwortzeit durch den Support zu verringern. Wenn wir zusätzlich annehmen, dass die Person zwar alle Supportanfragen abarbeitet, ist nicht zwangsläufig eine weitere Kraft notwendig. Wenn wir eine zusätzliche Kraft einstellen, die sich um den Support zwischen 12 und 16 Uhr kümmert, können Kunden, die sich nach 12 Uhr melden, noch am selben Tag mit einer Antwort rechnen.

Dadurch würden sich allerdings auch die Kosten verdoppeln. Statt einer zweiten Kraft wäre es selbstverständlich auch möglich die bestehende Kraft statt 4 h 8 h am Tag zu beschäftigen. Ob sich diese Verbesserung der Kundebindung bzw. des Supports lohnt, muss abgewogen werden. Auf der einen Seite stehen die doppelten Kosten - auf der anderen Seite stehen die zufriedeneren Kunden.

Es gibt keine pauschal richtige Antwort für diesen Fall. Unternehmen müssen selbstständig die Situation bewerten.

7. Priorisieren

Ein weiterer Schritt, der noch vor der Umsetzung erfolgt, ist das Priorisieren. Wir wissen bereits, an welchen Prozessen wir welche Maßnahmen vornehmen müssen und wie hilfreich die Auswirkungen dieser Maßnahmen sind. Jetzt müssen wir festlegen, welche Maßnahmen zuerst ergriffen werden. Dabei kann man pauschal mit den sinnvollsten Änderungen beginnen - also denen, die ein günstiges Kosten/Nutzen-Verhältnis aufweisen.

Es kann vorkommen, dass einige Änderungen erst nach anderen ihre volle Wirkung entfalten können, weshalb man die Priorisierung ggf. anpassen muss.

8. Änderungen dokumentieren

Bei dem achten Schritt handelt es sich um einen, der am vernachlässigten und gleichzeitig einen der wichtigsten Schritte. Änderungen an Prozessen müssen zwangsläufig dokumentiert werden. Ansonsten arbeitet das Prozessmanagement wohl möglich auf einer Basis, die gar nicht mehr existiert. Wenn Änderungen nicht dokumentiert werden, kann das Prozessmanagement kaum noch effizient arbeiten.

Im Schritt der Prozessanalyse gilt das zweierlei. Vor der Umsetzung sollten die Ergebnisse der Prozessanalyse festgehalten werden und dies am besten als klar strukturierte To-dos für die Verantwortlichen. Zusätzlich ist die Dokumentation der Prozesse an sich anzupassen, wenn das To-do umgesetzt wurde. Die eben genannten Gründe legen den Grund dafür dar.

Prozessanalyse Methoden

Zur Prozessanalyse können ganz unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Dabei beschäftigen sich die meisten Methoden klassisch damit, das Verbesserungspotential der einzelnen Prozesse ausfindig zu machen. Andere, der hier aufgeführten Methoden, lassen sich eher zu den Prozessoptimierungsmethoden zählen wie KAIZEN oder Six Sigma. Sie sind hier aber dennoch aufgeführt, um andere Herangehensweisen mit einzubeziehen.

Das Ziel der Prozessanalyse Methoden ist bei allen Methoden ungefähr gleich. Am Ende einer Iteration

1. SWOT-Analyse

Es bietet sich an, die wichtigsten Prozesse zunächst einer SWOT-Analyse zu unterziehen. Die Abkürzung SWOT kommt aus dem Englischen und steht für Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats. Im Deutschen demnach Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.

Man geht mit der SWOT-Analyse schrittweise vor und beginnt mit den Stärken. Bezogen auf Prozesse beschreibt man zunächst einmal, was an dem betrachteten Prozess gut ist.

Im Schritt der Schwächen wird deutlich, was an diesem Prozess noch nicht so gut funktioniert und wo der Prozess den gesteckten Zielen hinterherhinkt.

Weiter geht es mit den Chancen. Hier geht es insbesondere um das Verbesserungspotential des Prozesses. Wie kann der Prozess in Zukunft die Ziele besser erreichen? Wo liegt Potential, welches wir noch nicht ausgeschöpft haben? Das sind zwei Fragen, die man sich in diesem Schritt stellen kann.

Der letzte Schritt beleuchtet die Risiken. Hier beschäftigt man sich damit, welche Risiken aus dem besagten Prozess entstehen könnten, wenn dieser beispielsweise ausfällt.

2. Zeitanalyse

Die Zeitanalyse ist speziell darauf ausgerichtet, die Laufzeit von Prozessen zu reduzieren. Man betrachtet dazu den gesamten Prozess Schritt für Schritt und achtet vor allem auf die Zeit zwischen den einzelnen Schritten/Aufgaben und auf die Zeit, die für die Abarbeitung der Schritte/Aufgaben benötigt wird. Zu den betrachteten Zeiten zählen demnach die Rüstzeit, Arbeitszeit, Transportzeit und Liegezeit. Zusammen ergeben diese Zeiten die Gesamtdurchlaufzeit, die es zu reduzieren gilt.

3. Kaizen

KAIZEN kommt aus dem Japanischen und verkörpert den Gedanken der ständigen Verbesserung. Auf Prozesse bezogen wird ein solcher Prozess auch als "kontinuierlicher Verbesserungsprozess" bezeichnet (KVP). Dabei wird systematisch an der Optimierung der Prozesse gearbeitet. Ein Prozess wird also nicht als fertig betrachtet, sondern als bestehende Baustelle, an der man weiter arbeiten muss.

4. Muda Methode

Mit der Muda Methode sollen Verschwendungen identifiziert und reduziert werden. Vor allem Gespräche und Prozessbegehungen kommen zum Einsatz, damit das Prozessmanagement die Verschwendungen identifizieren kann. Dazu muss man den Prozessablauf aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Zu den Perspektiven gehören die Überproduktion, die Bestände, der Transport, die Wartezeiten, der Verschnitt, die Bewegungsabläufe und die Korrekturarbeiten.

5. Six Sigma

Six Sigma wird vor allem in Projektarbeit eingesetzt und folgt streng einem Prozessverbesserungsplan - dem DMAIC-Zyklus. Es ist weniger eine Methode zur Analyse von Prozessen und dient eher der Prozessoptimierung. Dadurch besteht eine gewisse Ähnlichkeit zu KAIZEN. Auch Kaizen analysiert Prozesse eher weniger und versucht stattdessen eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.

Six Sigma legt sehr viel Wert auf die Verwendung von statistischen Tools, wodurch insbesondere komplexe Prozesse mit vielen Wechselwirkungen erfassbar werden. Der Fokus liegt nicht darauf viele kleine Verbesserungen zu erzielen. Stattdessen soll in den statistischen Daten der größte Hebel gefunden werden, der den gesamten Prozess stark verbessern kann. Aus diesem Grund wird die Six Sigma-Methode auch zu den "Durchbruchstrategien" gezählt.

6. Mengenanalyse

Die Mengenanalyse betrachtet die Prozesse unter Volllast. Wenn eine hohe "Menge" an Input in einen Prozess gegeben wird, erkennt man Engpässe meist schneller, weil nicht mehr alles reibungslos abläuft. Es erhöhen sich Kosten, Durchlaufzeit und die Fehlerquote.

Interessant ist bei der Mengenanalyse insbesondere, an welchen Stellen Probleme auftreten. Die Art des Probleme ist ebenso wichtig. Wenn ein Prozess in den ersten Schritten bereits auf Probleme stößt, lässt sich der Rest nicht mehr prüfen. Denn es kommt nur der Output der ersten Prozessschritte als Input in den hinteren Prozessschritte an.

7. Abweichungsanalyse

Die Abweichungsanalyse stellt den IST- und den SOLL-Zustand gegenüber. Dadurch erkennt man schnell, wo man stark von den Vorgaben abweicht und kann entsprechend schnell gegensteuern. Sind die großen Abweichungen erst einmal identifiziert, konzentriert sich die Abweichungsanalyse auf die Ursachen für dieses Fehlverhalten. Aus den Ursachen leiten sich dann die Verbesserungspotentiale und konkrete Maßnahmen ab.

Prozessanalyse Tools

Es gibt eine ganze Reihe an Prozessanalyse Tools, die sich mit unterschiedlichen Bereichen wie zum Beispiel dem Process Mining beschäftigen. Wir haben dazu einen eigenen Beitrag zusammengestellt, der die interessantesten Prozessanalyse Tools aus unterschiedlichen Bereichen zusammenträgt: Prozessanalyse Tools.

Fazit - Prozessanalyse

Die Prozessanalyse hilft Schwachstellen, Probleme und Verbesserungspotentiale ausfindig zu machen. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass es für eine Prozessanalyse kein allgemein gültiges Vorgehen gibt. Stattdessen erfolgt eine Prozessanalyse kontinuierlich, indem man die Prozessziele überwacht, um die Abweichung von Ist- und Soll-Zuständen festzustellen und die Arbeitsabläufe wieder darauf auszurichten. Nichtsdestotrotz kann ein standardisiertes Vorgehen helfen, um die Prozesse systematisch zu untersuchen, was meist zu besseren Ergebnissen führt.

Sie ist ein zentraler Bestandteil des operativen Prozessmanagements und essentiell, wenn Unternehmen effektives Prozessmanagement betreiben wollen.

Die Prozessanalyse lässt sich auf ganz unterschiedliche Ziele ausrichten und sollte mit Blick auf ein bestimmtes Ziel durchgeführt werden. Allgemein dient Sie dazu, das gesamte Unternehmen effizienter und effektiver zu gestalten, wobei der Zielerreichungsgrad erhöht wird.

Um eine Prozessanalyse durchzuführen können unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Meist handelt es sich dabei um Analysemethoden, die unterschiedliche Aspekte in den Vordergrund rücken (Mengenanalyse, Verschwendungsanalyse, Zeitanalyse, etc.).

FAQ Prozessanalyse

Um den Einstieg in das Thema zu erleichtern, haben wir hier noch mal die wichtigsten Fragen zur Prozessanalyse zusammengefasst. Viele der Antworten lassen sich auch so im Text wiederfinden, verkürzen das Gesagte aber ungemein.

Wie macht man eine Prozessanalyse?

Bei einer Prozessanalyse sollte man strukturiert vorgehen, um möglichst gute Ergebnisse zu erhalten. Schritte, die eine Prozessanalyse beachten sollte sind: Ziele definieren, Analysebedarf prüfen, Idee prüfen, Prozesse identifizieren, Maßnahmen festlegen, Nutzen und Aufwand abwägen, Priorisieren, Dokumentieren.

Welche Prozessanalysemethoden gibt es?

Es gibt eine ganze Reihe an Prozessanalysemethoden. Zu den Prozessanalysemethoden gehören: Die Zeitanalyse, die Verschwendungsanalyse, die Mengenanalyse, die SWOT-Analyse, die Abweichungsanalyse.

Wie funktioniert eine Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse funktioniert durch ein strukturiertes Vorgehen, bei dem man die Unterschiede zwischen der IST- und der SOLL-Situation herausarbeitet und daraus Maßnahmen ableitet, die die Prozesse verbessern können. Dabei sind mehrere Ziele möglich. Das übergeordnete Ziel einer Prozessanalyse ist es, insgesamt die Effizienz und Effektivität im Unternehmen zu erhöhen.

Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

Einige wichtige Methoden zur Prozessoptimierung sind die SWOT-Analyse, die Portfolioanalyse, das Ishikawa-Diagramm, Six Sigma, KAIZEN und Business Process Reengineering.