E-Rechnungspflicht 2025: So hilft linqi beim Umstieg zum digitalen Rechnungsprozess

Es ist offiziell: Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Demnach müssen Unternehmen im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands künftig strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und versenden können. In diesem Artikel wollen wir darüber aufklären, was die E-Rechnungspflicht genau von Unternehmen fordert, wen sie betrifft und mithilfe welcher Software E-Rechnungen am besten verarbeitet werden können.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnungen ist ein strukturierter Datensatz, der nach genauen Vorgaben in elektronischem Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und automatisch weiterverarbeitet werden kann.

Eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente und reine Bilddateien (TIFF, PNG, PDF) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. Stattdessen müssen E-Rechnungen als XML-Datei in strukturiertem Format vorliegen, damit sie sich automatisiert maschinell verarbeiten lassen.

Inhalte und Format des XML-Datensatzes sind nach dem europäischen Behördenrechungsstandard EN 16931 festgelegt (Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL)). PDF-Dateien, die XML beinhalten, also Factur-X/ZUGFeRD, sind zulässig. Dabei gelten die XML-Daten als Rechnungsoriginal, nicht das PDF.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht nur für Rechnungen zwischen Firmen, also im B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden müssen nicht zwingend im XML-Format sein. Auch Rechnungen ins Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250€, Fahrscheine und Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach UStG §4 Nr. 8-29 (z.B. Gesundheits- und Sozialleistungen) sind von der E-Rechnungspflicht befreit.

Abgesehen von diesen Ausnahmen gilt die E-Rechnungspflicht praktisch für alle Unternehmen, darunter auch Freiberufler, Handwerker und Kleingewerbetreibende. Ab 2025 besteht zunächst nur die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Bis 2026 ist es jedoch weiterhin erlaubt, unstrukturierte Papier- und PDF-Rechnungen zu versenden. 2027 können nur noch für Unternehmen mit weniger als 800.000€ Umsatz im Vorjahr 2026 unstrukturierte Rechnungen versenden und ab 2028 sind sie komplett verboten. Dann müssen sämtliche Unternehmen E-Rechnungen verschicken und empfangen.

Gründe für die Einführung der E-Rechnungspflicht

Es gibt zwei maßgebende Gründe für die kommende E-Rechnungspflicht. Der erste ist die Kosten- und Zeiteinparung bei einem digitalen Rechnungsprozess. Rechnungen müssen nicht mehr manuell bearbeitet werden, wodurch Verarbeitung und Freigabe schneller, einfacher und weniger fehleranfällig werden. Wenn der digitale Rechnungsprozess einwandfrei angelegt wurde und funktioniert, hat er folgende Vorteile:

• einfache Rechnungsstellung
• schnellere Bearbeitung und verkürzte Durchlaufzeiten
• pünktlichere Zahlungen
• Einsparung von Druck-, Papier- und Portokosten
• höhere Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• ortsunabhängige Rechnungsstellung- und Bearbeitung

Ein weiterer Grund ist die Vorbereitung auf ein elektronisches Steuermeldesystem, das nur mit einem allgemeinen Datenstandard aller Unternehmen funktionieren kann.

Wie können Unternehmen der E-Rechnungspflicht nachkommen? Welche Software ist notwendig?

Aktuell gibt es noch keine besonderen Vorschriften für den Übertragungsweg einer E-Rechnung. EDI-Verfahren oder das Versenden per E-Mail sind also weiterhin erlaubt.

Damit Buchhaltungssoftware und Rechnungserstellungsprogramme in Zukunft mit dem XML-Format umgehen können, werden einige Updates auf uns zukommen. Sofern das Microsoft-Office-Paket, LibreOffice Writer und Adobe Indesign allerdings keine Updates erhalten, können diese Programme ab Einführung der Sendepflicht nicht mehr für die B2B-Rechnungserstellung verwendet werden.

Um E-Rechnungen zu erstellen, gibt es bereits kostenlose Open-Source-Tools wie Fakturama oder registrierungsfreie Rechnungserstellungsmasken im Internet.

Wie hilft linqi: Rechtssicherer digitaler Rechnungsprozess

Allein durch das Erstellen der E-Rechnungen haben wir noch keinen effizienten digitalen Rechnungsprozess. Dazu muss ein sinnvoller, automatisierter Workflow zur Rechnungsbearbeitung bestehen. Hier kommt linqi ins Spiel: Mit der Prozess-Digitalisierungs-Software können Sie die Rechnungsverarbeitung passend für Ihr Unternehmen automatisieren.

Sobald eine neue Rechnung per E-Mail oder einen anderen Übertragungsweg eingeht, wird in linqi automatisch ein umfassender und von Ihnen individuell angepasster Rechnungsfreigabe- und Verarbeitungsprozess gestartet: Dazu gehören die Rechnungsprüfung, die Zuordnung von Kostenstellen und die Vorbereitung für die Buchhaltung. Durch eine Integration mit Datev ist die Rechnungsverarbeitung transparent und ohne Medienbrüche möglich.

Statt die Rechnungen manuell zu sammeln, zu sortieren, zu prüfen, zur Freigabe vorzulegen und dabei ständig zwischen analogen und digitalen Arbeitsschritten zu wechseln, läuft fast der gesamte Prozess automatisch in linqi ab. Das Ergebnis sind schnellere Durchlaufzeiten und weniger Verzögerungen und Fehler.

linqi bietet noch einen weiteren Vorteil: Die Gewährleistung der Rechtssicherheit im Rechnungsprozess. Denn linqi stellt sicher, dass alle Prozesse im Einklang mit aktuellen gesetzlichen Anforderungen sind, da der Prozess einer immer festen definierten Struktur folgt. Dazu wird Möglichkeit geboten, XML-Dateien zu lesen und damit der E-Rechnungspflicht ab 2025 nachzukommen.