Auftragsabwicklung optimieren mit linqi: Fehlerfrei & termintreu liefern

Die Auftragsabwicklung ist der Kernprozess im Vertriebs- und Logistiksektor. Vom Bestelleingang bis zur Warenlieferung oder der Durchführung einer Dienstleistung müssen alle Schritte reibungslos funktionieren, um am Ende den Kunden zufriedenzustellen. Dabei sind effektive Kommunikation und genaue Planung ausschlaggebend für den Erfolg.

Aus diesem Grund sind digitale Werkzeuge kaum mehr aus der Auftragsabwicklung wegzudenken. Denn ein digitalisierter Auftragsabwicklungsprozess ermöglicht eine schnellere Kommunikation, fehlerfreie Datenübertragung und effizientere Workflows durch Automatisierung.

So funktioniert der Auftragsabwicklungsprozess mit linqi

linqi ist eine Software, mit der sämtliche Geschäftsprozesse digitalisiert werden können. Per Drag-and-Drop lassen sich Ihre individuellen Prozesse passend modellieren. Die einzelnen Schritte können dann den verantwortlichen Mitarbeitern zugeteilt oder automatisiert werden. Für saubere Datenströme lässt sich linqi mit Drittsystemen verknüpfen.

Jeder Teilprozess kann schnell, einfach und ohne Coding-Kenntnisse abgebildet werden und in den übergreifenden Prozess integriert werden. So wird die gesamte Auftragsabwicklung-Prozesskette mit linqi digital:

1. Auftragseingang

Geht eine Standard-Bestellung ein, können die Angaben in linqi automatisch auf Vollständigkeit überprüft werden. Passt alles, werden automatisch die internen Folgeprozesse ausgelöst, indem z.B. der Auftrag an die Kommissionierung weitergeleitet oder die Produktion geplant wird. Gleichzeitig erhält der Kunde eine automatisierte Auftragsbestätigung.

Bei Sonderwünschen kann über ein linqi-Formular automatisch ein Angebot erstellt werden, das der zuständige Vertriebsmitarbeiter nur noch prüft und dem Kunden schickt.

2. Ressourcenplanung

Geht eine Bestellung ein, muss normalerweise überprüft werden, ob die Lagerbestände ausreichen. Fällt der Bestand durch die Bestellung unter einen Grenzwert, muss auch die Produktion oder Nachbestellung beauftragt werden.

Dadurch, dass linqi mit zahlreichen Drittsystemen integriert werden kann, kann die Bestandsprüfung und die automatische Nachbestellung komplett automatisiert werden.

In dienstleistenden Unternehmen geht es nicht nur um die Lagerbestände, sondern auch um die Kapazitäten der Mitarbeiter. linqi kann dafür z.B. mit Kalender-Tools verknüpft werden und automatisch prüfen, bei welchem Mitarbeiter wann Kapazitäten vorhanden sind.

3. Durchführung

In linqi lassen sich alle möglichen Workflows abbilden und verknüpfen, sodass sie automatisch ausgelöst werden. Nach der Auftragsbestätigung erhält beispielsweise der Kommissionierer den Kommissionierauftrag, während im Hintergrund die Transportkapazitäten geplant werden. Dann werden die kommissionierten Waren verpackt und auf den LKW geladen, für den der Auftrag bereits angemeldet ist.

4. Controlling

Mit linqi kann der gesamte Prozessfortschritt bis zur Übergabe beim Kunden mitverfolgt werden. Verspätungen, Engpässe und Budgetüberschreitungen fallen sofort auf und der Kunde kann frühzeitig benachrichtigt werden.

5. Abschluss und Rechnungsstellung

Ist der Auftrag abgeschlossen - Die Ware beim Kunden oder die Dienstleistung erbracht - kann die Rechnung mit linqi automatisch erstellt werden. Der zuständige Mitarbeiter wird benachrichtigt und kann sie ohne Verzögerung freigeben.

Der Zahlungseingang wird in linqi ebenfalls überwacht. Bei Fristüberschreitung wird eine automatische Erinnerung geschickt.

6. Nachbetreuung

Zur Auftragsabwicklung gehört auch eine Nachbetreuung der Kunden. Um Supportanfragen oder Reklamationen schnell bearbeiten zu können, ist linqi ebenfalls hilfreich. Die Supporttickets werden direkt an den zuständigen Mitarbeiter vermittelt, der in der Software die gesamte Auftragsabwicklung nachvollziehen und so besser helfen kann.

7. Prozessoptimierung

Durch eine automatisierte Prozessdokumentation und Analysetools ermöglicht linqi eine kontinuierliche Prozessoptimierung. Denn häufige Reklamationsgründe, Engpässe und Fehlerquellen sind in der Software deutlich sichtbar und können effektiv behoben werden.

Auftragsabwicklung digitalisieren: Diese Vorteile bietet linqi

Digitalisierung ist in der Auftragsabwicklung essentiell, doch aus diesem Grund gibt es auch ein unglaublich breites Angebot an Software-Lösungen. Der größte Vorteil von linqi ist, dass hier alle Prozesse in einer Software abgewickelt werden können. linqi verknüpft alle verwendeten Tools und Programme im Unternehmen und dient als zentrale Arbeitsoberfläche.

Durchgängiger Datenfluss

Für unterschiedliche Prozesse werden unterschiedliche Tools verwendet. linqi hilft dabei, die Daten über alle Programm hinweg zu vereinheitlichen: So entsteht ein sauberer Datenfluss zwischen Lagerverwaltung, Transportmanagement, CRM-Systemen und Co.

Auftragsabwicklung optimieren

Durch die Automatisierung mit linqi wird die Auftragsabwicklung deutlich effizienter. Einmal korrekt angelegt wird der Prozess auch weniger fehleranfällig. Wenn doch noch Fehler auftreten, fallen sie sofort auf und können schneller behoben werden. So wird der Auftragsabwicklungsprozess mit der Zeit immer besser - Genau wie alle anderen Prozesse, die mit linqi digitalisiert wurden.

Datensicherheit

In der Auftragsabwicklung und der Rechnungserstellung wird mit sensiblen Daten gearbeitet. linqi sorgt für das höchste Maß an Datensicherheit und DSGVO-Compliance, indem die Daten ausschließlich auf sicheren Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert werden.

Maßgeschneiderte Software

linqi passt sich an Ihre Bedürfnisse an, nicht andersherum: Die Software ist einfach, intuitiv und vollkommen flexibel, sodass Sie jeden Ihrer Prozesse genau so abbilden können, wie er ist. Das macht die Digitalisierung deutlich einfacher, als wenn man den Prozess zunächst an die Struktur der Software anpassen muss.