Die Ad-Hoc-Analyse: Das Werkzeug für kurzfristige Entscheidungshilfen

Viele Unternehmen stehen früher oder später vor der Herausforderung, dass sie feststellen, dass ein Projekt nicht nach Plan läuft, bestimmte Kennzahlen von den gesetzten Zielwerten abweichen oder unerwartete Entwicklungen auftreten.

Wenn das der Fall ist, müssen meist schnell Informationen gesammelt und Entscheidungen getroffen werden, um der Situation gerecht werden zu können. Ein geeignetes Werkzeug für eine schnelle Analyse der jeweiligen Daten bietet die sogenannte Ad-Hoc-Analyse.

Die Methode der Ad-Hoc-Analyse

Die Ad-Hoc-Analyse ist eine Analyse, die die schnelle Auswertung von Daten ermöglicht und im besten Fall von allen Mitarbeitenden eines Unternehmens erstellt werden kann.

Anders, als im Standard-Reporting gibt es für das Ad-Hoc-Reporting keine festgeschriebenen Standards oder Vorgehensweisen. Ziel einer Ad-Hoc-Analyse ist es, innerhalb kürzester Zeit eine Datenanalyse durchzuführen, deren Ergebnis als Entscheidungsgrundlage für eine vorab konkret festgelegte Fragestellung verwendet werden kann.

In der Regel verwenden Unternehmen Ad-Hoc-Analysen als Entscheidungshilfen im Fall von akuten Problemen oder zeitkritischen Fragestellungen. Das Controlling wertet dann in kürzester Zeit die jeweiligen Daten aus, bereitet diese grafisch auf und reicht den somit erstellte Ad-Hoc-Bericht an die Abteilung weiter, die an der Behebung der Schwierigkeiten arbeitet.

Die Vorteile der Ad-Hoc-Analyse

Die Durchführung einer Ad-Hoc-Analyse schafft für Unternehmen insbesondere dann einen großen Mehrwert, wenn sie sich mit einem konkreten Problem oder einer konkreten Fragestellung konfrontiert sehen und schnell darauf reagieren wollen.

Zwar ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Ad-Hoc-Analyse zunächst, dass auftretende Probleme auch als solche identifiziert werden und passende Daten für die Analyse vorliegen, ist das jedoch der Fall, bietet die Ad-Hoc-Analyse im Vergleich zu anderen Analysen jedoch gleich mehrere Vorteile:

Schnelles und kostengünstiges Tool

Die Ad-Hoc-Analyse ist nicht nur eine schnelle Möglichkeit zur Datenauswertung, sondern auch vergleichsweise kostengünstig, denn im besten Fall sollten nicht nur speziell geschulte Controller, sondern alle Mitarbeitenden eines Unternehmens dazu in der Lage sein, innerhalb von kurzer Zeit eine passende Analyse zu erstellen.

Durch den Verzicht auf bestimmte Formalitäten können Ad-Hoc-Berichte meist schneller und kostengünstiger erstellt werden als reguläre standardisierte Berichte. Insbesondere, da Ad-Hoc-Berichte i.d.R. anlassbezogen durchgeführt und für den einmaligen Gebrauch bestimmt sind, kann der Ressourcenaufwand für Formalitäten hier minimal gehalten werden.

Beantwortung einer konkreten Fragestellung

Während regulären Berichte oft zeitintensive Analysen zu Grund liegen, die einen Überblick über den Gesamtzustand des Unternehmens geben sollen, fokussiert sich ein Ad-Hoc-Bericht auf ein konkretes Problem bzw. eine konkrete Fragestellung. Gerade in schnelllebigen Unternehmen kann es also von Vorteil sein, neben regulären Berichten auch Ad-Hoc-Berichte zu erstellen, um Informationen zum jeweiligen IST-Zustand oder konkreten Problemen isoliert betrachten zu können.

Schnelles und flexibles Reagieren

Die Kombination aus schneller Analyse und direkter Beantwortung einer konkreten Frage ermöglicht es dem Unternehmen, schnell und flexibel auf Probleme zu reagieren und entsprechend mit flexiblen Maßnahmen zu antworten.

FAQ - Rund um Ad-Hoc-Analysen

Zum Abschluss unseres heutigen Blogbeitrags sollen noch einige Fragen beantwortet werden, die rund um Ad-Hoc-Analysen immer wieder aufkommen:

Was bedeutet "Ad Hoc"?

Die Phrase "ad hoc" stammt aus dem lateinischen und wird in der deutschen Sprache mit der Bedeutung "zu diesem Zweck" oder "aus diesem Augenblick heraus" verwendet. Entsprechend wird die Phrase "ad hoc" für die Bezeichnung von Dingen verwendet, die für einen bestimmten Zweck erstellt oder aus einer konkreten Situationen heraus entstanden sind.

Was ist das Ziel einer Ad-Hoc-Analyse?

Ziel einer Ad-Hoc-Analyse ist die Erstellung eines Berichts, der alle relevanten Informationen zu min. einer vorab definierten Fragestellungen übersichtlich zusammenfasst und es der jeweils zuständigen Abteilung somit ermöglicht, schnell auf ein vorliegendes Problem zu reagieren. Ein Ad-Hoc-Bericht dient also in der Regel als Entscheidungshilfe.

Welche Form hat ein Ad-Hoc-Report?

Für die Ad-Hoc-Berichterstattung gibt es - genau wie für die Ad-Hoc-Analyse - keine standardisierte Form. Im Unterschied zu anderen Berichten geht es in Ad-Hoc-Reportings darum, die notwendigen Informationen möglichst schnell und übersichtlich für die jeweilige Abteilung zusammenzufassen.

Entsprechend können die Reporte je nach bearbeiteter Fragestellung sehr unterschiedlich aussehen. Oftmals werden die ausgewerteten Daten im Rahmen der Berichterstellung jedoch visuell dargestellt, um es den jeweiligen Fachabteilungen oder dem Unternehmensmanagement zu ermöglichen, sich einen möglichst schnellen Überblick über die Auswertungen machen zu können.

Welche Datenquellen verwendet man für eine Ad-Hoc-Analyse?

Welche Daten für eine Ad-Hoc-Analyse herangezogen werden, hängt stark von der jeweiligen Fragestellung ab, die im Rahmen der Analyse beantwortet werden soll.

Generell lässt sich jedoch sagen, dass es für eine erfolgreiche Ad-Hoc-Analyse ausschlaggebend ist, dass überhaupt geeignete Daten bzw. Datenquellen für eine Analyse zur Verfügung stehen. Ein Unternehmen, dass seine Unternehmensdaten regelmäßig erhebt und strukturiert, kann in der Regel schneller und mit weniger Aufwand eine Ad-Hoc-Analyse durchführen, als ein Unternehmen, dass seine Unternehmensdaten nicht regelmäßig erhebt.

Wie oft muss man Ad-Hoc-Analysen durchführen?

In den meisten Unternehmen werden Ad-Hoc-Analysen nur situationsbedingt - d.h. als Reaktion auf ein konkretes Problem oder eine auftretende Abweichung - durchgeführt. Entsprechend ist es von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, wie oft Ad-Hoc-Analysen durchgeführt werden.

Gerade in schnelllebigen Unternehmen oder Start-Ups kann es jedoch auch sinnvoll sein, zu bestimmten Fragestellungen regelmäßig (d.h. z.B. wöchentlich oder monatlich) eine Ad-Hoc-Analyse durchzuführen, um so schnell und vergleichsweise kostengünstig bestimmte Entwicklungen des eigenen Unternehmens im Auge behalten zu können.