HR-Prozesse und wie sie optimiert werden können

HR-Prozesse sind ein Herzstück vieler Unternehmen und helfen bei der effizienten Verwaltung der Personalaktivitäten und anderen damit verbundenen Aufgaben. Obwohl sich die HR-Prozesse in vielen Unternehmen bewährt haben, besteht immer noch Raum für Prozessoptimierung, um sicherzustellen, dass die Unternehmen besser laufen und ihre Mitarbeiter produktiv bleiben.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie wichtig die Optimierung von HR-Prozessen ist und wie sowohl das Unternehmen als Ganzes als auch die einzelnen Mitarbeiter davon profitieren können.

Was ist ein HR-Prozess?

Ein HR-Prozess ist ein wichtiges System von Verfahren, die dazu dienen, die Funktionen der Personalabteilung in einem Unternehmen zu optimieren.

Dieses System trägt dazu bei, dass die Aufgaben im Zusammenhang mit den Leistungen für Mitarbeiter, den Zuständigkeiten, der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, der Gehaltsabrechnung und anderen wichtigen Arbeitsaktivitäten effizient und rechtzeitig erledigt werden. HR-Prozesse tragen zur Standardisierung von Praktiken in allen Bereichen bei und bieten einen Überblick über alle relevanten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Sie tragen auch dazu bei, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Beschäftigung und Sicherheit zu gewährleisten, damit Unternehmen ethisch korrekt und sicher arbeiten können.

Ein effektiver HR-Prozess trägt wesentlich zum Wohlbefinden von Arbeitgebern und Arbeitnehmern bei.

Welche Prozesse gibt es im HR-Bereich?

Human Resources (HR) umfasst eine Vielzahl von Prozessen zur Planung, Beschaffung und Verwaltung der Humanressourcen eines Unternehmens. Ein möglicher Personalprozess ist die Einstellung und Eingliederung von Mitarbeitern. Zu Personalprozessen gehören außerdem die Schulung und das Leistungsmanagement, die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern sowie Disziplinarsysteme, die die Einhaltung der Personalrichtlinien gewährleisten. Die Personalabteilung stellt auch sicher, dass die Bundesarbeitsgesetze eingehalten werden, und überwacht die Arbeitszufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter genau. Darüber hinaus ist die Personalabteilung die erste Anlaufstelle für die Lösung von Konflikten in der Organisation und fungiert als Bindeglied zwischen den Abteilungen des Unternehmens.

Alles in allem sind die Prozesse, mit denen sich die HR-Welt befasst, für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Komplexität der Personalprozesse zu bewältigen.

9 Vorteile von HR-Prozessen

1. Gesteigerte Produktivität

Einer der Hauptvorteile von HR-Prozessen besteht darin, dass sie zur Steigerung der Produktivität beitragen können. Indem sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter angemessen geschult sind und über die für ihre Arbeit erforderlichen Ressourcen verfügen, können HR-Prozesse dazu beitragen, Fehler am Arbeitsplatz zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Darüber hinaus können HR-Prozesse durch die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds dazu beitragen, die Mitarbeiter zu motivieren und ihre Produktivität zu steigern.

2. Weniger Verletzungen am Arbeitsplatz

Einer der Vorteile von HR-Prozessen ist, dass sie dazu beitragen können, die Zahl der Verletzungen am Arbeitsplatz zu verringern. Indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter ordnungsgemäß geschult sind und über die erforderliche Sicherheitsausrüstung verfügen, können HR-Prozesse dazu beitragen, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Wahrscheinlichkeit von Verletzungen geringer ist. Außerdem hat sich gezeigt, dass zufriedene Mitarbeiter weniger krank sind und dementsprechend weniger Fehltage haben.

3. Verbesserte Moral

Die Verbesserung der Arbeitsmoral ist ein weiterer Vorteil von HR-Prozessen. Wenn Mitarbeiter zufrieden sind und sich für ihre Arbeit engagieren, sind sie eher bereit, produktiv zu sein und langfristig im Unternehmen zu bleiben. Da zufriedene Mitarbeiter zu weniger Fehlzeiten neigen, kann ein Unternehmen auch Geld sparen.

4. Geringere Fluktuation

Eine geringere Fluktuation ist ein weiterer Vorteil effektiver HR-Prozesse. Wenn die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind und das Gefühl haben, dass sie fair behandelt werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie das Unternehmen verlassen. Dies kann einem Unternehmen langfristig Geld sparen, da die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter Geld kostet. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Kontinuität innerhalb eines Unternehmens zu verbessern und das institutionelle Wissen zu erhalten.

5. Bessere Mitarbeiterbindung

Das Engagement der Mitarbeiter ist ein weiterer Vorteil effektiver HR-Prozesse. Engagierte Mitarbeiter sind diejenigen, die mit ihrer Arbeit emotional verbunden sind und das Gefühl haben, dass sie in ihrem Unternehmen etwas bewirken. Wenn Mitarbeiter engagiert sind, sind sie eher produktiv und bleiben langfristig im Unternehmen. Außerdem neigen engagierte Mitarbeiter zu weniger Fehlzeiten als diejenigen, die sich nicht für ihre Arbeit engagieren.

6. Bessere Bindung von Spitzenkräften

Ein weiterer Vorteil effektiver HR-Prozesse besteht darin, dass sie dazu beitragen können, Spitzenkräfte im Unternehmen zu halten. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie wertgeschätzt werden und die Möglichkeit haben, sich beruflich weiterzuentwickeln, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie das Unternehmen verlassen und eine andere Stelle annehmen. Das ist wichtig, denn es kostet Geld, Spitzenkräfte zu ersetzen, und der Verlust wichtiger Mitarbeiter kann sich negativ auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken.

7. Höhere Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit ist ein weiterer Vorteil effektiver HR-Prozesse. Wenn die Mitarbeiter richtig geschult sind und über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie einen guten Kundenservice bieten. Ein guter Kundenservice führt zu Folgegeschäften und kann dazu beitragen, neue Kunden zu gewinnen.

8. Verbesserte Personalbeschaffung

HR-Prozesse können auch die Einstellungsbemühungen verbessern, indem sie die Suche nach qualifizierten Bewerbern erleichtern. Durch den Einsatz von Bewerberverfolgungssystemen und anderen Instrumenten können Personalverantwortliche qualifizierte Bewerber schneller und effizienter identifizieren.

9. Verbesserte Compliance

HR-Prozesse können auch dazu beitragen, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verbessern. Indem sie sicherstellen, dass die Richtlinien und Verfahren auf dem neuesten Stand sind und mit allen geltenden Gesetzen übereinstimmen, können Personalverantwortliche das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Verpflichtungen schützen.

HR-Prozesse digitalisieren in 6 einfachen Schritten

In vielen HR-Abteilungen moderner Unternehmen ist es heutzutage üblich, sich von einer geeigneten Software unter die Arme greifen zu lassen. So können vor allem die Abläufe automatisiert werden, die immer wiederkehren und besonders viel Zeit kosten.

Besonders profitiert das Unternehmen und die dazugehörige HR-Etage von einer digitalen Personalakte. Mitarbeiterdaten können auf diese Weise bequem gesammelt, zusammengefügt sowie platzsparend und sicher aufbewahrt werden. Positiver Nebeneffekt: Sie sparen nicht nur Zeit und Arbeit, sondern auch Papier.

Schritt 1: Definieren Sie die HR-Prozesse, die Sie digitalisieren wollen

Der erste Schritt besteht darin, die HR-Prozesse zu bestimmen, die Sie digitalisieren möchten. Dies hängt wahrscheinlich von der Größe und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab, aber einige gängige Beispiele sind das Onboarding von Mitarbeitern, Leistungsbeurteilungen und Urlaubsanträge. Beginnen Sie am besten mit den Prozessen, die Sie mit dem geringsten Aufwand und mit der größten Wirkung digitalisieren können. Das sind in der Regel HR-Prozesse, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen und wenig Spielraum für Abweichungen zulassen.

Definieren Sie außerdem möglichst ausführlich den Ist-Zustand, bevor Sie sich Gedanken um den Soll-Prozess machen. Für Ersteres bietet sich eine Prozesslandkarte zur Visualisierung an.

Schritt 2: Recherchieren Sie, welche Technologielösungen es gibt

Sobald Sie die HR-Prozesse identifiziert haben, die Sie digitalisieren möchten, müssen Sie im nächsten Schritt recherchieren, welche technologischen Lösungen verfügbar sind. Es gibt eine Vielzahl verschiedener HR-Software-Programme, mit denen sich Personalprozesse automatisieren und Workflows erstellen lassen, daher ist es wichtig, Funktionen und Kosten zu vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Schritt 3: Implementieren Sie die gewählte Technologielösung

Nachdem Sie das gewünschte Softwareprogramm ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, es in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Dazu gehört in der Regel die Zusammenarbeit mit den IT-Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß installiert und konfiguriert ist.

Schritt 4: Schulen Sie die Mitarbeiter in der Verwendung des neuen Systems

Sobald die Software einsatzbereit ist, müssen die Mitarbeiter im Umgang mit ihr geschult werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie die Funktionen und Vorteile des Systems voll ausschöpfen können. Außerdem sorgt die Schulung auch dafür, dass die Mitarbeiter sich vollständig auf die Neuerung einlassen können.

Schritt 5: Überwachen Sie Nutzung und Leistungskennzahlen

Nachdem Sie ein neues HR-System eingeführt haben, ist es wichtig, die Nutzung und die Leistungskennzahlen zu überwachen. So können Sie feststellen, in welchen Bereichen das System nicht wie beabsichtigt genutzt wird oder wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Schritt 6: Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor

Wenn Sie das System weiter nutzen, kann es vorkommen, dass Sie Änderungen vornehmen müssen, um die Effektivität zu verbessern. Dies könnte bedeuten, dass Sie neue Funktionen hinzufügen, bestehende ändern oder sogar auf ein anderes Softwareprogramm umsteigen.

Beispiele für einen digitalisierten HR-Prozess

Die Technologie revolutioniert die Art und Weise, wie Personalabteilungen arbeiten - erhalten jetzt umfassende IT-Unterstützung. Unternehmen haben die Möglichkeit, digital automatisierte Prozesse zu nutzen, um ihre Personalarbeit zu optimieren und eine effizientere Unternehmenskultur zu entwickeln.

Ein Beispiel dafür ist ein digitalisierter Prozess für das Onboarding von Mitarbeitern.

So können beispielsweise Formulare im Rahmen des Bewerbungsprozesses online ausgefüllt, Lebensläufe hochgeladen und standardisierte Fragen automatisch per E-Mail an die Bewerber versandt werden. Darüber hinaus können Hintergrundüberprüfungen und Formulare für Sozialleistungen digital verarbeitet und ausgefüllt werden, um den gesamten Einstellungsprozess zu rationalisieren, was sowohl den Unternehmern als auch den potenziellen Mitarbeitern hilft, da die Bearbeitungszeit für die Bewerbungen verkürzt wird.

Ein weiteres Beispiel für einen digitalisierten Prozess im Personalwesen ist ein Online-Mitarbeiterportal. Über dieses Portal können die Mitarbeiter auf ihre Arbeitsplatzinformationen zugreifen, einschließlich ihrer Stellenbeschreibungen, anstehender Fristen und archivierter Dokumente aus früheren Projekten. Der digitale HR-Prozess bietet nicht nur schnellen Zugriff auf wichtige Ressourcen wie neue Handbücher und Anleitungen zur Nutzung der aktualisierten Technologiesoftware des Unternehmens, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, Mitarbeiterdaten sicher in der Cloud zu speichern. Unternehmen, die einen digitalisierten HR-Prozess einführen, sind oft besser für ihr Wachstum aufgestellt, da sie alles, was sie brauchen, in organisierten digitalen Formaten haben.

HR-Prozesse - FAQ

Was macht man bei Human Resources?

Im Bereich Human Resources (HR) leistet man Personalarbeit und ist in erster Linie für die Anwerbung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter zuständig. Außerdem kümmert man sich um die Beziehungen zu den Mitarbeitern, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die Verwaltung der Gehaltsabrechnung.

Was gehört alles zu Human Resources?

Die HR-Abteilungen sind für viele Aspekte der Mitarbeiterbetreuung verantwortlich. Das reicht von der Anwerbung und Eingliederung neuer Mitarbeiter über die Verwaltung von Sozialleistungen bis hin zur Überwachung von Initiativen zur Mitarbeiterbindung. Zusätzlich kümmern sie sich um Leistungsbeurteilungen und Gehaltsverhandlungen, koordinieren Schulungen und kümmern sich um die Beziehungen zu den Mitarbeitern.

Welche Personalprozesse gibt es?

Zu den Personalprozessen gehören zum Beispiel die Personalbeschaffung, die Personalplanung, die Personalbetreuung, die Personalentwicklung und die anschließende Personalfreisetzung.

Welche Kernprozesse gibt es im Personalmanagement?

Es gibt drei Kernprozesse im Personalmanagement: den Eintritt eines Mitarbeiters, die Vertragsänderung sowie den anschließenden Austritt.