Das Hinweisgebersystem: Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz für mein Unternehmen?

In unserem heutigen Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit Hinweisgebersystemen und beantworten unter anderem die Fragen danach, welche Unternehmen laut Gesetz zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind und was genau unter einem Hinweisgebersystem überhaupt zu verstehen ist.

Zum rechtlichen Hintergrund: Hinweisgeberschutz

Bereits im April 2019 hat die Europäische Union (EU) eine Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, aufgestellt. Sie ist auch als "Whistleblower Richtlinie" bekannt und fordert die Einführung von Hinweisgebersystemen für Organisationen und Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie ist in Deutschland in Form des Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt worden, das im Juni 2023 als Gesetz verkündet wurde und im Juli 2023 in Kraft treten wird. Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Hinweisgeber in Unternehmen und Organisationen vor Repressalien zu schützen.

Wichtige Daten zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Das Hinweisgeberschutzgesetz der Bundesregierung sieht einige wichtige Stichtage vor, die Arbeitgeber von über 50 Mitarbeitenden sich dringend notieren sollten:

So müssen Unternehmen und Organisationen mit mindestens 250 Mitarbeitenden die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits bis zum 02. Juli 2023 umsetzen. In bestimmten Branchen gilt dieser Stichtag unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten auch für kleinere Unternehmen.

Für Unternehmen und Organisationen, in denen 50 bis 249 Mitarbeitende beschäftigt werden, gilt hingegen erst der 17. Dezember 2023 als Frist für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes und kleine Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden sind von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle sogar komplett ausgenommen. Die allgemeinen Schutzvorschriften des HinSchG sollten jedoch auch in diesen Unternehmen zum Schutz der hinweisgebenden Person implementiert werden.

Das Hinweisgebersystem: Was ist das überhaupt?

Ein Hinweisgebersystem ist ein System, dass es den Mitarbeitenden eines Unternehmens ermöglicht, vertraulich Informationen über tatsächliche und potenzielle Straftaten oder Verstöße gegen die Unternehmenspolitik weiterzugeben. Das Hinweisgebersystem dient jedoch nicht nur als Anlaufstelle für die Meldung von Verstößen, sondern umfasst zudem auch die Bearbeitung und die Aufklärung der gemeldeten Missstände. Im Idealfall sollte es also zu jedem Hinweisgebersystem einen Prozess geben, in dem genau festgelegt ist, welche Schritte nach der Meldung durch eine hinweisgebende Person ergriffen werden sollen. Damit ist das Hinweisgebersystem ein zentraler Bestandteil des Compliance Management eines Unternehmens.

Hinweisgebersysteme können verschieden ausgestaltet sein: Sowohl eine Telefonhotline oder die persönliche Mitteilung bei einer zuständigen Person (z.B. einer Ombudsperson) als auch die Verwendung einer Softwarelösung oder kombinierter Ansätze sind mögliche Meldekanäle. Wichtig ist lediglich, dass das jeweilige System die Anforderungen, die in der europäischen Richtlinie festgelegt worden, erfüllt.

Das Hinweisgebersystem: Diese Anforderungen müssen erfüllt werden

Um dem Hinweisgeberschutzgesetz gerecht zu werden, müssen Unternehmen und Organisationen bei der Neueinführung oder der Überarbeitung von bestehenden Hinweisgebersystemen einige Anforderungen beachten. Im Nachfolgenden werden einige der zentralen Anforderungen kurz umrissen, diese sind jedoch nur als knappe Zusammenstellung zu verstehen und können nicht alle Einzelheiten abdecken. Für die Umsetzung empfiehlt es sich daher in jedem Fall, sich direkt an dem Gesetz zu orientieren.

1. Einrichtung von Meldekanälen für mündliche und schriftliche Meldungen

Die einzurichtenden Meldekanäle müssen es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Hinweise sowohl mündlich als auch schriftlich einzureichen. Damit ist eine interne Meldestelle, die ausschließlich die Einreichung schriftlicher Hinweise ermöglicht, genauso unzulässig wie eine Meldestelle, bei der nur mündliche Hinweise aufgegeben werden können.

Entsprechend kann es für Unternehmen Sinn machen, den Hinweisgebern mehrere Kanäle für die Abgabe von Hinweisen zur Verfügung zu stellen. Auch die Auslagerung der Meldestelle an einen externen Anbieter ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

2. Sicherstellung der Vertraulichkeit

Einer der wohl wichtigsten Grundsätze des Hinweisgeberschutzgesetzes ist das Vertraulichkeitsgebot. Diesem Gebot zur Folge müssen alle Meldekanäle so konzipiert sein, dass sie die Identität der Hinweisgeber und die Identität der gemeldeten Person(en) sowie die Identität weiterer beteiligter Dritter gewahrt werden.

3. Festlegung der zuständigen Personen

Unternehmen und Organisationen müssen Personen festlegen, die die Meldungen entgegennehmen, prüfen und je nach Fall entsprechende Folgehandlungen einleiten. Diese Personen können sowohl Mitarbeiter des Unternehmens als auch externe Personen sein, wichtig ist lediglich, dass sie über das notwendige Fachwissen verfügen, um die Position des Meldestellen-Beauftragten auszufüllen und dass keine Interessenskonflikte mit anderen von ihnen ausgeübten Positionen und Aufgaben bestehen.

4. Beachtung der Fristen des HinSchG

Laut des Hinweisgeberschutzgesetzes haben die hinweisgebenden Personen ein Recht darauf, innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung ihrer Meldung zu erhalten. Zudem müssen sie nach spätestens drei Monaten eine begründete Rückmeldung dazu bekommen, welche Maßnahmen als Reaktion auf ihre Meldung erfolgt oder angedacht sind.

Diese Fristen müssen Unternehmen und Organisationen bzw. ihre Meldestellen-Beauftragten bei der Bearbeitung von Meldungen beachten.

5. Angemessene Verfolgung der Meldungen und Hinweise

Zudem müssen Unternehmen und Organisationen bzw. ihre Meldestellen-Beauftragten nach dem Eingang einer Meldung geeignete Folgemaßnahmen einleiten. Dazu gehören u.a. die Einleitung interner Nachforschungen, das Ergreifen von Maßnahmen zur Problembehebung sowie der Verfahrensabschluss aufgrund mangelnder Beweise oder die Befassung einer zuständigen Behörde.

6. Dokumentation der Meldungen und Hinweise

Die eingehenden Meldungen und Hinweise müssen laut HinSchG entsprechend dokumentiert werden, wobei die Form der Dokumentation in jedem Fall mit dem Vertraulichkeitsgebot in Einklang stehen muss und von den verwendeten Meldewegen abhängig ist.

In der Regel muss die Dokumentation drei Jahre nach Verfahrensabschluss gelöscht werden, es gibt jedoch Ausnahmefälle, in denen die Dokumentation auch darüber hinaus aufbewahrt werden darf.

7. Erfüllen der Informationspflicht und des Datenschutzes

Unternehmen und Organisationen müssen Informationen über ihre Meldeprozess zur Verfügung stellen. Dazu eignen sich u.a. die Webseite des Unternehmens oder das Intranet.

Neben der Informationspflicht müssen Unternehmen und Organisationen auch dem Datenschutz gerecht werden. Bei der Einrichtung und Durchführung interner Meldekanäle und -verfahren müssen entsprechend alle Daten so verarbeitet werden, dass sie mit der Datenschutzverordnung der EU in Einklang stehen. Entsprechend macht es Sinn, den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens bzw. der Organisation früh in den Prozess der Einführung des Hinweisgebersystems einzubeziehen.

8. Einbeziehung des Betriebsrates

Neben dem Datenschutzbeauftragten sollte bzw. muss auch der Betriebsrat des Unternehmens in die Einrichtung des Hinweisgebersystems einbezogen werden. Je nach Betrieb und Betriebsgröße können in gewissen Fällen Mitbestimmungsrechte ausgelöst werden. Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, den Betriebsrat im Voraus zu beteiligen und zu informieren.

Das Hinweisgebersystem: Wie Sie als Unternehmen profitieren

Hat Ihr Unternehmen noch kein Hinweisgebersystem, so erscheint die Notwendigkeit der schnellen Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zur zeitnahen Einrichtung eines solchen Systems vielleicht auf den ersten Blick nach einer großen Aufgabe.

Sie sollten die Einrichtung eines Hinweisgebersystems jedoch nicht nur als Pflicht, sondern auch als große Chance für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisationen begreifen. So birgen Hinweisgebersysteme eine ganze Menge Vorteile für die Unternehmen, die sie erfolgreich implementieren.

1. Das Aufdecken von Missständen

Der erste - recht eindeutige Vorteil - besteht darin, dass Hinweisgebersysteme es ermöglichen, ganz einfach Missstände aufzudecken, die sonst vielleicht niemals erkannt worden wären: Oft passieren Verstöße gegen die Unternehmenspolitik an stellen, die Sie als Unternehmensleitung nicht ständig im Blick haben (können). Entsprechend sind sie darauf angewiesen, dass Ihre Mitarbeitende Sie auf diese Missstände und Verstöße aufmerksam machen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, ist deutlich höher, wenn es dafür funktionierende Kanäle gibt. Insbesondere, wenn Mitarbeitende solche Missstände und Verstöße bei ihren eigenen Vorgesetzen feststellen, erhöhen Hinweisgebersysteme die Chance auf eine Meldung enorm. Gibt es sie nicht, fürchten die Mitarbeitenden die potenziell drohenden Repressalien nach einer Meldung gegebenenfalls zu sehr, um eine Meldung zu machen.

2. Die Optimierung von Prozessen

Durch die Verwendung eines Hinweisgebersystems steigt die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Ihre Mitarbeitenden Sie auf Schwachstellen, Fehler und Probleme in Unternehmen hinweisen. Dadurch erkennen Sie diese in den meisten Fällen viel früher und haben die Möglichkeit, die Schwachstellen frühzeitig zu beseitigen.

Zudem können Sie sich über das Hinweisgebersystem Rückmeldung zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen einholen. Die Rückmeldung Ihrer Mitarbeitenden über das Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren.

3. Das Verhindern finanzieller Schäden

Durch die Einrichtung eines Hinweisgebersystems können Sie finanzielle Schäden für Ihr Unternehmen vermeiden. So sparen Sie sich nicht nur das Bußgeld für das Nicht-Einrichten eines Hinweisgebersystems, sondern können auch an vielen anderen Stellen Kosten sparen.

So sind zum Beispiel Verstöße gegen das Datenschutzrecht oftmals sehr teuer für Unternehmen. Durch wachsame Mitarbeitende mit der Möglichkeit, einen potenziellen Verstoß bereits frühzeitig an eine interne Meldestelle zu melden, können Sie Verstöße dieser Art und die entsprechenden Strafzahlungen und Gerichtskosten vermeiden.

Gibt es keine interne Meldestelle, kommt es zudem vor, dass sich Mitarbeitende mit den erkannten Missständen über die Presse an die Öffentlichkeit wenden. Berichtet die Presse dann negativ über Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte, kann das dazu führen, dass Sie Kunden verlieren und Ihr Umsatz sinkt. Auch um dies zu verhindern, ist die Einrichtung eines gut funktionierenden und zuverlässigen Hinweisgebersystems sinnvoll.

4. Sicherung der Reputation

Berichtet die Presse negativ über Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte, kann neben einem finanziellen Schaden auch ein Reputationsschaden entstehen. Diese können - je nach Meldung - lang anhalten und somit dazu führen, dass der finanzielle Schaden ebenfalls länger anhält.

5. Stärkung der Integrität und des Images Ihres Unternehmens

Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, Missstände und Verstöße über ein Hinweisgebersystem zu melden, zeigen Sie Ihnen, dass Sie die Belange und Interessen Ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen. Das führt im besten Fall dazu, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen bzw. dem Unternehmen gegenüber Vertrauen aufbauen. Je mehr Vertrauen die Mitarbeitenden in das Unternehmen haben, desto wahrscheinlicher ist es auch, dass sie sich damit wohl fühlen, sich an eine interne Meldestelle zu wenden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die vorherigen Punkte aus, da Sie durch eine höhere Anzahl an gerechtfertigten Meldungen die Chance haben, Ihre Prozesse immer weiter zu verbessern und Missstände zu beheben.

Mit dem steigenden Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Unternehmen wächst auch die Integrität Ihres Unternehmens, was sich wiederum positiv auf das Image des Unternehmens auswirkt und in den Augen von potenziellen oder tatsächlichen Geschäftspartnern, Kunden und Investoren positiv sein sollte. Schließlich investieren viele Kunden oder Investoren ihr Geld sicherlich lieber in Unternehmen, die als unbestechlich und ehrlich gelten.

Das Hinweisgebersystem: Digitale Lösungen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Hinweisgebersystem im eigenen Unternehmen umzusetzen. Neben der Einrichtung einer Telefonhotline oder eines speziellen E-Mail-Postfaches gibt es auch die Möglichkeit, auf bereits bestehende Softwarelösungen zurückzugreifen und ein digitales Hinweisgebersystem einzuführen.

Diese haben u.a. den Vorteil, dass sie in der Regel auch anonyme Meldungen zulassen, eine vertrauliche Bearbeitung der Meldungen ermöglichen sowie die Einhaltung von Datenschutz und Dokumentationspflicht erleichtern. Auch der Aufwand des Aufbaus eines entsprechenden Systems kann minimiert werden, indem auf ein digitales System zurückgegriffen wird, denn viele Systeme kommen ohne aufwändige IT-Implementierung aus.

Diese haben u.a. den Vorteil, dass sie in der Regel auch anonyme Meldungen zulassen, eine vertrauliche Bearbeitung der Meldungen ermöglichen sowie die Einhaltung von Datenschutz und Dokumentationspflicht erleichtern. Auch der Aufwand des Aufbaus eines entsprechenden Systems kann minimiert werden, indem auf ein digitales System zurückgegriffen wird, denn viele Systeme kommen ohne aufwändige IT-Implementierung aus.

FAQ: Rund um das Hinweisgebersystem

Aufgrund der großen Aktualität des Themas "Hinweisgeberschutzgesetz und Hinweisgebersysteme" kommen dazu immer wieder Fragen auf. Einige davon wollen wir zum Abschluss dieses Blogebeitrags noch beantworten:

1. Was ist "Whistleblowing"?

Unter dem Begriff "Whistleblowing" versteht man eine freiwillige Meldung eines Mitarbeiters an seine Vorgesetzten, den Betriebsrat und/oder externe Stellen über schwerwiegende Unregelmäßigkeiten im Unternehmen. Whistleblowing macht es den Mitarbeitern eines Unternehmens damit möglich, Verstöße oder Missstände im Unternehmen ans Licht zu bringen und ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung, da es dazu beiträgt, Korruption, Betrug und andere Missetaten wie z.B. Rechtsverstöße zu verhindern.

Die Personen, die den Missstand bzw. den Verstoß beobachtet und gemeldet hat, wird als "Whistleblower" bezeichnet. Neben Mitarbeitenden eines Unternehmens können auch externe Personen wie z.B. Kunden oder Geschäftspartner als Whistleblower fungieren.

2. Was sind Repressalien?

Unter Repressalien versteht man nachteilige und ungerechtfertigte Maßnahmen oder Aktionen, die als Reaktion auf die Meldung einer hinweisgebende Person ergriffen werden. Typische Beispiele für Repressalien sind Entlassungen, Degradierungen, die Umsetzung in eine ungünstigere Position oder Gehaltskürzungen. Auch die Androhung einer solchen oder ähnlichen Maßnahme gilt als Repressalie.

Durch das Hinweisgeberschutzgesetz sind hinweisgebende Personen vor Repressalien geschützt. Erfährt eine hinweisgebende Person (kurz) nach der Meldung Benachteiligungen, wird laut des Gesetzes davon ausgegangen, dass es sich dabei um eine Repressalie handelt. Repressalien können dank des Hinweisgeberschutzgesetzes strafrechtlich verfolgt werden und entsprechende Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.

3. Was ist eine externe Meldestelle?

Neben den internen Meldestellen, die Unternehmen und Organisationen einrichten müssen, gibt es auch die sogenannten "externen Meldestellen".

Eine externe Meldestelle ist eine unabhängige Organisation, deren Aufgabe es ist, Meldungen über Missstände von Hinweisgebern entgegenzunehmen. Sie müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden und bieten den Hinweisgebern ein sicheres und vertrauliches Umfeld, in dem sie keinerlei Repressalien befürchten müssen. Den hinweisgebenden Personen steht es in jedem Fall frei, selbst zu entscheiden, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wendet.

In den meisten Fällen sollte es jedoch im eigenen Interesse des Unternehmens liegen, Missstände im Unternehmen selbst aufzuklären und zu vermeiden, dass sich die Hinweisgeber an externe Meldestellen oder über die Presse direkt an die Öffentlichkeit wenden. Entsprechend sollten Unternehmen und Organisationen in anwenderfreundliche, vertrauliche und funktionierende Hinweisgebersysteme investieren, die die Nutzung für Hinweisgeber so attraktiv macht, dass sie diese gegenüber den externen Meldestellen bevorzugen.

4. Was passiert bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?

Unternehmen und Organisationen, die die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht umsetzen, droht prinzipiell ein hohes Bußgeld. Jedoch tritt die Bußgeldvorschrift, die regelt, welche Bußgelder in bestimmten Fällen gezahlt werden müssen, erst zum 1. Dezember 2023 in Kraft.

In anderen Fällen als bei der fehlenden Umsetzung des HinSchG wie bspw. bei Verstößen gegen das Gesetz ist grundsätzlich bereits ab dem 2. Juli 2023 mit einer Bußgeldstrafe zu rechnen.

5. Haben die hinweisgebenden Personen ein Recht darauf, ihre Meldungen anonym zu machen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz beinhaltet keine Verpflichtung dazu, die Meldekanäle so einzurichten, dass anonyme Meldungen möglich sind. Unternehmen müssen also keine anonymen Meldekanäle einrichten. Es wird jedoch vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen.

Darüber hinaus besteht das Vertraulichkeitsgebot: Auch, wenn der Hinweisgeber nicht anonym bleibt, gilt, dass seine Identität gewahrt werden und nur den Personen bekannt sein darf, die die Meldungen entgegennehmen oder für die Einleitung der Folgemaßnahmen zuständig sind. Weiteren Personen darf die Identität des Hinweisgebers nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung offengelegt werden.