BPMN Notation – ein Überblick über die wichtigsten Symbole

Wenn Sie die schnell wachsende Welt der Geschäftsprozessmodellierung besser verstehen wollen, ist die BPMN-Sprache (Business Process Model and Notation) ein branchenüblicher Ansatz. Dieses leistungsstarke grafische Tool bietet visuelle Klarheit und unterstützt verschiedene Geschäftsanalysten, Softwareentwickler und IT-Teams bei der Entwicklung logischer Prozesse, der Modellierung von Workflow-Systemen und der Verbesserung der Servicebereitstellung für ihre Kunden.

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In diesem umfassenden Artikel geben wir einen Überblick über die BPMN-Notation.

Vom Design von Desktop-Software bis zur Entwicklung mobiler Banking-Apps - machen Sie sich bereit, sich mit der Sprache vertraut zu machen, die einige der weitreichendsten Technologieinitiativen von heute antreibt!

Was ist BPMN?

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine grafische Darstellungsmethode zur Modellierung von Prozessen. Die BPMN wurde 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht und gilt mittlerweile als internationaler ISO-Standard. Neben der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) wird die BPMN häufig und gerne genutzt.

Mithilfe von BPMN können komplexe Prozesse übersichtlich und verständlich dargestellt werden. Die Notation basiert auf Symbolen, die verschiedene Aktivitäten, Entscheidungen oder Ereignisse darstellen. Durch die klare und einheitliche Darstellung können Abteilungen unabhängig voneinander, aber auch über Abteilungsgrenzen hinweg miteinander kommunizieren und effektiver zusammenarbeiten. Die Modellierungssprache gehört zu den wichtigsten Werkzeugen des Business Process Managements und ist in vielen Unternehmen zur Prozessmodellierung im Einsatz.

Weiterentwicklung: die BPMN 2.0

Das Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) ist ein wichtiger Fortschritt in der Prozessmodellierung. BPMN 2.0 wurde 2011 von der Object Management Group (OMG) entwickelt, um die Schwächen der vorherigen Version zu beseitigen und dem Anwender eine bessere Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit zu bieten. Durch seine erweiterten Funktionen können Prozesse noch umfassender dargestellt werden, sodass ein tieferes Verständnis für komplexe Abläufe erreicht werden kann.

Die BPMN 2.0 ist eine Ergänzung für Unternehmen, die komplexe Prozesse modellieren oder optimieren möchten. Hier können Sie sich auf eine klare, präzise und leicht verständliche Darstellung verlassen. Die Weiterentwicklung der BPMN 2.0 hat die Möglichkeiten für Unternehmen erweitert, um ihre Prozesse effizienter und verständlicher zu gestalten.

BPMN Notation - Welche Arten von Symbolen gibt es?

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse in klaren und leicht verständlichen Diagrammen darstellen? Dann ist ein BPMN-Diagramm die perfekte Lösung für Sie! Es eignet sich ideal zur Darstellung von BPMN-Flussdiagrammen, die problemlos innerhalb und zwischen verschiedenen Organisationen geteilt werden können.

Um Ihnen bei der Erstellung dieser Diagramme zu helfen, gibt es vier Hauptgruppen von Symbole: Flussobjekte, Verbindungsobjekte, Verantwortlichkeitsbereiche und Artefakte.

Flussobjekte: BPMN - Ereignisse

Position von BPMN-Ereignissen

Start- und Endereignisse

Start- und Endereignisse sind die grundlegendste Art von Ereignissen in der BPMN. Sie zeigen den Beginn bzw. das Ende eines Prozesses an.

Zwischenereignisse

Zwischenereignisse sind Ereignisse, die im Verlauf eines Prozesses auftreten. Übliche Beispiele für Zwischenereignisse sind Zeitgeber, Fehler und Meldungen.

Wirkung von BPMN-Ereignissen

Throwing-Event

Ein throwing event oder "werfendes" Ereignis ist immer ein Startpunkt eines Prozesses oder Teilprozesses. Hierunter fallen während der Prozessausführung auftretende Ereignisse.

Catching-Event

Ein catching event bzw. "fangendes" Ereignis hingegen ist immer ein Zwischenereignis oder ein Endereignis. Hierzu zählen selbst ausgelöste Ereignisse, auf die andere Prozesse reagieren können.

Arten von BPMN-Ereignissen

Nachrichten-Symbol

Ein Nachrichtensymbol kann Prozesse auslösen, beenden und Zwischenprozesse ermöglichen.

Zeit-Symbol

Auch Zeitsymbole können einen Prozess beginnen, beenden oder Zwischenprozesse ermöglichen. Es handelt sich dabei um ein wiederkehrendes oder einmaliges Datum oder eine Uhrzeit.

Eskalations-Symbol

Eine Eskalation bedeutet in diesem Kontext, dass jemand auf einer höheren Verantwortungsebene in den Prozess involviert wird. Das Eskalationssymbol findet nur in Teilprozessen Verwendung und zeigt an, dass ein Schritt zu einer anderen Rolle innerhalb der Organisation fließt.

Bedingungs-Symbol

Wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt wird, beginnt ein Prozess oder er läuft weiter.

Link-Symbol

Ein Teilprozess, der Bestandteil eines größeren Prozesses ist.

Fehler-Symbol

Ein Fehlersymbol visualisiert, dass am Anfang, in der Mitte oder am Ende eines Prozesses ein Fehler erfasst wurde. Dadurch wird der Prozess, der den entsprechenden Fehler beinhaltet, unterbrochen.

Abbruch-Symbol

In einem Subprozess zeigt das Abbruchsymbol, dass eine Transaktion in diesem Teilprozess abgebrochen wurde. Steht das Abbruchsymbol als Endereignis im BPMN-Diagramm, bedeutet das, dass ein Prozess abgebrochen wurde.

Kompensations-Symbol

Das Kompensationssymbol steht für eine ausgelöste Rückerstattung, weil etwas auf Betriebsseite fehlgeschlagen ist.

Signal-Symbol

Das Signalssymbol kann einen Prozess auslösen, voranbringen und beenden. Es bedeutet, dass etwas über verschiedene Prozesse hinweg kommuniziert wird.

Mehrfach-Symbol

Dieses Symbol zeigt an, dass mehrere Auslöser dafür sorgen, dass ein Prozess in Gang gebracht wird.

Parallel-Mehrfach-Symbol

Erst dann, wenn alle möglichen Ereignisse stattgefunden haben, beginnt oder endet die Prozessinstanz oder läuft weiter.

End-Symbol

Das Endsymbol beendet mit sofortiger Wirkung den Prozessschritt. Auch all diejenigen Instanzen, die damit in Verbindung stehen, werden sofort und gleichzeitig beendet.

Flussobjekte: BPMN – Aktivitäten

Aktivitäten sind Aktionen, die ausgeführt werden müssen, um einen Prozess abzuschließen. Sie werden durch ein Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt.

Mithilfe von Aktivitätssymbolen kann man anzeigen, um welche Art von Arbeit es sich bei einer bestimmten Prozessinstanz handelt. Zu den verschiedenen Arten von BPMN-Aktivitäten gehören Aufgaben, Teilprozesse, Transaktionen sowie Anrufe.

Aufgaben

Hier handelt es sich um eine Aktivität, die nicht weiter aufgeteilt werden kann. Eine mögliche Aufgabe wäre zum Beispiel, beim Verlassen des Arbeitsplatzes am Ende das Licht auszuschalten.

Teilprozesse

Teilprozesse zeigen mehrere besonders gut zueinander passende Aufgaben an.

Transaktionen

Ein Transaktionssymbol kennzeichnet eine besondere Art von Subprozess. Solche Teilprozesse beinhalten Zahlungen.

Anrufe

Ein grenzüberschreitender Teilprozess, der in unterschiedlichen Bereichen des Geschäftsablaufs zum Einsatz kommt.

Flussobjekte: BPMN – Gateways

Gateways werden verwendet, um den Ablauf eines Prozesses zu steuern. Sie stellen entweder einen Entscheidungspunkt dar oder einen Punkt, an dem sich verschiedene Kontrollflüsse treffen. Sie werden in Form einer Raute dargestellt.

Exklusiv-Symbol (XOR)

Das Symbol "Exklusiv" unterteilt den Fluss in einem Geschäftsprozess in verschiedene Wege, je nach Erfüllung bestimmter Bedingungen. Wenn beispielsweise ein Vorgesetzter eine Genehmigung erteilt, kann ein Bericht erstellt werden. Aber wenn er die Genehmigung verweigert, geht der Prozess in eine andere Richtung und es wird kein Bericht erstellt.

Ereignisbasiert-Symbol

Ähnlich wie beim exklusiven Gateway geht es auch hier um den Weg innerhalb des Flusses. Doch bei diesem Gateway wird auch berücksichtigt, ob ein bestimmtes Ereignis stattfindet. Stell dir vor, du möchtest eine E-Mail nur dann verschicken, wenn der Personalleiter im Büro ist. Sobald er eintrifft, kann die E-Mail gesendet werden – bis dahin bleibt sie in der Warteschleife.

Parallel-Symbol (AND)

Das Symbol "Parallel" im Geschäftsfluss ist bsonders, da es nicht von Bedingungen oder Ereignissen beeinflusst wird. Mit diesem Gateway können zwei Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, ohne dass sie voneinander abhängen. Ein Beispiel ist die Marketingabteilung, die neue Sales-Leads generiert und bereits vorhandene Kunden gleichzeitig kontaktiert.

Inklusiv-Symbol (OR)

Das Symbol „Inklusiv“ kann den Prozessfluss in mehrere Wege unterteilen und so Geschäftsaktionen auf Basis von Umfrageergebnissen ermöglichen. Je nachdem, ob der Verbraucher mit Produkt A oder B zufrieden ist, wird ein bestimmter Prozess ausgelöst. Und wenn er unzufrieden ist, wird ein weiterer Weg eingeschlagen. Somit können Unternehmen gezielter auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und die Kundenzufriedenheit steigern.

Exklusiv und ereignisbasiert-Symbol

Jedes Mal beim Eintreten eines Folgeereignisses beginnt eine neue Prozessinstanz.

Komplex-Symbol

Das Symbol "Komplex" ist, wie der Name schon sagt, für komplexe Flüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses gedacht. Diese Gateways kommen zum Einsatz, wenn mehrere Gateways benötigt werden, um einen Geschäftsfluss zu beschreiben. Ein ideales Anwendungsbeispiel sind Situationen, die eine knifflige Entscheidungsfindung erfordern.

Parallel und ereignisbasiert-Symbol

Der Gateway "Parallel und ereignisbasiert" ist ein Gateway, das ähnlich wie ein paralleles Gateway funktioniert. Es ermöglicht, mehrere Prozesse gleichzeitig auszuführen. Doch anders als beim parallelen Gateway hängen die Prozesse hier von einem bestimmten Ereignis ab.

BPMN – Verbinder

Mittels Verbindungsobjekten werden verschiedene Flussobjekte in BPMN-Diagrammen verbunden. Unter Verbindungsobjekte fallen Nachrichtenflüsse, Sequenzflüsse sowie Assoziationen.

Nachrichtenfluss-Symbol

Das Nachrichtenfluss-Symbol zeigt an, dass ein Prozessteilnehmer eine Nachricht an einen anderen Prozessteilnehmer übermittelt.

Sequenzfluss-Symbol

Mit dem Sequenzfluss-Symbol werden aufeinander folgende Flussobjekte verbunden.

Assoziation-Symbol

Das Symbol "Assoziation" macht Beziehungen zwischen Artefakten und Flussobjekten deutlich.

BPMN – Pools und Lanes

Ein Pool definiert den Rahmen eines Ablaufs und stellt sicher, dass ein Prozessfluss innerhalb dieser Grenzen bleibt. Das gibt uns die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten im Prozess klar abzugrenzen. Zum Beispiel gibt es immer eine klare Grenze zwischen Unternehmen und Kunden. So wird es einfacher, die Beziehungen zwischen den verschiedenen Prozessteilnehmern zu verstehen und zu managen.

In einem BPMN-Diagramm dienen Verantwortungsbereiche der Organisation von verschiedenen Aspekten eines Prozesses auf visuell ansprechende Weise. Durch das Zusammenfassen von Objekten zu Bahnen (Lanes) wird jedem Verantwortungsbereich im Prozess eine eigene Bahn zugeordnet, die entweder waagerecht oder senkrecht angeordnet sein kann. Ein Pool beinhaltet dabei zwei oder mehr Lanes.

Verantwortungsbereiche bieten dabei nicht nur eine Möglichkeit zur Kategorisierung von Aktivitäten, sondern können auch auf Verzögerungen, Ineffizienzen und die für jeden Schritt im Prozess verantwortlichen Mitarbeiter hinweisen.

BPMN – Artefakte

Artefakte sind Informationen, die auf das Modell, aber nicht direkt auf einzelne Prozesselemente bezogen sind.

Drei Arten von Artefakten können in ein BPMN-Diagramm eingefügt werden: Anmerkungen, Gruppen und Datenobjekte. Diese Artefakte helfen dabei, einen klaren und detaillierten Einblick in den BPMN-Prozess zu gewinnen.

Mithilfe von Anmerkungen bzw. Text-Annotationen ist es möglich, bestimmte Flussteile des Modells oder die Beschriftung zu beschreiben.

Gruppen können Aufgaben oder Prozesse, die für den Gesamtprozess bedeutsam sind, organisieren.

Datenobjekte zeigen bestimmte Arten von Daten an: solche, die gesammelt oder gespeichert werden müssen, solche, die in den Prozess eingefügt wurden oder solche, die aus dem Prozess resultieren.

Dateneingabe-Symbol (Input)

Das Dateneingabesymbol stellt dar, dass Aufgaben im Prozess von bestimmten Datenanforderungen abhängig sind.

Datenausgabe-Symbol (Output)

Das Datenausgabesymbol kennzeichnet Ergebnisse eines Geschäftsprozesses.

Datensammlung-Symbol

Hiermit werden Informationen eines Prozesses gekennzeichnet, die gesammelt werden müssen.

Datenspeicherung-Symbol

Das Symbol macht deutlich, dass die Speicherung von und der Zugriff auf Daten möglich ist, die in Zusammenhang mit dem Prozess stehen.

BPMN Notation – FAQ

Was versteht man unter BPMN? BPMN steht für Business Process Model and Notation. BPMN ist ein weltweiter Standard und wird zur Prozessmodellierung genutzt.

Was ist BPMN 2.0?

BPMN 2.0 ist eine Weiterentwicklung der BPMN, die die Diagramme unter anderem noch verständlicher machen soll. Bei der Version 2.0 ist es zum Beispiel möglich, die Prozessmodelle direkt in Work Engines auszuführen.

Wann benutzt man BPMN?

BPMN kann zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen genutzt werden. Ein solches Geschäftsprozessmodell folgt dem aktuellen Standard und lässt sich verhältnismäßig leicht verstehen. Sie eignen sich also immer, wenn Sie die Effizienz erhöhen und Ihren Wettbewerbsvorteil steigern wollen.

Wie viele BPMN Symbole gibt es?

Insgesamt gibt es mehr als 150 verschiedene Symbole in der BPMN, die sich vier verschiedenen Kategorien zuordnen lassen: Swimlanes bzw. Pools, Flow Objects, Connecting Objects sowie Artifacts.

Welche Kategorien von Elementtypen gibt es in BPMN?

In BPMN gibt es vier Kategorien von Elementtypen: Flussobjekte, Verbindungsobjekte, Pools und Lanes sowie Artefakte.

Ist BPMN leicht zu verstehen?

Jein. BPMN ist im Verhältnis zu anderen Darstellungssprachen zur Prozessmodellierung deutlich leichter zu verstehen. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter, die nicht vom Fach sind, mit BPMN arbeiten können, empfiehlt sich dennoch eine Schulung, bei der die wichtigsten Symbole erklärt werden.